Handleiding conversie Twinfield naar Exact Online

Transcriptie

1 Stap 0: Wat doen we wel/niet Wij converteren alleen financiële data. Optioneel kunnen wij documenten en bijlages van de financiële data mee converteren dit is maatwerk. Bij Basecone converteren wij de hyperlink mee bij de boekingen. De hyperlink kunt u later in browser inplakken het documenten open. De BTWgrondslagen worden niet geconverteerd, de mutaties worden geboekt op conversierekeningen BTW. Bank, kas en giro worden op een conversierekening geboekt. U dient deze later handmatig over te boeken. De originele rekeningen worden wel aangemaakt. Alle dagboeken worden ingelezen als memoriaal conversie dagboek. Ze houden wel hun unieke dagboekcode. Dit komt omdat Exact Online zeer precies omgaat met bepaalde boekingen, anders krijgt u onnodig veel uitval. We converteren niet materiele vaste activa, orders, uren, salaris en facturen. Deze data zit al verwerkt in de financiële data. Ook worden de vervaldatum en betalingsreferentie van de facturen niet mee geconverteerd. Dit heeft een technische reden Stap 1: Maak een lege administratie Voor de conversie moet u eerst een lege Exact Online aan te maken. Log in Exact Online en ga vervolgens naar Administratie > Nieuw. Vul u bedrijfsgegevens in.

2 Open vervolgens de administratie. Klik op het zoek icon. Zoek uw administratie.

3 Exact Online start een Wizard om uw administratie aan te maken. Selecteer de verschillende keuzemogelijkheden en klik vervolgens op [Geavanceerde inrichting]. Op het volgende scherm druk op

4 Klik op [Ik wil met een lege administratie beginnen, ik ga de administratie zelf inrichten]. Klik op [Start met Exact Online].

5 Exact Online start nu de administratie op en komt met de melding dat ze een boekjaar willen aanmaken. Klik op [Annuleren] Stap 2: Conversie applicatie Download het bestand EC_Conversie_Twinfield.zip en pak het uit. Dubbelklik op EC_Conversie_Tool.

6 Het onderstaande scherm wordt dan opgestart Vul de volgende velden in

7 Twinfield import opstarten. Via de Twinfield api halen wij de data uit Twinfield op en slaan wij deze data op in een lokale database. Door te klikken op [Twinfield Import opstarten] wordt de data ophaal scherm opgestart. Het volgende scherm verschijnt dan. Klik op [Nieuwe omgeving], het volgende scherm verschijnt dan.

8 Geeft hier de omgevingsnaam van Twinfield in, die u tijdens het inloggen in Twinfield ook gebruikt. Vervolgens de gebruiker en wachtwoord. Na het invullen van het wachtwoord zullen rechts de administraties verschijnen binnen deze omgeving, selecteer vervolgens de administraties die u wilt importeren en druk op de knop [Import] en de data zal ingelezen worden in de database. Mocht er een fout optreden nogmaals proberen, het kan zijn dat Twinfield even niet meewerkt of sluit dit scherm en start het opnieuw op. Nadat alles geïmporteerd is sluit dit scherm af. De import kan even duren.

9 Folder XML Files. Indien er fouten optreden tijdens de conversie, worden de bijbehorende XML bestanden in deze folder opgeslagen. Deze kunnen gebruikt worden voor foutanalyse. Standaard folder is de folder van de EC_Conversion_Tool.exe. Knop [Reset User]. Inloggegevens voor Exact Online Bij de eerste tekst veld uw vul uw Exact Gebruiker in. En bij de volgende uw Exact wachtwoord Ophalen Exact Administraties Door te klikken op Ophalen Exact Administraties worden de Exact inloggegevens gebruikt om een lijst van alle administraties in Exact Online op te halen. Administratie. Selecteer de gewenste administratie voor de conversie Naam, en Telefoon. Een deel van de gegevens van de gebruiker nodig voor de registratie. Aanschaf Conversies. Door te klikken op Aanschaf Conversies kan de gebruiker nieuwe conversies kopen. Dit zal in eerste instantie door middel van een gedaan worden, in de loop van dit jaar gaat het via een webwinkel met ideal/creditcard of PayPal.

10 Vul de benodigde gegevens in. Klik vervolgens op Webshop voor verdere afhandeling. Na betaling klik op OK. Converteer Twinfield naar EOL. Door te klikken op Converteer Twinfield naar EOL wordt de geselecteerde Twinfield administratie omgezet naar de geselecteerde Exact Online administratie. Tijdens de conversie zal het programma een controle moment hebben, zodat u kunt controleren of de grootboekrekeningen correct zijn aangemaakt. Bij grote administraties kan het voorkomen dat het programma een tijdje bevriest. Dit wordt veroorzaak doordat een groot aantal regels naar Exact Online worden overgezet. Verder kan het voorkomen dat bij de conversie van documenten de Exact Online Server overbelast is, waardoor het conversieprogramma tijdelijk een pauze neemt. Mocht een fout optreden tijdens het omzetten van stamgegevens, krijgt u nog de kans om alleen de financiële gegevens om te zetten (knop Afronden conversie financiële data wordt beschikbaar). Indien andere fouten optreden, kunt u een restitutie van de conversie opvragen (knop Restitutie wordt beschikbaar). Zorg wel dat u een export maakt van de informatie van de conversie door middel van de knop Export info naar bestand.

11 Export info naar Bestand Door te klikken op Export info naar Bestand wordt alle conversie informatie weggeschreven in een document. Dit document wordt opgeslagen in dezelfde folder als EC_Conversion_Tool.exe. Appendix De volgende stamgegevens worden geconverteerd (mits u hiervoor een Exact abonnement voor heeft afgesloten). Financiële periodes Kostenplaatsen Kostendragers Journaalposten Debiteuren Crediteuren Verder biedt het programma om documenten over te zetten. Conversies nadat de Twinfield administraties ingelezen zijn, kunt u in het conversie programma drukken op [Twinfield Administraties vernieuwen], de lijst administratie Twinfield wordt dan opnieuw opgebouwd.

12 Vervolgens selecteer de gewenste Twinfield administratie. Met hyperlink kunt u aangeven of u van hyperlink van de gescande documenten freetext3 in Twinfield wilt meenemen als een hyperlink bij documenten in Exact Online.

13 Vervolgens selecteer de Administratie van Exact. Deze dient wel aangemaakt te zijn en compleet leeg te zijn. Het is handig om nu hierna even het programma te sluiten en opnieuw op te starten. Voordat u op de knop [Converteer Twinfield naar EOL].

14 Stap 3 Conversie Tijdens de conversie worden alle grootboekmutaties geboekt in het dagboektype memoriaal. Per dagboek wordt een apart memoriaal aangemaakt. Voorbeeld dagboek Kas wordt Conv_Kas. De rekeningen BTW, Bank en Kas worden op een conversie rekening geboekt. De conversie rekening heeft hetzelfde grootboeknummer als het origineel alleen aangevuld met.1. Dus 1510 BTW te betalen hoog wordt Conversie BTW te betalen hoog. Hierdoor kunt u de eerste periode geen automatische aangifte BTW doen. U zult voor de eerst periode een handmatige aangifte moeten doen op grootboekrekening niveau. Toelichting: Bovenstaande aanpassingen zijn gedaan om de kans op uitval te minimaliseren. Tevens zijn deze boekingen ook echt conversieboekingen en is het goed om ze apart te kunnen blijven inzien. Stap 4 Instellingen van de administratie Vul bij Instellingen de nodigde koppelingen voor de grootboekrekeningen, zie voor meer informatie de handleiding van Exact Stap 5 Bankrekeningen De banken worden, net als de BTW-code, op een conversierekening geboekt. Deze rekeningen eindigen op.1. Als het eerste bankafschrift in Exact wordt geboekt, moet het saldo van de conversie overgeboekt worden in dit afschrift. Hierdoor sluit de originele grootboekrekening van de bank weer aan.

15 Stap 6 Afletteren debiteuren en crediteuren Met de conversie is het niet mogelijk om gelijktijdig openstaande posten af te letteren, u zult dit handmatig moeten doen. Echter alle nul relaties zijn eenvoudig af te letteren. Ga hiervoor naar [Verkoop], [Openstaande posten]. Klik op de knop [Afletteren]

16 Klik op het vinkje voor Relaties en klik op de knop [Automatisch] Nu worden alle nul relaties gelijk afgeletterd. Voor relaties die niet op nul lopen, klik op het bedrag. Posten die tegen elkaar weg lopen kunnen afgeletterd worden, zie voor meer informatie de handleiding van Exact. Stap 7 Jaarafsluiting De eind jaar boekingen van Exact Globe worden niet meegenomen, de reden hiervoor zijn: - Wij willen alle periodes zo opzetten, zodat u zelf eventuele correcties kunt aanbrengen. - Vervolgens moet u, op de manier van Exact Online, gaan afsluiten, zodat de informatie in de rapportages van Exact Online aansluiten met de manier zoals Exact Online zelf gewend is. De jaarafsluiting binnen Exact Online is vrij eenvoudig en snel te realiseren, zie voor meer informatie de helpbestanden van Exact Online. Stap 8 Type grootboekrekeningen in Exact Online Exact heeft een eigen indeling van de grootboekrekeningen hiermee worden diverse modules binnen Exact aangestuurd, zoals salarissen, materiele vaste activa en veel meer. Controleer voordat u gaat boeken in Exact deze indeling. Nadat u direct vanuit Exact hierop geboekt heef kunt u ze later niet meer wijzigen. Stap 9 Foutrapportages Tijdens de conversie ziet u in het voorgangsscherm diverse meldingen de meeste van de meldingen zijn informatief en geen showstoppers. Bijvoorbeeld de melding: Account 74: Bijgewerkt Error: BankAccount : AccountBankAccount Ongeldig: BIC-code

17 Error: Account 74: Component [Account] Gegevens niet aangemaakt Omdat de klant door de conversie aangemaakt is, bestaat de klant of crediteur wel in de Exact Online omgeving. Echter Exact Online is kritischer met het checken van de gegevens, waardoor Exact Online geeft aan dat de BIC-code van de bankrekening niet geldig is. Bankrekeningen dienen altijd handmatig gecheckt te worden. Belangrijke fouten die ernstig zijn komen voor regels die beginnen met GLTransaction Error. Dit betekent dat een journaalpost niet is aangemaakt. Dit kan nog altijd een logische verklaring hebben wat geen showstopper is. Bijvoorbeeld: in Globe kan een journaalpost van één regel gemaakt worden met het bedrag 0, Exact Online accepteert deze regel niet.