PSUB. gravita. Handleiding PSU Boekhouden V4 module Import INHOUD. Versie: oktober 2007

Transcriptie

1 gravita Hoofdkade 95, 9503 HD Stadskanaal Tel. & fax: / Inschrijfnummer KvK: Postbank Fiscaalnummer B01 PSUB Handleiding PSU Boekhouden V4 module Import Versie: oktober 2007 INHOUD 1. Voorwoord Het programma Import Bestandsformaten Gecodeerde bestanden Import- en exportbestand PSU Boekhouden V Import- en exportbestand PSU Boekhouden Light Importbestanden in extern formaat...9

2 2 Handleiding PSU Boekhouden V4 module import 22 oktober Voorwoord De module Import van PSU Boekhouden V4 brengt een extra dimensie naar het boekhouden. Het geeft de mogelijkheid om journaalposten, rekeningen, debiteuren, crediteuren, dagboeken en facturen vanuit een externe bron automatisch op te nemen in een boekhouding. De module Import heeft daarbij de mogelijkheid om ongeacht het bedrijfsnummer waar de journaalpost voor is opgesteld, het in een willekeurig op te geven bedrijf door te boeken, daarbij de bedrijfsnummers in rekeningnummer te converteren naar het nieuwe bedrijf. Met het in productie nemen van de module import, zal de functionaliteit van PSU Boekhouden enorm toenemen. Het is nu immers ook mogelijk om in andere programma s, zelfs in bijvoorbeeld MS Excel, journaalposten te maken en door te boeken. Onder de toegevoegde functionaliteit valt onder andere: - back-up en restore; - consolidatie (meerdere boekhoudingen naar één nieuwe); - periodieke journaalposten (extern); - uitwisselen boekhoudingen tussen vestigingen; - kopiëren van rekeningschema s, debiteuren, crediteuren en dagboeken tussen bedrijven; - koppeling van andere programma s met de boekhouding. Om de beveiliging niet te compromitteren dient bij het starten van de module de toegangscode te worden ingegeven, als deze ook voor het starten van PSU Boekhouden nodig is. Dit omdat ook de gecodeerde exportbestanden van PSU Boekhouden V4 en PSU Boekhouden Light leesbaar kunnen worden weergegeven. In versie 1.0 van de module Import kunnen drie soorten bestanden worden doorgeboekt: - exportbestanden PSU Boekhouden (.B4X); - exportbestanden PSU Boekhouden Light (.BLX); - externe bestanden, formaat PSU Boekhouden of PSU Boekhouden Light (.TXT). Hoofdstuk 3 geeft een overzicht van de verschillen tussen de bestanden. Het programma PSU Boekhouden V4 module Import kent een modulaire opbouw, de huidige versie bestaat uit drie onderdelen: 1. Inlezen van het importbestand (PSU Boekhouden V4, PSU Boekhouden Light en extern); 2. Controle gegevens; 3. Doorboeken. Gravita zal in de toekomst zelf én op verzoek van gebruikers meerdere bestandsvormen toevoegen die automatisch kunnen worden opgenomen in PSU Boekhouden. Gezien de modulaire opbouw van de module Import kan op snelle en eenvoudige (=goedkope) wijze een bestandsvorm worden toegevoegd. Het enige deel dat dient te worden toegevoegd is "Inlezen van het importbestand" (deel 1 uit de vorige alinea).

3 Handleiding PSU Boekhouden V4 module import 22 oktober Het programma Import Het hoofdscherm van de module import bevat alle componenten die nodig zijn tijdens het proces van importeren. Het veld bestand dient de bestandsnaam te bevatten van het te importeren bestand. Met de knop naast het veld kan een bestand worden gekozen. De extensies die gebruikt kunnen worden zijn.b4x voor PSU Boekhouden V4 formaat, BLX voor PSU Boekhouden Light formaat en TXT voor extern formaat. In hoofdstuk 3 is meer te lezen over de verschillen formaten van bestanden. De knop Inlezen zal het bestand importeren en een eerste controle uitvoeren op de algemene indeling van het bestand. Bij foutmeldingen zal het importeren worden afgebroken. Met de Inzien knop kan het te importeren bestand eventueel worden bekeken. Als het bestand gecodeerd is, zal het vóór vertoning worden gedecodeerd.

4 4 Handleiding PSU Boekhouden V4 module import 22 oktober 2007 Tijdens het inlezen van het importbestand zal het kader Inleesgegevens steeds worden bijgewerkt met de juiste gegevens. Hierdoor is te volgen welke informatie in het bestand voorkomt. Het bedrijf zal en kan alleen worden weergegeven voor bestanden die zijn aangemaakt in de gecodeerde (standaard) vorm met de module Export van PSU Boekhouden V4 of PSU Boekhouden Light. Afhankelijk van de inhoud van het importbestand kunnen daarna, mits het inlezen foutloos is geschied, een aantal parameters voor de laatste controle en doorboeking worden ingegeven. Als tijdens het inlezen van het bestand in het statusvenster de melding Saldo mutaties ongelijk aan 0 of Saldo balans ongelijk aan 0 wordt weergegeven kan wel gewoon worden doorgegaan. Het importprogramma zal eventuele verschillen per dagboek op de verschillenrekening boeken. Als er in het importbestand een bedrijfsnummer is gevonden, zal het programma dat nummer automatisch weergeven in het kader Doorboeking test bij het veld Doorboeken in bedrijf. Als het importbestand bijvoorbeeld alleen dagboeken bevat, of als het een PSU Boekhouden Light bestand betreft zal het veld worden gevuld met 00. Hier kan altijd een ander bedrijfsnummer worden ingevuld waarin de doorboeking dient plaats te vinden. Als het bedrijf niet bestaat én het betreft een gecodeerd bestand vanuit PSU Boekhouden V4 of PSU Boekhouden Light, kan het bedrijf automatisch worden aangemaakt door het beantwoorden van nevenstaande vraag. Bij alle andere bestanden dient het bedrijf vooraf te handmatig te worden aangemaakt in PSU Boekhouden V4. Het programma PSU Boekhouden module Import bevat geen datumconversie. Als er dus in het importbestand data worden gevonden, zal het jaar in bovenstaand scherm worden ingevuld, en mag en kan dit niet wijzigen. Als het bestand geen data bevat omdat het alleen bijvoorbeeld rekeningen, debiteuren, crediteuren of dagboeken bevat, dient een jaartal te worden opgegeven (voor controle). Als het bestand een beginbalans of andere mutaties bevat, kan met de checkboxen Beginbalans en mutaties worden opgegeven of deze wel of niet dienen te worden doorgeboekt. De knop Testen zal de inhoud van het importbestand gaan testen. De gevonden regels of problemen zullen worden weergegeven in de Statuslijst. Bij fouten zal het programma worden onderbroken en kan niet worden doorgeboekt. De knop Doorboeken kan niet worden gebruikt. Het programma zal alle regels testen. Zo dienen bijvoorbeeld alle rekeningen voor te komen in de bestanden van PSU Boekhouden V4 óf in het importbestand. De regel De verwerking is gereed zal aangeven dat de controle akkoord is bevonden.

5 Handleiding PSU Boekhouden V4 module import 22 oktober Met de knop Inzien journaal, naast de knop Doorboeken, kan een correct importbestand in journaalvorm worden bekeken. Het bestand waarin de journaalpost is geplaatst heeft hetzelfde uiterlijk als het journaal onderweg scherm van PSU Boekhouden V4. De journaalpost kan alleen worden bekeken als de controles akkoord zijn. Bij een juiste verwerking zal de journaalpost altijd een saldo van 0,00 aangeven. Verschillen worden tijdens het maken van de journaalpost per dagboek op de verschillenrekening geboekt. De doorboeken knop zal de rekeningen, debiteuren, crediteuren en dagboeken in het bedrijf aanmaken als deze niet bestaan. Bestaande stamgegevens met andere gegevens zullen niet worden bijgewerkt. Omdat het debiteuren/crediteuren systeem per PSUB map één index bevat ten behoeve van de koppeling met PSU Relatiebeheer, kan het systeem bij gelijke nummers voor debiteuren/crediteuren met ongelijke gegevens de nummers uit het importbestand omnummeren. Daarna zal de journaalpost worden opgesteld en aan PSU Boekhouden V4 worden aangeboden voor doorboeking. In de Statuslijst zal worden aangegeven met welke handelingen het programma bezig is. Na deze handeling is het importeren gereed. Er kan nu worden gekozen voor een volgende import door de knop Opnieuw starten te klikken. De knop afsluiten dient om het programma te beëindigen.

6 6 Handleiding PSU Boekhouden V4 module import 22 oktober Bestandsformaten Zoals al eerder aangegeven kan PSU Boekhouden module Import drie bestandsoorten verwerken: De exportbestanden van PSU Boekhouden V4 en PSU Boekhouden Light (in zowel gecodeerde als leesbare vorm) en externe bestanden. De externe bestanden dienen altijd in het PSU Boekhouden V4 formaat te worden aangemaakt, of een 00 regel te bevatten, die aangeeft dat het een PSU Boekhouden Light formaat betreft (zie ook Hoofdstuk 3.4). De regels mogen in het importbestand in een willekeurige volgorde staan. In dit hoofdstuk zullen de verschillen in de bestandsvormen worden uitgewerkt. We kunnen daarom niet heen om de verschillen tussen PSU Boekhouden V4 en PSU Boekhouden Light. Die verschillen zijn: Omschrijving PSU Boekhouden V4 PSU Boekhouden Light. Invoer journaal dagboeken boekingsoorsprong Subadministratie debiteuren/crediteuren facturen* Rekeningnummer 6 cijfers, incl. bedrijf 4 cijfers Balans (beginbalans jaar) journaalpost saldi (virtueel journaal) Omschrijving 40 tekens 50 tekens Boekstuk 8 tekens geen * Bij gebruik van de module verkoop zijn wel debiteurgegevens bekend. 3.1 Gecodeerde bestanden De gecodeerde bestanden zijn voor de module Import altijd vertrouwd. De bestanden kunnen alleen worden gemaakt met de modules Export van PSU Boekhouden V4 en PSU Boekhouden Light of een door Gravita als maatwerk gemaakt programma. Vrijwel alle mogelijk verschillen tussen de opmaak in PSU Boekhouden V4 en PSU Boekhouden Light zullen automatisch worden opgevangen. Tevens heeft de module Import met deze bestandsvorm de mogelijkheid om bij een eventuele import in een niet-bestaand bedrijf, het bedrijf automatisch aan te maken. De importbestanden van PSU Boekhouden Light bevatten niet alle informatie, met name op het gebied van dagboeken en boekingsoorsprongen. De ontbrekende informatie zal worden opgevraagd tijdens het verwerken. Zie hoofdstuk 3.3 voor meer informatie hierover. Gecodeerde bestanden hebben dezelfde regelopbouw (zie 3.2 en 3.3) als leesbare bestanden. 3.2 Import- en exportbestand PSU Boekhouden V4 Het importbestand vanuit PSU Boekhouden V4 bevat de regels zoals weergegeven in de tabel op de volgende pagina en de 00 identificatieregel hieronder. De gecodeerde vorm bevat nog extra bedrijfsgegevens, zodat bij het eventuele importeren in een niet-bestaand bedrijf, het bedrijf automatisch kan worden aangemaakt. Omdat de regels met bedrijfsgegevens ervoor zorgen dat het exportbestand door de importmodule als vertrouwd wordt gezien, zal deze informatie alleen in uitzonderlijke gevallen worden gegeven. Als het bestand is gemaakt met de module Export van PSU Boekhouden V4, zal het bestand alle benodigde informatie bevatten van de boekhouding in één bedrijf over één jaar. Als het bestand is gemaakt op een andere manier, betreft het een extern bestand (zie 3.4) met PSU Boekhouden V4 formaat. reg soort record lengte rec veldnaam lengte veld soort veld ========================================================================== 00 bestand 15 - aanmaak datum jjjjmmdd 8 tekst - aangemaakt door 'PSUBL' 5 tekst

7 Handleiding PSU Boekhouden V4 module import 22 oktober Het PSU Boekhouden V4 formaat import/exportbestand reg soort record lengte regel veldnaam lengte veld soort veld ========================================================================== 01 rekeningen 60 - rekeningnummer 6 num - rekening naam 50 tekst - soort rekening 1 tekst - niveau 1 num 05 debiteuren 83 - debiteurnummer 6 tekst - debiteur naam 50 tekst - BTW nummer 25 tekst 06 crediteuren 83 - crediteurnummer 6 tekst - crediteur naam 50 tekst - leeg veld 25 tekst 10 mutaties datum jjjjmmdd 8 tekst - dagboek 10 tekst - boekstuk 8 tekst - rekeningnummer 6 num - referentie 9 tekst - bedrag ,99- - omschrijving 50 tekst 16 debiteurmutaties 51 - factuurnummer 8 num - factuurdatum jjjjmmdd 8 tekst - dagboek (1 e 2 posities) 10 tekst - bedrag ,99- - Factuur of Verwerking 1 tekst - debiteurnummer 6 tekst - reserve 3 tekst 18 crediteurmutaties 51 - factuurnummer 8 num - factuurdatum jjjjmmdd 8 tekst - boekingsoorsprong 10 tekst - bedrag ,99- - Factuur of Verwerking 1 tekst - crediteurnummer 6 tekst - reserve 3 tekst 21 dagboeken 35 - dagboek 2 tekst - naam dagboek 25 tekst - leeg (toekomstig gebruik) 6 tekst 40 journaal 37 - nummer journaalpost 3 tekst - aantal mutatieregels 6 num - laagste datum journaal 8 tekst - hoogste datum journaal 8 tekst - dagboek 10 tekst

8 8 Handleiding PSU Boekhouden V4 module import 22 oktober 2007 Het hieronder weergegeven voorbeeld bevat geen volledig importbestand. Het bevat van elke regel één voorbeeld, met een volledige journaalpost voor beginbalans en een verkoop PSUB Invenstaris B Kapitaal B HTML Winkel ZZ Publishers BA BALANS GBK ,00 Auto boeking beginbalans BA BALANS GBK ,00-Auto boeking beginbalans DE GBK00a ,75-Systeemboeking verkoop DE GBK00a015 57,04-Systeemboeking verkoop DE GBK00a016 1,89-Systeemboeking verkoop DE 390,68 F a 21BABalans 21CRCrediteuren 21DEDebiteuren BA 4000a DE 3.3 Import- en exportbestand PSU Boekhouden Light Het importbestand vanuit PSU Boekhouden Light bevat de regels zoals weergegeven in de tabel op pagina 7. De gecodeerde vorm bevat nog extra bedrijfsgegevens, zodat bij het eventuele importeren in een niet-bestaand bedrijf, het bedrijf automatisch kan worden aangemaakt. Aangezien het gecodeerde bestand voor de aanmaak van het bedrijf niet beschikt over de dagboekgegevens voor debiteuren en crediteuren, zullen deze tijdens de aanmaak van het bedrijf worden opgevraagd. Gegevens die het programma zelf kan vinden zullen al zijn ingevuld. Omdat de regels met bedrijfsgegevens ervoor zorgen dat het exportbestand door de importmodule als vertrouwd wordt gezien, zal deze informatie alleen in uitzonderlijke gevallen worden gegeven. Als het importbestand is aangemaakt met de module Export van PSU Boekhouden Light zal de subadministratie automatisch worden aangepast aan het formaat van PSU Boekhouden V4. Alle facturen zullen als afzonderlijke mutaties worden opgenomen op een Diverse debiteur of Diverse crediteur. Bij gebruik van de module Verkoop zal het de juiste debiteurgegevens bevatten. Ook zal het bestand alle benodigde informatie bevatten van de boekhouding over één jaar. Als het bestand is gemaakt op een andere manier, betreft het een extern bestand (zie 3.4) met PSU Boekhouden Light formaat. Hiervoor is een 00 regel verplicht. Dagboeken en boekingsoorsprongen De boekhoudingen van PSU Boekhouden V4 en PSU Boekhouden Light verschillen van elkaar op het gebied van het invoeren van journaalposten. Voor elke boekingsoorsprong dient een dagboek en omschrijving te worden opgegeven met het volgende scherm. Het scherm zal alle gebruikte dagboeken en gekoppelde boekingsoorsprongen weergeven en behoeft enkel te worden aangevuld.

9 Handleiding PSU Boekhouden V4 module import 22 oktober Het hieronder weergegeven voorbeeld bevat geen volledig importbestand. Het bevat van elke regel één voorbeeld PSUBL Inventaris B Kapitaal/privé B Prins "Winkel van Sinkel" ZZ Publishers BBALANS BBALANS 1000,00 BBALANS BBALANS BBALANS 1000,00-BBALANS Verkoop GBK , / /Prins "Winkel van Sinkel" Verkoop GBK , / /Prins "Winkel van Sinkel" Verkoop 49, Verkoop Verkoop 21BBALANS BBALANS 40BB BBALANS Verkoop 3.4 Importbestanden in extern formaat Importbestanden in extern formaat zijn, in versie 1, altijd bestanden in het formaat van PSU Boekhouden V4 of PSU Boekhouden Light, waarbij altijd een 00 regel moet voorkomen. Het verschil met de in de voorgaande secties genoemde bestanden is dat niet een hele boekhouding hoeft te zijn opgenomen. Het kan in principe één regel bevatten, of één journaalpost, of alleen rekeningen, enzovoorts. Ook voor deze bestandsvorm geldt dat de regels in willekeurige volgorde mogen voorkomen. Bij een verschil in het journaal zal deze per dagboek op de verschillenrekening worden geboekt. Het formaat van de regels is af te lezen in sectie 3.2 en 3.3. De in die secties weergegeven voorbeelden van importbestanden zouden in de module Import worden gezien als externe bestanden. De importbestanden hoeven geen volledige boekhouding te bevatten. Bij het gebruik van het formaat van PSU Boekhouden Light, dient naast de 00 regel, de koppeling tussen dagboeken en boekingsoorsprongen te worden ingegeven in het scherm (zie sectie 3.3 Dagboeken en boekingsoorsprongen). Deze bestanden kunnen een niet-bestaand bedrijf niet aanmaken. Het bedrijf dient dus eerst te worden aangemaakt met PSU Boekhouden V4.