gravita PSUP-C conversie en import van NAW in PSU Postbode Algemeen

Transcriptie

1 gravita PSUP-C conversie en import van NAW in PSU Postbode Algemeen Het converteren van adresgegevens in PSU Postbode, en wat dat betreft elke koppeling tussen verschillende programma s, is een flink werk. In de praktijk zijn er teveel mogelijkheden om alles te behandelen. Bij Gravita zijn we uitgegaan van een conversie of import in stappen. Daarom is als eerste stap gekozen voor, zowel import als export, Microsoft Excel. In een later stadium zal een stap worden gezet, voor wat betreft de import, naar een meer open ingang: tekst en CSV-bestanden. Om mensen die geen gebruik maken van Microsoft Excel toch de mogelijkheid te geven adressen en andere records te importeren, is het gebruik van tekstbestanden met scheidingstekens wel toegestaan. De regels zijn vrijwel gelijk aan een Excel bestand, behalve dat de extensie.txt moet zijn, en als scheidingsteken tussen de velden een #, ook na het laatste veld. Door deze vorm op te nemen kunnen ook gebruikers van andere spreadsheets gegevens verwerken. Het voordeel van werken met een spreadsheet programma, zoals Microsoft Excel, is dat de data eenvoudig met formules en/of macro s te bewerken is. De weg van een vreemd programma naar een spreadsheet programma kan ook lang zijn. Voor deze weg verwijzen wij graag naar onze notitie adresconversie, waar de weg tot en met opname in Microsoft Excel, of een ander spreadsheet programma is beschreven. De import van gegevens in PSU Postbode hoeft geen eenmalige zaak te zijn. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van meer dan één locatie waar PSU Postbode gebruikt word, het zou dan mooi zijn om die gegevens op te kunnen nemen. Ook zou het kunnen zijn dat buitendienstmedewerkers gegevens verzamelen, die dan moeten worden opgenomen in PSU Postbode. Daarom heeft Gravita gekozen voor zogenaamde profielen. Een profiel is een beschrijving van een Microsoft Excel bestand. Het bevat gegevens over soort gegevens, de plaats waar het in Excel staat, de startrij en de kolommen waarin elk veld staat en het bevat een conversieroutine die voor de naam erg belangrijk is. Gebruikers die via een ander spreadsheet programma werken, of rechtstreeks een bestand met scheidingstekens aanmaken, dienen ook de velden op te geven met letters, net zoals dat in spreadsheet zou gebeuren. Dus de eerste kolom is A, de tweede B, enz. Om te werken met het programma moet PSU Postbode op de PC geïnstalleerd staan. Ook moet een geregistreerde versie van Microsoft Excel aanwezig zijn, of er moet gewerkt worden met tekstbestanden. Bij werken met illegale kopieën kunnen onvoorspelbare problemen ontstaan. Inhoud 1. Het profiel 1.1 NAW gegevens 2. Koppelingsnummers 3. Het verwerken van profielen. Gravita, Hoofdkade 95, 9503 HD Stadskanaal. Tel. & fax: info@gravita.nl. Inschrijfnummer KvK:

2 1. Het profiel Het onderhoud profielen scherm' geeft de mogelijkheid om profielen in te geven of te wijzigen. In de lijst bij selectie zijn alle bestaande profielen ingevuld. Er kan een profiel uit de lijst worden gekozen, of een nieuwe ingegeven door een naam in te geven bij naam profiel. Het programma geeft aan wanneer de naam al een bestaand profiel betreft. Kies een zo duidelijk mogelijke naam. Geef de soort gegevens in de naam op en, zo mogelijk, de oorsprong van de gegevens. Over het algemeen is conversie of import niet iets dat dagelijks gebeurt, daarom is het belangrijk om als geheugensteuntje een duidelijke naam op te geven. Soort profiel Er bestaat in PSU Postbode slecht één soort profiel, te weten NAW regels. Lees voor de speciale behoefte aan een koppelingsnummer hoofdstuk 2: 'Koppelingsnummers'. Zie voor de verplichte velden paragraaf 1.1. Startrij De startrij geeft aan op welke regel moet worden begonnen met lezen in het Excel werkblad (of in het tekstbestand). Het programma zal bij uitvoering van het profiel beginnen met lezen op deze rij, en doorlezen tot het indicatorveld van een betreffende regel leeg is. Zie paragraaf 1.1 voor het indicatorveld bij de profielsoort NAW. Naam splitsen Het gaat hier alleen om het veld naam. PSU Postbode kent 3 soorten relaties, te weten P voor personen, B voor bedrijven, en I voor inactieve personen. 'Inactieve personen' zijn personen, die via een koppeling met een ander adres, steeds dat adres kopiëren. Ook bij etiket of adresselecties worden zij steeds niet opgenomen, maar wél het adres in de koppeling. Zie voor informatie de handleiding PSU Postbode. Een naam bestaande uit N.I.T. voor de Poes, dus voorletters-spatietussenvoegsel-spatie-achternaam, kan automatisch worden gesplitst in N.I.T. in het voorletter veld, voor de in het tussenvoegsel veld, en Poes in het achternaam veld. Deze conversie zal alleen plaatsvinden voor de relatiesoorten P en I. Bij relatiesoort B zal de bedrijfsnaam ongewijzigd in het naam veld worden opgenomen.

3 Kolomletters invullen Een kolomletter, dus de kolom waar de data voor het veld kan worden gevonden, kan worden ingegeven door een veld te selecteren in de lijst, in het vakje daarnaast een letter in te geven, en een ander veld te selecteren uit de lijst. Niet alle velden hoeven voor te komen in het Excel werkblad, er hoeft dus niet bij elk veld een kolomletter te worden ingegeven. In paragraaf 1.1 is aangegeven wat de verplichte velden zijn. Ook bij invoer vanuit een tekstbestand met scheidingstekens dienen de kolommen te worden opgegeven. Geef hier voor het eerste veld A in, voor het tweede B, enz. Als de wijziging of het ingeven van het profiel klaar is, kan met de opslaan knop het profiel worden opgeslagen. De 'schoon scherm' knop zet het venster weer terug in de beginstand. Met de 'verwijder' knop kunnen bestaande profielen worden verwijderd. 1.1 NAW gegevens De velden die gebruikt worden voor NAW regels: Naam inhoud soort verplicht indicator Aanhef aanhef, de 1e regel van het adres tekst Adres1 adresregel 1 tekst Adres2 optionele tweede adresregel tekst Banknummer 1 banknummer 1 num Banknummer 2 banknummer 2 num tekst tekst Fax 1 faxnummer 1 tekst Fax 2 faxnummer 2 tekst Functie functie (P) tekst Geslacht geslacht M/V (P) tekst Land land tekst Naam bij persoon achternaam, bij bedrijf bedrijfsnaam tekst * NAW sleutel koppelingsnummer (zie ook hoofdstuk 2) tekst Postcode postcode tekst Soort soort relatie persoon, bedrijf of inactief P/B/I tekst * * Telefoon 1 telefoon 1 tekst Telefoon 2 telefoon 2 tekst Tussenvoegsel tussenvoegsel (P) tekst Voorletter voorletters tekst Website 1 website 1 tekst Website 2 website 2 tekst Woonplaats woonplaats tekst Voor de soort en naam moet een kolomletter worden ingegeven, hoewel het niet invullen van een kolomletter voor de overige informatie ook geen bruikbare informatie zal opleveren. De NAW sleutel is een belangrijk gegeven, zie hoofdstuk 2. Het indicator veld is het veld dat tijdens het inlezen zal worden gebruikt om aan te geven tot waar het Excel werkblad zal worden gelezen. Als dit veld leeg is stopt de import.

4 2. Koppelingsnummers Het programma PSU Postbode maakt geen gebruik van het koppelingsnummer (NAW-sleutel), aangezien er geen agenda, contact of vrij veld regels in PSU Postbode zijn. Aangezien het bestandssysteem wel op te waarderen is naar PSU Relatiebeheer, is het wel mogelijk om voor toekomstig gebruik dit nummer op te nemen. Het koppelingsnummer, in de profielen aangegeven als NAW sleutel, geeft voor de 'contactregels', de 'vrije veld regels' en de niet-algemene agendaregels aan, aan welke relatie de informatie moet worden gekoppeld. Het veld NAW sleutel in de NAW regel geeft de mogelijkheid om een ander nummer mee te geven aan de NAW regel, naast de standaard automatische nummering van PSU Postbode. Daardoor kunnen agenda, contacten en vrije velden ook met dit nummer koppelen. Deze optie is in het leven geroepen om de conversie vanuit andere relatiebeheerprogramma s mogelijk te maken. Geef in de NAW regel bij dit veld het oude nummer of referentie op. Het ingegeven nummer zal door PSU Postbode worden opgenomen in de NAW als een alternatieve sleutel. Andere gegevens, zoals agenda, contacten en vrije velden kunnen met dit zelfde nummer koppelen, na opwaardering naar PSU Relatiebeheer.

5 3. Het verwerken van profielen. Het programma start met het hier bovenstaande scherm. Met de knop onderhoud profielen kunnen profielen worden ingegeven of gewijzigd (zie hoofdstuk 1). Hier kan een profiel worden gekozen, en met de 'verwerk knop' kan het profiel worden uitgevoerd. Excel zal de naam vragen in een openen werkblad venster (kies nadrukkelijk tekst, als het om een tekstbestand gaat!). Het programma zal daarna het Excel bestand (of tekstbestand) controleren; van de goedgekeurde regels zullen in het onderste blok de gegevens worden getoond en het aantal door te boeken regels. Door op de knop doorboeken te drukken, zullen de regels worden doorgeboekt in de bestanden van PSU Postbode. De knop Annuleer dient om het programma terug te zetten naar de beginstand, er zal dus niet worden doorgeboekt. Om goed te laten zien hoe een en ander in zijn werk gaat, hebben we één voorbeeld weergegeven. We doen net alsof het regels zijn uit een ander adressenprogramma, er is dus een nummer opgenomen in elke regel, die de referentie van het adres was in het oude pakket.

6 NAW regels Hier is het bestand met de NAW regels. In het profiel is opgegeven dat de naam in kolom A staat, het adres in kolom B, de postcode in kolom C, de woonplaats in kolom D, de soort in kolom E, het NAW nummer uit het oude programma in kolom F, en de banknummers in kolom G. Verder is de startrij 3 opgegeven, en de naamsplitsing op ja. Kiezen we voor verwerken, zal het programma het volgende weergeven: Het programma geeft de sleutels van de goedgekeurde en door te boeken regels weer, met het aantal ingevulde velden. De 'doorboeken knop' zal de regels nu opnemen in PSU Postbode, de 'annuleer knop' maakt het scherm schoon en zet het programma weer in de beginstand. Let op: het NAW nummer uit kolom F is ook opgenomen in het NAW bestand van PSU Postbode, en kan na opwaardering naar PSU Relatiebeheer als referentie dienen voor andere regels.