Excel Controller. Handleiding voor EXACT FINANCIALS journalisering in Excel.xls. EXACT FINANCIALS Memoriaal boekingen in Excel

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Excel Controller. Handleiding voor EXACT FINANCIALS journalisering in Excel.xls. EXACT FINANCIALS Memoriaal boekingen in Excel"

Brigitta Baert
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Handleiding voor EXACT FINANCIALS journalisering in Excel.xls EXACT FINANCIALS Memoriaal boekingen in Excel Auteur(s) M.S. van Dam Date of creation

2 Voorwoord Het Excel bestand EXACT FINANCIALS journalisering in Excel.xls maakt het EXACT FINANCIALS inlees bestand aan in het formaat CSV. Als EXACT FINANCIALS één import bestand goedkeurt, gaat EXACT FINANCIALS vervolgens de business rules van EXACT controleren. Dit houdt in dat EXACT FINANCIALS kijkt of er één kostenplaats, verplicht bij de geïmporteerde grootboekrekening en of de gegeven combinatie grootboekrekening/ kostenplaats/ kostendrager, toegestaan is. De boekingen die geïmporteerd worden zijn niet definitief. In EXACT FINANCIALS bestaat altijd de mogelijk om de boekingen te verwijderen of definitief te maken. Er kan maar één journaalpost worden aangemaakt met EXACT FINANCIALS journalisering in Excel.xls. Exact Financials in Excel 2 van

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Beveiligingen afzetten in Excel Exportbestand Werk met EXACT FINANCIALS journalisering in Excel.xls Koptekst journaalregels Journaalregels Importeren in EXACT FINANCIALS Importeren journaalposten...9 Exact Financials in Excel 3 van

4 1 Inleiding Met dit product kunt u uw financiële opstellingen die in Excel worden gemaakt direct importeren in het administratieve pakket. Voordelen zijn: - Sneller opstellen van journaalposten. - Betere documentatie (boekingsverslagen). - Niet meer onnodig overtypen van de journaalposten. - Fout verslagen bij verkeerde invoer. - Tijdswinst. - Het is mogelijk om op uitgebreid detailniveau boekingen te importeren. Deze voordelen kunnen leiden tot: - Snellere en betere afsluitingen. - Betere administratie (detail). - Personeelsbesparing. Daarnaast bestaat de mogelijkheid tot maatwerk voor journaalposten. Mogelijkheden hiervoor zijn bijvoorbeeld: - Kasstaten. - Declaratie. - Eindafrekeningen. Daarnaast is ook de mogelijkheid tot maatwerk, kijk voor meer toepassingen op Exact Financials in Excel 4 van

2 Beveiligingen afzetten in Excel Voordat u begint met ons werkboek, dient u eerst het beveiligingsniveau van Excel voor VBA Macro s op een laag niveau te zetten.

5 2 Beveiligingen afzetten in Excel Voordat u begint met ons werkboek, dient u eerst het beveiligingsniveau van Excel voor VBA Macro s op een laag niveau te zetten. Gebeurt dit niet dan krijgt u foutmeldingen en waarschuwingen. De VBA Macro s zullen niet werken, echter zal dit niet leiden tot nadelige gevolgen. Virussen kunnen niet voorkomen worden ook al heeft u deze beveiliging op één hoog niveau staan. Stappen: 1- Open Excel. 2- Zorg ervoor dat er géén werkbladen openstaan. 3- Ga naar het menu EXTRA MACRO Beveiliging. 4- Vervolgens krijg je de keuze uit Hoog/Gemiddeld/Laag. Kies hier voor Laag. 5- Sluit Excel helemaal af. Als Excel weer opnieuw wordt opgestart zult u vervolgens géén meldingen van Excel meer krijgen. Exact Financials in Excel 5 van

3 Exportbestand De eerste keer dat u EXACT FINANCIALS journalisering in Excel.xls opstart. Krijgt u de melding dat er nog geen export bestand is aangewezen of is aangemaakt.

6 3 Exportbestand De eerste keer dat u EXACT FINANCIALS journalisering in Excel.xls opstart. Krijgt u de melding dat er nog geen export bestand is aangewezen of is aangemaakt. U krijgt dan het onderstaande scherm met de mogelijkheid één vast bestand te maken waar uw exportbestand standaard komt te staan. Dit bestand (*.csv) wordt later ingelezen in EXACT FINANCIALS. Voortaan wordt het export voor EXACT FINANCIALS klaargezet in de folder C:\Users\EC\Documents\ in het bestand dd.csv. 3.1 Werk met EXACT FINANCIALS journalisering in Excel.xls Hieronder ziet u één voorbeeld van het exportbestand naar EXACT FINANCIALS toe. U kunt tot en met regel 32008, journaalregels toevoegen in het werkblad. Dit is het aanbevolen maximum van EXACT FINANCIALS en anders wordt Excel ook onwerkbaar. Actie Knoppen Koptekst journaalregels Regels toevoegen en verwijderen Journaalregel Exact Financials in Excel 6 van

7 1- Bestand U krijgt een formulier waar u het export bestand wilt opslaan. 2- Exporteren Exporteren en conversie van de journaalregels naar het EXACT FINANCIALS-formaat. 3- Stand. opmaak Over alle regels welke in de kolom [45_Bedrijf] zijn ingevuld wordt standaard opmaak aangebracht. 4- Regel toevoegen In het gebied journaalregels wordt op de actieve regel één regel toegevoegd. 5- Regel verwijderen De huidige regel wordt verwijderd in het gebied van journaalregels Koptekst journaalregels Velden in koptekst van de journaalregels komen overeen als in EXACT FINANCIALS bij invullen van één memoriaal Dagboek. Velden Verplicht Opmerkingen Bedrijf Ja Dit is het bedrijf waarin de boeking plaatsvindt. Dagboek Ja Het gewenste dagboek, gewoon cijfers. Boekjaar Ja Het gewenste boekjaar Periode Ja Periode van de boeking. Boekstukdatum Ja Journaalpost datum. Exact Financials in Excel 7 van

8 3.1.2 Journaalregels Velden in de journaalregels is conform het boekingsformulier van EXACT FINANCIALS. Velden Verplicht Opmerkingen Acc_NR Ja Grootboekrekening IC_ACC_NR Nee Bij intercompany boekingen bedrijf en grootboekrekening ingeven Desc Nee Omschrijving AMOUNT_FC Ja Bedrag Quantity Nee Aantal COST_CENTER Nee Kostenplaats COST_UNIT Nee Kostendrager MDIM_CODE_1 /5 Nee Vrije velden zie inrichting DEBNR Nee Debiteurennummer CREDNR Nee Crediteurennummer ENTRYNR Nee Factuurnr Verplichte velden zijn rood gemarkeerd indien deze nog niet ingevuld zijn. Met de knop Stand. Opmaak kunt u de standaard opmaak oproepen, zodat het sheet op iedere regel dezelfde lay-out heeft. Exact Financials in Excel 8 van

4 Importeren in EXACT FINANCIALS Als er één boeking gereed is voor exporteren, dient deze d.m.v. de knop Exporteren, geëxporteerd te worden naar de aangegeven locatie die met de knop Bestand ingesteld kan worden.

1 Importeren journaalposten Het import profiel dient door een Exact Financials consultant ingericht te worden.

9 4 Importeren in EXACT FINANCIALS Als er één boeking gereed is voor exporteren, dient deze d.m.v. de knop Exporteren, geëxporteerd te worden naar de aangegeven locatie die met de knop Bestand ingesteld kan worden. Als één bestand succesvol geëxporteerd is, verschijnt de volgende melding. Met daarin de naam en het totaal aantal regels waar het bestand is opgeslagen. 4.1 Importeren journaalposten Het import profiel dient door een Exact Financials consultant ingericht te worden. (Wij ondersteunen deze gratis software niet) Exact Financials heeft onze import / export opmaak niet standaard in het pakket zitten. Via het menu [Systeem menu] kunt u mutaties in CSV formaat importeren. Exact Financials in Excel 9 van

10 Via het menu EDIS krijgt u het onderstaande scherm hiermee importeert u het bestand. Als het bestand geimporteerd is krijgt u de onderstaande bevestiging. Exact Financials in Excel 10 van

11 Via het EDIS menu kunt u het geïmporteerde bestand gaan controleren of het bestand juist is. Door [Verwerken data] wordt het bestand gecontroleerd. Exact Financials in Excel 11 van

12 Selecteer het juiste import formaat en verwerk het bestand. Exact Financials heeft de mogelijkheid om onjuiste journaalposten te corrigeren. Exact Financials in Excel 12 van

13 Via het menu [Finance menu] kunt u de geïmporteerde journaalpost verwerken in uw grootboek. Exact Financials in Excel 13 van

14 Exact Financials in Excel 14 van

Vergelijkbare documenten

Excel Controller. Handleiding voor DBS Standaard 753 journalisering in Excel.xls

Excel Controller. Handleiding voor DBS Standaard 753 journalisering in Excel.xls Handleiding voor DBS Standaard 753 journalisering in Excel.xls DBS Memoriaal boekingen in Excel Auteur(s) G. Buurmans Date of creation 22-02-2011 Voorwoord Het Excel bestand DBS Standaard 753 journalisering