BOEKHOUDING Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

Transcriptie

1 BOEKHOUDING Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Algemene informatie... 3 Algemene informatie boekhoudingsexports... 4 Boekhoudingsexports... 5 Exact, Exact online, Bomas, Afas (finance), Twinfield, UBW, Synergy en Navision boekhouding... 6

3 Algemene informatie Pagina 3 / 13

4 Algemene informatie boekhoudingsexports Een boekhoudkoppeling journaliseert alle productiefacturen die nog niet gejournaliseerd zijn. Productiefacturen zijn facturen die definitief zijn gemaakt d.m.v. een productie-export. De datum-/periode selectie bij het starten van een journaliseerexport heeft geen invloed op de te journaliseren facturen, immers alle niet gejournaliseerde productiefacturen worden meegenomen. Omdat alle facturen worden gejournaliseerd, is het aan te raden een exportfilter te maken dat alle producten van alle stromen exporteert. Een exportfilter kan dus niet worden gebruikt om alleen een bepaalde stroom facturen te journaliseren. Kostenplaatsen Standaard volgen de kosten de medewerker. Hiervoor dient in het locatiegram de kostenplaats zijn ingevuld. Wanneer het wenselijk is dat de kosten de cliënt volgen i.p.v. de medewerker, dan kan dit worden aangegeven bij het team met een optie. Klik hier voor meer informatie over de configuratie van de kostenplaatsen. Grootboekrekeningen Er kan gekozen worden voor een vast grootboeknummer of verschillende grootboeknummers. Mocht het wenselijk zijn dat de productie naar verschillende grootboeknummers gaat, dan kan dit worden ingesteld in het filter. Geef dan bij elk product in het filter aan naar welk grootboeknummer dient te worden gejournaliseerd door bij 'code' een grootboeknummer in te vullen. Kies in het exportprofiel bij grootboekrekening: Product (dit betekent dat de waarde voor het grootboeknummer uit het filter wordt gehaald). Pagina 4 / 13

5 Boekhoudingsexports Pagina 5 / 13

6 Exact, Exact online, Bomas, Afas (finance), Twinfield, UBW, Synergy en Navision boekhouding De boekhoudexportprofielen genereren bestanden in Ons Administratie die vervolgens in het betreffende pakket geïmporteerd kunnen worden. De gegevens die in deze bestanden meegenomen worden, zijn afhankelijk van het filter waarop de export van toepassing is. In principe is de output hetzelfde als een excel-export, enkel het bestandsformaat is anders. De invulvelden zijn voor de genoemde boekhoudkoppeling nagenoeg gelijk. Het uitvoerbestand verschilt echter wel; selecteer dus het juiste type. Door de overeenkomsten kunnen in dit artikel verschillende voorbeelden (screenshots) van de verschillende exporttypen zichtbaar zijn. De uitleg bevat daarom ook een algemeen deel (met daarin toelichting op de betekenis van de overeenkomende velden) en, aanvullende toelichting op opties die specifiek gelden voor bepaalde exportprofielen. De volgende exportprofielen worden in dit artikel toegelicht: Exact Exact Online Afas (finance) Bomas Twinfield Unit 4 Business World (UBW) Synergy Navision Pagina 6 / 13

7 Exportprofiel toevoegen Om de koppeling toe te voegen dient te worden genavigeerd naar de exportprofielen: Beheer - > Export Een lijst is zichtbaar met bestaande exportprofielen. Klik vervolgens op Toevoegen. 1. Vul een naam in die je wilt gebruiken voor het exportprofiel. 2. Selecteer het betreffende type, in dit voorbeeld Exact Boekhouding. Pagina 7 / 13

8 3. Geef de datum op per wanneer er geëxporteerd dient te worden met dit exportprofiel. Let op, dit kan later niet meer veranderd worden! 4. Klik vervolgens op Opslaan. Het exportprofiel is nu aangemaakt. Deze dient echter nog wel geconfigureerd te worden. Exportprofiel configureren Kies in de lijst met exportprofielen de koppeling die zojuist is gemaakt. Vervolgens wordt het scherm met de instellingen van de betreffende koppeling geopend. Type en Naam Type en naam zijn overgenomen bij het aanmaken van het exportprofiel Filter Selecteer het gewenste filter waarop de export van toepassing is Begindatum profiel Dit is de begindatum van wanneer exportgegevens worden meegenomen. Bestandsnaam Vul een gewenste bestandsnaam in. Standaard wordt bijvoorbeeld een datum meegeven zodat duidelijk is van wanneer de export is. Bedrijfsnummer Hier kan een bedrijfsnummer ingevoerd worden, zodat in Exact te achterhalen is vanuit welk pakket het betreffende bestand is geïmporteerd. Kies bijvoorbeeld voor het gebruik van Ons Administratie het getal 1, voor een ander pakket getal 2, etc. Dagboeknummer Hier dient het dagboeknummer of 'journal number' ingevuld te worden. Let op, dit is een verplicht veld! Per exportprofiel kan slechts één dagboeknummer worden ingevuld. Dagboektype Vul het gewenste dagboektype in. Let op, kies één letter! I: Inkoopboek V: Verkoopboek K: Kasboek B: Bankboek Pagina 8 / 13

9 G: Giroboek M: Memoriaal Vervaldagen Het aantal vervaldagen dat hier wordt ingevuld, bepaalt wat de vervaldatum wordt in de export. De vervaldatum is de factuurdatum plus vervaldagen. Neem alleen gefactureerde debiteuren op in het masterdebtorbestand Selecteer of alleen gefactureerde debiteuren in het masterdebtorbestand moeten staan. Gebruik (en reserveer) een nieuw factuurnummer voor retour-boekingen en exporteer dit als boekstuknummer Deze optie zorgt er voor dat een nieuw factuurnummer gereserveerd en gebruikt dient te worden als boekstuknummer voor retourberichten. Hierdoor is inzichtelijk wat de debetboeking en de retourboeking is. Let op, er wordt enkel bij een productie-export daadwerkelijk een boekstuknummer gereserveerd. Factuur splitsen op periode geleverde zorg Hiermee kan aangegeven worden of de geleverde zorg wel of niet per periode dient te worden opgesplitst. De periode die hier wordt bedoeld, en ook als kolom 'periode' in het exportbestand terechtkomt, is de tijdseenheid die hieronder bij "Financiele periode" wordt gekozen. Financiele periode Selecteer de gewenste financiele periode: maand, vier weken of week. Kostenplaats Hier kan gekozen worden welke kostenplaats het betreft. De volgende opties zijn beschikbaar: - Vaste waarde: dit is een waarde die je zelf kunt invullen, zie Vaste waarde kostenplaats - Kostenplaats: de kostenplaats uit de Organisatorische Eenheid (OE) (standaard) - Product: niet van toepassing Vaste waarde kostenplaats Indien bij Kostenplaats is gekozen voor 'Vaste waarde', dan dient hier de betreffende kostenplaats te worden ingevuld. Indien een andere keuze is geselecteerd, dan hoeft deze niet ingevuld te worden. Kostendrager Hier kan gekozen worden welke kostendrager het betreft. De volgende opties zijn beschikbaar: - Vaste waarde: dit is een waarde die je zelf kunt invullen, zie Vaste waarde kostendrager - Kostenplaats: niet van toepassing - Product: hierdoor wordt de kostendrager gebasseerd op de productcode uit het filter (standaard) Vaste waarde kostendrager Indien bij Kostendrager is gekozen voor 'Vaste waarde', dan dient hier de betreffende Pagina 9 / 13

10 kostendrager te worden ingevuld. Indien een andere keuze is geselecteerd, dan hoeft deze niet ingevuld te worden. Grootboekrekening Hier kan gekozen worden welke grootboekrekening het betreft. De volgende opties zijn beschikbaar: - Vaste waarde: dit is een waarde die je zelf kunt invullen, zie Vaste waarde grootboekrekening - Kostenplaats: niet van toepassing - Product: hierdoor wordt de grootboekrekening gebasseerd op de productcode uit het filter. Let op, vul in het betreffende filter alle grootboekrekeningnummers per product in. Vaste waarde grootboekrekening Indien bij Grootboekrekening is gekozen voor 'Vaste waarde', dan dient hier de betreffende grootboekrekening te worden ingevuld. Indien een andere keuze is geselecteerd, dan hoeft deze niet ingevuld te worden. Indien gevuld alleen facturen van de opgegeven AGB-codes exporteren Hiermee is het mogelijk om alleen de facturen van opgegegeven AGB-codes te exporteren. Dit is handig indien de organisatie meerdere juridische entiteiten heeft. Eén of meerdere AGBcodes kunnen opgegeven worden (kommagescheiden). Het kan daarvoor nodig zijn om meerdere exportprofielen te maken. Bijvoorbeeld AGB-codes en in het ene exportprofiel, en in het andere exportprofiel. Wanneer de keuzes zijn gemaakt, dienen deze vervolgens te worden opgeslagen middels de knop 'Opslaan'. Het exportprofiel is nu aangemaakt en gereed om te gebruiken. Twinfield-specifieke instellingen Voor de Twinfield-export zijn de invoervelden beperkter. Een aantal komen overeen met de instellingen van de Afas-export. De volgende invoervelden zijn echter extra: Project/activa Hier kan gekozen worden welke kostendrager het betreft in andere exports. De volgende opties zijn beschikbaar: - Vaste waarde: dit is een waarde die je zelf kunt invullen, zie Vaste waarde project/activa - Kostenplaats: niet van toepassing - Product: hierdoor wordt de kostendrager gebasseerd op de productcode uit het filter (standaaard) Vaste waarde project/activa (indien van toepassing) Indien bij Project/activa is gekozen voor 'Vaste waarde', dan dient hier de betreffende kostendrager te worden ingevuld. Indien een andere keuze is geselecteerd, dan hoeft deze niet ingevuld te worden. Pagina 10 / 13

11 Vaste waarde grootboekrekening kopregels (indien van toepassing) Het is mogelijk om een standaard waarde voor de grootboekrekening in de kopregel van de boeking in te voeren. Formaat van de datumvelden Het is instelbaar op welke wijze de datum geëxporteerd wordt. De enige mogelijke waarden zijn yyyy, MM, dd. (jaar, maand, dag). Let op: deze waardes zijn hoofdlettergevoelig; gebruik voor de maand (MM) altijd hoofdletters. De volgorde van de waardes is zelf te bepalen. Ook zijn koppeltekens ( - / ) toe te voegen. Exporteer factuuromschrijving als boekstukomschrijving indien aanwezig Het is mogelijk om de factuuromschrijving als boekstukomschrijving te exporteren. Bomas-specifieke instellingen Voor de Bomas-export zijn de invoervelden nagenoeg gelijk aan die van de Afas-export. De volgende invoervelden zijn extra: Instellingsnummer Hier kan een instellingsnummer ingevoerd worden. Dit nummer wordt in het debtorbestand meegegeven. Let op, er kan één nummer ingevuld worden (dus niet meerdere kommagescheiden). Subadministratienummer Hier kan een subadministratienummer ingevoerd worden. Dit nummer wordt in het debtorbestand meegegeven. Let op, er kan één nummer ingevuld worden (dus niet meerdere kommagescheiden). Exporteer factuuromschrijving als boekstukomschrijving indien aanwezig Het is mogelijk om de factuuromschrijving als boekstukomschrijving te exporteren. Exact-specifieke instellingen Pagina 11 / 13

12 Het is in de Exact boekhoudkoppeling instelbaar of in het factuurnummerveld van de journaalpost het originele debetfactuurnummer, of het (nieuwe) creditfactuurnummer getoond wordt. Standaard is ingesteld dat het (nieuwe) creditfactuurnummer gebruikt wordt. Exporteer factuuromschrijving als boekstukomschrijving indien aanwezig Het is mogelijk om de factuuromschrijving als boekstukomschrijving te exporteren. Exact Online-specifieke instellingen In de Exact-online koppeling is het mogelijk om de bestandsnamen voor de Journaalposten en Debiteuren op te geven. Ook is het mogelijk om de betalingsconditie (standaard en incasso) op te geven. De hierin ingevoerde waardes zijn overeenkomstig de instelling zoals deze in Exact Online zijn gemaakt. Als voorbeeld: de vierde optie kan bijvoorbeeld overeenkomen met een termijn van 14 dagen. UBW-specifieke instellingen Onderstaande opties zijn expliciet voor de Unit4 Business World (UBW)-export in te stellen. De bestandsnamen voor de drie bestanden (journaalposten, debiteuren, financieel gemachtigden cliëntdebiteuren) zijn in te stellen. Het nummer van het DIM-veld (overeenkomstig UBW) kan ingevuld worden. Pagina 12 / 13

13 Synergy-specifieke instellingen Onderstaande opties zijn expliciet voor de Synergy-boekhoudingsexport in te stellen. In de Synergy boekhoudingsexport is een optie aanwezig om de boekingsdatum als factuurdatum mee te geven. Zonder deze optie wordt de aanmaakdatum van de factuur meegegeven als boekingsdatum. Navision-specifieke instellingen Onderstaande opties zijn alleen in de Navision export in te stellen (niet te verwarren met de Navision XML export). De locatiecode is een vrij in te voeren veld. Deze zal elke regel gevuld worden. Net zoals de locatiecode is ook de omschrijving een vrij in te voeren veld. Ook deze zal elke regel gevuld zijn. Pagina 13 / 13