Alure - stappenplan Importeren relaties

Transcriptie

1 Alure - stappenplan Importeren relaties Versie Inhoudsopgave Stap 1. Definiëren lijst... 2 Stap 2. Selecteren velden... 2 Stap 3. Excel bestand... 3 Stap 4. Instellingen - Dossiernummer... 3 Stap 5. Instellingen Velden relatietype... 4 Stap 6. Instellen Zoeknaam en dossiernummer uniek... 4 Stap 7. Importeren... 5 Stap 8. Genereren cliënten... 6 Copyright INNOLAN B.V. Alle rechten zijn gereserveerd. Reproductie, geheel of gedeeltelijk, zonder schriftelijke toestemming van de eigenaar is verboden. Hoewel aan alle documentatie zeer veel zorg en aandacht is besteed, aanvaardt INNOLAN BV geen aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze documentatie.

2 Stap 1. Definiëren lijst In Administratiebeheer bevind zich in het lint Relaties de optie Importeren voor het importeren van relaties. De import verwacht als input een Excel bestand. Om relaties te importeren dient u een lijstdefinitie te maken. Deze definitie geeft een opsomming van de velden en de volgorde van de velden wordt hierbij ook vastgelegd. U geeft de definitie een omschrijving en eventueel een toelichting. Een definitie kan meerder keren gebruikt worden om gegeven te importeren. Stap 2. Selecteren velden Op het tabblad Velden selecteer u de velden die geïmporteerd moeten worden. U kunt met de pijltjes rechts de volgorde van de velden eventueel wijzigen. De velden Zoeknaam, Interne naam en Type zijn altijd onderdeel van de import. Deze kunnen niet verwijderd worden, ook kan de volgorde van deze velden niet gewijzigd worden. Via de knop Exporteren kan een Excel bestand gegenereerd worden met de kolomdefinitie die overeenkomt met de lijst definitie. Het bevat 1 rij met de kopteksten die overeenkomen met de velden in de lijstdefinitie. Dit Excel bestand kan als basis gebruikt worden voor het invullen van de te importeren gegevens. 2 Definiëren lijst

3 Stap 3. Excel bestand U kunt de export uit Stap 2 gebruiken als basis voor het invullen van de te importeren gegevens. U kunt natuurlijk ook een Excel export uit een andere applicatie gebruiken als input bestand. Het Excel bestand moet één rij met kopteksten hebben. Deze kopteksten moeten een unieke waarde hebben binnen de rij. De volgorde van de kolommen moet overeen komen met de volgorde van de velden in de lijstdefinitie in Alure. Een Excel bestand mag meer kolommen dan het aantal velden in de lijst definitie. Minder is niet mogelijk, dan volgt een foutmelding. Stap 4. Instellingen - Dossiernummer Wanneer in het Configuratiescherm CRM - Relatietype voor een relatietype een dossiernummer een reeks is ingesteld dan moeten de te importeren dossiernummers voor de relatietype hier aan voldoen. Wanneer het dossiernummer geen onderdeel is van de te importeren data dan wordt het dossiernummer niet gegenereerd volgens de ingestelde reeks. De relaties krijg dan geen dossiernummer! 3 Excel bestand

4 Stap 5. Instellingen Velden relatietype Wanneer in het Configuratiescherm CRM - Relatietype voor een relatietype bij de Veldinstellingen is ingesteld dat velden verplicht zijn, dan moet de te importeren data geldige waardes bevatten voor de betreffende velden! Stap 6. Instellen Zoeknaam en dossiernummer uniek Wanneer in het Configuratiescherm CRM - Instelling is ingesteld dat de zoeknaam en/of het dossiernummer uniek moet zijn binnen een administratie dan wordt hierop gecontroleerd binnen het te importeren Excel bestand. Er wordt ook gecontroleerd of deze gegevens uniek zijn binnen de reeds aanwezige relaties in Alure. 4 Instellingen Velden relatietype

5 Stap 7. Importeren Op het tabblad Importeren kan het Excel bestand met de te importeren data geselecteerd worden. Tijdens het inlezen worden bewerkingen uitgevoerd. Wanneer bijvoorbeeld het gehele adres in het veld straat is opgenomen wordt dit automatisch opgesplitst in straat en huisnummer. Na het inleven wordt de data ook gevalideerd. Hierbij wordt bij data die niet juist is, per kolom een rood kruisje weergegeven. Wanneer u met de muis op zo n kruisje gaat staan wordt een beschrijving van de fout gegeven. U kunt de data in het scherm aanpassen. Op het moment dat voor alle rijen een groen vinkje in de kolom Akkoord staat kan de data verwerkt worden. Let op! De gewijzigde data wordt niet opgeslagen in het oorspronkelijke Excel bestand. Bij het verlaten van het tabblad gaan de wijzigingen verloren. TIP: Door te sorteren op de kolom Akkoord kunnen de incomplete records eenvoudig opgespoord worden. 5 Importeren

6 Stap 8. Genereren cliënten Nadat de relaties geïmporteerd zijn wilt u wellicht voor bepaalde relatietypes ook de cliënten genereren. Dit is mogelijk in Configuratiescherm CRM Relatietype. In het lint is hierbij de knop Genereren cliënten beschikbaar. Met deze optie kunt u eenvoudig cliënten generen voor relaties waarvoor nog geen cliënt aanwezig is. Cliënten kunnen gegenereerd worden voor alleen relaties van het geselecteerde relatietype of voor relaties van alle relatietypes waarbij het toevoegen van een cliënt is toegestaan. Er moet een bestaande cliënt geselecteerd worden die geldt als modelcliënt. Bij het genereren van de cliënten worden alle cliënt instellingen overgenomen van deze cliënt. Dit betreft de volgende instellingen: Alle gegevens van tabblad Eigenschappen Alle gegevens van tabblad Factuurprofiel Alle gegevens van tabblad Extra velden Alle gegevens van tabblad Cliëntgroepen Tabblad Elektronisch factureren : de instelling voor Papieren factuur en PDF factuur. Wanneer deze laatste instelling van toepassing is dan wordt bij het e- mailadres het algemene adres ingevuld. De velden CC en BCC worden niet ingevuld. 6 Genereren cliënten