Alure - stappenplan Vaste prijsafspraken

Transcriptie

1 Alure - stappenplan Vaste prijsafspraken Versie Inhoudsopgave Stap 1. Module Vaste prijsafspraken... 2 Stap 2. Toevoegen VPA-template... 2 Stap 3. Vastleggen definitie VPA-template... 2 Stap 4. Vastleggen VPA bij een cliënt... 3 Stap 5. Instellingen urenadministratie... 3 Stap 6. Voorbereiding genereren termijnfacturen... 4 Stap 7. Genereren termijnfacturen... 5 Stap 8. Invoer weekstaat... 6 Stap 9. Voorbereiding genereren meerwerkdeclaratie... 6 Stap 10. Genereren meerwerkdeclaratie... 7 Stap 11. Rapportage... 8 Bijlage A. Meerdere prijsafspraken in dezelfde periode... 9 Bijlage B. Op cliëntniveau afwijken van de VPA template... 9 Bijlage C. Termijnfacturen tonen in DPC Bijlage D. Bewerken VPA mutaties Copyright INNOLAN B.V. Alle rechten zijn gereserveerd. Reproductie, geheel of gedeeltelijk, zonder schriftelijke toestemming van de eigenaar is verboden. Hoewel aan alle documentatie zeer veel zorg en aandacht is besteed, aanvaardt INNOLAN BV geen aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze documentatie.

2 Stap 1. Module Vaste prijsafspraken Voor het toepassen van Vaste prijsafspraken in Alure dient u te beschikken over onze module VPA (artikel ). In Alure Uren Cliënten heeft u dan in het lint de knop VPA beschikbaar. Stap 2. Toevoegen VPA-template Voor het toevoegen van een VPA-template definieert u een kostensoort van het type VPA-template. Ga naar Uren Instellingen Configuratiescherm Uren/kosten en selecteer Kostensoorten. Voeg een kostensoort toe en vink de optie VPA-template aan. Na opslaan wordt de knop Definitie en de optie Afwijken op cliëntniveau actief. Voor kostensoorten van het type VPAtemplate zijn de velden die betrekking hebben op een Abonnement niet van toepassing. Net als bij kostensoorten van het type Abonnementen kunt u in de weekstaat niet op deze kostensoorten boeken. Stap 3. Vastleggen definitie VPA-template Bij het kostensoort dat u in de vorige stap toegevoegd heeft kunt u met de knop Definitie aangeven welke werk- en/of kostensoorten onderdeel zijn van de vaste prijsafspraak. Bij de werk- en kostensoorten die onderdeel van de vaste prijsafspraak zijn, kiest u bij VPA instelling template voor Valt onder prijsafspraak of u kiest voor Meerwerk. Alle niet aangevinkte werk- en kostensoorten worden automatisch als Overige diensten gezien en zullen op de gebruikelijke wijze gefactureerd worden. 2 Module Vaste prijsafspraken

3 Stap 4. Vastleggen VPA bij een cliënt Ga naar Uren Cliënten VPA Hier kunt u VPA-templates koppelen aan cliënten. U kunt een VPA-template bij een klant ook toevoegen op het tabblad Vaste prijsafspraken van de cliëntkaart. U kunt meerdere VPA-templates voor een cliënt vastleggen. Een zelfde VPA template kan wel meerdere keren per cliënt gedefinieerd worden (per boekjaar bijvoorbeeld) maar hiervan mogen de periodes nooit overlappen (zie ook Bijlage A Meerdere prijsafspraken in dezelfde periode ). In het lint Acties kunt u door middel van de knop Dupliceren eenvoudige vaste prijsafspraken dupliceren. Stap 5. Instellingen urenadministratie Ga naar Uren Instellingen Urenadministraties om de instellingen voor de Vaste prijsafspraken in te vullen. U kunt hier aangeven op welke opdracht de VPA termijnfacturen geregistreerd moeten worden en onder welke voorwaarden er een termijnfactuur gegenereerd moet worden. U kunt hier ook aangeven of voor de termijnfacturen een automatische incasso van toepassing is. Met de instelling Regeltekst VPA op termijnfactuur geeft u aan hoe de VPA op de factuur weergegeven moet worden. De standaard instelling is Altijd de omschrijving van de VPA. 3 Vastleggen VPA bij een cliënt

4 Stap 6. Voorbereiding genereren termijnfacturen Voordat u de termijnfacturen genereert, gaat u naar het onderdeel Instellingen Configuratiescherm Facturering. Hier definieert u de Algemene, de Inleidende en eventueel de Voettekst die u wilt toepassen bij het genereren van de termijnfacturen. 4 Voorbereiding genereren termijnfacturen

5 Stap 7. Genereren termijnfacturen In het onderdeel Uren Declareren Genereren termijnfacturen maakt u via de selectiecriteria een selectie van de VPA s waarvoor u de termijnfacturen wilt genereren. In de selectiecriteria geeft u aan op de tabbladen Selectie en Organisatie waar de VPA s aan moeten voldoen waarvoor u een termijnfactuur wilt genereren. Op het tabblad Instellingen geeft u de instellingen aan voor de betreffende termijnfacturen waaronder de teksten die u in de vorige stap gedefinieerd heeft. Na het kiezen voor Ophalen worden de declaraties voor de termijnfacturen gegenereerd. Deze worden in de lijst weergegeven. Met de knoppen in het lint Acties heeft u de mogelijkheid om een declaratie nog te bewerken of eventueel terug te boeken. Met de knop Definitieve facturen kunt u de gegenereerde facturen afdrukken en/of verzenden. Vanuit het onderdeel Uren Cliënten VPA en vanuit het tabblad Vaste prijsafspraken op de cliëntkaart kunt u ook voor een enkele VPA een termijnfactuur genereren. TIP: door middel van het definiëren van verschillende templates voor de selectiecriteria kunt u eenvoudig selecties maken voor bijvoorbeeld de termijnfacturen per maand, per kwartaal en per jaar. 5 Genereren termijnfacturen

6 Stap 8. Invoer weekstaat De medewerkers kunnen de mutaties in de weekstaat op de gebruikelijke wijze inboeken. Wanneer er geboekt wordt op werk- en/of kostensoorten die voor de betreffende cliënt onderdeel zijn van de VPA dan wordt in de weekstaat in het onderdeel Omschrijvingen de omschrijving van de VPA weergegeven. Wanneer het om meerwerk gaat zal dit ook aangegeven worden. Betreft het een mutatie die geen onderdeel is van de VPA dan wordt de omschrijving Overige diensten weergegeven. Mutaties die onderdeel zijn van de VPA en niet als meerwerk gekenmerkt zijn, zullen geen onderdeel zijn van het OHW. Het moment van boeken is bepalend voor het al dan niet onderdeel zijn van een VPA. Wijzigt de definitie van een VPA dan zal dit geen invloed hebben op reeds geboekte mutatie! Vanuit de weekstaat kan met de knop VPA in het lint Informatie de vaste prijsafspraak van de betreffende klant geopend worden (mits de gebruiker hiervoor geautoriseerd is) Stap 9. Voorbereiding genereren meerwerkdeclaratie De werkzaamheden die geboekt zijn op werk- en/of kostensoorten die in de VPA opgenomen zijn als zijnde Meerwerk kunnen gefactureerd worden in het reguliere facturatieproces. U kunt er echter ook voor kiezen om voor dit Meerwerk een separate factuur te genereren. Wanneer u dit wenst dient u in het onderdeel Instellingen Configuratiescherm Facturering de Algemene, de Inleidende en eventueel de Voettekst te definiëren die u wilt toepassen bij het genereren van de meerwerkdeclaraties 6 Voorbereiding genereren meerwerkdeclaratie

7 In het onderdeel Uren Cliënten VPA kunt u voor een enkele VPA een meerwerkdeclaratie genereren met de knop Samenstellen meerwerkdeclaratie in het lint Acties. Op het tabblad Instellingen geeft u de instellingen aan voor de betreffende meerwerkdeclaratie waaronder de teksten die u in de vorige stap gedefinieerd heeft. Na het kiezen voor Ophalen wordt de declaratie voor de meerwerkfactuur gegenereerd. Deze wordt in de lijst weergegeven. Met de knoppen in het lint Acties heeft u de mogelijkheid om een declaratie nog te bewerken of eventueel terug te boeken. Met de knop Definitieve facturen kunt u de gegenereerde facturen afdrukken en/of verzenden. Vanuit het tabblad Vaste prijsafspraken op de cliëntkaart en vanuit het onderdeel Declareren per cliënt kunt u ook een meerwerkfactuur genereren. TIP: In het onderdeel Declareren per cliënt kunt u de kolom Meerwerk VPA OHW opnemen. Wanneer u sorteert op deze kolom heeft u een overzicht van alle cliënten waarvoor nog een meerwerkfactuur samengesteld moet worden. Dit kunt u vanuit dit venster doen door middel van de knop Samenstellen VPAmeerwerkdeclartie in het lint Declaratie. Stap 10. Genereren meerwerkdeclaratie 7 Genereren meerwerkdeclaratie

8 In het onderdeel Uren Cliënten VPA wordt een compleet overzicht weergegeven van de VPA van de cliënten. Per VPA wordt inzichtelijke gemaakt wat er reeds gefactureerd is aan termijnfacturen en aan meerwerk maar ook wat er voor de betreffende cliënt gefactureerd is aan overige diensten (alles wat niet onder de VPA valt). Daarnaast wordt ook weergegeven wat er geboekt is voor deze VPA, wat er geboekt is aan meerwerk en wat er geboekt is aan overige diensten. Op deze velden kan doorgezoomd worden om de onderliggende mutaties in te zien. De waarde van de kolom Percentage t.o.v. de prijsafspraak wordt bepaald door (Geboekt op VPA/Bedrag) * 100. Hiermee heeft u inzichtelijk hoe de vaste prijs afspraak zich verhoud tot de geboekte uren die daar tegen over staan. In alle rapportages worden bij de berekening van het OHW de boekingen die onderdeel zijn van de VPA (niet zijnde meerwerk) buiten beschouwing gelaten. De gefactureerde termijnfacturen tellen mee als gefactureerde omzet. Stap 11. Rapportage 8 Rapportage

9 Extra mogelijkheden Het stappenplan geeft een beeld van de basis mogelijkheden van de module VPA. In de volgende bijlagen worden nog enkele extra mogelijkheden beschreven. Standaard kunnen er voor een cliënt meerdere prijsafspraken in dezelfde periode vastgelegd worden. Wanneer u dit niet wenst omdat u bijvoorbeeld diverse VPA pakketten gedefinieerd, waarbij voor één cliënt altijd hoogstens één van deze pakketten van toepassing is, dan kunt u dit instellen in het onderdeel Instellingen Configuratiescherm Overig Vaste prijsafspraken. Hier vindt u de instelling Meerdere vaste prijsafspraken in dezelfde periode toestaan. Deze instelling kunt u dan uit zetten. Verschillende VPA templates kunnen dan niet in dezelfde periode gedefinieerd worden. Bijlage A. Meerdere prijsafspraken in dezelfde periode Bijlage B. Op cliëntniveau afwijken van de VPA template In principe wordt de definitie van de VPA in een template vast gelegd (zie Stap 3 Vastleggen definitie VPA-template). Wanneer het wenselijk is om per cliënt van deze definitie af te kunnen wijken dan kunt u dit aangeven in het de VPA template middels de instelling Afwijken op cliëntniveau toestaan. Bij het vastleggen van deze VPA bij de cliënt is in het lint Definitie dan de knop Afwijkende definitie beschikbaar. In het venster dat daarbij wordt geopend, kunt u werk- en/of kostensoorten toevoegen of juist uitsluiten. In het venster wordt van iedere werk- en kostensoort de instelling volgens de template getoond en daarnaast kan de afwijkende instelling aangegeven worden. 9 Meerdere prijsafspraken in dezelfde periode

10 In het venster Declareren per cliënt kunt u in de selectiecriteria aangeven dat de reeds gegenereerde termijnfacturen ook opgenomen moeten worden in de selectie middels de instelling VPA-termijnfacturen tonen. Hiermee worden de, nog niet definitieve, termijnfacturen getoond en heeft u de mogelijkheid om deze vanuit dit venster nog te bewerken. In de lijst zijn de kolommen Geboekt op VPA en Meerwerk VPA OHW beschikbaar. Bijlage C. Termijnfacturen tonen in DPC Bijlage D. Bewerken VPA mutaties Medewerkers boeken de werkzaamheden in de weekstaat. Ook de werkzaamheden die onderdeel zijn van een VPA. Bij het invoeren van een weekstaatmutatie wordt op basis van het werksoort/kostensoort bepaald of deze onderdeel is van een VPA. Nu kan het voorkomen dat werkzaamheden geboekt zijn op een onjuiste werksoort/kostensoort waardoor de werkzaamheden ten onrechte wel/geen onderdeel zijn van de VPA. In het VPA overzicht worden de totaalbedragen weergegeven van de geboekte uren/bedragen voor o.a. Geboekt op VPA, Geboekt meerwerk en Geboekt overige diensten. Door een klik op deze bedragen/uren worden de betreffende mutaties weergegeven waarbij via de knop Bewerken VPA mutaties de mutaties bewerkt kunnen worden. U kunt zelf instellen hoe u de bewerkingen wilt doorvoeren op de mutaties. Uiteraard kunnen reeds gedeclareerde mutaties niet meer bewerkt worden. Bewerken VPA mutatie Vanuit het VPA overzicht (Uren Cliënten VPA of Cliëntkaart Tabblad Vaste prijsafspraken ) kunnen de geboekte mutaties die onderdeel zijn van de VPA als ook de mutaties die geen onderdeel zijn van een VPA (Geboekt overige diensten) opgevraagd worden door middel van het klikken op het betreffende bedrag of aantal. Vanuit het venster dat dan opent kunnen de mutaties bewerkt worden met de knop Bewerken VPA mutatie in het lint Acties. De volgende gegevens van de mutatie kunnen gewijzigd worden: VPA: bij meer dan één VPA definitie bij de betreffende klant kan hier een andere VPA gekozen worden. 10 Termijnfacturen tonen in DPC

11 VPA-instelling: hiermee kan de instelling voor de VPA gewijzigd worden. De mogelijkheden zijn: Valt onder prijsafspraak, Meerwerk of Overige diensten Werksoort/Kostensoort: hiermee kan de werksoort of kostensoort van de mutatie gewijzigd worden. De mogelijke keuzes zijn afhankelijk van de voorgaande instellingen. Wanneer u bijvoorbeeld kiest voor Meerwerk, dan zijn in de keuzelijst alleen de soorten mogelijk die ook als Meerwerk gedefinieerd zijn in de VPA definitie. Bij het opslaan van de wijzigingen worden deze verwerkt volgens de hiervoor aan te geven methode voor verwerking van de bewerkte VPA mutaties. Methode voor verwerking bewerkte VPA mutaties Met de instelling Uren Instellingen Configuratiescherm Overige Vaste prijsafspraken Methode voor verwerking bewerkte VPA mutaties kunt u aangeven op welke wijze er correcties aangebracht kunnen worden op de VPA boekingen. Hierbij heeft u de keuze uit: Niet verwerkt dan weekstaatmutatie bijwerken; Verwerkt dan weekstaatmutatie bijwerken; Bij reeds gejournaliseerde mutatie (OHW) een correctieboeking maken. De wijziging die u aanbrengt zal in de weekstaatmutatie van de medewerker doorgevoerd worden. Niet verwerkt dan weekstaatmutatie bijwerken; Verwerkt dan correctieboeking maken De wijziging die u aanbrengt zal in de weekstaatmutatie van de medewerker doorgevoerd worden zolang deze nog niet verwerkt is. Bij mutaties die reeds verwerkt zijn zal de weekstaatmutatie ongewijzigd blijven en wordt een correctieboeking gemaakt voor de wijziging. Niet verwerkt dan bewerkingen alleen mogelijk via de weekstaat; Verwerkt dan weekstaatmutatie bijwerken; Bij reeds gejournaliseerde mutatie (OHW) een correctieboeking maken. Mutaties die nog niet verwerkt zijn kunnen niet vanuit het VPA overzicht gewijzigd 11 Bewerken VPA mutaties

12 worden. Wanneer voor deze mutaties een wijziging gewenst is dan dient dit gedaan te worden in de weekstaat. Bij verwerkte mutaties wordt de weekstaatmutatie van de medewerker gewijzigd. Wanneer de mutatie reeds als OHW gejournaliseerd is zal de weekstaat mutatie niet gewijzigd worden en wordt er een correctieboeking gemaakt. Niet verwerkt dan bewerkingen alleen mogelijk via de weekstaat; Verwerkt dan altijd een correctieboeking maken. Mutaties die nog niet verwerkt zijn kunnen niet vanuit het VPA overzicht gewijzigd worden. Wanneer voor deze mutaties een wijziging gewenst is dan dient dit gedaan te worden in de weekstaat. Bij mutaties die reeds verwerkt zijn zal de weekstaatmutatie ongewijzigd blijven en wordt een correctieboeking gemaakt voor de wijziging. 12 Bewerken VPA mutaties