Het handmatig wijzigen van het Btw-tarief in UNIT4 Multivers per

Transcriptie

1 1 Het handmatig wijzigen van het Btw-tarief in UNIT4 Multivers per

2 Het wijzigen van het hoge Btw-tarief per UNIT4 heeft voor UNIT4 Multivers een speciale wizard ontwikkeld voor het geautomatiseerd wijzigen van het Btw-tarief van 19% naar 21%. Wilt u, of kunt u deze wizard niet gebruiken, dan kunt u de Btw-code ook handmatig wijzigen in UNIT4 Multivers. Hieronder geven we de stappen die u in dat geval kunt volgen bij het handmatig wijzigen van de Btw-codes in 'Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsgegevens', tabblad 'BTW / Intrastat'. Net als bij het gebruik van de speciale wizard moet u echter het volgende in de gaten houden. Zorg ervoor dat u de volgende items vooraf zoveel mogelijk afhandelt. Deze opsomming is afhankelijk van uw pakketversies en de door u gebruikte onderdelen: Factuuropdrachten (nog niet verwerkt); Verkooporders (nog niet verwerkt en waarvan de levering al heeft plaatsgevonden en dus de magazijnbon al is afgemeld); Facturabele Urenmutaties die nog gefactureerd moeten worden; Projecttermijnen, projectmutaties en openstaande factuuradviezen voor projecten, die nog voor de invoeringsdatum gefactureerd moeten worden; Lopende abonnementen die nog voor de invoeringsdatum gefactureerd moeten worden. Offertes: bij offertes kan het zijn dat u deze voor de invoeringsdatum al hebt aangemaakt en opgestuurd aan uw klant. Hierop staan nog de oude artikelprijzen en het oude Btw-tarief. De levering van de diensten of goederen zullen echter onder het nieuwe Btw-tarief vallen. U moet deze tariefsverhoging dus apart communiceren aan uw klant. Nadat u de wizard doorlopen hebt en de aanpassingen zijn gedaan, kunt u deze offertes opnieuw printen en opsturen met de nieuwe prijzen en btw. In al deze gevallen is het voor een juiste afhandeling van belang dat u deze punten vooraf afhandelt. Uiteraard kan het voorkomen dat u ook na de invoeringsdatum van de Btw-verhoging nog correctieboekingen moet uitvoeren of dat u nog boekingen handmatig tegen het oude Btw-tarief moet invoeren. Als u de hieronder staande stappen uitvoert, blijft dit mogelijk. 1. Factureer per , of zo spoedig mogelijk daarna, alle leveringen en druk de facturen af. Corrigeer alle eventuele boekingen en facturen. 2. U kunt desgewenst een dagafsluiting uitvoeren. U kunt dan in de boekingen voorafgaande aan geen wijzigingen meer aanbrengen. Bij het draaien van de dagafsluiting kunt u dan controleren of alle mutaties verwerkt zijn en kunt u, zolang u de dagafsluiting nog niet definitief hebt gemaakt, nog alle correcties aanbrengen. 3. Maak altijd eerst een back-up van uw administratie met 'Beheer Veiligstellen administratie' (sluit hiervoor de administratie). 4. Wijzig in Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsgegevens, het Btw-percentage van de betreffende Btw-code (standaard is dit code 2: Hoog tarief) van 19% naar 21%. Het kan zijn dat u meerdere codes hebt aangemaakt voor het hoge Btw-tarief. In dit geval moet u alle bestaande codes wijzigen naar 21%. 5. Wijzig indien nodig, het percentage in de omschrijving van de Btw-vakken 1 Op dit moment (16 augustus 2012) gaan wij er bij UNIT4 van uit dat de voorgenomen verhoging van de btw per definitief door zal gaan. Het toepassen van de Btw-verhoging, al of niet met de in dit document genoemde procedures en hulpmiddelen valt echter onder uw eigen verantwoordelijkheid en aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend. UNIT4 Multivers (alle versies) De verhoging van het Btw-tarief in 2012 (handmatig) versie 1.2 Pagina 1 van 6

3 6. Maak een nieuwe BTW-code aan (bijvoorbeeld code 3, als deze nog vrij is) met het oude tarief (19%), voor correcties en boekingen in de oude periode. Ook hier geldt dat als u met meerdere codes voor het hoge Btw-tarief werkt, u al deze codes moet aanmaken en opnieuw koppelen aan de betreffende scenario s. (Zie hieronder in Overschrijding van het maximale aantal Btw-codes bij de overgang naar het nieuwe btw-tarief ). 7. U ziet nu dat in uw Btw-scenario s de oude code van 19% vervangen is door de code van 21%. Maar voor het doen van correctieboekingen en voor de historie, moet u de nieuw aangemaakte code(s) van 19% nog aan het scenario toevoegen 8. Koppel een grootboekrekening aan de nieuwe code(s) in Onderhoud Relatiecodes. Doe dit in ieder geval voor Verkoop binnenland. U kunt dan nog (correctie)boekingen uitvoeren met het oude Btw-percentage. Bij de Aankoopfacturen is geen percentage gekoppeld.. UNIT4 Multivers (alle versies) De verhoging van het Btw-tarief in 2012 (handmatig) versie 1.2 Pagina 2 van 6

4 Overschrijding van het maximale aantal Btw-codes bij de overgang naar het nieuwe btw-tarief In een enkel geval kan het voorkomen dat in de administratie met veel Btw-codes en Btw-scenario s gewerkt wordt. Het maximale aantal Btw-codes is echter 10, waarvan de code 0 al default vast ligt. Het kan dan zijn dat u niet alle bestaande codes voor 19% kunt kopiëren naar de nieuwe codes. Controleer dan eerst of al deze codes (nog) allemaal gebruikt worden in aparte scenario s en of er dubbele scenario s bestaan. In die gevallen hoeft u niet alle bestaande codes van 19% te kopiëren en wellicht ook niet voor alle bestaande codes een nieuwe code (21%) aan te maken. Het gaat in deze situatie echter alleen over correctieboekingen en boekingen in de overgangsperiode. Laat dan de minst gebruikte code van 19% achterwege. Verdere handelingen voor de Btw-verhoging Het kan zijn dat u bij grootboekrekeningen het hoge Btw-tarief hebt ingevoerd (code 2). Dit levert geen problemen op. Code 2 blijft gekoppeld, UNIT4 Multivers ziet dat u het percentage gewijzigd heeft en zal dit aanpassen in de stamgegevens van uw grootboekrekeningen. Bestaande Inkooporders tonen wel de nieuwe bedragen inclusief btw en het nieuwe Btw-tarief. Dit is alleen in de weergave en heeft verder geen financiële consequenties voor uw administratie. Inkoopprijzen zijn altijd exclusief btw en pas bij het boeken van de goederenontvangst vindt de financiële boeking plaats. Direct na de handmatige wijziging wordt in de verschillende dagboeken bij het boeken van BTW, standaard het nieuwe Btw-percentage gebruikt. Bij (correcties van) boekingen t/m september 2012 moet u dus handmatig de nieuwe code voor 19% selecteren Hoe kunt u UNIT4 Multivers inrichten, indien u voor 1 oktober 2012 al facturen verstuurt en/of ontvangt met 21% Btw? Wij adviseren u om de complete Btw wijziging pas uit te voeren, op of rond 1 oktober Indien u voor het uitvoeren van de definitieve Btw wijziging toch al facturen ontvangt met 21% Btw, heeft u de volgende opties: 1. Boek de facturen nog niet in waar 21% Btw op staat, maar laat ze liggen, totdat u de handmatige Btw wijziging definitief heeft uitgevoerd en boek de facturen daarna pas in. 2. Boek de facturen waar 21% Btw op staat gewoon in met 19% Btw. Onder de knop Btw aangifte kunt u het Btw bedrag aanpassen achter 19%: Dit aangepaste bedrag wordt meegeteld in het totaalbedrag van de factuur en gaat ook mee in de Btw aangifte. Ook kunt u ervoor kiezen om het Btw bedrag te laten staan en de factuur opnieuw op te roepen, het Btw percentage aan te passen en de factuur opnieuw op te slaan, nadat u de definitieve Btw wijziging handmatig heeft uitgevoerd. UNIT4 Multivers (alle versies) De verhoging van het Btw-tarief in 2012 (handmatig) versie 1.2 Pagina 3 van 6

5 Indien bovenstaande niet wenselijk is voor u en/of u verstuurt voor het uitvoeren van de definitieve Btw wijziging zelf al facturen met 21% Btw, kunt u dit als volgt in UNIT4 Multivers regelen: Stap 1: Ga naar Onderhoud Bedrijfsgegevens Tabblad Btw/Intrastat. Maak een nieuwe Btw-code aan met 21%. De omschrijving mag u zelf bepalen, bijvoorbeeld: Stap 2: Ga naar Onderhoud Btw Btw-aangiftevakken. Roep de betreffende Btw-aangiftevakken een voor een op en wijzig de omschrijving hiervan. In een standaard ingerichte administratie zal het alleen gaan om Btw-aangiftevak 1A. De omschrijving mag u zelf bepalen, bijvoorbeeld: UNIT4 Multivers (alle versies) De verhoging van het Btw-tarief in 2012 (handmatig) versie 1.2 Pagina 4 van 6

6 Stap 3: Ga naar Onderhoud Btw Btw-scenario s. Pas de Btw-scenario s aan waarop de 21% Btw van toepassing is. In een standaard ingerichte administratie betreft dit alleen Btw-scenario 6: Verkoop binnenland. Breidt dit Btw-scenario uit met 2 extra regels voor de omzet en de Btw bij gebruik van 21%: LET OP: Voor inkoopfacturen hoeft u geen wijziging aan te brengen in de Btw-scenario s. De Btw op inkoopfacturen gaat allemaal naar van 5B, vanuit het Btw-scenario Aankoop wordt er geen onderscheid gemaakt tussen de verschillende percentages: UNIT4 Multivers (alle versies) De verhoging van het Btw-tarief in 2012 (handmatig) versie 1.2 Pagina 5 van 6

7 Stap 4: Ga naar Onderhoud Relatiecodes Tabblad Btw verkoop. Vul bij de door u nieuw aangemaakt Btw code een grootboekrekening in, zodat de Btw voor 21% ook juist gejournaliseerd wordt. LET OP: U kunt hiervoor hetzelfde grootboekrekeningnummer gebruiken als voor Btw code voor 19%. U kunt er ook voor kiezen om hier een afwijkend grootboekrekeningnummer voor aan te maken ten opzichte van de grootboekrekening voor de Btw code voor 19%. U kunt de grootboekrekening aanmaken in Onderhoud Rekeningschema. Vul het gewenste rekeningnummer in bij de nieuwe Btw code: De inrichting van UNIT4 Multivers is nu klaar voor boekingen met 21% Btw. U kunt, wanneer deze beschikbaar is, de UNIT4 Multivers BTW Converter alsnog uitvoeren in uw administratie. Voor een beschrijving van de werking van de UNIT4 Multivers BTW Converter kunt u een document downloaden van UNIT4 Multivers (alle versies) De verhoging van het Btw-tarief in 2012 (handmatig) versie 1.2 Pagina 6 van 6