Functies voor het afsluiten en starten van een boekjaar in de Legal Eagle administratie.

Transcriptie

1 Functies voor het afsluiten en starten van een boekjaar in de Legal Eagle administratie. Sdu uitgevers/advocatensupport Sdu Uitgevers december

2 Inhoud 1. Afsluiten administratie Aanmaken nieuwe administratie zonder beginbalans Beginbalans importeren Aanmaken nieuwe administratie inclusief import van de beginbalans Een administratie als Standaard markeren Herstel Schoonmaken Correctieposten Algemene tips Sdu Uitgevers december

3 1. Afsluiten administratie. Voordat u een administratie afsluit dient u er eerst voor te zorgen dat een nieuwe administratie voor een nieuw boekjaar in Legal Eagle is aangemaakt. Zie meer informatie hierover in hoofdstuk 2 en 3. Een administratie in Legal Eagle afsluiten is niets anders dan de administratie niet (meer) als Standaard aanvinken. Door het uitschakelen van het selectievakje [Standaard] worden nieuwe declaraties niet meer automatisch in de betreffende administratie opgeslagen. Wij adviseren u in de naam van de Administratie aan te geven dat de administratie gesloten is. (Bijvoorbeeld door het woord Afgesloten als tekst erbij te typen). 2. Aanmaken nieuwe administratie zonder beginbalans. In dit hoofdstuk leest u de werkwijze voor het aanmaken van een nieuwe administratie. Wij gaan in deze administratie (nog) geen beginbalans importeren (omdat het huidige boekjaar nog niet is afgesloten). Een beginbalans is later altijd alsnog in een administratie te importeren. Werkt u met Legal Eagle inclusief de Integratiemodule dan adviseren wij u ieder boekjaar een nieuwe administratie in Legal Eagle aan te maken. U hoeft geen beginbalans te importeren. Sdu Uitgevers december

4 Werkwijze: een nieuwe administratie aanmaken. 1. Zorg ervoor dat iedereen, behalve u, Legal Eagle afgesloten heeft. Zie het menu Extra -> Wie is ingelogd kunt u controleren of iedereen Legal Eagle heeft afgesloten. 2. Kies in het menu Extra de functie [Administratiewizard]. Het volgende venster verschijnt: 3. Voer op het tabblad Standaard gegevens de volgende inhoud in: Administratienaam: Vul een volledige naam voor de administratie in. Administratiedirectory: Vul voor de administratie een mapnaam in, bijvoorbeeld ADM2014. Maximaal 8 posities. Gegevens overnemen van: Voor het overnemen van het grootboekschema en de dagboeken van de vorige administratie, dient u hier de vorige administratie te selecteren. 4. Klik op de knop om het volgende tabblad te openen. Sdu Uitgevers december

5 Op dit tabblad verschijnt het grootboekschema van het vorige boekjaar. Voor alle grootboeknummers staat een selectievakje. Alle geselecteerde selectievakjes worden in het nieuwe boekjaar overgenomen. Grootboekrekeningen waarop mutaties ingevoerd staan, dienen in de nieuwe administratie overgenomen te worden. Na het overzetten van de bestaande grootboeknummers is een grootboekschema in het nieuwe boekjaar afzonderlijk te muteren. 5. Klik op de knop om het volgende tabblad te openen. Op dit tabblad verschijnen alle dagboeken van het vorige boekjaar. Voor alle dagboeken staat een selectievakje. Alle geselecteerde selectievakjes worden in het nieuwe boekjaar overgenomen. Sdu Uitgevers december

6 Na het overzetten van de bestaande dagboeken, zijn dagboeken in het nieuwe boekjaar afzonderlijk te wijzigen. 6. Klik op de knop om het volgende tabblad te openen. Overnemen Rekenstelsel en dagboeken: Schakel dit keuzerondje in om alleen alle (lege) grootboeknummers en dagboeken in het nieuwe boekjaar over te nemen. Overnemen Beginbalans: Zie volgend hoofdstuk. Overnemen Mutaties: Schakel het keuzerondje bij deze functie in als u van alle grootboekkaarten en dagboeken, alle geboekte posten in de nieuwe administratie wenst over te nemen. 7. Klik op de knop, het volgende venster verschijnt: 8. Klik op de knop [OK] en klik in het volgende venster op de knop [Voltooien]. Sdu Uitgevers december

7 9. Na voltooien verschijnt in beeld: 10. Klik op de knop [OK]. 11. De Administratie Wizard sluit de vensters. 12. Om de administratie daadwerkelijk te openen, kies in het menu Bestand de functie [Boekhouding] -> [Andere administratie selecteren]. 13. Selecteer de regel van het nieuwe boekjaar en klik op de knop [Openen]. Legal Eagle genereert een nieuwe valutatabel, waarvoor u een pop-up ziet. Een nieuwe Administratie, zonder beginbalans, met grootboekrekeningnummers en dagboeken van een vorig boekjaar is nu aangemaakt en geopend. Sdu Uitgevers december

8 U dient het beginsaldo van een bankrekening aan het begin van een nieuw boekjaar handmatig in het bankboek in te vullen. Als u in de nieuwe administratie geen beginbalans geïmporteerd heeft, heeft dit consequenties voor de openstaande posten (van het vorige boekjaar). Openstaande posten worden met het importeren van de beginbalans automatisch vanaf het vorige boekjaar in het nieuwe boekjaar overgezet. 2.1 Beginbalans importeren. De werkwijze om de beginbalans in een boekjaar (bestaande administratie) geautomatiseerd te importeren is als volgt. Om het importeren van de beginbalans correct uit te voeren, adviseren wij u eerst de functie [Herstel] voor de administratie van het bestaande boekjaar uit te voeren. 1. Zorg ervoor dat alle medewerkers, behalve u, Legal Eagle afgesloten hebben. 2. Selecteer de administratie van het huidige boekjaar (de nieuwe administratie) als [Standaard] administratie. 3. Kies in het menu Extra de functie [Beginbalans overnemen]. Het volgende venster verschijnt: Bronadministratie: De bronadministratie is de administratie van het vorige boekjaar. Selecteer deze. Doeladministratie: De doeladministratie is de administratie van het nieuwe boekjaar. Selecteer deze. Sdu Uitgevers december

9 4. Klik op de knop [Verder]. 5. In het volgende venster dient u het juiste (Memoriaal) dagboek (Wij kiezen in het voorbeeld voor het memoriaal dagboek M02) met de grootboekrekening voor het Resultaat van het vorige boekjaar te selecteren. Voer deze handelingen nauwkeurig uit. Nb. Heeft u in de administratie geen aparte grootboekrekening voor het Resultaat vorig boekjaar, dan is deze grootboekrekening met de knop [Nieuw grootboeknummer voor resultaat bronboekjaar aanmaken] in dit venster aan het grootboekschema toe te voegen. 6. Klik op de knop [OK] om de beginbalans te importeren. Het is mogelijk dat Legal Eagle een pop-up laat zien. Bevestig deze vermelding met [Ja]. Nb. als u de nieuwste administratie als [Standaard] heeft ingesteld, zijn alle openstaande posten in het nieuwe boekjaar bijgewerkt. Vervolgens is het rapport over de beginbalans af te drukken. Kies in het volgende venster voor wel/niet afdrukken van dit rapport. Sdu Uitgevers december

10 7. De Beginbalans Wizard sluit af, controleer of de beginbalans, in de administratie correct geïmporteerd is. Een beginbalans verschijnt altijd op bladzijde 1 van het geselecteerde Memoriaal dagboek. De periode van deze bladzijde is altijd <0> (nul). Voert u nogmaals de import van een beginbalans uit, kies dan altijd exact hetzelfde Memoriaal dagboek als u daarvoor gekozen hebt. 3. Aanmaken nieuwe administratie inclusief import van de beginbalans. In dit hoofdstuk leest u de werkwijze voor het aanmaken van een nieuwe administratie. Tijdens het aanmaken van de nieuwe administratie importeren we direct de beginbalans. Werkwijze: een nieuwe administratie, incl. beginbalans aanmaken. 1. Zorg ervoor dat iedereen, behalve u, Legal Eagle afgesloten heeft. 2. Kies in het menu Extra de functie [Administratiewizard]. Het volgende venster verschijnt: 3. Voer op het tabblad Standaard gegevens de volgende inhoud in: Administratienaam: Vul een volledige naam voor de administratie in. Sdu Uitgevers december

11 Administratiedirectory: Vul voor de administratie een mapnaam in, bijvoorbeeld ADM2014. Maximaal 8 posities. Gegevens overnemen van: Voor het overnemen van het grootboekschema en de dagboeken van de vorige administratie, dient u hier de vorige administratie te selecteren. 4. Klik op de knop om het volgende tabblad te openen. Op dit tabblad verschijnt het grootboekschema van het vorige boekjaar. Voor alle grootboeknummers staat een selectievakje. Alle regels met een ingeschakeld selectievakje worden in het nieuwe boekjaar overgenomen. 5. Klik op de knop om het volgende tabblad te openen. Sdu Uitgevers december

12 Op dit tabblad verschijnen alle dagboeken van het vorige boekjaar. Voor alle dagboeken staat een selectievakje. Alle regels met een ingeschakeld selectievakje worden in het nieuwe boekjaar overgenomen. 6. Klik op de knop om het volgende tabblad te openen. Overnemen Rekenstelsel en dagboeken: Schakel dit keuzerondje in om alleen alle (lege) grootboeknummers en dagboeken in het nieuwe boekjaar over te nemen. (Zie het vorige hoofdstuk) Overnemen Beginbalans: Deze keuze dient u nu te maken. In het rechter vensterdeel dient u het dagboek (van het type Memoriaal) en de grootboekrekening (Resultaatrekening) te selecteren. Nb. Heeft u nog geen grootboekrekening voor het Resultaat vorig boekjaar, dan is deze grootboekrekening met de functie [Nieuwe rekening gebruiken] nu aan te maken. Na het inschakelen van het selectievakje verschijnt een vakje om het grootboeknummer en omschrijving aan te maken. Overnemen Mutaties: Schakel het keuzerondje bij deze functie in als u van alle grootboekkaarten en dagboeken, alle geboekte posten in de nieuwe administratie wenst over te nemen. Sdu Uitgevers december

13 7. Klik op de knop, het volgende venster verschijnt: 8. Klik op de knop [OK] en klik in het volgende venster op de knop [Voltooien]. 9. Na voltooien verschijnt in beeld: 10. Klik op de knop [OK]. 11. De AdministratieWizard sluit de vensters. 12. Om de administratie daadwerkelijk te openen, kies in het menu Bestand de functie [Boekhouding] -> [Andere administratie selecteren]. 13. Selecteer de regel van het nieuwe boekjaar en klik op de knop [Openen]. Sdu Uitgevers december

14 Legal Eagle genereert een nieuwe valutatabel, waarvoor u een pop-up ziet. Een nieuwe Administratie, met beginbalans, met alle grootboekrekeningnummers en dagboeken van een vorig boekjaar is nu aangemaakt en geopend. Bekijk de beginbalans door het juiste (Memoriaal) dagboek te openen en bekijk de posten op bladzijde 1 van het betreffende dagboek. Vergeet niet het banksaldo per bankboek in Legal Eagle handmatig in te voeren. Mocht u een beginbalans nogmaals willen importeren dan is dit geen probleem. Voordat u de handelingen ervoor uitvoert dient u eerst alle beginbalans posten in het Memoriaal dagboek te verwijderen. 4. Een administratie als Standaard markeren. In dit hoofdstuk leest u wanneer u bij een administratie het selectievakje [Standaard] inschakelt en wat deze functie betekent. Met het inrichten van de Legal Eagle administratie heeft u aan iedere advocaat en verschot de juiste grootboekrekeningen en dagboeken gekoppeld. Wanneer u een administratie als [Standaard] aanvinkt, houdt dit in dat de regels van een declaratie automatisch in de gekoppelde dagboeken, op de gekoppelde grootboekrekeningen geboekt wordt. Sdu Uitgevers december

15 Na het opstarten van Legal Eagle is altijd de administratie die u als [Standaard] heeft aangegeven, automatisch geopend. Kijk naar de titelbalk van Legal Eagle, daarin ziet u de naam van de actieve administratie. Maakt u gebruik van de functie [Alle facturen maken] dan verschijnt bij het factureren de naam van de actieve administratie ter bevestiging in beeld. Bij de overgang naar een nieuw boekjaar is het boeken van inkoopnota s, memoriaalposten en overige boekingen in de administratie van een vorig boekjaar nog altijd mogelijk. Om in een vorig boekjaar te boeken, dient u alert te zijn dat u het juiste boekjaar opent. Het is niet noodzakelijk om de betreffende administratie als [Standaard] administratie te selecteren. Wenst u een declaratie in een vorig boekjaar (andere administratie) te administreren dan dient u eerst de betreffende administratie als [Standaard] te selecteren, vervolgens te openen voordat u de declaratie aanmaakt. 5. Herstel. In iedere administratie van Legal Eagle staat de functie [Herstel]. Met de functie [Herstel] worden alle boekingen in de administratie eenmaal opnieuw uitgevoerd zodat u zeker weet wat de laatste stand van zaken is. Wij adviseren u de functie [Herstel] minimaal eenmaal per maand/kwartaal toe te passen. 6. Schoonmaken. Wanneer u in een administratie (lege) grootboekrekeningen en/of dagboeken verwijderd dan zijn deze in eerste instantie nog niet volledig uit Legal Eagle verwijderd. Net als voor zaak- en/of relatiekaarten dient u voor het daadwerkelijk verwijderen van grootboekrekeningen en/of dagboeken, die u met [Uitnemen] gemarkeerd heeft, de functie [Schoonmaken] toe te passen. De functie [Schoonmaken] staat in het menu Extra. Voordat u deze functie toepast dienen alle medewerkers, met uitzondering van degene die de functie uitvoert, Legal Eagle af te sluiten. Met de functie Schoonmaken verwijdert Legal Eagle alleen inhoud uit de administratie die u als [Standaard] geselecteerd heeft. Wij adviseren u de functie [Schoonmaken] eenmaal per week uit te voeren. Sdu Uitgevers december

16 7. Correctieposten. Het is mogelijk dat u in een vorig boekjaar correctieboekingen uitvoert. Correctieboekingen kunnen voor de beginbalans van het daaropvolgende boekjaar consequenties hebben. Als u de beginbalans in het daaropvolgende boekjaar reeds geïmporteerd heeft, dan dient u de beginbalans opnieuw te importeren of de correctieboekingen in het Memoriaal dagboek van de bestaande beginbalans handmatig te boeken. Indien u de beginbalans opnieuw geautomatiseerd importeert, dient u eerst alle boekingen van een eerder geïmporteerde beginbalans, te verwijderen. Nadat alle boekingen verwijderd zijn, is de beginbalans opnieuw te importeren. (Zie hoofdstuk 2.1) 8. Algemene tips. Wenst u het nieuwe boekjaar met een nieuwe reeks de zaaknummers te starten? Kies in het menu Extra de functie [Nummering]. Voer het eerste nummer van de reeks in het venster dat verschijnt in. N.b. Tot versie Legal Eagle versie 2.20 kunt u dit doen bij de functie [Dossiernummers]. Wenst u het nieuwe boekjaar met een nieuwe reeks declaratienummers te starten? Open het [Losse factuur maken] venster. In dit venster kunt u in het veld [Factuurnummer] het eerste declaratienummer dat u wenst handmatig invullen. Maak een concept of definitieve declaratie om het door u ingevoerde nummer te bewaren. Sdu Uitgevers december

17 Wijzigt het uurtarief van een advocaat in een nieuw boekjaar? Voer dan de volgende handelingen uit. - Zorg ervoor dat iedereen, behalve degene die de functie uitvoert, Legal Eagle afgesloten heeft. - Kies in het menu Extra de functie [Licentienemers]. - Selecteer, per advocaat, de knop [Details]. - Klik op de knop [Wijzigen] om de kaart te wijzigen. - Rechtsonder op de kaart staat de functie [Tarief], vul hier het nieuwe uurtarief in. - Klik op de knop [Bewaren]. Het volgende venster verschijnt: Bevestig deze vraag met [Ja]. Voor alle tijd die u vanaf de wijziging invoert geldt het nieuwe tarief. Alle tijd die reeds ingevoerd is behoudt het vorige tarief. Sdu Uitgevers december