Legal Eagle aan de slag met de boekhouding

Transcriptie

1 Legal Eagle aan de slag met de boekhouding Sdu Uitgevers / Advocatensupport Sdu Uitgevers juni

2 Inhoud 1. Inleiding Voor de eerste keer in gebruik nemen van de boekhouding in Legal Eagle Bediening Overstappen van Legal Eagle zonder boekhouding naar Legal Eagle met boekhouding Wat heeft u nodig als u aan de gang wilt met de boekhouding Toegang en licentie Administratie Een Nieuwe Administratie aanmaken Instellen Administratie Boekjaar Administratie Openen Administratie Herstellen Schoonmaken Administratie of beginbalans Importeren Een Administratie verwijderen De Kostenmaatschap Factureren in de Kostenmaatschap Grootboek Instellen van het Grootboek Printen grootboek Een grootboekrekening maken, verwijderen of aanpassen Grootboekgroep Automatisch toevoegen grootboekrekening Kostenplaatsen Dagboeken Dagboek maken Een regel boeken Debiteur/crediteur kiezen Sdu Uitgevers juni

3 10.4. Bruto of netto invoer Standaard instellingen Gegevens per Licentienemer Standaardbedragen/codes Verplichte Kostensoorten BTW- codes Verschotten Journaal Boekhouding/Bank Automatische betalingen Bankboeken importeren Importeren bankmutaties Debiteuren Debiteuren aanmaken Buitenlandse debiteuren Debiteuren factureren Voorschotnota Voorschotnota Griffierecht Declareren Factureren tegen Incassokosten De verwerking van de verkopen in uw boekhouding Openstaande debiteuren Debiteuren aanmanen Afwijkend Factuuradres Creditnota aanmaken Eindafrekening opmaken Crediteuren aanmaken Vergelijkende cijfers Toevoegingen De Toevoegingenmodule Bijzonder geval de Raad modereert de Eigen Bijdrage Diverse rapporten Sdu Uitgevers juni

4 20. Een nieuwe Advocaat aan de administratie toevoegen Verschillende administraties voeren Derdengeld De formeel juiste De meest gebruikte De Kostenmaatschap Een nieuw boekjaar beginnen Vooraf Een nieuwe administratie maken Een administratie importeren Importeren van Beginbalans en de Debiteuren Stappenplan om over te gaan naar Legal Eagle met boekhouding Boekhouden voor Advocaten De voorschotnota in uw boekhouding De voorschotnota en BTW Voorschotnota in verhouding tot eindfactuur Sdu Uitgevers juni

5 1. Inleiding Legal Eagle kan worden uitgebreid met een volledige boekhouding. Hierdoor kunnen balans, verlies en winst en BTW-aangiften op eenvoudige wijze worden geproduceerd. Verschotten hoeven slechts éénmaal ingeboekt te worden en worden dan automatisch doorberekend aan de klant. Declaraties die in Eagle zijn gemaakt worden automatisch in de grootboeken verwerkt op de juiste rekeningen (dus honorarium op omzet, verschotten op de daarvoor bedoelde rekeningen enz.). Door het verwerken van de betalingen via het bankboek is in de zaken direct te zien welke facturen reeds betaald zijn door de cliënt. Hieronder vindt u in korte stappen hoe u aan de gang kunt met de boekhouding. Let wel het is een boekhoudpakket, dat is een pakket dat u helpt om de boekhouding te voeren. Dit gaat er van uit dat u kunt boekhouden. Een softwareprogramma is slechts een hulp bij dit proces. Als u voor het eerst gaat werken met de boekhouding moet u een aantal zaken instellen. Hiervoor loopt u door de stappen in het Hoofdstuk Voor de eerste keer in gebruik nemen van de boekhouding. In de andere hoofdstukken worden alle onderwerpen apart besproken. Speciale aandacht is er voor de toevoeging van een advocaat aan de administratie en het verwijderen van een advocaat. Er is een speciaal hoofdstuk voor de jaarwisseling geschreven. Indien u een kostenmaatschap voert kunt u met Legal Eagle een separate boekhouding voeren voor ieder der maten. Dit vergt wel een goed aanmaak van de betreffende administratie. Er is een apart hoofdstuk aan de Kostenmaatschap gewijd. Sdu Uitgevers juni

6 2. Voor de eerste keer in gebruik nemen van de boekhouding in Legal Eagle Legal Eagle functioneert pas goed als een aantal instellingen zijn uitgevoerd. Hier vindt u een opsomming van alle instellingen. Per vetgedrukt item is een apart hoofdstuk in deze handleiding te vinden. Om te kunnen werken dient u toegang te hebben tot de administratie. U dient allereerst een administratie aan te maken. Vergeet niet deze administratie in te stellen als standaard administratie. Zie voor de kostenmaatschap het separate hoofdstuk. Daarna dient u het grootboek in te richten. Hier gaat u een rekenschema instellen. Is het grootboek ingericht, dan gaat u de dagboeken inrichten. U bepaalt hoeveel en welke dagboeken u nodig heeft. Na het instellen van het schema dient u op een aantal plaatsen per licentienemer op te geven wat waar geboekt moet worden. Hierna moeten een aantal veelvoorkomende bedragen worden ingesteld. Bij Menuoptie Extra Codes opent u het scherm Codes bewerken. Onder de knop Bedragen koppelt u standaardbedragen aan grootboekrekeningen (voor iedere licentienemer) waarop geboekt moet worden. Sdu Uitgevers juni

7 3. Bediening Voor Legal Eagle zijn de volgende weetjes erg handig: F2 F3 F4 F5 -grootboek, balans, verlies en winst en BTW- overzicht -dagboeken -journaal -openstaande debiteuren/crediteuren -toevoegen nieuwe regel in dagboeken Administratie Herstellen. Zorgt ervoor dat al uw boekingen opnieuw worden uitgevoerd. Op basis van de dagboeken wordt onder andere een compleet nieuw journaal opgebouwd. Sdu Uitgevers juni

8 4. Overstappen van Legal Eagle zonder boekhouding naar Legal Eagle met boekhouding 1. U hoeft de boekhouding niet apart te installeren, uw boekhoudversie wordt bepaald door uw licentiegegevens. Als u overstapt op Legal Eagle met boekhouding ontvangt u deze nieuwe licentiegegevens van onze helpdesk. 2. Kies een logische datum om met een nieuw boekhoudpakket te starten, bij voorkeur het begin van een nieuw boekjaar of het begin van een kwartaal. 3. Begin met zoveel mogelijk zaken te archiveren. 4. Maak hierna een Lopende Zakenlijst. Bepaal met elkaar of deze lijst klopt. 5. Oude lopende zaken kunt u nu het beste zoveel mogelijk af factureren. Zowel de uren uit de zaken factureren die u niet later in de boekhouding wilt hebben, als de uren die u wel straks in de boekhouding wilt zien. Probeer deze facturen zoveel mogelijk betaald te krijgen voor de invoering van uw nieuwe boekhouding. De openstaande postenlijst zou op begin van het nieuwe jaar zo klein mogelijk moeten zijn. Maak de facturen in LE en stuur ze weg. 6. Als u het laatste afschrift heeft ontvangen voor de datum van overgang, moet u alle openstaande facturen in Legal Eagle aan gaan merken als betaald. Dit doet u via de ingang: Openstaande Posten. Deze lijst is namelijk straks niet toegankelijk als eenmaal de boekhouding heeft geactiveerd. 7. Nu moet u een beginbalans inboeken. Maak een aparte memoriaalbladzijde om de debiteuren te specificeren. Op deze bladzijde boekt u handmatig alle openstaande facturen per de datum dat met de boekhouding gaat werken. 8. Betalingen in het nieuwe jaar worden automatisch van de betreffende dossiers/facturen afgeboekt. U kunt dit verder nalezen bij de verwerking van betalingen elders in deze handleiding. Sdu Uitgevers juni

9 5. Wat heeft u nodig als u aan de gang wilt met de boekhouding Het is aan te raden vast een aantal zaken bij de hand te zoeken en/of te beslissen, alvorens u de boekhouding gaat inrichten. Als u straks eenmaal aan de slag bent kunt u niet zo makkelijk meer wijzigen. Om te beginnen heeft u het BTW- nummer nodig. Dat kan het kantoornummer zijn, maar in een kostenmaatschap moet u alle BTW- nummers hebben. U moet een grootboekschema hebben. In Legal Eagle is een voorbeeld rekenschema opgenomen dat u natuurlijk kunt gebruiken. Bespreek de mogelijkheid om het grootboek in te delen in groepen, beslis welke grootboekrekeningen in welke groepen moeten worden opgenomen. Beslis of de verkopen van de verschillende advocaten in verschillende dagboeken dienen te komen. Sdu Uitgevers juni

10 6. Toegang en licentie Om naast Legal Eagle ook gebruik te kunnen maken van de boekhouding moet u een licentie afnemen. Per licentienemer die u had voor Legal Eagle zonder boekhouding moet u de boekhouding afnemen. Hierna moet u bij de toegangsinstellingen per gebruiker aangeven of deze toegang heeft tot de administratie. In Legal Eagle kunnen meer gebruikers zijn opgenomen dan licentienemers. U kunt ook een specifieke boekhouder aanmaken in Legal Eagle. Voor de wijzigingen in de toegangscodes verwijzen wij u naar de algemene handleiding bij Legal Eagle. Sdu Uitgevers juni

11 7. Administratie Via menu Bestand Boekhouding Andere administratie selecteren komt u in het scherm Administratie Een Nieuwe Administratie aanmaken Hier kunt u met de knop Nieuw een administratie aanmaken. Er wordt dan gevraagd om de subdir (map) op te geven waar de bestanden moeten worden opgeslagen. Deze map is altijd een submap van de map van Legal Eagle (meestal \LE\%subdir%). De mapnaam mag geen spatie bevatten! 7.2. Instellen Administratie U stelt in de kolom onder het kopje Standaard in welke administratie aan Legal Eagle gekoppeld is. De overige administraties kunnen gewoon bewerkt worden maar hebben geen invloed op de Legal Eagle gegevens Boekjaar In de kolom Jaar geeft u het boekjaar aan. Deze kolom dient u handmatig in te vullen Administratie Openen Met de knop Openen kunt u een administratie openen en vervolgens via de knoppen Grootboek, Dagboeken en Journaal bekijken en bewerken. Over al deze mogelijkheden zijn aparte hoofdstukken in deze handleiding. Sdu Uitgevers juni

12 7.5. Administratie Herstellen Ook vindt u na openen van de administratie de optie Herstel. Deze boekt alles opnieuw en lost 99,9% van eventuele problemen op. U kunt deze optie alleen gebruiken als er geen andere mensen met Legal Eagle aan het werk zijn. Problemen kunnen ondermeer ontstaan door het vastlopen van De computer, stroomuitval op computer of de server, het niet correct afsluiten van Legal Eagle enz. De optie herstellen wordt uitgevoerd op de actieve administratie en niet op alle aanwezige administraties Schoonmaken Net zoals in Legal Eagle zonder boekhouding worden gegevens waarvan u aangeeft dat ze verwijderd moeten worden pas definitief verwijderd indien u het systeem schoonmaakt. Dat is onder andere het geval met administraties die u aanmerkt voor verwijdering Administratie of beginbalans Importeren Via Importeer kunt u administraties in Legal Eagle importeren. Voor deze actie mag Legal Eagle maar door één persoon geopend zijn. Met de knop Beginbalans kunt u in een nieuwe of bestaande administratie de beginbalans van een andere (voorgaande) Legal Eagle administratie overnemen. Voor een uitgebreide beschrijving verwijzen wij u naar het hoofdstuk: een nieuw boekjaar starten Een Administratie verwijderen Met Verwijder verwijdert u een administratie. Deze verwijdering is definitief nadat u voor Schoonmaken heeft gekozen. Sdu Uitgevers juni

13 8. De Kostenmaatschap De boekhouding bij een kostenmaatschap wordt gevoerd gekoppeld aan de gebruikers. Stap: 1. Per lid van de maatschap dat zijn eigen boekhouding wil voeren maakt u een boekhouding aan. Dat gaat conform de uitleg in deze handleiding: administratie aanmaken. 2. Ieder boekhouding moet zijn eigen rekenschema (grootboek) hebben en zijn eigen dagboeken. U kunt deze importeren van de voorbeeldadministratie of van een ander boekjaar. Elders in de handleiding vindt u de uitleg. U kunt deze administratie aanpassen aan de wensen van de betreffende advocaat. 3. U gaat naar menuoptie Extra Kantoorinstellingen. Geef aan dat uw kantoor een Kostenmaatschap is. 4. Nu moet u aan iedere gebruiker een administratie koppelen. Zodra deze gebruiker inlogt in het systeem wordt de betreffende administratie geopend. Gaat de gebruiker dus facturen maken dan zullen deze in de dan geopende administratie worden weggeschreven. Onder Menuoptie Extra Toegang Boekhouding kunt u de juiste administratie selecteren. Sdu Uitgevers juni

14 5. Aan iedere licentienemer moeten nu de juiste grootboekrekeningen worden gekoppeld. Dat gaat verder op dezelfde wijze als elders in deze handleiding staat beschreven. Met dien verstande dat u steeds de juiste administratie actief moet maken om de juiste koppeling tot stand te brengen. In stappen: a. Ga naar Bestand Boekhouding Andere administratie selecteren. b. Ga naar de administratie die u nodig heeft en zet het vinkje voor Standaardadministratie aan. c. Ga naar Menuoptie Extra Licentienemers Boekhouding. d. Koppel bij de betreffende advocaat de juiste grootboekrekeningen en dagboeken, doe hetzelfde bij Menuoptie Extra Codes Bedragen. e. Herhaal deze stappen voor iedere advocaat die een eigen administratie voert Factureren in de Kostenmaatschap Als u facturen gaat maken in een kostenmaatschap dan moet u dat per advocaat doen. Omdat bij het opstarten de administratie is bepaald waar de facturen naar toe worden geschreven. U kunt het beste inloggen onder de naam van de betreffende advocaat en voor die persoon de facturen maken. Een andere optie is om na het factureren de standaardadministratie te wijzigen. Sdu Uitgevers juni

15 9. Grootboek 9.1. Instellen van het Grootboek U heeft minimaal nodig (eventueel per licentienemer): - als balansrekeningen rc Raad voor Rechtsbijstand voor toevoegingen; - debiteuren; - crediteuren; - bank; - omzet; - inkopen. Een typisch rekeningschema voor een kantoor met vijf licentienemers vindt u in de administratie die als voorbeeld wordt meegeleverd. U kunt dit grootboek rekeningschema overnemen door gebruik te maken van importeren (bij administratie aanmaken). Het grootboek van de standaard administratie opent u snel via F2. Andere administraties moet u eerst openen via Bestand Boekhouding Andere Administraties, waarna u ook F2 kunt gebruiken om het grootboek te openen. U ziet hier de grootboekrekeningen. U kunt deze selecteren per kolom door op de titel van de betreffende kolom te klikken. Het tabblad Lijst geeft een overzicht van de grootboekrekeningen. Door te dubbelklikken op een Sdu Uitgevers juni

16 regel krijgt u een overzicht van de boekingen van deze grootboekrekening. U kunt de regels per grootboekrekening bekijken. Zoals u ziet kunt u zowel zoeken als filteren op de pagina. De selectievelden zijn getoond onder de velden waarop u een sectie aan kunt brengen. Dus in het eerste witte blokje kunt u een selectie op de kolom Zaak doorvoeren. U kunt een rapport maken door de knop Journaal afdrukken te gebruiken Printen grootboek U kunt het grootboekschema printen. Dit kunt u doen door de administratie af te sluiten en via het menu Rapporten Boekhouding Grootboek Grootboekkaarten. U kunt dan een selectie maken van de gewenste grootboekkaarten. Het grootboekschema print u uit via Rapporten Boekhouding Grootboek Schema. U kunt ervoor kiezen het schema met saldi uit te printen. Sdu Uitgevers juni

17 9.3. Een grootboekrekening maken, verwijderen of aanpassen Op het tabblad Detail kunt u rekeningen aanpassen, toevoegen of verwijderen. De knoppen en de werkwijze zijn gelijk aan de werkwijze in Legal Eagle ten aanzien van zaken en relaties. Met de knop Nieuw maakt u een nieuwe rekening aan. U kunt voor het rekeningnummer zowel letters als cijfers gebruiken, als het maar een uniek nummer is. U kunt met Uitnemen een rekening aanmerken voor verwijdering. Dit kan alleen als er nog niet op geboekt is en er geen dagboek aan is gekoppeld. De verwijdering wordt definitief na het uitvoeren van Schoonmaken (zie aldaar) Grootboekgroep Bij Grootboekgroep kunt u de verschillende rekeningen rubriceren voor een balans of verlies en winst overzicht per rubriek. Deze grootboekgroepen definieert u via de menuoptie: Extra Codes Grootboekgroepen. In het benoemen van rubrieken bent u vrij. Heeft u eenmaal een indeling gemaakt dan moet u die zelf doorvoeren bij de verschillende grootboekrekeningen. De rubriekindeling wordt gehanteerd bij de rapporten Balans en Verlies & Winst Automatisch toevoegen grootboekrekening Als u een boeking maakt in een dagboek op grootboekrekening die nog niet voorkomt in uw rekeningschema dan kunt u die op dat moment toevoegen aan het rekeningschema. Sdu Uitgevers juni

18 9.6. Kostenplaatsen U kunt uw boekhouding voorzien van Kostenplaatsen zoals bijvoorbeeld een bepaalde sectie van uw kantoor of de bibliotheek. U maakt hiertoe een indeling via de menuoptie: Extra Codes Kostenplaatsen. Bij iedere boeking in uw inkoopboek kunt u nu de kosten toedelen aan de genoemde groep. Sdu Uitgevers juni

19 10. Dagboeken Dagboek maken U kunt onbeperkt dagboeken maken. U dient in ieder geval een aantal dagboeken minimaal aan te maken: - verkopen via Eagle - Inkoop Verschotten - Memoriaal - Inkoop - Bank Het is aan te raden per licentienemer een apart dagboek aan te maken hoewel dit niet verplicht is. Boekingen worden in Legal Eagle gemaakt via Dagboeken (F3) op bladzijdes. Het aantal dagboeken dat u kunt gebruiken is onbeperkt. Via het tabblad Detail kunt u een nieuw dagboek definiëren. U dient, behalve bij dagboeken van het type memoriaal, altijd een grootboekrekening in te stellen voor het dagboek. Sdu Uitgevers juni

20 U kunt het tabblad Bladzijdes selecteren en daar de boekingen op een bladzij gaan verwerken via de knop Boeking. Ook kunt u hier nieuwe bladzijdes aanmaken, de periode (ook achteraf) wijzigen en een beginsaldo instellen. Er zijn twee afwijkende dagboeken: Verkopen via Eagle: is een dagboek waarop u de facturen registreert die zijn aangemaakt door de factureringsmodule van Legal Eagle (uw uren). Dit dagboek moet van de soort Verkoop via Eagle zijn. het dagboek Inkopen Verschotten Een regel boeken U kunt een nieuwe regel aanmaken tijdens het boeken door op de laatste regel op cursortoets naar beneden te drukken of via de knop Nieuwe regel. Als een regel grijs is betekent dit dat de regel nog niet compleet is, d.w.z. dat het bedrag of de rekening nog niet is ingevuld. Grijs gemarkeerde regels zullen niet verwerkt worden als u Opslaan kiest. Als u een zaak wilt selecteren uit een lijst kunt u in de kolom Zaak (een deel van) de naam van de cliënt ingeven, gevolgd door Enter. Het selectiescherm verschijnt dan. U kunt hier zoeken op naam, nummer en rolnummer Debiteur/crediteur kiezen U kunt een debiteur of crediteur selecteren door (een deel van) de alfabetische naam van de cliënt in te voeren en Enter of Tab te geven. Er verschijnt dan een lijst van relaties waaruit u de debiteur/crediteur kunt selecteren. Als die relatie nog niet is ingevoerd kunt u met de knop Kaart het relatiescherm oproepen, waarin u de nieuwe relatie kunt invoeren. Sdu Uitgevers juni

21 Het programma onthoudt de laatste grootboekrekening die u voor een debiteur/crediteur heeft gebruikt en zal die, als er nog geen rekening is opgegeven, overnemen. Ook grootboekrekeningen kunt u aanmaken (als u de beheer bevoegdheid heeft) door het nieuwe nummer in de kolom Rekening in te geven. Het programma zal dan vragen of u die rekening wilt aanmaken. Kiest u voor Ja dan zal het Detail scherm van de grootboekrekeningen geopend worden om de grootboekrekening te complementeren Bruto of netto invoer U kunt bruto (incl. BTW) of netto boeken via het aanvink vakje rechts bovenin. Hiernaast kunt u aanvinken dat, bij het aanmaken van een nieuwe regel, alle gegevens behalve de bedragen worden gekopieerd van de vorige regel. De BTW wordt automatisch uitgerekend, maar kan met de hand worden gewijzigd of ingevoerd, mits er een BTW- code is ingegeven. Sdu Uitgevers juni

22 11. Standaard instellingen Gegevens per Licentienemer Bij de menuoptie Extra Licentienemers, selecteert u een licentienemer en kiest voor de knop Details. Sdu Uitgevers juni

23 Op de tabbladen Algemeen en Boekhouding geeft u per licentienemer het volgende op: a. Het uurtarief. Bij een uurtarief per advocaat moet u zich realiseren dat u op een factuur meestal slechts een deel van een uur in rekening brengt. Dit komt mede doordat u meestal minuten schrijft in eenheden van 6 of 10 minuten. De minuten en de bedragen worden uiteindelijk opgeteld. Het programma berekent echter de BTW per regel. Hierdoor kunnen afrondingsproblemen ontstaan van enkele centen. Indien u kiest voor het schrijven van uren in eenheden van zes minuten doet u er verstandig aan een uurtarief te kiezen dat goed deelbaar is. Deelbaar ziet hierbij zowel op het tarief als de huidige BTW percentage. b. Het BAR nummer. c. Dagboek voor betalende declaraties. d. De opbrengstrekening. e. Dagboek voor toevoegingsboekingen (pd staat voor Pro Deo). f. Tegenrekening toevoegingen. g. Opbrengst toevoegingen. h. Verschillen rekening. i. Voorschot betalende cliënten rekening. Sdu Uitgevers juni

24 11.2. Standaardbedragen/codes Via de menuoptie Extra Codes, knop Bedragen komt u in onderstaand scherm. Hier kunt u de veelvoorkomende bedragen in opnemen. Om Verschotten in te kunnen boeken bent u verplicht deze eerst in de Codelijst op te nemen. U geeft zelf een code en een omschrijving. De lijst die u te zien krijgt is slechts een voorbeeld. Geeft u een standaardbedrag op dan kunt u dat later bij het boeken weer overschrijven. Door het toekennen van de juiste BTW- code voorkomt u in ieder geval mogelijke invoerfouten. Deze BTW- code wordt gehanteerd bij het boeken in uw inkoopboek. De BTW- code op uw verkoopfacturen wordt bepaald door andere instellingen. Bij ieder van deze kostensoorten geeft u per advocaat aan op welke grootboekrekening de kosten standaard moeten worden geboekt Verplichte Kostensoorten Er is een belangrijke kostensoort die u niet mag wijzigen en dat is K%, de kantooropslag. Deze moet altijd aanwezig zijn. De hoogte hiervan wordt bepaald via het menu Extra kantoorinstellingen. Tabblad Financieel. De tweede kostensoort is MA, deze wordt gehanteerd bij matiging. Sdu Uitgevers juni

25 12. BTW- codes De BTW- codes kunnen in het programma worden ingevoerd via het menu Extra Codesysteem. BTW- tarieven tabblad Codes. Dit is op zich niet noodzakelijk omdat alle mogelijke BTW- tarieven al in het pakket zijn opgenomen en worden onderhouden. U kunt deze wel codes even bekijken, zodat u bij een eventuele wijziging van het BTW- tarief weet waar u de gegevens kunt vinden. Sdu Uitgevers juni

26 13. Verschotten Indien u verschotnota s ontvangt kunt u deze direct inboeken in het dagboek Verschotten. Door bij het boeken een zaaknummer in te voeren wordt het verschot direct op de zaak gezet. Let er op dat u de bedragen van de verschotten met een minteken ervoor invoert. Indien u nu een declaratiefactuur maakt in deze zaak zult u bij de te factureren bedragen direct het geboekte verschot vinden. Het dagboek Verschotten moet dan wel door u zijn aangemerkt als een specifiek Inkoop Verschotten dagboek. U koppelt dit dagboek aan de Grootboekrekening die u in gebruik heeft voor Crediteuren. Indien u verschotten registreert per licentienemer, dan moet u verschillende Dagboeken aanmaken en deze ook aan verschillende grootboeknummers koppelen. Als u een verschot inboekt geeft u op de boekingsregel aan op welk dossier het verschot betrekking heeft. Bij het veld code maakt u de keuze uit de verschillende codes (deze heeft u aangemaakt via Extra Codes, Bedragen. Zie aldaar in de handleiding.) Bij het boeken voert u bij het veld Deb/cred de crediteur in, bijvoorbeeld de griffie van de rechtbank. Bij het veld ink.no. vult u uw inkoopboeknummer in. Het verschot zal nu automatisch op de factuur verschijnen indien u een factuur gaat maken voor het dossier waarop u het verschot heeft geboekt. Sdu Uitgevers juni

27 14. Journaal In het journaal, dat u oproept via F4 of de knop Journaal of de knop Boekingen in het grootboek, ziet u de boekingen. U kunt hier geen wijzigingen aanbrengen. U kunt via de vakjes onder de lijst zoeken op zaaknummer, datum, debiteur of crediteur, rekening of declaratienummer. U kunt ook een filter maken via de optie Filter. Onder de kolom datum kunt u dan een datum van en een datum tot en met ingeven. Met Journaal afdrukken stuurt u de lijst naar de printer of exporteerd u de lijst naar een van de aangegeven uitvoer mogelijkheden. De lijst staat in de volgorde waarin u het laatst gezocht hebt. Met de aanvinkvakjes Subtotalen, Comprimeren en Niet nul kunt u in de lijst subtotalen laten weergeven (op de gebruikte volgorde), de lijst comprimeren zodat alleen de subtotalen worden weergegeven, en ook nog subtotalen die gelijk zijn aan nul niet weergeven. Zo kunt u een overzicht uit de derdengeldadministratie maken van zaken waar nog een saldo derdengeld aanwezig is door: 1. Te zoeken op een (willekeurig) zaaknummer; 2. Alle vakjes aan te vinken en 3. De klembordknop te gebruiken. 15. Boekhouding/Bank Automatische betalingen Met de knop Automatische betalingen, die u vindt onder F3 (dagboeken) op het tabblad Lijst, kunt u een bestand met betalingsopdrachten aanmaken in het zg. ClieOp03 formaat, dat door de meeste electronic banking pakketten kan worden ingelezen. Het verdient aanbeveling om deze optie na het verwerken van bankafschriften te gebruiken om dubbele betalingen te voorkomen. Er verschijnt een lijst van te betalen bedragen en u kunt per regel aangeven of u de betaling wilt verrichten. Het is daarvoor wel noodzakelijk dat het rekeningnummer van de begunstigde is ingevuld. Legal Eagle haalt dit van de relatiekaart. U kunt het hier ook invullen; het wordt dan automatisch op de relatiekaart overgenomen. Tip: Vul bij de relatiekaarten van crediteuren die u heeft gemachtigd tot automatische afschrijving, op de relatiekaart bij rekeningnummer AUTOMATISCH in. Dan vergist u zich minder snel met als gevolg een dubbele betaling. Sdu Uitgevers juni

28 Onder de lijst van te betalen bedragen kunt u, indien u meerdere rekeningen heeft, de bankrekening kiezen waarvan betaald moet worden. De betaaldatum wordt altijd de volgende dag. Als u op Aanmaken klikt wordt er een bestand CLIEOP3.TXT aangemaakt in de programmadirectory van Eagle. Dit kunt u vervolgens importeren in uw bankpakket Bankboeken importeren In Girotel Zakelijk gebruikt u de optie Bestand Importeren. Kies als formaat ClieOp. De opdrachten worden dan geïmporteerd als een zg. batch bestand. Om dit te kunnen verzenden heeft u een speciaal contract nodig. Dat zult u meestal niet hebben. Om van de opdrachten in de batch gewone opdrachten te maken kiest u Opdrachten, Nieuwe opdrachten, en klikt u op Detail. Op het dan volgende scherm klikt u op Kenmerken. De lijst met opdrachten verschijnt. U selecteert alle opdrachten (tip: selecteer de eerste, hou de Shift knop ingedrukt en selecteer de laatste) en u klikt op Uit verzamel. Na bevestiging worden de opdrachten als gewone nieuwe opdrachten getoond. De batch is dan leeg en u kunt het programma de batch laten verwijderen Importeren bankmutaties Via het tabblad Bladzijdes in de Dagboeken kunt u voor bankboeken automatisch gegevens uit electronic banking importeren. Op dit moment worden de ING, ABN-Amro en Rabobank ondersteund. Het is hierbij van belang dat bij de details van het bank dagboek het rekeningnummer is opgegeven. Selecteer eerst de bladzijde waarop de boekingen terecht moeten komen. Druk dan op Importeer. Sdu Uitgevers juni

29 U moet hier de schijf/directory en de naam van het bestand opgeven dat u in uw telebanking pakket heeft geëxporteerd. De selectie en de volgorde van de mutaties kunt u in uw telebanking pakket uitvoeren, zie aldaar. Let op dat u het juiste formaat (Girotel, RABO of ABM-AMRO) kiest. Vervolgens drukt u op Start en het bestand wordt geanalyseerd en de resultaten verschijnen op het scherm. Met percentages wordt aangegeven hoezeer de mutatie herkend is: 100% naam en declaratienummer en bedrag komen overeen; 80% twee van de drie hierboven komen overeen; Sdu Uitgevers juni

30 50% een van de drie komt overeen; 0% geen debiteur/crediteur gevonden met enige overeenkomst. Vervolgens drukt u op overnemen om de mutaties over te nemen. Open dan de bladzijde en kijk de overgenomen mutaties na en vul de ontbrekende grootboekrekeningen voor 0% mutaties met de hand in. Sdu Uitgevers juni

31 16. Debiteuren Debiteuren aanmaken Debiteuren zijn alle cliënten. U kunt deze invoeren bij de zaken of via Relaties. U kunt ook een debiteur/relatie aanmaken op het moment dat u een boeking wilt maken in een dagboek Buitenlandse debiteuren Een buitenlandse debiteur wilt u een factuur zenden zonder BTW. U doet dit door op de zaakkaart te registreren dat geen BTW verschuldigd is. In het veld BTW op de zaakkaart kunt u namelijk een afwijkende BTW code kiezen Debiteuren factureren Indien u debiteuren factureert uit Legal Eagle moet u ervoor zorgen dat er een dagboek is (indien gewenst per licentienemer) van de soort Verkoop via Eagle. In dat dagboek worden automatisch alle declaratiefacturen geplaatst die u definitief heeft aangemaakt. Voert u de boekhouding voor een kostenmaatschap dan moet u voordat u gaat factureren even het betreffende hoofdstuk doorlezen. Sdu Uitgevers juni

32 16.4. Voorschotnota Het voorschot voor honorarium boekt u via de ingang Financieel Voorschot. Door hier een voorschot in rekening te brengen op een zaak wordt dit automatisch geboekt in de zaak. De boeking vindt plaats op het grootboekrekeningnummer dat u heeft ingesteld per advocaat bij Licentienemers (zie hiervoor het hoofdstuk over de basisinstellingen). U kunt nu een factuur aanmaken en daarop zal het voorschot in rekening worden gebracht. Het voorschot is gekoppeld aan een zaak en niet aan een cliënt. Nadat u de factuur heeft aangemaakt kunt u de betaling van het voorschot inboeken vanuit uw bankboek, dan wel vanuit de kas. Als u nu later een factuur gaat opmaken zal er bij de te factureren posten een nieuwe knop verschijnen. Voorschot verrekenen. Indien u deze aanklikt wordt het te factureren bedrag verrekend met het ontvangen voorschot. Bij de verrekening van de voorschotten worden ook de niet betaalde voorschotten in rekening genomen. Indien dat niet zou gebeuren zou u namelijk als de voorschotnota alsnog betaald wordt weer moeten gaan crediteren Voorschotnota Griffierecht In toevoegingszaken is het gebruikelijk een voorschot in rekening te brengen voor de griffierechten. De vraag is of u deze voorschotten op een aparte grootboekrekening wilt tonen in uw boekhouding. Indien u dat niet wenst kunt u de voorschotten boeken zoals hiervoor is beschreven onder voorschotten. U kunt dan ook gebruik maken van optie verrekenen voorschot. Let wel op dat een voorschot voor griffierecht zonder BTW in rekening gebracht moet worden. De omschrijving kunt u natuurlijk handmatig aanpassen. Wilt u de voorschotten van het griffierecht apart boeken dan gaat u als volgt te werk. 1. Maak een grootboekrekening voorschotten griffierecht. 2. Maak onder de menuoptie Extra Codes, knop Bedragen een nieuwe code aan VG Voorschot Griffierecht, vul het grootboekrekening in per licentienemer. 3. Maak een factuur via menu Financieel Overige bedragen met gebruik van de code VG. 4. De betaling van deze factuur kunt u normaal registreren in het bankboek. 5. Bij ontvangst van de werkelijke factuur voor het griffierecht boekt u dit via het dagboek van de soort 6. In het memoriaal boekt u deze factuur weg tegen de ontvangst van het voorschot. Sdu Uitgevers juni

33 16.6. Declareren Het maken van declaraties gaat met of zonder boekhouding overeenkomstig de algemene handleiding van Legal Eagle. Indien een voorschot in rekening is gebracht en betaald zal een extra knop verschijnen. U kunt daarmee aangeven dat u het betaalde voorschot wilt verrekenen met de declaratie Factureren tegen Incassokosten U dient zaken die tegen het incassotarief worden gefactureerd op de zaakkaart als zodanig te registreren. In dat geval zullen uren die in de betreffende zaak worden geschreven niet worden gedeclareerd. Op een gegeven moment wilt u natuurlijk wel een declaratie aanmaken. U maakt handmatig een factuur via de ingang: Financieel Overige Bedragen, zonder kantoorkosten. U maakt vervolgens een factuur. De betaling van de factuur zal meestal plaatsvinden door een memoriaal verrekening met de bedragen die binnen zijn gekomen op uw derdenrekening De verwerking van de verkopen in uw boekhouding Zodra u gaat factureren worden de declaraties overgeboekt naar uw boekhouding. Per feeearner is een grootboek aangegeven van de soort Verkopen via Eagle. Hierin worden de factureren geboekt. Heeft u een Kostenmaatschap dan zullen de facturen naar de betreffende boekhouding en daarbinnen op het juiste verkoopboek worden geboekt. De facturen worden geboekt op de laatste bladzijde van uw verkoopboek. Wilt u dus een nieuwe periode beginnen dan moet u een nieuwe bladzijde aanmaken in uw verkoopboek. Op deze wijze kunt u zelf bepalen of u alle facturen uit een bepaalde maand, kwartaal of week per bladzijde wilt laten boeken. Dagboeken van het type Verkopen via Eagle zijn niet wijzigbaar. De genoemde boekingen sluiten namelijk aan op uw urenadministratie en op uw facturen. Indien u nu zou gaan wijzigen in dit dagboek dan zouden deze subadministraties niet langer op elkaar aansluiten. Correcties op uw gefactureerde posten moeten dus via een creditnota of memoriaalboeking. Sdu Uitgevers juni

34 16.9. Openstaande debiteuren Via de knop Deb/Cred (F5) na het openen van een administratie via Bestand Boekhouding Standaard administratie openen of wanneer u een lijst van openstaande posten oproept in een van de dagboeken verschijnt het volgende scherm: U kunt hier een post selecteren met de knop Selecteer, als u vanuit een van de dagboeken de lijst had opgeroepen. U kunt via de selectieknopjes rechtsonder alle posten, debiteuren of crediteuren selecteren. Met de knop Overzicht kunt u een uitgebreid overzicht van de posten afdrukken, waarbij u dan kunt instellen wat de minimum ouderdom moet zijn en of u een standaard lijst wil of alle journaalposten. Ook kunt u achter t/m periode een periode tot en met ingeven (die alleen geldt voor het overzicht via de knop Overzicht!). De lijst wordt (ook) op het klembord gezet Debiteuren aanmanen Bij Kantoorinstellingen kunt u onder financieel aangeven welke betalingstermijn u voor uw cliënten hanteert. Om aanmaningen te gaan maken gaat u nu naar Financieel Openstaande debiteuren. Het programma toont u alle openstaande debiteuren, met een vinkje staan die debiteuren aangegeven voor wie de betalingstermijn is verstreken. U kunt nu handmatig op dit voorstel correcties aanbrengen. U kunt in een keer alle posten aanmerken voor aanmanen, dan wel alle posten uitsluiten voor aanmanen. Dit kan met het kleine knopje boven de vinkjes. U kunt een keuze maken tussen aanmaningen per zaak of per debiteur. Zodra u op de knop Aanmaning drukt worden de aanmaningen gemaakt. In het veld maning wordt aangegeven hoe vaak u een aanmaning heeft verzonden. Sdu Uitgevers juni

35 Afwijkend Factuuradres U kunt een afwijkend factuuradres hanteren. Op de relatiekaart maakt u een koppeling tussen uw cliënt waarvoor u optreedt en de relatie waar u de factuur heen wilt zenden. In de boekhouding treft u een specificatie op naam van de factuurdebiteur Creditnota aanmaken Voor het aanmaken van een creditnota heeft u verschillende mogelijkheden. De eerste vraag is of u de creditnota met of zonder kantoorkostenopslag wilt maken. Weg 1 is het maken van een creditnota voor een bedrag, Weg 2 is de creditnota als creditering van een urenfactuur te verhogen met kantoorkosten. Beide wegen leiden uiteindelijk naar het verwerken van de creditfactuur in de boekhouding: Weg 1 creditnota vast bedrag 1. Via Financieel, Overige bedragen zonder Kantoorkosten voert u het te crediteren bedrag in, met een min-teken ervoor. Kies bijvoorbeeld de code 'MA -Matiging', of voer de beschrijving in die bij de creditnota gewenst is. 2. Via Financieel, Losse factuur maakt u een factuur met het zojuist ingevoerd bedrag aan. Maak via het declaratiemodel in uw tekstverwerker de declaratie voor uw cliënt aan. Weg 2 creditnota uren met kantooropslag 1. Via Financieel, Overige Bedrag met Kantooropslag voert u het te crediteren bedrag op met als Code MA (Matiging); 2. Via Financieel, Losse factuur maakt u een factuur met het zojuist ingevoerd bedrag aan. Maak via het declaratiemodel in uw tekstverwerker de declaratie voor uw cliënt aan. De verwerking van de creditfactuur in de boekhouding In de boekhoudmodule, moet u de creditnota nog verwerken in het memoriaal, zodat het wordt afboekt van de oorspronkelijke nota. 1. Via Bestand, Boekhouding, Dagboek kiest u een Memoriaal dagboek. Klik op tabblad Bladzijdes en klik in het openstaande dagboek de knop 'Boekingen'. 2. Voeg een nieuwe regel toe en vul het nummer van de creditnota in (of voer willekeurig iets in en kies de creditnota vervolgens uit het lijstje). 3. Voeg een nieuwe regel toe en vul het nummer van de originele nota in. Vul bij Bedrag het bedrag van de creditnota in, met een minteken ervoor. Het memoriaal is nu in evenwicht. NB: Als de betaling binnenkomt van het verschil tussen de originele nota en de creditnota, voert u deze zoals gebruikelijk in het dagboek (Bank, Giro of Kas) in. Sdu Uitgevers juni

36 Eindafrekening opmaken Aan het einde van dossier wilt u een eindafrekening opmaken. U kiest in de zaak waar dit voor geldt voor: Financieel Losse Factuur. Hierin ziet u in de rechterkolom een knop: Eindafrekening In de eindafrekening worden alle openstaande nog niet gefactureerde posten opgenomen. Is in de zaak een eerdere factuur gemaakt zonder dat deze betaald is, dan worden die niet vermeld op de eindafrekening. Is er een voorschotnota aangemaakt dan zal deze verrekend worden, ongeacht de vraag of het voorschot ook betaald is. Wilt u een overzicht bij de eindafrekening van eventuele openstaande posten dan dient u dat te maken via Financieel Openstaande Facturen. Sdu Uitgevers juni

37 17. Crediteuren aanmaken Crediteuren zijn relaties die niet voorzien zijn van een keuze via de vierkantjes cliënt, advocaat of wederpartij. U kunt deze invoeren bij de zaken of via Relaties. U kunt ook een crediteur/relatie aanmaken op het moment dat u een boeking wilt maken in een dagboek. Bijzondere crediteuren zijn de crediteuren die gekoppeld zijn aan het dagboek Inkoop Verschotten. 18. Vergelijkende cijfers U kunt de cijfers van verschillende jaren naast elkaar tonen en bekijken. In het rechterscherm staan alle aanwezige boekhoudingen. Met behulp van de knop Selecteer verplaatst u deze naar het rechter venster. De opdracht Maak levert u nu een vergelijkende cijferopstelling. Een goede vergelijking krijgt u natuurlijk alleen door niet teveel te wijzigen in het rekenschema over de jaren heen. 19. Toevoegingen Legal Eagle kan het boeken van toevoegingen makkelijker maken. U moet dan wel geheel gebruik maken van de ingang Toevoegingen om de mutaties en voortgang van de toevoegingen te registreren. Ten eerste moet u onder Kantoorinstellingen instellen dat uitbetalingen, die via het scherm Toevoeging Uitbetalingen verwerkt worden, automatisch doorgeboekt worden in het memoriaal. Sdu Uitgevers juni

38 Ook kunt u hier instellen dat de eigen bijdrage automatisch op de uitbetaling in mindering wordt gebracht. Dit staat of valt uiteraard met het juist op de zaakkaart registreren van de eigen bijdrage. Voor wat betreft de Eigen Bijdrage moet u aangeven of u deze bruto of netto in rekening wilt brengen en verrekenen. Het is aan te raden deze Eigen Bijdrage gewoon met BTW te belasten. De Raad brengt de Eigen Bijdrage namelijk ook inclusief BTW in mindering op het uit te betalen bedrag. In Legal Eagle gaat uw BTW- aangifte correct. De BTW van de eigen bijdrage wordt automatisch verrekend met de BWT op de totale factuur van de Raad. Het memoriaal en de te gebruiken rekeningen stelt u in onder menuoptie Extra -Licentienemers. In de grootboekrekeningen dient u (per licentienemer) minimaal de volgende grootboekrekeningen aan te maken: Opbrengst PD (Pro Deo) Eigen Bijdrage (PD) Tegenrekening (PD) De eigen bijdrage wordt van de rekening die is ingesteld onder menu Extra Codes de knop Bedragen, code EB, afgeboekt De Toevoegingenmodule. 1. U vraagt een toevoeging aan via de normale manier zoals beschreven in de handleiding van Legal Eagle. 2. U voert de toekenning van de toevoeging in via de module Toevoegingen. U vult de datum in waarop de toevoeging werd verleend. Bovendien vult u de vastgestelde Eigen Bijdrage in. Deze twee velden worden nu bijgewerkt op de zaakskaart. De Eigen Bijdrage staat nu ook op de historiekaart van de zaak. 3. U kunt deze Eigen Bijdrage nu factureren. U maakt een factuur aan op dezelfde wijze als u doet in een betalende zaak. De Eigen Bijdrage staat al klaar in de declaratievoorstel. 4. De declaratie aan de Raad maakt u ook via Legal Eagle, u geef indien u dat wenst het geschatte bedrag aan en het declaratienummer. Deze gegevens komen ook op de zaakskaart. 5. De uitbetaling boekt u ook in de Toevoegingenmodule. Er wordt nu een memoriaalboeking aangemaakt die de uitbetaling boekt en een correctie voor de Eigen Bijdrage Bijzonder geval de Raad modereert de Eigen Bijdrage Het kan natuurlijk voorkomen dat u achteraf een andere eigen bijdrage door krijgt van de Raad. U dient in dat geval zelf een correctie te maken in uw boekhouding. U moet zich namelijk de vraag stellen of u deze correctie ook wilt verrekenen met uw cliënt. Sdu Uitgevers juni

39 19.3. Diverse rapporten Menuoptie Rapporten Boekhouding Audit Legal Eagle bevat een optie waarmee u de basisgegevens van uw administratie kunt wegschrijven als Auditfile. Dit computerbestand is een standaardoverzicht van uw grootboekadministratie. Als een medewerker van de Belastingdienst hier tijdens de controle gebruik van maakt, kan dit voor u of uw fiscaal adviseur een aanzienlijke tijdsbesparing betekenen. U hoeft dan namelijk geen uitgebreide uitleg meer te geven bij de presentatie van uw gegevens aan de Belastingdienst. Het aangemaakte bestand vindt u in de map van Legal Eagle met als naam [submap van de administratie].adf. De naam wordt ook getoond bij het aanmaken van het bestand. Sdu Uitgevers juni

40 20. Een nieuwe Advocaat aan de administratie toevoegen Advocaten komen en gaan. Om een nieuwe advocaat toe te voegen aan Legal Eagle verwijzen wij u naar de handleiding van het basisprogramma. Vervolgens moet u voor de nieuwe advocaat alle instellingen langs lopen die bij In gebruik nemen van Legal Eagle zijn behandeld. U moet ook dagboeken en grootboekrekeningen aanmaken voor de nieuwe advocaat. 21. Verschillende administraties voeren De boekhouding van Legal Eagle werkt met administraties per boekjaar. U kunt zoveel administraties aanmaken als u wenst. Dat kan voor de opeenvolgende boekjaren, maar ook om verschillende administraties te voeren voor bijvoorbeeld een stichting derdengelden. Indien u voor verschillende advocaten verschillende administraties wilt voeren kunt u voor elk boekjaar een administratie voor uw kantoorgenoten een administratie aanmaken. Bijvoorbeeld: 'Kantoor Advocaat ' en 'Kantoor Advocaat '. In Legal Eagle is altijd 1 administratie 'actief'. Als het grootboek, dagboek of het journaal worden geopend, heeft dit betrekking op de 'actieve' administratie. En als er declaraties worden gemaakt, worden deze in het dagboek van de actieve administratie geschreven (evt. uitgesplitst naar advocaat). Dit betekent dat u er voor moeten zorgen dat als u het grootboek of het journaal raadpleegt dan wel in het dagboek wilt invoeren, u eerst de juiste administratie opent. En als u declaraties maakt, zet u de juiste administratie als 'actief' 1. Grootboek, Journaal en Dagboek. U gebruikt dit ondermeer voor het invoeren van verschotten en van betalingen. a. Kies menu: Bestand, Boekhouding, Administratie. b. Selecteer de juiste administratie en klik 'Openen'. c. Klik naar wens op 'Grootboek', 'Dagboeken', 'Journaal', 'Debiteuren/crediteuren' of 'Auditfile'. 2. Invoeren van declaraties op Toevoegingszaken. Dit doet u via het Dagboek Verkopen. U opent het dagboek zoals hierboven beschreven. 3. Invoeren van declaraties op betalende zaken en van eigen bijdragen. Het beste kunt u deze declaraties opsparen om ze, bijvoorbeeld aan het einde van de dag, in 1 keer in te voeren. a. Kies menu: Bestand, Boekhouding, Administratie. b. Selecteer uw eigen administratie en vink het veld 'Standaard' aan; c. Maak de declaraties; Het is van belang dat uw kantoorgenoten niet op hetzelfde moment declaraties invoeren, dus het is zinvol om daar onderling afspraken over te maken. Bijvoorbeeld over het tijdstip waarop u dit doet. Sdu Uitgevers juni

41 22. Derdengeld Voor het boeken van derdengeld zijn twee mogelijkheden. De eerste is de formeel juiste wijze. De tweede is de meest gebruikelijke De formeel juiste De derdengelden worden beheerd door een onafhankelijke stichting. Deze stichting heeft een eigen bestuur en is een zelfstandige juridische en fiscale entiteit. De stichting moet in ieder geval jaarlijks een aantal verklaringen opstellen voor de Orde van Advocaten. De boekhouding van de stichting moet een separate boekhouding zijn. Alleen indien u vooraf schriftelijk een dienaangaande overeenkomst heeft gesloten met uw cliënt is verrekening van vorderingen die u op uw cliënt heeft met voor hem beheerde derdengelden toegestaan. Deze verrekeningen moeten plaatsvinden door betaling van een deel van het bedrag op uw kantoorrekening en een deel naar de cliënt. Voor een duidelijk inzicht in deze geldstromen is het aan te raden de overboekingen per vordering te betalen en niet in bulk. Het nadeel van deze wijze van administreren in Legal Eagle is dat u in uw dossieradministratie geen zicht heeft op ontvangen gelden op de derdenrekening. Deze worden immers nu niet geadministreerd op de zaak/cliënt. Pas na overboeking en ontvangst ziet u de betalingen. U kunt eventueel een aantekening maken op de zaakkaart dat er verrekening zal gaan plaatsvinden De meest gebruikte De administratie van de Stichting wordt op een aantal daarvoor gereserveerde grootboekrekeningnummers gedaan, binnen de kantoorboekhouding. De daadwerkelijke geldstromen worden wel op een separate bankrekening gehouden. Verrekening kan nu eenvoudig plaatsvinden, dan wel door direct op de zaak te boeken bij ontvangst van de betaling, dan wel door een overboeking in het memoriaal. 23. De Kostenmaatschap Een kostenmaatschap bestaat uit diverse administraties, in principe altijd uit 1 meer dan er maten zijn. Voor het gemak nemen we een kostenmaatschap met twee advocaten. Het is verder niet van belang of zij lid zijn van de maatschap via een BV of op een andere wijze. In dit voorbeeld noemen we de gezamenlijke boekhouding KKM (KantoorKostenMaatschap). Sdu Uitgevers juni

42 Tussen de verschillende maatschappen zullen rekeningen courant moeten worden aangemaakt, het verdient aanbeveling deze minimaal 2x per maand sluitend te maken. In een willekeurig boekjaar zal de administratie er dus als volgt uit zien: KKM 2000 Advocaat Advocaat Aangezien beide advocaten het programma Legal Eagle delen, hebben zij een gezamenlijke dossieradministratie. In een kostenmaatschap moeten wij er van uit gaan dat men geen zaken/dossiers deelt. Het kan natuurlijk zijn dat u tijdelijk vervangend werk verricht in de zaak van een collega, die uren moet u niet op de zaak boeken, deze kunnen dan niet gefactureerd worden. De uren moeten op de zaakkaart komen op naam van de eigenaar van de zaak. Onderling moet u een registratiewijze overeenkomen voor de uren die u voor elkaar verricht. Een mogelijkheid is ieder een separate zaak op elkaars naam aan te maken. U kunt dan ook onderling factureren. De facturen van Advocaat1 moeten nu worden weggeschreven naar de boekhouding van Advocaat1. Hiertoe moet u de boekhouding koppelen aan de juiste advocaat. Hoe u dit moet doen staat beschreven in het hoofdstuk instellingen. De facturen voor Advocaat2 moeten in een andere boekhouding. U kunt dus niet alle facturen van beide advocaten tegelijk opmaken. U maakt eerst die van Advocaat1, stelt de standaardboekhouding opnieuw in voor Advocaat2 en maakt nu zijn facturen. Sdu Uitgevers juni

43 24. Een nieuw boekjaar beginnen Vooraf Om te beginnen moet u een back-up maken van de bestaande administratie! Tijdens het importeren mag Legal Eagle maar door één persoon in gebruik zijn! U kunt werken in verschillende boekhoudingen. Slechts 1 boekhouding is de standaard boekhouding. Logischerwijs is dat de boekhouding van het huidige (lopende) jaar. In de andere boekhouding (van het vorige jaar) kunt u nog wel mutaties aanbrengen. Bij het starten in het nieuwe jaar moet u dus eerst de declaraties factureren die u nog in rekening wilt brengen op het oude jaar. Hierna maakt u de nieuwe boekhouding de standaard boekhouding. U kunt onbeperkt de beginbalans opnieuw overnemen. Deze wordt op een aparte bladzijde in het memoriaal geschreven. Deze bladzijde, in periode 0 is hiervoor gereserveerd. Als u opnieuw de beginbalans overneemt zal deze bladzijde worden overschreven met de nieuwste cijfers Een nieuwe administratie maken Open de wizard Nieuwe administratie maken via menuoptie Extra Administratiewizard Vul de Administratienaam in en de Administratiedirectory (max. 8 karakters) en kies van welke administratie de gegevens overgenomen dienen te worden. Druk op om verder te gaan. Sdu Uitgevers juni

44 Vink eventueel de rekeningnummers uit welke u niet wilt overnemen. Klik op Vink eventueel de Dagboeken uit welke u niet wilt overnemen. Klik op Sdu Uitgevers juni

45 Kies voor overnemen Rekenstelsel en dagboeken. Klik op wizard te voltooien. De administratie wordt nu gemaakt. en op de knop Voltooien om de Als gelijktijdig het beginbalans overgenomen wordt dient overeenkomstig de radiobutton Overnemen Beginbalans aangeklikt te worden en het memoriaal dagboek voor de beginbalans en de rekening Resultaat vorig boekjaar opgegeven te worden. Eventueel kan het vinkje gezet worden bij Nieuwe rekening gebruiken gezet worden. Er kan dan een nieuw rekeningnummer aangemaakt worden. De naam van de rekening is al ingevuld. Er vindt een controle plaats op uniciteit van het nieuwe nummer en de lengte moet gelijk zijn aan de lengte van de overige rekeningnummers. Wordt er gekozen voor Overnemen Mutaties dan wordt er van alle grootboekkaarten en dagboeken, de geboekte posten in de nieuwe administratie overgenomen Een administratie importeren Zorg, zoals bij vooraf is beschreven, dat er een back-up gemaakt is van de administratie waarin u een rekenschema of zelfs de mutaties gaat importeren. Na de import is de situatie niet meer terug te draaien. Het importeren is een makkelijke manier om meerdere administraties (bijvoorbeeld bij een maatschap waar een ieder een eigen administratie voert) gelijk te trekken voor wat betreft het rekenschema. Gebruik het importeren van de mutaties om een administratie te maken welke gelijk is aan de administratie waarvan geïmporteerd wordt. Open om te beginnen menu optie Bestand Boekhouding Andere administraties selecteren. Sdu Uitgevers juni

46 Selecteer de administratie waarin u de oude gegevens wilt importeren, door daar op te gaan staan, wij gaan uit van Voorbeeld Klik op de knop Importeer. Het volgende scherm zal verschijnen. Vul het pad in van de administratie waaruit geïmporteerd moet worden. Met de blader toets ( ) kunt u eenvoudig de juiste directory kiezen. Selecteer het type formaat van de import: Eagle formaat. Voor de boekhouding van het nieuwe jaar wilt u alleen het Grootboekschema importeren. Als het vinkje Mutaties aanstaat, vinkt u deze uit! Klik op Start om de import te starten. Als u de mutaties wel mee wilt nemen laat u het vinkje natuurlijk aanstaan. Let op dat bij een import de bestaande administratie (in ons voorbeeld de administratie: Voorbeeld 2014) overschreven wordt. NB: Het is raadzaam om het systeem schoon te maken via de menuoptie Extra Schoonmaken Importeren van Beginbalans en de Debiteuren Nadat het Rekenschema goed is overgenomen moet de Begin Balans nog overgenomen worden in de nieuwe administratie. Klik op menuoptie Extra Beginbalans overnemen. Sdu Uitgevers juni

47 In het startscherm van de wizard selecteert u de Bronadministratie waaruit u wilt importeren en de Doeladministratie waarnaar u wilt importeren. Klik vervolgens op Verder. Kies het juiste memoriaal dagboek voor de Beginbalans en de rekeningnummer Resultaat bronboekjaar. Met de knop Nieuw grootboeknummer voor. Kan eventueel een nieuw grootboeknummer aangemaakt worden voor het Resultaat bronboekjaar. Klik nu op de knop OK. De meldingen kunt u wegdrukken met respectievelijk Ja en naar gelang u een rapport wilt afdrukken Ja of Nee Sdu Uitgevers juni