Handleiding Incura Boekhouding Afletteren debiteuren

Transcriptie

1 Een goed inzicht in de openstaande debiteuren is van groot belang voor uw praktijkvoering. Veel debiteuren kan duiden op een hoge omzet (en is positief). Daarentegen kan een hoge debiteurenstand ook duiden op traag betaalgedrag van klanten, maar ook op de mogelijkheid dat er te onregelmatig wordt gedeclareerd waardoor op onregelmatige momenten verhoudingsgewijs veel bedragen openstaan. Een openstaande vordering op een debiteur wordt gecreëerd door een gemaakte factuur in Incura Zorg. Deze verkoopfacturen verhogen de omzet in de boekhouding èn creëren een openstaande vordering op die debiteur. Niveau 1: grootboekrekening Debiteuren Niveau 2: debiteur VGZ verz. BV Een openstaande vordering op een debiteur wordt afgeboekt door: een ontvangst op een bankrekening van het factuurbedrag, of een creditnota vanuit Incura Zorg, bijvoorbeeld omdat er teveel was gefactureerd, of of een afboeking, omdat het bedrag niet meer zal binnenkomen, een combinatie van één of meer van deze mogelijkheden. Elke boeking op een debiteur wordt verder gespecificeerd naar uiteindelijk een factuurnummer. Niveau 3: factuurnummer ,- Naam handleiding: Handleiding Incura Boekhouding 2 Datum:

2 Ontvangst van het bedrag op een bankrekening Zie ook de handleiding "Bankmutaties" Wanneer u (of het programma) een bankmutatie herkent, wijst u hem toe aan de grootboekrekening "16000 Debiteuren". Voor u de volgende mutatie kunt toewijzen zal Incura u om een debiteurnummer vragen. Ook kunt u op het 'bolletje' op die regel klikken. Het volgende scherm zal verschijnen, waarin u kunt zoeken naar een debiteur: In het veld relatie kunt u het debiteurnummer invullen. U kunt het nummer invoeren als het bekend is. Ook kunt u de naam in tekst invoeren, waarna het systeem u een lijstje voorstelt van mogelijke matches. Tenslotte kunt u op het 'vergrootglas' klikken zodat u een lijst krijgt met alle debiteuren waar u een keuze uit kunt maken. Naam handleiding: Handleiding Incura Boekhouding 2 Datum:

3 In 'Toon openstaande posten van relaties onder deze paraplu-relatie' kunt u de openstaande posten ook opvragen van debiteuren die gerelateerd zijn aan een door u geselecteerde (hoofd)debiteur. In 'Toon openstaande posten van relaties met hetzelfde adres' kunt u de openstaande posten ook opvragen van debiteuren die eenzelfde adres kennen als een door u geselecteerde (hoofd)debiteur. In het veld 'factuurnummer' kunt u direct het factuurnummer invoeren dat door de betaler is meegegeven aan de betaling als betalingskenmerk. Dit is zichtbaar in het bovenste deel van het scherm. Wanneer het factuurnummer niet wordt herkend als openstaande post dient u alsnog een relatie te kiezen. Wanneer u een relatie hebt gekozen met openstaande facturen verschijnt het volgende scherm: Op de regel met de factuur waartegen u de ontvangst wilt afboeken vult u het bedrag dat de klant heeft betaald voor die desbetreffende factuur. Betaalt de klant meerdere facturen, dan kunt u op meerdere regels een betaald bedrag invullen. Op de regel totaal wordt een saldo getoond van de totale ontvangst minus de door u toegewezen bedragen. Pas als dit totaalbedrag nul is, en het gehele ontvangstbedrag is toegewezen, kunt u op de knop "OK" drukken en zal de boeking sluiten. Naam handleiding: Handleiding Incura Boekhouding 2 Datum:

4 Wat moet ik doen als een klant een ander bedrag betaalt dan het openstaand factuurbedrag? In dat geval is het belangrijk te constateren waarom de debiteur een ander bedrag betaalt. Het kan zijn dat hij een deelbetaling doet van deze factuur omdat niet alles is goedgekeurd. Boek alleen het bedrag van een factuur af wat daadwerkelijk te maken heeft met die desbetreffende openstaande post. Voorbeeld: Stel, u heeft een factuur verzonden van 200,-. De klant keurt 25,- af en betaalt u dus 175,-. U boekt dan 175,- af op de openstaande post, waardoor er 25,- blijft openstaan op die factuur. In Incura Zorg kunt u desgewenst een creditfactuur maken voor 25,- om het openstaande saldo af te wikkelen. Indien dezelfde debiteur uw tarief niet heeft goedgekeurd en in plaats van 200,- een bedrag van 198,95 betaalt, dan is crediteren niet zinvol en kunt u het restbedrag van min 1,05 in de boekingsregel "Verschil" invoeren. Het is aan u om te bepalen op welke rekening u dit verschil wilt afboeken, bijvoorbeeld "80900 Omzet overig". Deze rekening vult u in in het veld naast 'Verschil'. Essentieel is weer dat het totaal van de toegewezen regels overeenkomt met het totaal van de ontvangst en het bedrag in het veld "Totaal" (zie groene cirkel) nul is. Een creditfactuur verlaagt het openstaande saldo van een debiteur Een creditfactuur die is aangemaakt in Incura Zorg wordt direct en automatisch in mindering gebracht op het openstaande saldo van de oorspronkelijke factuur. In bovenstaand voorbeeld zou het restantbedrag van 25,- dus na creditering automatisch naar nul worden geboekt. Factuur Openstaand Credit Factuur oorspronkelijk 200,- 0 -/- 25 Creditfactuur -/- 25,- 0 Uit het feit dat bij de factuur de kolom Openstaand nul is en er sprake is van een credit van 25,-, is af te leiden dat er een bedrag van de klant is ontvangen van 175,-.! Dit overzicht is zichtbaar in Incura Zorg in het hoofdmenu bij "Beheer facturen". Naam handleiding: Handleiding Incura Boekhouding 2 Datum:

5 Afboeken van oude openstaande posten Als van een openstaand bedrag wordt verwacht dat het niet meer zal binnenkomen, wilt u dit bedrag verwijderen uit de openstaande postenlijst debiteuren. Dit 'afboeken' dient te gebeuren via de map "Meervoudig memoriaal": Open de map Meervoudig memoriaal door op deze map te klikken. In het volgende scherm klikt u tussen de ringen om een nieuwe boeking te maken. Er opent een scherm waarin u de boeking zelf kunt invoeren. Vul bij "Datum" de datum in waarop u de boeking wilt vastleggen. Dat kan de datum van vandaag zijn. Vul op de (horizontale) boekingsregels dezelfde datum in. Als Omschrijving kunt u een toelichting voor de boeking invullen. Bijvoorbeeld kunt u hier invullen: "Afboeken klant x wegens oninbaarheid". Rek.nr. is "16000" Debiteuren. Vul bij bedrag het factuurbedrag dat u wilt afboeken, maar dan met een tegengesteld teken. Dus als er een postief bedrag openstaan vultu hier een negatief bedrag in. Naam handleiding: Handleiding Incura Boekhouding 2 Datum:

6 Druk op het blauwe bolletje rechts om het detailscherm te openen. In het veld relatie kunt u het debiteurnummer invullen. U kunt het nummer invoeren als het bekend is. Ook kunt u de naam in tekst invoeren, waarna het systeem u een lijstje voorstelt van mogelijke matches. Tenslotte kunt u op het 'vergrootglas' klikken zodat u een lijst krijgt met alle debiteuren waar u een keuze uit kunt maken. In 'Toon openstaande posten van relaties onder deze paraplu-relatie' kunt u de openstaande posten ook opvragen van debiteuren die gerelateerd zijn aan een door u geselecteerde (hoofd)debiteur. In 'Toon openstaande posten van relaties met hetzelfde adres' kunt u de openstaande posten ook opvragen van debiteuren die eenzelfde adres kennen als een door u geselecteerde (hoofd)debiteur. In het veld 'factuurnummer' kunt u direct het factuurnummer invoeren dat door de betaler is meegegeven aan de betaling als betalingskenmerk. Dit is zichtbaar in het bovenste deel van het scherm. Wanneer het factuurnummer niet wordt herkend als openstaande post dient u alsnog een relatie te kiezen. Wanneer u een relatie hebt gekozen met openstaande facturen verschijnt het volgende scherm: Naam handleiding: Handleiding Incura Boekhouding 2 Datum:

7 U selecteert vervolgens de openstaande factuurregel die u wilt afboeken door hetzelfde bedrag in het invulveld in te vullen (zie rode cirkel). Daarna klikt u op de knop "OK". Vervolgens komt u weer terug in het boekingsscherm. Een boeking in het meervoudig memoriaal moet in totaal altijd op nul lopen! Dat betekent dat wanneer u op de eerste regel een openstaand bedrag van -/- 100 afboekt, dan moet u een nieuwe regel aanmaken met een bedrag van Het bedrag in het veld "Restbedrag" moet uiteindelijk dus 0.00 zijn. Met F2 of met de knop "Nieuwe regel" maakt u een nieuwe regel aan. Op deze regel bepaalt u op welke tegenrekening u het afgeboekte bedrag wegboekt. Stel dat u een vordering van 100,- afboekt dan kunt u dat bijvoorbeeld ten laste van een omzetrekening (bijvoorbeeld Omzet overige) brengen. In dat geval zou de boeing worden: Datum Omschrijving Rek.nr Bedrag Afboeken debiteur x /- 100, Afboeken debiteur x ,- U kunt in principe net zoveel (af)boekingsregels in de boeking opnemen als u wilt, zolang het totaalbedrag maar op nul loopt. Als de boeking klaar is klikt u op de knop "Opslaan". Als de regel is opgeslagen voegt Incura een lege regel toe. Daarna klikt u op de knop "Sluiten". U gaat weer terug naar het beginscherm van de map van het Meervoudig memoriaal. Door op de ring te klikken gaat u terug naar het beginscherm van Incura Boekhouding. Naam handleiding: Handleiding Incura Boekhouding 2 Datum: