Valutakoerswijzigingen

Transcriptie

1 CASH biedt de mogelijkheid om de koers van valuta te wijzigen. Dit document beschrijft de juiste en een geadviseerde werkwijze zodat de verwerking van valutakoerswijzigingen correct verloopt. Onderhoud valutacodes De valuta vindt u door in de boekhouding in de stamgegevens naar de Valutacodes te gaan. Hier selecteert u vervolgens de betreffende valutacode: De actuele koers wordt getoond in rubriek: Koers 1 EUR Voor valutakoerswijzigingen is het van belang dat de grootboekrekeningen bij de valuta volledig en correct zijn opgegeven: o De balansrekeningen zijn voor het boeken van de reservering koersverschillen van openstaande posten in deze valuta o De resultaatrekeningen zijn voor het afboeken van het koersresultaat Deze resultaatrekeningen zijn van het soort rekening: 4-V+W div baten Via F3 Koers kan bij een valuta een andere koers ingegeven worden. In dit formulier kan in rubriek Koers 1 EUR de nieuwe koers ingegeven worden. Omdat CASH de tegenrekening van dagboeken die in vreemde valuta worden gevoerd in euro s verwerkt, moet er een koersverandering geboekt worden zodat het eurobedrag op tegenrekening klopt met de nieuwe koers. Voor openstaande posten (verkopen en inkopen) die in deze valuta zijn geboekt zal er voor de valutakoerswijzigingen een reservering geboekt worden. Om deze redenen moet er bij een koerswijziging een memoriaal dagboek opgegeven worden. Let op! CASH hanteert altijd alleen de laatste koers die opgegeven is bij een valuta wanneer er met deze valuta geboekt wordt. Ook als u in het verleden gaat boeken (de boekdatum), gebruikt CASH de laatst ingevoerde koers en niet een koers die historisch van toepassing was. Ook zal de koers van een al eerder ingevoerde boeking in vreemde valuta nooit aangepast worden als er een valutakoerswijzigingen wordt doorgevoerd, de koers wordt direct definitief vastgelegd bij het maken van de boeking.

2 - Boekdatum De boekdatum van een koerswijziging kan in de meeste gevallen beter niet aangepast worden, laat deze staan op de datum waarop de koerswijziging wordt doorgevoerd. De koersboeking wordt altijd gebaseerd op de actuele gegevens: de saldi van de dagboeken en openstaande posten in deze valuta. Let hier op als u de boekdatum van een valutakoerswijziging aanpast: Wanneer u een valutakoerswijziging in het verleden verwerkt, geeft dit een vertekend beeld van de administratie omdat er altijd op basis van actuele gegevens een koerswijziging geboekt wordt en niet op basis van historische gegevens. Administratieparameters Als er een valutakoerswijziging wordt doorgevoerd en er is een bankdagboek aanwezig in een vreemde valuta dan wil CASH voor dit dagboek een koerswijziging boeken, hiervoor moet in de administratieparameters een grootboekrekening Koersverschil opgegeven zijn, deze rekening is van het soort rekening: 4-V+W div baten. Als deze rekening niet opgegeven is, zal CASH hier om vragen zodra er een valutakoerswijziging wordt doorgevoerd: Koersverschillen betaalde facturen in vreemde valuta Het verwerken van koersverschillen is afhankelijk van hoe de administratie is ingericht: Maakt u bij het verwerken van de betaling gebruik van een euro-bankrekening dan kunt u in het bankdagboek het koersverschil verwerken via F4 FactSald Als bij het gebruik van een euro-bankrekening het koersverschil niet weggeboekt wordt in het bankdagboek dan kan via de functie Afboeken betalingsverschillen het koersverschil alsnog worden verwerkt Maakt u gebruik van een bankdagboek in een vreemde valuta dan kan via de functie Afboeken betalingsverschillen het koersverschil worden verwerkt

3 Afboeken betalingsverschillen Gebruik de functie Afboeken betalingsverschillen om betalingsverschillen die zijn ontstaan na de volledige betaling van facturen in vreemde valuta te verwerken. CASH herkent dat een factuur in vreemde valuta volledig betaald is maar dat er nog een restbedrag in euro s open staat en zal dit verschil (het koersresultaat) afboeken. Deze functie vindt u in de boekhouding door naar Financiële functies > Afboeken betalingsverschillen te gaan. Geadviseerde werkwijze valutakoerswijzigingen Hieronder staan een aantal adviezen en punten die, wanneer u deze opvolgt, er voor zorgen dat het verwerken van valutakoersenwijzigingen in CASH correct verloopt: Gebruik een apart memoriaaldagboek dat specifiek voor valutakoerswijzigingen is aangemaakt, gebruik dit dagboek nergens anders voor Geef dit dagboek voor valutakoerswijzigingen eigenschap H mee zodat er geen handmatige wijzigingen in doorgevoerd kunnen worden Verwijder nooit een door CASH geboekte valutakoerswijzigingen omdat dit tot een incorrecte boekhouding leidt Boek geen handmatige valutakoerswijzigingen, het verwerken van valutakoerswijzigingen wordt automatisch door CASH afgehandeld Verwerk valutakoerswijzigingen in de boekhouding altijd op het moment dat de koers wordt aangepast en wijzig de boekdatum niet. Dit omdat de boeking wordt bepaald door de actuele situatie en niet op basis van een historische situatie. Een verkeerde boekdatum kan leiden tot een vertekend beeld of een incorrecte boekhouding Wanneer er voor een valuta een incorrecte koers is ingegeven dan corrigeert u dit door de valuta te wijzigen en de juiste koers op te geven Voer geen valutakoerswijzigingen door om betalingsverschillen bij facturen in vreemde valuta te verwerken maar gebruik de functie: Afboeken betalingsverschillen Let er op dat alle benodigde grootboekrekeningen in de administratie aanwezig zijn en ingesteld zijn zoals in dit document staat beschreven

4 Casus boeking valutakoerswijziging Welke boekingen CASH maakt als er met valuta gewerkt waarvan de koers wijzigt, wordt uitgelegd aan de hand van deze casus: De valuta is USD met een koers van 1 EUR = 1, USD, deze valuta kent de volgende instellingen: In de Administratieparameters is grootboekrekening 4950 Koersverschil bank opgegeven voor koersverschillen: Verder kent deze administratie onder andere de volgende grootboekrekeningen: 1101 Bank USD (de tegenrekening van het USD Bankdagboek) 1300 Debiteuren (de tegenrekening van de subadministratie Debiteuren) 1600 Crediteuren (de tegenrekening van de subadministratie Crediteuren) Alle valutakoerswijzigingen in deze casus worden verwerkt via een apart hiervoor aangemaakte dagboekcode: KOERS-Koerswijzigingen, van het soort: Memoriaal

5 Voorbeeld valutakoerswijzigingen Er is een USD Bankdagboek met een beginsaldo van: USD 1.500,00 (EUR 1.000,00) Er is een Inkoopdagboek met een vaste valuta in USD, hier is een inkoop geboekt in dollars met een waarde van: USD 150,00 (EUR 100,00). Vervolgens wijzigt de koers van de USD naar 1 EUR=1, Deze wijziging geeft u in bij de USD valuta, CASH boekt het volgende in dagboekcode KOERS: Aan 1101 Bank USD 62, Koersverschil Bank 62, Voorziening Crediteuren 6,25 Aan 4930 Koersverschil Crediteuren 6,25 Op de bank staat USD 1.500,00, de waarde in euro s wijzigt van EUR 1.000,00 naar EUR 937,50: een waardedaling van EUR 62,50. Het betreft een Activa: een afname van de waarde betekent een toename van kosten Er is voor USD 150,00 ingekocht de waarde in euro s wijzigt van EUR 100,00 naar EUR 93,75: een waardedaling van EUR 6,25. Het betreft een Passiva dus een afname van de waarde betekent een afname van kosten Per saldo is er door deze valutakoerswijzigingen een negatief koersresultaat ontstaan van EUR 56,25.

6 Voorbeeld USD betaling van een USD factuur Vervolgens wordt de USD factuur in dollars betaald, de situatie: Een inkoop van USD 150,00 tegen een koers van 1 EUR = 1, USD De betaling van deze factuur gebeurt tegen de koers 1 EUR = 1, USD De betaling gebeurt in het USD Bankdagboek in dollars, per saldo is de factuur in de USD valuta betaald, in euro s is de volgende bankboeking gemaakt (1 EUR = 1, USD): Aan 1101 Bank USD 93, Crediteuren 93,75 De inkoop was geboekt tegen de koers van 1 EUR = 1, USD, grootboekrekening 1600 Crediteuren was gecrediteerd met EUR 100,00, er is nu het volgende koersverschil ontstaan: Aan 1600 Crediteuren (Inkoopboeking in USD) 100, Crediteuren (Bankbetaling in USD) 93,75 Koersverschil 6,25 Omdat zowel de inkoop als de betaling in dezelfde valuta zijn geboekt (USD), verwerkt u het koersverschil via de functie Afboeken betalingsverschillen, CASH boekt het volgende in dagboekcode KOERS: 1600 Crediteuren 6,25 Aan 1610 Voorziening Crediteuren 6,25 Het negatieve koersresultaat is eerder bij het invoeren van de valutakoerswijzigingen geboekt tegen rekening 1610 Voorziening Crediteuren, bij het verwerken van het betalingsverschil wordt de crediteurengrootboekrekening tegen de voorziening geboekt zodat de inkoop ook in euro s op EUR 0,00 komt te staan en de voorziening is tegengeboekt.

7 Voorbeeld EUR betaling van een USD factuur Het kan ook zijn dat u de inkoop heeft geboekt in USD maar dat er niet de beschikking is over een USD bankrekening, de betaling geschiedt dan in euro s. De USD factuur wordt betaald in euro s, maar de situatie blijft gelijk: Een inkoop van USD 150,00 tegen een koers van 1 EUR = 1, USD De betaling van deze factuur gebeurt tegen de koers 1 EUR = 1, USD De (volledige) betaling gebeurt in het EUR Bankdagboek, hier wordt de volgende bankboeking in euro s gemaakt (1 EUR = 1, USD): Aan 1100 Bank EUR 93, Crediteuren 93,75 De inkoop was geboekt tegen de koers van 1 EUR = 1, USD, grootboekrekening 1600 Crediteuren was gecrediteerd met EUR 100,00 er is nu het volgende koersverschil ontstaan: Aan 1600 Crediteuren (Inkoopboeking in USD) 100, Crediteuren (Bankbetaling in EUR) 93,75 Koersverschil 6,25 CASH ziet tijdens de bankboeking dat de koers van de USD is veranderd en geeft aan dat er een (koers)verschil is ontstaan en vraagt of dit verschil afgeboekt moet worden, als dit bevestigd wordt genereert CASH de volgende boeking in het bankdagboek: Aan 1100 Bank EUR 93, Crediteuren 100,00 Aan 1610 Voorziening Crediteuren 6,25 Let op! Als u de optie in het bankdagboek om het verschil weg te boeken niet gebruikt dan kan het koersverschil later alsnog via de functie Afboeken betalingsverschillen verwerkt worden.