"Vreemde valuta tonen": Hierdoor worden de vreemde valuta bedragen in de boeking getoond naast de Euro (standaard valuta) bedragen.

Transcriptie

1 Vreemde Valuta Handleiding Vreemde valuta Algemeen Basisinstellingen Aanmaken van vreemde valuta grootboekrekeningen Gebruiksmogelijkheden van de vreemde valuta Extra functies Algemeen Onderstaand wordt de functie van de optioneel beschikbare module "Vreemde valuta" beschreven. Basisinstellingen De volgende instellingen dienen als eerste aangemaakt te worden: Applicatieparameters: Via "Bestand Parameters Applicatieparameters" bij "Boeking Instellingen" dienen de opties over de vreemde valuta (in dit voorbeeld 37, 38 en 39) aangevinkt te worden. "Vreemde valuta tonen": Hierdoor worden de vreemde valuta bedragen in de boeking getoond naast de Euro (standaard valuta) bedragen. "Vree mde valuta herberekenen":hierdoor is het mogelijk om in de boeking de bedragen te laten herberekenen, indien er een andere vreemde valutakode in de boeking geselecteerd wordt. "Veld vreemde valuta openen": Bij het openen van de boeking worden de bedragen in vreemde valuta of in Euro's getoond, afhankelijk van de instelling van de parameter. In de boeking kan dit omgezet worden via de <VV> button.

2 Bij de applicatieparameter "Boekhouding Klantenbetaling Instellingen" zijn een aantal instellingen mogelijk m.b.t. de vreemde valuta. "Alle vreemde valuta toelaten" Bij deze optie kan aangegeven worden of in de klantenbetaling alle vreemde valuta's worden toegelaten. Hiermee wordt bepaald of een vreemde valuta boeking ook met een andere vreemde valuta betaald kan worden dan de valuta die is gekoppeld aan de boeking.

3 "Rek. Koerscompensatie"Bij deze optie kan het grootboeknummer ingegeven worden waar de automatische koerscompensatie (koersverschil bij klantenbetalingen) op geboekt zal worden. Een grootboekrekeningnummer hiervoor kan aangemaakt worden via "Boekhouding Basisgegevens Rekeningschema". "ISO kode uit boeking overnemen"er kan bij deze optie aangeven worden dat bij een klantenbetaling van een vreemde valuta boeking de geselecteerde ISO code van de boeking automatisch in het scherm van de klantenbetaling overgenomen dient te worden. Het eerste betalingstype met deze valuta kode wordt dan voorgesteld. Het is uiteraard mogelijk om tijdens het invoeren van de betaling nog een ander betalingstype te selecteren. Bij de applicatieparameter "Boekhouding TO verwerking Instellingen" zijn tevens een aantal instellingen mogelijk voor de vreemde valuta. Bij het verwerken van de inkoop factuur van de touroperator is aan te geven in welke valuta deze ingeboekt dient te worden. Het systeem zal de valuta kode uit de boeking voorstellen. "Rekening voor valuta verschillen" In de applicatie parameters kan er bij deze optie aangegeven worden welke grootboek rekening gebruikt zal worden voor het automatisch boeken van eventuele valutaverschillen. Ook dit grootboekrekeningnummer kan aangemaakt worden bij " Boekhouding Basisgegevens Rekeningschema". "Rekening voor de TO betaling" Tevens dient bij de optie "Rekening voor de TO betaling" het grootboeknummer ingegeven te worden van de default Euro bank waarvan de Euro touroperator facturen betaald worden. Dit is een verplichte applicatieparameter. Bij het betalen van de vreemde valuta facturen kan vervolgens dit rekeningnummer aangepast worden naar de vreemde valuta bank en wordt er met de (gemiddelde) koers gerekend.

4 Vreemde valuta instellingen: Bij het menu onderdeel "Boekhouding Vreemde valuta" zijn de opties te vinden om: vreemde valuta in Jack aan te maken, de wisselkoers in te geven en eventuele wisselkoers herberekeningen te doen.

5 Bij de optie "Tabel vreemde valuta" kunnen de diverse vreemde valuta aangemaakt worden. Onderstaand is een voorbeeld aangegeven van een vreemde valuta. Een nieuwe valuta is met de knop <Voeg toe> aan te maken. Er kan gekozen worden of de wisselkoers van de valuta op "Vertrekdatum" of "Boekingsdatum" wordt voorgesteld bij boekingen. Het is mogelijk om bij "klantenbetalingen" of "handmatig boeken" de voorgestelde koers te overschrijven met de dagkoers. Let op: dit geldt alleen bij debet posten, bij credit posten zoals terugbetalingen wordt de gewogen middelkoers gebruikt!! Per valuta kan er een grootboekrekening ingevoerd worden waarop de koersverschillen (debet (winst) en credit (verlies)) geboekt worden. In de "Tabel wisselkoers" (in het scherm genoemd "Koerstabel") worden de koersen van de betreffende valuta en de daarbijbehorende periode aangemaakt. Hierbij zijn verschillende koersen in diverse periodes aan te maken. Om een koers in te voeren dient eerst de periode aangemaakt te worden, met behulp van de knop <Bewerken>.

6 Vervolgens wordt de periode "open t/m dd.mm.jjjj" aangemaakt door bij "Geldig t/m" de datum in te geven en op <Voeg toe> te klikken. In onderstaand scherm b.v De volgende periode begint dan één dag later, op Nieuwe periodes zijn steeds met de knop <Bewerken> aan te maken. Als de periodes zijn aangemaakt, kunnen deze in het pull down veld van de koerstabel worden geselecteerd. Vul eerst de kode van de valuta in en geef daarna de wisselkoers voor deze periode in. Sla deze regel op met de knop <Voeg toe>, daarna kunnen andere valuta en/of perioden worden aangemaakt. Sluit het scherm af met <Sluiten>.

7 *Let op* Jack vermenigvuldigt altijd met de ingegeven koers. De basis voor de ingave van de wisselkoers is altijd de valuta van het land (eenheid is dus Euro) in vergelijking met de vreemde valuta. In dit voorbeeld: 1 Euro = 1,41 USD Aanmaken van vreemde valuta grootboekrekeningen Via " Boekhouding Basisgegevens Rekeningschema" kunnen de grootboekrekeningen in vreemde valuta aangemaakt worden. Het grootboekrekeningnummer voor de vreemde valuta bank dient in het rekeningschema met de juiste vreemde valuta kode aangemaakt te worden. Hierbij hoeft de wisselkoers niet ingegeven te worden. De eerste koers wordt op 1,00 gezet. Aan de hand van alle te boeken debet en credit posten (welke tegen verschillende koersen worden geboekt) wordt een - gemiddeld gewogen - middelkoers berekent. Het is mogelijk om deze vreemde valuta bankrekening ook in te richten als een betalingstype voor het invoeren van een klantenbetaling. Bij het menupunt < Bestand - Parameters Boekingparameters > is bij het tabblad [ Betalingen ] deze rekening te koppelen met de juiste VV ISO code.

8 Gebruiksmogelijkheden van de vreemde valuta De vreemde valuta kan nu op verschillende manieren in Jack gebruikt worden. Boeking aanmaken: Het is mogelijk om een boeking in vreemde valuta aan te maken, zodat een bevestiging of factuur in vreemde valuta geprint kunnen worden. Hiervoor kan op het tabblad [Extra] in de boeking de betreffende valuta gekozen worden in het pull down menu. De betreffende koers uit de koerstabel (<Boekhouding - Vreemde valuta - Tabel wisselkoers>) wordt overgenomen. In dit voorbeeld de koers op vertrekdatum in september van USD 1,42. In de boeking worden de twee bedragen vermeld, geheel rechts het Euro bedrag van 1000,- en links ernaast het vreemde valuta bedrag van $

9 1420,-. Klantenbetaling invoeren: Om een klantenbetaling in vreemde valuta in te voeren, kan onder het menu punt < Boeking Invoeren klantenbetaling > het juiste betalingstype in het pulldown menu geselecteerd worden. Bij VV (vreemde valuta bedrag) kan het betalingsbedrag in de overeenkomstige, geselecteerde vreemde valuta ingegeven worden. Bij betalingen van de klant wordt de koers uit de boeking voorgesteld, deze kan echter altijd handmatig overschreven worden. *Let op* Bij het aanpassen van het te betalen bedrag dient altijd het vreemde valuta bedrag aangepast te worden! Terugbetaling aan de klant: Bij het verwerken van een credit/terug betaling aan de klant rekent Jack uitsluitend met de waarde van de middelkoers. De koers is dan niet hand matig aan te passen. Als "Koerscompensatie muteren" wordt aangevinkt wordt het koersverschil automatisch geboekt op het grootboeknummer wat is aangegeven in de applicatie parameters.

10 *Let op* Bij een terugbetaling dient er "Uitgave" geselecteerd te worden, tevens dient het min-teken bij het bedrag verwijderd te worden. Op een nieuwe ISO bankrekening dient eerst een ontvangst ("Betaling" of een debet ingave via "Handmatig boeken") geboekt te worden. Anders is er nog geen gemiddelde koers berekend en wordt voor een uitgave een koers van 1:1 genomen. Touroperator facturen: Touroperator facturen zijn in te boeken via < Boeking Verwerken van TO-facturen>. Bij het verwerken van touroperator facturen is het mogelijk om met de geselecteerde vreemde valuta uit de boeking de touroperator facturen en de betalingen in te boeken. Jack neemt automatisch de valuta en de koers uit de boeking over bij het "Verwerken van TO facturen".

11 *Let op* Bij debet boekingen (inkoopfactuur inboeken) word de koers uit de boeking gebruikt. Bij credit boekingen (betaling aan de Touroperator) rekent Jack uitsluitend met de waarde van de middelkoers. De betaling aan de Touroperator kan in EUR of in vreemde valuta worden gedaan. Door bij het "Rekeningnr." het rekeningnummer van de vreemde valuta bank (in dit voorbeeld 1110 USD bank) in te geven, wordt automatisch de middelkoers opgepakt. Bij "VV-Bedrag" dient het te betalen bedrag in vreemde valuta ingevoerd te worden (bij een aanbetaling dient het VV-Bedrag aangepast te worden, het systeem rekent dan a.d.h.v. de gewogen middelkoers het Euro bedrag uit. Let hierbij op dat het veld "Verschil muteren" pas bij de restantbetaling aangevinkt mag worden!). Er kan een koersverschil ontstaan, welke direct weg geboekt kan worden naar de in de parameters gekoppelde koersverschillen rekening met de optie "Verschil muteren".

12 *Let op* Een Verzamelbetaling/Verzamelfactuur in vreemde valuta is niet mogelijk. Extra functies Printbestanden: Het is mogelijk om bij < Boekhouding Rekeningen> en bij <Boekhouding Kasboek> de overzichten/mutaties in vreemde valuta te printen. De te gebruiken printbestanden zijn in te stellen bij < Bestand Definieer formulieren >, bij de omschrijving "grootboekrekeningen" en bij "kasboek".de printbestanden KOBL_FW en KASSFW dienen in de AD map van Jack opgeslagen te zijn.

13 Wisselkoers herberekenen: Met de Functie < Boekhouding Vreemde valuta Wisselkoers herberekenen > is het mogelijk om koersverschillen te boeken. Hierdoor worden de koersverschillen (winst en verlies) in samenhang met een vreemde valuta grootboekrekening aan het einde van het jaar eenmalig geboekt. Er wordt het verschil berekend tussen de opgebouwde middelkoers tot de daadwerkelijke (nu in te geven) koers, en op de koersverschillenrekening uit de vreemde valuta tabel geboekt. *Let op* Als een vreemde valuta grootboekrekening negatief staat worden ook inkomsten/ontvangsten tegen de middelkoers geboekt, totdat het rekeningnummer weer een positief saldo heeft. Voorbeeld tarieven, berekening Middelkoers: EURO Koers USD

14 EUR ,50 USD 1500 EUR ,30 USD 1300 Bij boeking van een uitbetaling/uitgave: Bij iedere uitgave wordt altijd met de middelkoers gerekend, zowel bij handmatige (op grootboekrekening) boekingen, klantenbetalingen of touroperator betalingen. Rekening stand: EUR 2000 Rekening stand: USD 2800 opgebouwde middelkoers 1,40 Bij een uitbetaling zoals hier in ons voorbeeld van EUR 2000 zal Jack de middenkoers van 1,40 nemen, zodat de vreemde valuta rekening op beide zijden op 0 staat. Zou men voor de uitgave van EUR 2000 handmatig een koers van bijvoorbeeld 1,50 kunnen gebruiken, dan is het EURO bedrag wel 0, maar de USD komt dan op -200 te staan. Dan wordt er op de vreemde valuta rekening dus niet correct geboekt, kan een nieuwe middelkoersberekening niet meer plaatsvinden en leidt dit ertoe dat de vreemde valuta rekening onbruikbaar is geworden. *Let op* Bij de koersverschillen in de parameters klantbetaling, het verwerken van de TO factuur en in de tabel van de vreemde valuta moet 1 en dezelfde grootboek voor debet en credit gebruikt worden!!) {note]