Opvragen Grootboek. Lijst. Kaart. Zoeken. Instellingen. Knoppen. Op deze pagina:

Transcriptie

1 Opvragen Grootboek Hier kunnen gegevens van de grootboekrekeningen worden opgevraagd. Wijzigen van gegevens is hier niet mogelijk. Op deze pagina: Doordat het Minox-programma de ingebrachte boekingen direct verwerkt, is het altijd mogelijk om de boekingen direct op te vragen. Lijst Aan de linkerkant van het scherm, wordt de lijst van de grootboekrekeningnummers getoond met (standaard) de volgende informatie: Zoeken Grootboekrekeningnummer Omschrijving Cumulatief saldo Vóór deze icoon kan worden gezocht naar een grootboekrekening door het intoetsen van: grootboekrekeningnummer (een gedeelte van de) omschrijving Instellingen Met behulp van deze icoon is het mogelijk om voor de lijst van grootboekrekeningen de weer te geven informatie aan te passen. Nadat op Instellingen is geklikt, wordt een venster getoond met daarin de velden die kunnen worden toegevoegd aan de lijst. Zo kan men bijvoorbeeld snel zien of voor alle grootboekrekeningen een (juiste) Balans/WV-code is ingetoetst. Kaart Aan de rechterkant van het scherm, wordt de kaart getoond van de (in de lijst geselecteerde) grootboekrekening. Bovenin zijn de volgende knoppen beschikbaar. Indien in de geopende tab een knop niet beschikbaar is, wordt deze grijs weergegeven. Knoppen Direct naar Afdrukken Grootboek Dagboeken. Direct naar Afdrukken Grootboek Rekeningkaarten. Afdrukken Afgeletterde posten. Instellen Filter.

2 Tonen van meerdere boekjaren. Naar de Memo in de tab Stamgegevens van de grootboekrekening. Afletteren bevestigen. Navigatie U kunt naar het eerste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het eerste record staat. U kunt naar het vorige record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het eerste record staat. Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven. U kunt naar het volgende record pagina door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste record staat. U kunt naar het laatste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste record staat. Saldi Grootboekrek.nr. en Omschrijving Bovenin het scherm worden het grootboekrekeningnummer en de omschrijving van de opgevraagde grootboekrekening weergegeven. Omschrijving Alle perioden en de omschrijvingen hiervan worden automatisch weergegeven (het aantal perioden wordt opgegeven bij het aanmaken van een administratie). Periode (huidig boekjaar) De geboekte bedragen van een periode worden bij elkaar opgeteld en (per periode) in deze kolom weergegeven. Cumulatief (huidig boekjaar) Bij iedere periode worden de bedragen van de voorliggende perioden opgeteld. Dit zogenaamde cumulatieve saldo wordt (per periode) in deze kolom getoond. Het saldo dat in deze kolom bij de laatste periode wordt vermeld, is dus gelijk aan het Eindsaldo. Totalen De geboekte bedragen van een periode worden bij elkaar opgeteld. Alle bedragen bij elkaar opgeteld vormen het eindsaldo. Vergelijking met Budget

3 Door deze optie aan te vinken wordt ook het venster Budget getoond. Indien bij de grootboekrekening een jaarbudget en een budgetverdeelsleutel is ingevuld dan kan met behulp van deze button worden gekozen of de gegevens verdeeld over de perioden getoond moeten worden. Voortschrijdend Indien deze optie wordt aangevinkt dan worden de periodecijfers per regel gecumuleerd zodat een overzicht gegeven wordt t/m elke periode. Indien deze optie niet is aangevinkt dan worden de cijfers per afzonderlijke periode getoond. % (Percentage) Het verschil tussen het budgetbedrag en het gerealiseerde bedrag wordt hier weergegeven, uitgedrukt in een percentage. Periode Het jaarbudget wordt verdeeld over de aanwezige perioden. Hoe deze bedragen verdeeld zijn hangt af van de gebruikte budgetverdeelsleutel. Dit hoeft niet per se een evenredige verdeling te zijn. Budgetverdeelsleutels worden ingebracht in Onderhoud Algemeen Budgetverdeelsleutels. Automatisch wordt onderaan een totaal weergegeven. Dit is het jaarbudget zoals dat voor de betreffende grootboekrekening is ingebracht in Onderhoud Grootboek. Verschil Het verschil tussen het budgetbedrag en het gerealiseerde bedrag wordt hier weergegeven, uitgedrukt in een bedrag. Automatisch wordt onderaan een totaal weergegeven. Vergelijking met Vorig jaar Door deze optie aan te vinken wordt (indien aanwezig) het voorgaande boekjaar getoond. Periode (vorig boekjaar) Indien is gekozen voor "Vergelijking met Vorig jaar" wordt - naast de periode van het huidig boekjaar - het saldo van de betreffende periode van het vorig boekjaar getoond. Cumulatief (vorig boekjaar) Indien is gekozen voor "Vergelijking met Vorig jaar" wordt - naast het cumulatief van het huidig boekjaar - het cumulatief van het vorig boekjaar getoond. Mutaties De regels tonen de in het boekingsprogramma ingegeven informatie. Voor de kolommen Debet, Credit en BTW-bedrag worden onderaan automatisch de totalen berekend. Tevens wordt het saldo van de grootboekrekening getoond.

4 Het volgende venster verschijnt op het beeldscherm: Voor de getoonde rubrieken kan worden aangegeven of die moeten worden getoond op het scherm. Klik op Standaard om alle wijzigingen in de te tonen kolommen op te heffen en terug te keren naar de standaard instellingen van MINOX. Door te kiezen voor Bewerken wordt automatisch het boekingsprogramma (Taken Boeken) gestart. Indien het boekingsprogramma reeds geopend is, wordt het actieve dagboekblad gesloten. Het dagboekblad waarin zich de betreffende mutatie bevindt, wordt geopend en de cursor gaat naar de betreffende mutatie.

5 Er kan meer informatie van een regel worden opgevraagd door te klikken op deze icoon. Daardoor wordt er detailinformatie van de boeking getoond. Het venster Detailinformatie van een boekingsregel in Opvragen Grootboek ziet er als volgt uit: Behalve de gegevens uit het boekingsprogramma, worden ook de volgende gegevens getoond: Systeemdatum - De datum waarmee de computer is opgestart. Systeemtijd - De tijd van de computer op het moment dat de boekingsregel is gemaakt. Gebruiker - De naam van de gebruiker die de boeking heeft gemaakt. Dit is met name van belang in een netwerksituatie. In een stand-alone situatie staan hier altijd dezelfde initialen, namelijk die van de MINOX. Door te kiezen voor Afdrukken dagboekbladen wordt het dagboekblad waarin zich de betreffende mutatie bevindt, naar het beeldscherm geprint. Het is mogelijk het dagboekblad alsnog naar de printer te sturen. Door te kiezen voor Afdrukken rekeningkaarten wordt direct het onderdeel Afdrukken Grootboek Rekeningkaarten opgestart. Het grootboekrekeningnummer wordt automatisch ingevuld bij de selectie "Van - t/m".

6 Door het instellen van een Filter kan men bepalen welke mutaties worden getoond, bijvoorbeeld alleen de mutaties van het eerste kwartaal. Er kan een selectie worden opgegeven voor één of meerdere velden. De laatst ingegeven selecties blijven bewaard totdat MINOX wordt afgesloten. De titels van de kolommen waarvoor een filter is ingesteld worden in het oranje weegegeven. Door te klikken op Nulstellen kan men alle selecties ongedaan maken. In de tab Mutaties kan men de mutaties van meerdere boekjaren opvragen door middel van deze knop. In het venster worden de beschikbare jaren getoond: Achter de boekjaren die daadwerkelijk aanwezig zijn, wordt "Beschikbaar" vermeld. Stamgegevens De relevante stamgegevens van de grootboekrekening worden hier getoond. Een verdere beschrijving van de getoonde velden vindt u in Onderhoud Grootboek. Afletteren Het tabblad Afletteren is vrijwel identiek aan het tabblad Mutaties. In het tabblad Afletteren is het mogelijk om mutaties van een grootboekrekening af te vinken. Afletteren wordt doorgaans gebruikt bij boekingen die zijn gedaan op tussenrekeningen. Vaak worden op deze rekeningen boekingen "geparkeerd" waarvoor de definitieve bestemming niet bekend is, bijvoorbeeld vooruitbetalingen. Verschillende boekingen kunnen middels het afletteren aan elkaar gekoppeld worden. De niet-gekoppelde bedragen die overblijven, geven uiteindelijk het saldo van de rekening weer. Automatische boekingen worden niet getoond in het tabblad Afletteren.

7 Het volgende venster verschijnt op het beeldscherm: Voor de volgende rubrieken kan worden aangegeven of die moeten worden getoond op het scherm: Datum Documentnr. Dagboekcode Bladnr. Regelnr. Periodenr. Kostenplaatsnr. BTW Omschrijving Klik op Standaard om alle wijzigingen in de te tonen kolommen op te heffen en terug te keren naar de standaard instellingen van MINOX. Door te kiezen voor deze knop kan direct een overzicht worden geprint met de mutaties: Afgeletterde Niet afgeletterde Beide Het grootboekrekeningnummer wordt automatisch ingevuld bij de selectie "Van - t/m". Door te kiezen voor Afdrukken rekeningkaart wordt direct het onderdeel Afdrukken Grootboek Rekeningkaarten opgestart. Het grootboekrekeningnummer wordt automatisch ingevuld bij de selectie "Van - t/m". Door het instellen van een Filter kan men bepalen welke mutaties worden getoond: Afgeletterde Niet afgeletterde Beide Door te klikken op Nulstellen kan men alle selecties ongedaan maken. Afletteren bevestigen. Afletteren Status Omschrijving

8 Blanco. Niet afgeletterde mutaties hebben deze status. Gemarkeerd. Mutaties die zijn geselecteerd (met de linker muisknop) hebben deze status. Afgeletterd. Mutaties die zijn afgeletterd hebben deze status. Aan het eind van iedere regel kan in de kolom Status een mutatie worden afgeletterd. Door te klikken op een Blanco status, wijzigt de status in Gemarkeerd. Op dit moment is de mutatie nog niet afgeletterd. Met hulp van de knop "Afletteren bevestigen" wijzigt de status van een gemarkeerde mutatie in de status Afgeletterd afgeletterd.. Een mutatie blijft ook na het afsluiten van de administratie zichtbaar als Door opnieuw op de status van een afgeletterde mutatie te klikken, wijzigt de status weer in Blanco. Belangrijk Bij het afletteren is het eventueel ingestelde Filter belangrijk. Het Filter bepaalt of de afgeletterde, niet afgeletterde of alle mutaties worden getoond. Indien is gekozen voor "Niet afgeletterde", verdwijnt de mutatie direct van het scherm zodra deze wordt afgeletterd. Hierdoor blijven de nog af te letteren mutaties steeds zichtbaar.