Alure Uren Weekstaat

Transcriptie

1 Alure Uren Weekstaat Alure Uren Weekstaat Alure Uren weekstaat Weekstaat openen Alure Vandaag Mijn Weekstaten Weekstaat mutaties invoeren... 3 Navigeren door weekstaten Invoeren weekstaat mutaties Weekstaat mutaties in detail Weekstaat definitief maken Controle op normuren Medewerker selecteren Verlofuren raadplegen / 6

2 1 Alure Uren weekstaat 1.1 Weekstaat openen Wanneer u Alure opstart dan opent Alure met uw persoonlijke Alure omgeving Mijn Alure. Vanuit Mijn Alure kunt u de voor u geautoriseerde Alure functionaliteit en gegevens gebruiken. Aan de linkerkant ziet u de werkgebieden in Alure waarvoor u geautoriseerd bent. Het eerste werkgebied is Alure Vandaag. Via Alure Vandaag kunt u direct uw weekstaat invoeren en raadplegen door in Mijn weekstaten op de juiste week te klikken. Via opent u altijd uw actuele verlofsaldo Alure Vandaag Door met de rechtermuisknop bovenin een venster te klikken kunt u selecteren wat u wilt zien Mijn Weekstaten Hierbij worden uw eerste niet afgesloten weekstaat, de daarop volgende weekstaat en de daaraan voorafgaande weekstaten weergegeven. Doormiddel van een gekleurde klok wordt de status van de weekstaat aangegeven: Groen: Nieuwe weekstaat Oranje (Geel): In deze weekstaat zijn al uren geregistreerd. De weekstaat is nog niet afgesloten / definitief Rood: De weekstaat is afgesloten / definitief Blauw: uw weekstaat is gefiatteerd door de verantwoordelijke Door dubbel te klikken op een van deze weekstaten wordt de betreffende weekstaat geopend. 2 / 6

3 1.2 Weekstaat mutaties invoeren Nadat u in Alure de weekstaat hebt geopend toont Alure u het scherm Invoeren weekstaat mutaties van die week. Dit scherm biedt u de volgende mogelijkheden. Toevoegen van mutatieregels; Verwijderen van mutatieregels; Printen van de weekstaat; Definitief maken van de weekstaat; Heropenen van de weekstaat. Deze knop is alleen beschikbaar voor gebruikers die geautoriseerd zijn voor de functie Heropenen weekstaat, deze is onderdeel van de taak Invoeren weekstaten alle gebruikers. ALT+Z = Zoom knop. Deze opent afhankelijk van het actieve veld een selectiescherm (jaar, periode, medewerker, cliënt, opdracht, werksoort). Dit kan ook bereikt worden door dubbel te klikken in het betreffende veld. Automatisch naar volgende dag. Deze knop is een aan/uit knop. In de aanstand verschijnt in de volgende mutatieregel automatisch de volgende datum indien het aantal normuren voor een dag overschreden is (In de administratie is de controle op normuren ingesteld op normuren per dag) of indien er meer dan 1/5 deel van de normuren per week op een dag geboekt wordt (In de administratie is de controle op normuren ingesteld op normuren per week). Navigeren door weekstaten De pijltjes links en rechts naast jaar, periode en week maken het mogelijk om naar voorgaand cq. volgend jaar/periode of week te gaan. In de velden kan handmatig een waarde ingevuld worden. Bij het invullen van een weeknummer wordt het de periode door Alure automatisch bepaald Invoeren weekstaat mutaties Type: Selecteer het type weekstaat mutatie dat u wilt invoeren. U kunt kiezen uit: Selecteer 1=werksoort (= standaard), 2=kostensoort (bijvoorbeeld aantal km s of aantal salarisstroken) of 3 = incidentele kosten 3 / 6

4 Cliënt zoeknaam: Selecteer de cliënt waarop u de uren of kosten wilt verantwoorden. In dit veld kunt u tevens op zoeknaam en nummer van de cliënt zoeken. U kunt tevens dubbelklikken of via Alt-Z de cliënt zoeken. Cliënt wordt automatisch ingevuld. Opdracht: Selecteer het boekjaar waarop de uitgevoerde werkzaamheden of kosten betrekking hebben. De opdracht is niet hetzelfde als het kalenderjaar. Werksoort: Selecteer de werksoort waarop u de uren wilt verantwoorden. U kunt zowel op nummer als op omschrijving zoeken. Invoer is uitsluitend mogelijk wanneer u voor het type werksoort heeft gekozen. Kostensoort: Selecteer hier de eenheidskosten waarop u de kosten wilt verantwoorden. U kunt zowel op nummer als op omschrijving zoeken. Invoer is alleen mogelijk als u voor het type kostensoort heeft gekozen; Datum: Voer de datum in waarop u de uren of kosten wilt verantwoorden. Via de kalender kunt u een andere datum selecteren. Aantal: Hier vult u het aantal eenheden van het type in. Bij werksoorten is dat het aantal tijdseenheden, meestal in uren. Bij eenheidskosten is dit het aantal eenheden, bijvoorbeeld het aantal kilometers bij reiskosten. Het aantal uren kan tot twee decimalen nauwkeurig worden weergegeven. BTW: Selecteer de BTW code. Invoer is alleen mogelijk wanneer u voor het type incidentele kosten heeft gekozen; Bedrag: Voer hier het te verantwoorden bedrag in. Invoer is alleen mogelijk wanneer u voor het type incidentele kosten heeft gekozen; Omschrijving: U kunt hier optioneel een omschrijving aan de mutatie toekennen. Deze omschrijving verschijnt niet op de declaratie, maar enkel op overzichten voor intern gebruik. TIP!: F5: Met de knop F5 kunt u de waarde van een veld vastzetten. Voert u hiertoe eerst de waarde in het veld in dat u wilt vastzetten. Vervolgens klikt u op F5. Links onderin het beeld ziet u de melding F5 is geactiveerd. Alure houdt deze waarde net zo lang vast tot u wederom op dit veld F5 klikt. U ziet dan de tekst F5 is gedeactiveerd. F12: Met de knop F12 kunt u per veld de inhoud van de vorige regel kopiëren! U herhaalt deze stappen totdat u alle uren voor deze weekstaat heeft verantwoord. Tussentijds kunt u uw weekstaat afsluiten door deze via het kruis rechtsboven te sluiten. De volgende keer kunt u de weekstaat weer openen en aanvullen. Wanneer u alle mutaties juist en volledig heeft verantwoord dan maakt u uw weekstaat definitief Weekstaat mutaties in detail In het onderste gedeelte van uw weekstaat ziet u per regel de detailinformatie over de ingevoerde mutatie. Tevens ziet u per dag de totaal ingevoerde uren en uw productiviteitspercentage. Aan de tekstkleur van het totaal aantal geboekte uren is te zien of er een afwijking is ten opzichte van het aantal normuren. Een groen totaal geeft aan dat er meer uren geboekt zijn dan de normuren. Een rood totaal geeft aan dat er minder dan het aantal normuren geboekt is. 4 / 6

5 1.2.3 Weekstaat definitief maken Wanneer u alle mutaties juist en volledig in de weekstaat heeft verantwoord dan maakt u uw weekstaat definitief. U geeft hiermee aan dat u gereed bent met uw weekstaat. Om de weekstaat definitief te maken klikt u op. Wanneer u uw weekstaat definitief heeft gemaakt, kunt u deze niet meer heropenen en eventueel wijzigen. Weekstaat heropenen Wanneer na het afsluiten van een weekstaat blijkt dat deze onvolledig of incorrect is ingevoerd, dan moet de weekstaat eerst heropend worden, voordat deze aangepast kan worden. In de autorisatie is vastgelegd of u geautoriseerd bent om een afgesloten weekstaat te heropenen. Om een weekstaat te heropenen kiest u voor Alure kan ingericht zijn om een controle uit te voeren op het verantwoorden van het aantal normuren. Wanneer u de weekstaat definitief wilt maken en uw weekstaat is niet volledig dan toont Alure u de melding dat het aantal verantwoorde uren niet conform uw normuren is Controle op normuren Alure kan ingericht zijn om een controle uit te voeren op het verantwoorden van het aantal normuren. Wanneer u de weekstaat definitief wilt maken en uw weekstaat is niet volledig dan toont Alure u de melding dat het aantal verantwoorde uren niet conform uw normuren is. Afhankelijk van de inrichting kunt u het verschil accepteren en de weekstaat definitief maken. Of u dient eerst uw uren te verantwoorden zodanig dat het saldo gelijk is aan uw normuren. Afhankelijk van de richtlijnen op uw kantoor dient u een tekort op uw normuren te verantwoorden door het verschil aan uren of alsnog op een cliënt te verantwoorden of op kantoor als vakantie of opname van TvT/overwerk uren. Een overschrijding van uw normuren dient u bijvoorbeeld negatief te verantwoorden op TvT/Overwerk. Negatief boeken op de werksoort TvT/Overwerk betekent dat uw TvT/Overwerk saldo toeneemt Medewerker selecteren Dit veld is alleen beschikbaar wanneer u geautoriseerd bent om weekstaten van andere gebruikers te beheren. Via een dubbelklik in dit veld, of Alt-Z of directe invoer van het medewerker nummer, selecteert u de gewenste medewerker. Na selectie wordt de weekstaat van deze medewerker geopend en kunt u hierin wijzigingen doorvoeren. 5 / 6

6 1.2.6 Verlofuren raadplegen In Alure kunt u op ieder moment uw actuele saldo raadplegen. Het overzicht van de verlofuren geeft bijvoorbeeld inzicht in: Vakantie uren ATV uren Tijd voor tijd Deze drie omschrijvingen zijn standaard door Alure ingesteld. In uw situatie kan hiervan zijn afgeweken. Mutaties in de verlofuren worden gemaakt via de weekstaat. Wanneer u werksoorten gebruikt die zijn aangemerkt als Vakantie, ATV of Tijd voor tijd dan worden deze direct verwerkt in het saldo verlofuren. In Mijn Alure kiest u voor U ziet uw volledige verlofoverzicht met opgebouwde vakantiedagen, ATV dagen en Tijd voor tijd. 1. Selecteer via de verlofnavigatie het gewenste jaar. Verlofuren Detail Verlofuren kunt u per week en per dag inzien en printen 6 / 6