HANDLEIDING. RV SoftDev. RV Gastoudersysteem Dit document beschrijft de gebruikswijze van RV Gastoudersysteem. Roy Verdonk

Transcriptie

1 HANDLEIDING RV SoftDev RV Gastoudersysteem Dit document beschrijft de gebruikswijze van RV Gastoudersysteem Roy Verdonk

2 Inhoud Installatie Microsoft Access Runtime... 2 Voorwoord... 2 Installatie stappen... 2 Installatie RV Gastoudersysteem... 4 Installatie stappen... 4 Gebruik RV Gastoudersysteem... 7 Voorwoord... 7 Eerste keer opstarten... 7 Startmenu... 8 Gastouder informatie... 9 Kinderen Uren invoeren Maandschema Dagschema Dagafsluiting Rapportage Totalen maandrapport Backup Kopen Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 1 van 20

3 Installatie Microsoft Access Runtime Voorwoord Voordat u RV Gastoudersysteem kunt installeren, dient het gratis beschikbare Microsoft Access Runtime op uw computer geïnstalleerd te worden. U kunt deze vinden op Dit programma zorgt ervoor dat u RV Gastoudersysteem kunt gebruiken, zonder dat er een volledige versie nodig is van Microsoft Access Installatie stappen Na het downloaden van het installatiebestand AccessRuntime.exe dient u deze uit te voeren. Wanneer u een beveiligingsmelding vanuit Windows krijgt, kunt u op Ja / Yes klikken. De installatie zal zich nu uit pakken waarna u het volgende scherm ziet. Zet een vink bij Ik ga akkoord. En druk op Doorgaan. Microsoft Access Runtime zal zich nu installeren. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 2 van 20

4 Wanneer de installatie is afgerond krijgt u onderstaand te zien, druk nu op Sluiten. U kunt nu verder gaan met de installatie van RV Gastoudersysteem. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 3 van 20

5 Installatie RV Gastoudersysteem Installatie stappen Download via eerst het installatie bestand. Voer RVGS Setup.exe na het downloaden uit. Druk op Volgende. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 4 van 20

6 Wanneer u akkoord gaat met de overeenkomst zet u een vink bij Ik ga akkoord met de overeenkomst en drukt u op Volgende. Druk op Installeren. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 5 van 20

7 Druk nu op Einde, het programma is geïnstalleerd. U kunt het programma terugvinden in het startmenu onder RV Gastoudersysteem. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 6 van 20

8 Gebruik RV Gastoudersysteem Voorwoord RV Gastoudersysteem maakt gebruik van Microsoft Access Access is een database systeem, wat inhoudt dat alle invoer die u doet, opgeslagen wordt in een lokale database. Deze staat op uw computer opgeslagen en dus niet op internet / in de cloud. Wanneer u in een formulier bepaalde invoer wilt annuleren kunt u dit doen met de knop Esc op uw toestenbord. In ieder venster is de rechtermuisknop beschikbaar waarmee u bijvoorbeeld een print opdracht kunt geven. Eerste keer opstarten Wanneer u het programma voor het eerst start, krijgt u onderstaand beeld te zien. Vult u hier uw volledige naam in. Deze naam kunt u later niet meer wijzigen. Druk hierna op OK. Hierna volgt de melding dat er nog 30 dagen gratis gebruik over zijn. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 7 van 20

9 Startmenu Alle onderdelen zullen behandeld worden. Voor een juiste weergave van de rapportage en eventueel de kleurweergave gaan we eerst naar Gastouder info. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 8 van 20

10 Gastouder informatie Bovenstaande informatie kunt u invullen door op het potlootje de drukken. De kleur van de gekleurde delen van het programma kunt u wijzigen door een achtergrond kleur te selecteren. Na op de naastliggende knop te drukken slaat u deze op. Het vierkant ernaast geeft de kleur weer welke geselecteerd is. Hetzelfde kunt u doen voor de tekstkleur. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 9 van 20

11 Kinderen Voordat u verder kunt gaan, dienen er kinderen ingevoerd te worden. In het startmenu kunt u zien dat er nog geen kinderen beschikbaar zijn. Druk op de knop Kind toevoegen om een nieuw kind in te voeren. Onderstaande velden kunt u doorlopen door op Enter of Tab te drukken. U kunt ze natuurlijk ook gewoon met de muis aanklikken. De kleur is voor de weergave in het dagschema welke we later behandelen. Na het invoeren van deze basisgegevens is deze ook beschikbaar in het startscherm en opent het scherm waar de verdere details ingevoerd kunnen worden. Deze kunt u later terughalen door in het startscherm het kind te selecteren en op de knop Kinder info te klikken. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 10 van 20

12 Na een foutieve invoer is er de mogelijkheid om doormiddel van de knop Verwijder uit administratie het kind te verwijderen. Wanneer verdere info uit het verleden bewaart dienen te blijven kunt u beter Actief in de portefeuille uitvinken. Anders gaan alle uren informatie verloren. Wanneer bijvoorbeeld het uurtarief later wijzigt, kunt u deze ook in dit scherm aanpassen. Alle voorgaande uren invoeren blijven behouden met het oude uurtarief. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 11 van 20

13 Uren invoeren Doormiddel van de knop Ureninvoer in het startmenu kunt u de uren van de kinderen invoeren. De velden waar een * achter staat dienen altijd ingevuld te worden. Ook hierbij kunt u na invulling van een veld door middel van Enter, Tab of de muis naar het volgende veld gaan. Belangrijk: Na het veld Plustijd zal het automatisch naar de knop Opslaan gaan. Na nog een keer op Enter te drukken komt u weer in een leeg formulier. De gegevens zijn nu automatisch opgeslagen. Wanneer er kilometers, broodmaaltijden of warme maaltijden opgegeven dienen te worden, dient u dit met de muis te selecteren. Het veld Plustijd kunt u gebruiken wanneer u bijvoorbeeld de lunch niet als onkosten opgeeft, maar de afspraak heeft gemaakt om hiervoor bijvoorbeeld een half bovenop de normale uren te rekenen. Wanneer een reeks aan uren achter elkaar heeft ingevuld, kunt u doormiddel van de Page up en Page down knop op uw toetsenbord bladeren tussen de ingevoerde uren. Het vink vakje Afgehandeld volgt later qua uitleg. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 12 van 20

14 Maandschema In bovenstaand schema bevindt zich een maandweergave. Hierin staan de kinderen vermeld met begintijd. Het vakje wat rood gekleurd is, staat voor de huidige dag. Door middel van het dubbel klikken in een veld van een bepaalde dag, opent zich het dagschema dat we verderop behandelen. Rechts bovenin ziet u de geselecteerde maand en de knoppen om te navigeren tussen verschillende maanden. Links bovenin ziet u de volgende gegevens: Werk dagen: Het aantal dagen waarop uren ingevoerd zijn. Werk uren: Het aantal daadwerkelijk gewerkte uren. Deze uren kunt u bijvoorbeeld gebruiken als u als zelfstandige werkzaam bent, om na te gaan of u het urencriterium haalt. Totaaluren: Dit zijn de te factureren uren. Verdiensten: De te factureren uren in euro s inclusief eventuele plustijden. Onkosten: De berekende onkosten zoals maaltijden. Wanneer u het overzicht wilt printen, kunt u met de rechtermuisknop in het venster klikken en op printen drukken. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 13 van 20

15 Dagschema Na het dubbelklikken in een bepaalde dag, krijgt u het dagschema te zien. Dit is een grafische weergave van de gehele dag. Wanneer er meer kinderen ingevoerd zijn, schalen de blokken automatisch mee. Wanneer uren aangepast dienen te worden, dubbelklikt u op het gekleurde vak van het betreffende kind. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 14 van 20

16 Hier kunt u de gegevens aanpassen. Wanneer het naar tevredenheid aangepast is, kunt u rechts bovenin op het kruisje drukken, waarna u in het aangepaste dagschema terecht komt. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 15 van 20

17 Dagafsluiting In de dagafsluiting ziet u de uren van de dagen die al verstreken zijn. Deze uren hebben bij het vink vakje Afgehandeld (welke ook zichtbaar is bij de uren invoer en uren mutatie) geen vinkje staan. Wanneer er geen vinkje staat, komen deze uren niet in de rapportage voor. Dit zorgt ervoor dat er niet per ongeluk toekomstig ingevoerde uren al opgegeven kunnen worden. Is dit juist wel gewenst, dan dienen deze uren als Afgehandeld ingevoerd te worden. Wanneer u in dit overzicht niet kloppende uren ziet, kunt u door middel van het vergrootglas deze muteren. Wanneer alle uren correct zijn en in de rapportage voor mogen komen, kunt u op de knop Afhandelen drukken. Druk hierna op Ja. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 16 van 20

18 Nu zijn uren ook beschikbaar in de rapportage. Rapportage In het rapportage menu zijn 4 soorten rapportages beschikbaar. Kind maandrapport: Hiermee kunt u een overzicht maken van één kind van een bepaalde maand. In dit overzicht is alles inzichtelijk op dagbasis. Dit overzicht is ook te gebruiken om richting de ouders duidelijk te maken over welke uren het gaat. Kind jaarraport: Hiermee kunt u een overzicht maken van één kind van een bepaald jaar. In dit overzicht is alles inzichtelijk op maandbasis. Totalen maandrapport: Dit is een maandoverzicht van alle kinderen in een bepaalde maand. Dit overzicht kunt u bijvoorbeeld gebruiken wanneer u de maandelijkse uren door moet geven aan het gastouderbureau. Totalen Jaarrapport: Dit is een totaal overzicht van het hele jaar per kind. Alle overzichten kunt u doormiddel van de betreffende knop inzien, printen of omzetten naar een PDF document wanneer u deze bijvoorbeeld wilt mailen. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 17 van 20

19 Totalen maandrapport Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 18 van 20

20 Backup Wanneer u op de knop Maak backup drukt dient u een locatie te selecteren waar u de backup wilt plaatsen. Doormiddel van de knop Backup terugplaatsen kunt de deze backup weer terugzetten. Alle gegevens zoals ze waren worden hersteld. Wanneer u in de tussentijd aanpassingen heeft verricht, zullen deze verloren gaan. Kopen Wanneer u buiten de proefperiode gebruik wenst te maken van het programma, kunt u klikken op de knop Kopen. Hierin staan de handelingen beschreven om een licentiecode te verkrijgen voor volledig gebruik. U kunt ook naar de website gaan: Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 19 van 20

21 Wanneer u een serienummer heeft, drukt u op de knop Ik heb een serienummer. Handleiding RV Gastoudersysteem versie 1.0 Pagina 20 van 20