Inleiding. Programma instelling voor gebruik EDP

Transcriptie

1 Inleiding Het is mogelijk om de declaraties elektronisch rechtstreeks vanuit Winmens in te dienen bij Vecozo. Zo kunt u als u een (verzamel)zip maakt bij declaratie inzien deze meteen indienen bij Vecozo. Ook kunt u de statussen opvragen, EI-retourbestanden downloaden en PDF bestanden downloaden. U moet wel een internetverbinding hebben en een geldig systeemcertificaat met declaratie optie. Als u een x509 G2 systeemcertificaat aan vraagt bij Vecozo zorg er dan voor dat u Ja aanvinkt bij de vraag of u er mee wilt declareren. Heeft u al een x509 G2 systeemcertificaat maar de optie om te declareren is op dit certificaat niet aanwezig, dan kunt u het 2 e onderdeel van het aanvraagformulier Systeemcertificaat in vullen. Uw huidige certificaat wordt dan door Vecozo zo aangepast dat u er ook mee kan declareren vanuit Winmens. Het aanvraagformulier voor het systeemcertificaat kunt u hier downloaden : Programma instelling voor gebruik EDP Voor gebruik van de EDP en COV moet uw systeemcertificaat geïnstalleerd zijn op uw computer in de Microsoft internet explorer. Anders werkt het EDP en COV niet. Als u met het EDP wilt gaan werken moet u dit in het programma instellen. Dit kunt u doen bij : Bestand Instellingen Praktijk / systeemgegevens op het tabblad Programma U kunt hier EDP (Elektronisch Declaratie Portaal) aanvinken. Na het aanvinken kunt u het beste het programma even opnieuw opstarten. Daarna kunt u van de declaratie bij declaratie inzien een verzamel-zip of een enkele-zip file gaan maken. Ter controle kunt u rechtsonder in het declaratie inzien scherm zien dat EDP is ingeschakeld. Ziet u dit niet dan is de EDP module niet actief en kunt u geen elektronische declaratie indienen via Winmens. 1

2 Bij het maken van de (verzamel)zip zal er na de melding dat het zip-bestand gemaakt is nog een melding komen: Na het klikken op [Ja] wordt het scherm declaratie inzien afgesloten en het Elektronisch Declaratie Portaal, hierna te noemen EDP scherm, geopend. Bij het maken van een enkele zip zal het bestand wel naar het EDP gestuurd worden maar kan u niet rechtstreeks naar het EDP gaan. U kunt dan zelf als u klaar bent bij Declaratie Inzien naar het EDP gaan via het menu (declaratie, electronisch declaratieportaal (VSP-EDP)). Het EDP scherm wordt geopend, tijdens het opstarten zal dit programma-onderdeel een verbinding met de Vecozo Webservice tot stand willen brengen. Hiervoor moet u een systeemcertificaat selecteren (niet degene met uw naam erin). Dit zal iedere sessie opnieuw gevraagd worden als Winmens afgesloten is geweest. Selecteer een geldig Systeemcertificaat van Vecozo en druk vervolgens op [OK]. U kunt nu declaratie indienen en statussen opvragen. Mocht uw certificaat verlopen of niet geldig zijn kunt u niet met EDP werken. Hiervan zal ook een terug melding komen zodra u op de knop Actie of indienen druk. 2

3 Electronisch Declaratie Portaal VSP-EDP Indienen van declaraties In het EDP scherm komen al uw elektronische declaraties te staan die u heeft gemaakt via declaratie inzien. In bovenstaande voorbeeld ziet u 1 regel staan van een zojuist gemaakte (verzamel) zip. Deze is nog niet ingediend. Om hem in te gaan dienen klikt u 1 keer met de muis op deze regel, dan wordt de knop Indienen donker. U kunt voordat u op de knop Indienen drukt zelf nog een referentie invullen, uw adres aanpassen en aangeven of u via de notificatie wilt ontvangen. Druk dan op de knop Indienen. De (verzamel) zip wordt vervolgens uitgepakt zoals in het voorbeeld hieronder. Er wordt door Vecozo een ID nummer aan toegekend. 3

4 Status van ingediende declaraties Controleren Om de actuele declaratie status op te vragen, selecteer u een of meerdere regels. Dit werkt volgens het Windows protocol. Met de CTRL-toets ingedrukt kunt u de declaratie regels aan klikken, welke u gecontroleerd wil hebben. Wilt u een aantal onder elkaar staande regels selecteren, klik dan de eerste regel met de SHIFT-toets ingedrukt en de laatste regel. Vink dan vervolgens bij VSP-EDP opties achter actie/downloaden het rondje Declaratie status aan en druk dan op de knop [Actie]. De geselecteerde declaratie worden nu gecontroleerd op status en dit wordt meteen teruggekoppeld naar het Winmens systeem. De status zal geplaatst worden in het veld Declaratie Status Dit is alleen een melding over de actuele status van de declaratie. De mogelijke statussen zijn: Afgekeurd door Vecozo Correct bevonden door Vecozo Succesvol ontvangen door Zorgverzekeraar Afgekeurd door Zorgverzekeraar Afgehandeld door Zorgverzekeraar Volledig toegewezen door Zorgverzekeraar EI-Retourbestand downloaden U kunt na het opvragen van de declaratie status of n.a.v. een notificatie van Vecozo het EI-retourbestand van een afgehandelde declaratie opvragen. U klikt de gewenste declaratie aan en vinkt hiervoor bij actie/downloaden het rondje Bestand (ZIP) aan en drukt dan op de knop [Actie]. Het ZIP bestand wordt opgeslagen en de knop [Retour bestand] zal oplichten. Om het bestand in te kunnen lezen drukt u op die knop. Het programma onderdeel Controle declaratie bestand / Retour info zorgverzekeraar. wordt automatisch opgestart en u kunt de informatie lezen door op de knop [Inlezen data] te drukken. PDF bestand downloaden Als u via de notificatie bericht krijgt dat er een PDF-bestand beschikbaar is. Deze kunt u gaan opvragen. U gaat als volg te werk : Klik de desbetreffende declaratie aan, vink bij actie/downloaden het rondje Opvragen PDF-ID aan en druk dan op de knop [Actie]. Als er een PDF-ID aanwezig is zal deze in de tabel worden geplaatst. Mogelijk kan er ook een tweede PDF-ID worden geplaatst. Deze PDF-ID s worden maar 1 keer verstrekt door de Vecozo Webservice. 4

5 Als er een PDF-ID beschikbaar is zal, na het opvragen van de PDF-ID, het actie rondje Bestand (PDF) oplichten. Vink nu bij actie/downloaden het rondje Bestand (PDF) aan en druk dan op de knop [Actie]. Het PDF bestand(en) worden nu opgehaald en de knop(pen) [PDF bestand1] zal ook oplichten. U kunt nu het PDF bestand lezen door op de knop [PDF bestand(1)] en indien aanwezig [PDF bestand(2)] te drukken. Voor een PDF bestand lezen heeft u een acrobat reader nodig ( ) Zelf een bestaande Declaratie ID toevoegen. Met deze optie kunt u ook een declaratie ID toevoegen van een declaratie die via de Veocosite ingediend is. U kunt de declaratie ID van die declaratie (te vinden op de Vecozo site) invullen bij het veld Declaratie ID en daarna op de knop [Voegtoe] daar achter. Daarna kunt u de status va deze declaratie opvragen via de hierboven staande instructies. ZIP bestand toevoegen. Met deze optie kunt u ook een gemaakte ZIP bestand toevoegen (b.v. als deze niet automatisch naar het EDP geschreven is). Druk op de knop [Voegtoe] achter het invulveld van ZIP bestand. Zoek daarna het ZIP bestand op (standaard staat deze in de map c:\winmens\declaratie) Selecteer het desbetreffende ZIP bestand druk dan op [Openen]. Daarna kunt u dit ZIP bestand vervolgens indienen bij Vecozo via het EDP door de regel met de zip boven in het scherm aan te klikken en dan op de knop [Indienen] te drukken. PDF ID toevoegen. Met deze optie kunt u een PDF ID handmatig toevoegen als u deze via de ontvangen heeft van Vecozo. Deze worden meestal maar 1 keer aangeleverd door de Vecozo webservice. Klik dan eerst de declaratie aan waar het PDF bestand bij hoort. Typ het PDF-ID nummer in en druk op knop [Voegtoe]. Regel(s) verwijderen U kunt de regel verwijderen door de regel te selecteren en op de rechtermuistoets te klikken. Ook kunt u meerdere regels selecteren en dan met de CTRL-toets ingedrukt op de rechtermuistoets klikken om meerdere regels tegelijk te verwijderen. Met de CTRL-toets ingedrukt kunt u de declaratie regels aan klikken, welke u verwijderd wilt hebben. Wilt u een aantal onder elkaar staande regels selecteren, klik dan de eerste regel met de SHIFT-toets ingedrukt en de laatste regel. Aanvraagformulier Systeemcertificaat (ook bruikbaar voor aanvragen declaratie optie voor bestaand systeemcertificaat). Kunt u hier downloaden : 5