Online declareren in Intramed v5. Hoofdstuk 1 Online declareren in Intramed. Instellingen voor online declareren

Transcriptie

1 Hoofdstuk 1 Online declareren in Intramed Instellingen voor online declareren In Intramed kunt u uw declaraties rechtstreeks verzenden naar het VECOZO portaal. U hoeft dus géén declaratiebestanden aan te maken, en deze apart te versturen. Voordat u de declaraties online kunt versturen, moet u eerst een aantal instellingen doen: - online dienst VECOZO controleren/instellen; declaratiemethode "Online" instellen bij verzekeraars; adres instellen bij medewerkers. Bovendien moet u een systeemcertificaat van VECOZO hebben. Online dienst VECOZO controleren/instellen Voordat u declaraties online kunt declareren, moet de online dienst van VECOZO ingesteld zijn in de lijst met online diensten. Deze online dienst is in de meeste gevallen automatisch toegevoegd in uw administratie Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Online diensten]; het scherm "Online Diensten" wordt geopend. Controleer of de online dienst VECOZO (type "Declaratie") in de lijst voorkomt met het bijbehorende URL. Als deze online dienst niet in uw lijst voorkomt, voegt u deze toe: 1. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon het scherm "Online dienst" wordt geopend. 2. ; achter het veld "Type:", en kies voor "Declaratie"; er verschijnen een aantal velden, waarvan "Naam:" en "URL:" automatisch worden ingevuld. 1

2 3. 4. Het veld "Dienstnr:" wordt automatisch aangemaakt bij het opslaan; u kunt ook zelf een nummer intypen. De velden "Gebruikersnaam:" en "Toegangscode:" hoeven niet ingevuld te worden. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ; het scherm wordt gesloten. Declaratiemethode instellen bij verzekeraars Vervolgens moet u per verzekeraar instellen dat u online wilt declareren Ga naar menu [Bestand], [Verzekeraars]; het scherm "Verzekeraars" wordt geopend. Dubbelklik op de betreffende verzekeraar; het scherm "Verzekeraar..." wordt geopend. Kies bij het veld "Declaratie naar:" voor "Verzekeraar. Kies bij het veld "Declaratiemethode:" voor "Online". Kies bij het veld "Decl. Online dienst:" voor de online dienst van het type "Declaratie" van VECOZO. Het nummer van de Online dienst in het voorbeeld kan verschillen van het nummer in uw administratie Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. Herhaal deze stappen voor alle betreffende verzekeraars. ; In het scherm "Verzekeraar" kunt u snel naar de volgende/vorige verzekeraar met de toetsen "Page up" en "Page down". Automatisch wordt dan tabblad "1. Algemeen" van de volgende/vorige verzekeraar geopend. Tussendoor krijgt u steeds de vraag om de gewijzigde gegevens op te slaan. 2

3 adres instellen bij medewerkers Van de medewerkers die online gaan declareren moet een adres ingevuld worden. VECOZO kan dan informatie sturen naar de persoon die gedeclareerd heeft Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers]; het scherm "Medewerkers" wordt geopend. Dubbelklik op de betreffende medewerker; het scherm "Medewerker" wordt geopend. Ga naar tabblad "2. NAW". Vul het veld " adres:" in. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon Herhaal deze stappen voor alle betreffende medewerkers.. In het scherm "Medewerker" kunt u snel naar de volgende/vorige medewerker met de toetsen "Page up" en "Page down". Automatisch wordt dan tabblad "2. NAW" van de volgende/vorige medewerker geopend. Tussendoor krijgt u steeds de vraag om de gewijzigde gegevens op te slaan. Handelingen voorafgaand aan declareren Voordat u gaat declareren, moet u een aantal handelingen uitvoeren. Allereerst moet u aangeven, welke behandelingen u wilt declareren. Dat doet u door de betreffende behandelingen te boeken. Vervolgens is het aan te raden een aantal controles uit te voeren. Zo kunt u: - de behandelseries controleren, een rapport maken waar u op kunt zien welke behandelingen gedeclareerd worden, een COV uitvoeren over de te declareren periode, een gegevenscontrole en een proefdeclaratie uitvoeren. Afspraken boeken Als u afspraken voor behandeling in de agenda hebt ingevoerd, hebben deze de status "Afspraak". Als u zou gaan declareren worden deze behandelingen niet meegenomen in de declaraties. De behandelingen moeten nog geboekt (= bevestigd als uitgevoerd) worden. Hiervoor bestaan verschillende mogelijkheden, afhankelijk van hoe u de agenda invult. Als u bijvoorbeeld één afspraak bent vergeten en die zet u alsnog in de agenda, kunt u apart die ene afspraak boeken. Als u de afspraken van één dag of van meerdere dagen van uzelf en/of uw medewerker(s) invoert, kunt u al die afspraken in één keer tegelijk boeken. Als u behandelingen toevoegt op tabblad "4. Behandelepisodes" van de patiëntgegevens, zijn de behandelingen automatisch geboekt. Één afspraak boeken 1. Ga naar menu [Bestand], [Agenda]; het scherm "Agenda" wordt geopend. 3

4 2. Klik op de afspraak die u wilt boeken Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Boeken afspraak"; het scherm "Bevestig" wordt geopend. 4

5 5. Klik op de knop "Ja"; de afspraak wordt geboekt, en krijgt nu de status "Ongedeclareerd". U kunt dat zien aan het icoon van de afspraak: het icoon is veranderd van een klokje in een figuur. 6. Boek eventueel nog meer afspraken. 7. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Meerdere afspraken tegelijk boeken Ga naar menu [Bestand], [Agenda]; het scherm "Agenda" wordt geopend. Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Boeken periode..."; het scherm "Boeken periode" wordt geopend. Vul de velden in. Veld Omschrijving Datum: Hier wordt standaard de datum waar u in de agenda stond ingevuld; u kunt dit wijzigen. achter het veld en klik in de kalender op de datum waarop u alle afspraken wilt boeken, en klik op de knop "OK. 5

6 Veld Omschrijving U kunt ook filtertekens gebruiken. Zo kunt u alle behandelingen voor vandaag boeken: vul "< h" in ("h" staat voor "huidige datum"). Of alle behandelingen van de afgelopen maand: bijvoorbeeld " ". Behandeld door: Kies hier voor welke medewerker u de behandelingen wilt boeken. Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de medewerker wiens behandelingen u wilt boeken, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden de behandelingen van alle medewerkers geboekt. 5. Klik op de knop "OK"; als er nog ongeboekte afspraken voorkomen vóór de datum die u heeft ingevuld, krijgt u daar een melding van. 6. Klik op de knop "Ja"; de afspraken worden geboekt, en hebben nu de status "Ongedeclareerd". U kunt dat zien aan het icoon van de afspraak: het icoon is veranderd van een klokje in een figuur. 7. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Behandelseries controleren U kunt een overzicht afdrukken van behandelseries van patiënten. Zo kunt u er bijvoorbeeld achter komen, welke behandelseries nog niet zijn afgesloten, of u kunt zien bij welke behandelseries toestemming is aangevraagd bij de verzekeraar. Als er in een bepaald jaar nog behandelseries zijn waarvan de toestemming op "Aangevraagd" staat, kunnen de behandelingen die op die behandelserie zijn uitgevoerd niet worden gedeclareerd en kunt u de behandelserie niet afsluiten. U kunt ook een volledig overzicht van de behandelseries afdrukken. Een volledig overzicht geeft meer informatie over de betreffende behandelserie(s). 6

7 Ga naar menu [Bestand], [Behandelseries]; het scherm "Behandelseries" wordt geopend. Klik op de knop "Printen". Klik op de optie "Verkort"; het scherm "Overzicht behandelseries" wordt geopend. Stel zo nodig filters in op tabblad "1. Opties". Veld Omschrijving Declaratiecommentaar achter het veld, en kies of u het afdrukken: declaratiecommentaar ook wilt afdrukken. Status chronisch: achter het veld, en kies of u alleen behandelseries met status "Chronisch" of "Niet chronisch" wilt afdrukken. Als u het veld leeg laat, worden alle behandelseries meegenomen. 7

8 5. Klik op tabblad "2. Behandelseries". 6. Stel zo nodig filters in op tabblad "2. Behandelseries". Als u meerdere filters instelt, worden alle behandelseries afgedrukt die voldoen aan alle voorwaarden. Als u dus wilt weten welke patiënten de status "Niet declareerbaar" hebben, en "Toestemming aangevraagd", moet u de stappen voor het maken van een overzicht 2 keer doorlopen (dus 2 aparte overzichten maken). Als u wilt weten welke behandelseries "Niet declareerbaar" zijn, kies dan bij het veld "Declareerbaar" op "Nee". De behandelseries die niet worden meegenomen in het declaratieproces worden getoond op het overzicht. Als u een rapport wilt afdrukken met alle behandelseries waarbij u toestemming heeft aangevraagd, kiest u bij het veld "Toestemming" voor de status "Aangevraagd". 7. Stel zo nodig een andere sortering in. Veld Omschrijving Sortering: achter het veld; klik op een sorteermogelijkheid uit de lijst Stel zo nodig het soort uitvoer in. "Scherm" betekent dat het overzicht op uw scherm wordt afgedrukt.

9 9. Klik op de knop "OK"; het rapport "Overzicht behandelseries" wordt geopend. 10. Als u bij de rubriek "Uitvoer" heeft gekozen voor "Scherm", dan kunt u zo nodig onderin het rapportscherm op het icoon klikken om het rapport alsnog op papier te printen of op het icoon om het rapport als PDF te bewaren. 11. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. 12. Als van toepassing, wijzig de betreffende behandelseries. Rapport "Nog te declareren" U kunt een rapport afdrukken van alle behandelingen die geboekt zijn, maar nog niet gedeclareerd. Voor het online declareren hoeft u alleen behandelingen te controleren. 1. Ga naar menu [Rapporten], [Financieel], [Nog te declareren...]; het scherm "Nog te declareren" wordt geopend. 2. Filter zo nodig op tabblad "1. Behandelingen" op behandelingen die u in het rapport wilt opnemen. U kunt specifieke filters instellen door gebruik te maken van filtertekens. 9

10 Veld Omschrijving Soort.: achter het veld, en kies of behandelingen van het soort "Zitting" en/of "Overige" moeten worden afgedrukt. Als u niets invult worden ze beide meegenomen. Behandelaar: achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de behandelaar (in de behandelserie) van wie u de behandelingen wilt afdrukken, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden de behandelingen van alle medewerkers meegenomen. Behandeld door: achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de medewerker (in de behandelserie "behandeld door:") van wie u de behandelingen wilt afdrukken, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden de behandelingen van alle medewerkers meegenomen. Patient: achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Patient" op de patiënt van wie u de behandelingen wilt afdrukken, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle patiënten meegenomen. Datum: Klik op de knop achter het veld en klik in de kalender op de gewenste behandeldatum, en klik op de knop "OK". Alle behandelingen op die datum worden afgedrukt. Als u niets invult worden alle behandelingen meegenomen. U kunt ook alle behandelingen in een bepaalde periode afdrukken. Typ dan bijvoorbeeld de periode in waarover u gaat declareren " " in. Verzekeraar: achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Verzekeraar" op de verzekeraar, en klik op de knop "OK". De behandelingen die onder deze verzekeraar(s) vallen, worden afgedrukt. Als u niets invult worden de behandelingen bij alle verzekeraars meegenomen. 10

11 Veld Omschrijving Codelijst: achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Codelijst" op de codelijst, en klik op de knop "OK". Alle behandelingen die onder deze codelijst(en) vallen, worden afgedrukt. Als u niets invult worden alle codelijsten meegenomen. Locatie: Als u verschillende locaties heeft ingesteld, kunt u hier kiezen van welke locatie(s) u de behandelingen wilt afdrukken. achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Locatie" op de betreffende locatie, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle locaties meegenomen De overige tabbladen hoeft u niet in te vullen. Stel zo nodig een andere sortering in op tabblad "1. Behandelingen". Veld Omschrijving Sortering: achter het veld; klik op een sorteermogelijkheid uit de lijst Stel zo nodig het soort uitvoer in. Klik op de knop "OK"; het rapport wordt afgedrukt zoals u bij de rubriek "Uitvoer" hebt ingesteld. Op het overzicht ziet u de behandelingen die voldoen aan uw filters. De betreffende behandelingen zijn wél geboekt, maar nog niet gedeclareerd. Als u bij de rubriek "Uitvoer" heeft gekozen voor "Scherm", dan kunt u zo nodig onderin het rapportscherm op het icoon klikken om het rapport alsnog op papier te printen of op het icoon 8. om het rapport als PDF te bewaren. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. 11

12 COV via agenda Als je een patiënt in behandeling neemt, wordt vaak een Controle Op Verzekeringsrecht uitgevoerd via de patiëntgegevens. Intussen kan de patiënt van polis zijn veranderd. Een voorbeeld daarvan is FBTO waar je modules aan en uit kunt zetten per maand. Ook aan het begin en eind van het jaar kunnen patiënten wisselen van verzekeraar. Voordat je gaat declareren is het daarom handig om opnieuw een COV uit te voeren voor de meest actuele gegevens. Handig is om de COV dan uit te voeren over alle patiënten in de periode waarover u gaat declareren (vorige maand) Ga naar menu [Bestand], [Agenda]; het scherm "Agenda" wordt geopend. Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Controle op Verzekeringsrecht"; het scherm "Controle op Verzekeringsrecht" wordt geopend. Vul de velden in. Veld Omschrijving Datum: Hier wordt standaard een periode van 7 dagen ingevuld ingevuld, vanaf de datum waar u stond in de agenda. U kunt dit wijzigen. achter het veld en klik in de kalender op de datum, en klik op de knop "OK". U kunt specifieke filters instellen door gebruik te maken van filtertekens. Voorbeeld: als u een COV wilt uitvoeren over de afgelopen maand, vult u hier bijvoorbeeld " " in. Voor het uitvoeren van de COV kan een patiënt op basis van twee zoekpaden gevonden worden: aan de hand van de huidige datum in de agenda (de peildatum) + de geboortedatum + zijn BSN; aan de hand van de huidige datum in de agenda (de peildatum) + de geboortedatum + de postcode + het huisnummer + een huisnummer toevoeging. 12

13 Veld Omschrijving Als één van deze twee zoekpaden niet gebruikt kan worden (bijvoorbeeld als de juiste gegevens niet zijn ingevoerd bij een patiënt), wordt de patiënt niet gevonden. De huidige datum in de agenda wordt als peildatum gebruikt. Als u verder dan de huidige datum twee jaar geleden in uw agenda teruggaat en u voert dan een COV uit, krijgt u een foutmelding. Behandeld door: Hier wordt standaard de medewerker in wiens agenda u staat ingevuld; u kunt dit wijzigen. achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de medewerker van wie u patiënten wilt controleren, en klik op de knop "OK". Als u alle patiënten van alle medewerkers wilt controleren, laat u het veld leeg. Status: achter het veld, en kies welke patiënten meegenomen moet worden: alleen behandelingen met status "Afspraak" en "Ongedeclareerd" bijvoorbeeld. Als u niets invult worden alle statussen meegenomen. Verzekeraar: achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Verzekeraar" op de verzekeraar, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden de behandelingen bij alle verzekeraars meegenomen. Max. dagen vorige COV: Als bij patiënten een COV is uitgevoerd binnen het aantal dagen dat u hier invult, dan worden deze patiënten niet meegenomen in deze COV. Als u gaat declareren is het aan te raden dit veld leeg te maken, zodat u voor alle patiënten opnieuw een COV uitvoert. 13

14 5. Klik op de knop "OK"; het scherm "Patiënten voor Controle Op Verzekeringsrecht" wordt geopend. Aan de rechterkant in de lijst "Te controleren patiënten:" staan alle patiënten die voldoen aan de ingevulde criteria. Aan de linkerkant van het scherm staan alle andere patiënten (in en uit behandeling). Eventueel kunt u patiënten toevoegen aan de lijst "Te controleren patiënten" door op de knop (één) of (alle) te klikken, of verwijderen door op de knop (één) of (alle) te klikken. 6. Klik op de knop "OK"; Intramed probeert automatisch het juiste certificaat te kiezen. Zo nodig wordt het scherm "Bevestig" geopend. Vink "Ja" aan als u in het vervolg niet meer het certificaat wilt kiezen. Vink "Bij nee: deze vraag niet meer stellen" aan als u nooit een certificaat automatisch wilt laten kiezen voor deze functionaliteit. 14

15 Als er meerdere certificaten voor de betreffende online dienst aanwezig zijn, wordt alsnog het keuze scherm geopend: Als u verschillende certificaten in de lijst ziet, kiest u voor het systeemcertificaat die bestaat uit cijfers. Klik op het certificaat waarvan de naam bestaat uit cijfers en klik op "OK"; het scherm "Bevestig" wordt geopend. Klik op "Ja" als u wilt dat het certificaat in het vervolg automatisch gekozen wordt. Vink "Bij nee: deze vraag niet meer stellen" aan, als u nooit een certificaat automatisch wilt laten kiezen voor deze functionaliteit. Klik op het betreffende certificaat en klik op "OK". Klik op het betreffende certificaat en klik op "OK". 15

16 11. Klik op de knop "OK"; het scherm "COV resultaat overnemen" wordt geopend. 12. Klik op de knop "OK" om de resultaten over te nemen. Gegevenscontrole Voordat u gaat declareren is het aan te raden om een "Gegevenscontrole" uit te voeren. Daarvoor klikt u in het scherm "Opbouwen verzamelstaten" op de knop "Gegevenscontrole". De declaratiegegevens worden dan gecontroleerd op volledigheid, en eventuele ontbrekende zaken in de gegevens ziet u terug in het rapport. De gegevenscontrole zegt niets over de inhoud van de door u ingevoerde gegevens; alleen of alle benodigde gegevens zijn ingevuld. U kunt ook een gegevenscontrole per dag uitvoeren via de agenda (via "Schermen", "Gegevens controleren en aanvullen") Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat...]; het scherm "Opbouwen verzamelstaten" wordt geopend.

17 2. 3. Klik op de knop "Gegevens controleren en aanvullen" onderin het scherm; het scherm "Gegevens controleren en aanvullen" wordt geopend. U kunt de gecontroleerde gegevens direct aanpassen, in hetzelfde scherm. Aan de linkerkant ziet u de verschillende rubrieken met problemen (hetzelfde als in het rapport). Als u aan de linkerkant op een regel klikt, bijvoorbeeld "Zorgverlenerssoort is niet gevuld", wordt aan de rechterkant het bijbehorende scherm geopend waar u de gegevens direct kunt wijzigen - in dit geval de medewerkergegevens. Ook is het veld dat ingevuld/gewijzigd moet worden al geselecteerd. 4. Nadat u de gegevens heeft aangepast aan de rechterkant, klik u aan de linkerkant op een volgende regel (of u drukt op "F5"); het scherm "Bevestig" geopend. In dat scherm wordt gevraagd of u de gewijzigde gegevens wilt bewaren. Als u kiest voor "Ja" en de foutmelding is daarmee opgelost, verdwijnt de foutmelding direct uit de lijst. De mogelijkheden bij "Reden einde zorg:" in een behandelserie zijn voor GGZ anders dan voor andere beroepsgroepen. Daarom zijn er twee foutmeldingen: "Reden einde zorg is niet gevuld" en een aparte foutmelding nummer 20: "Reden einde zorg GGZ is niet gevuld". Linksboven in het scherm ziet u nog 3 iconen: Icoon, en : Omschrijving Via het icoon worden de gegevens opnieuw gecontroleerd en worden de gegevens in het linkerdeel van het scherm ververst. Dit gebruikt u bijvoorbeeld als u het scherm "Gegevens controleren en aanvullen" open laat staan, maar ondertussen doorwerkt in andere schermen. 17

18 Icoon Omschrijving Via het icoon kunt u de gegevenscontrole ook als rapport printen: Als er fouten zijn gevonden, kunt u via het icoon linksboven de filtering aanpassen. Het scherm "Filters instellen..." geopend met bijvoorbeeld de volgende filtering. In dit scherm ziet u welke gegevens gecontroleerd zijn. De filters worden niet bewaard als u het scherm "Gegevens controleren en aanvullen" sluit. 5. Corrigeer de gegevens aan de hand van de foutmeldingen. 6. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op ; als u de foutmeldingen heeft opgelost kunt u de verzamelstaten opbouwen. Proefdeclaratie Voordat u definitief een verzamelstaat gaat aanmaken, met daarin alle declaraties voor de verzekeraar, kunt u een proefdeclaratie maken. Zo kunt u eventuele fouten corrigeren voordat u definitief gaat declareren. 18

19 Naast een proefdeclaratie (waarin u de verzamelstaat controleert), is het aan te raden om een "Gegevenscontrole" uit te voeren. Hierbij worden de gegevens die verstuurd worden in de declaratie gecontroleerd, en wordt een foutmelding weergegeven als er gegevens niet zijn ingevuld. Op tabblad "1. Algemeen" bij een verzekeraar kunt u instellen hoe u naar de betreffende verzekeraar wilt declareren (online via Intramed, via een declaratiebestand, op papier etc.). 1. Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat...]; het scherm "Opbouwen verzamelstaten" wordt geopend. 2. Vul de velden in ; natuurlijk voor zover van toepassing voor u. U kunt specifieke filters instellen door gebruik te maken van filtertekens. Veld Omschrijving Verzekeraar: achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Verzekeraar" op de verzekeraar waarvoor u een verzamelstaat wilt maken, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle verzekeraars meegenomen. Behandelaar: achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" de medewerker(s) van wie u behandelingen wilt declareren, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden de behandelingen van alle medewerkers meegenomen. Einddatum periode: achter het veld en klik in de kalender op de einddatum van de periode waarover u wilt declareren, en klik op de knop "OK". 19

20 Veld Omschrijving De begindatum is altijd van het jaartal dat u invult bij het veld "Einddatum: periode". Dus als u wilt declareren over het voorgaande jaar (bijvoorbeeld 2011) vult u bij het veld "Einddatum periode:" bijvoorbeeld in. Er kan bij het opbouwen van verzamelstaten geen einddatum meer worden ingevoerd die na de huidige datum ligt. Probeert u dit wel, dan krijgt u een foutmelding. Proefdeclaratie: Digitale decl. controleren met: Dit veld is nu beschikbaar omdat u bij het veld "Proefdeclaratie" heeft gekozen voor "Ja". achter het veld, en kies voor de optie "Ja". achter het veld, en kies of u de gegevens met een afdruk wilt controleren (optie "Verzamelstaat"), of dat u het declaratiebestand wilt inzien (optie "Bestandsviewer"). Digitale decl. ook Dit veld is nu niet beschikbaar omdat u bij het veld "Proefdeclaratie" op papier: heeft gekozen voor "Ja". Bevestigen per verzamelstaat: Als u per verzamelstaat wilt kiezen of de uitvoer naar de printer of het scherm gestuurd moet worden, kiest u voor de optie "Ja". Als u in één keer alle uitvoer naar de printer / het scherm wilt afdrukken, kiest u voor de optie "Nee" achter het veld, en klik op de gewenste optie. Klik op de knop "OK". Als u bij het veld "Digitale decl. controleren met" heeft gekozen voor "Verzamelstaat", wordt het scherm "Verzamelstaat..." geopend voor elke verzekeraar.

21 Als u bij een behandelserie hebt aangegeven dat deze niet declarabel (bijvoorbeeld omdat u op toestemming van de verzekeraar moet wachten), dan wordt het scherm "Informatie" geopend. De status van de behandelserie kunt u wijzigen op tabblad "2. Toestemming". Zie daarvoor het onderwerp "Behandelseries controleren". 5. Als u bij het veld "Digitale decl. controleren met" heeft gekozen voor "Bestandsviewer", wordt het scherm "Inzien bestand:..." voor elke verzekeraar geopend. 6. De fouten die gevonden zijn tijdens het declareren worden na de proefdeclaratie vermeld in een overzicht. Mogelijke meldingen na declareren zijn: 21

22 Door op de knop "Bewaren" te klikken, kunt u deze melding bewaren op een door u gekozen locatie in uw computer. Als u bij een behandelserie hebt aangegeven dat deze niet declarabel (bijvoorbeeld omdat u op toestemming van de verzekeraar moet wachten), dan wordt het scherm "Informatie" geopend. De status van de behandelserie kunt u wijzigen op tabblad "2. Toestemming". Zvl-soort verwijzer en zvl-spec verwijzer blijven leeg als er geen zvl-soort is ingevuld; oftewel als er sprake is van directe toegankelijkheid binnenkomst Controleer de gegevens. Indien van toepassing, corrigeer de gegevens van behandelseries en/of behandelingen en voer eventueel nogmaals een proefdeclaratie uit. 9. Druk op "ESC" om elk scherm te sluiten, of klik op 10. U kunt nu definitief een verzamelstaat opbouwen en de declaratie(s) versturen. Zie verderop in deze procedure.. Welk tarief wordt gebruikt? In Intramed bestaan twee soorten tarieven: contracttarieven en praktijktarieven. Via de volgende link kunt u het bijbehorende filmpje bekijken De contracttarieven zijn de prijsafspraken die u met een verzekeraar heeft gemaakt. Deze prijzen vult u bij de contracten in. De praktijktarieven zijn de prijzen die u zelf vaststelt. Deze prijzen worden meestal gebruikt bij nota's naar patiënten, maar daar kunt u ook de contracttarieven gebruiken. Praktijktarieven voert u in bij de verrichtingcodes in de codelijsten (via menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten]). Of er gedeclareerd wordt met het contract- of het praktijktarief hangt af van verschillende zaken. In het volgende schema ziet u hoe de tarieven worden bepaald. 22

23 Als er met het praktijktarief is gedeclareerd, terwijl u het contracttarief wilde gebruiken, is er waarschijnlijk iets niet goed ingesteld bij één van de stappen in het schema. U kunt deze stappen nalopen, en controleren waar het is misgegaan. Online declareren Nadat u de handelingen voorafgaand aan declareren heeft uitgevoerd (boeken, invoercontrole en proefdeclaratie), kunt u definitief declareren naar verzekeraars. Per verzekeraar kunt u aangeven hoe u wilt declareren: op papier, online (via VECOZO bijvoorbeeld) of via een bestand (dat u later, buiten Intramed om, via VECOZO naar de verzekeraar stuurt). Via het programma kunt u in één keer naar alle verzekeraars tegelijk declareren, maar ook per verzekeraar. Zo kunt u bijvoorbeeld eens per maand naar verzekeraars declareren, terwijl naar enkele verzekeraars waarbij veel van uw patiënten verzekerd, een aantal keer per maand wordt gedeclareerd. Ook kan er door één medewerker of per medewerker worden gedeclareerd. Dit laatste komt voor als meerdere therapeuten voor zichzelf declareren. Eerst moet u de verzamelstaat opbouwen. Daarna kunt u het declaratiebestand online via Intramed versturen, of uploaden op de website van VECOZO. Soms krijgt u een foutmelding bij het online declareren. Onderaan vindt u een lijst met de meest voorkomende foutmeldingen, met oplossing. Opbouwen verzamelstaat U kunt in Intramed een verzamelstaat maken, met daarin alle declaraties voor de verzekeraar. Vervolgens kunt u deze verzamelstaat op verschillende manieren naar de verzekeraar sturen. Op tabblad "1. Algemeen" bij een verzekeraar kunt u instellen hoe u naar de betreffende verzekeraar wilt declareren (online via Intramed, via een declaratiebestand, op papier etc.). 23

24 1. Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat...]; het scherm "Opbouwen verzamelstaten" wordt geopend. 2. Vul de velden in. U kunt specifieke filters instellen door gebruik te maken van filtertekens. Veld Omschrijving Verzekeraar: achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Verzekeraar" op de verzekeraar waarvoor u een verzamelstaat wilt maken, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle verzekeraars meegenomen. Behandelaar: achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" de medewerker(s) van wie u behandelingen wilt declareren, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden de behandelingen van alle medewerkers meegenomen. Einddatum periode: achter het veld en klik in de kalender op de einddatum van de periode waarover u wilt declareren, en klik op de knop "OK". De begindatum is altijd van het jaartal dat u invult bij het veld "Einddatum: periode". Dus als u wilt declareren over het voorgaande jaar (bijvoorbeeld 2011) vult u bij het veld "Einddatum periode:" bijvoorbeeld of in. 24

25 Veld Omschrijving Er kan bij het opbouwen van verzamelstaten geen einddatum meer worden ingevoerd die na de huidige datum ligt. Probeert u dit wel, dan krijgt u een foutmelding. Proefdeclaratie: achter het veld, en kies voor de optie "Nee". Als u kiest voor "Nee", en dus definitief gaat declareren, worden de betreffende behandelingen in Intramed gemarkeerd als "Gedeclareerd". U moet de declaratie dan nog versturen naar de zorgverzekeraar (via online declareren in Intramed, of door het declaratiebestand te uploaden, via een servicebureau etc.). Digitale decl. controleren met: Dit veld is nu niet beschikbaar omdat u bij het veld "Proefdeclaratie" heeft gekozen voor "Nee". Digitale decl. ook Dit veld is nu beschikbaar omdat u bij het veld "Proefdeclaratie" heeft op papier: gekozen voor "Nee". achter het veld, en kies of u de declaratie ook als tekstbestand wilt opslaan (optie "Ja"). U kunt dit document vervolgens printen en opsturen. U kunt de declaratie achteraf altijd nog inzien als tekstbestand via menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties], klik op de betreffende declaratie, klik op de knop "Printen", optie "Herprinten declaratie...". Bevestigen per verzamelstaat: Als u per verzamelstaat wilt kiezen of de uitvoer naar de printer of het scherm gestuurd moet worden, kiest u voor de optie "Ja". Als u in één keer alle uitvoer naar de printer / het scherm wilt afdrukken, kiest u voor de optie "Nee". achter het veld, en klik op de gewenste optie. 25

26 3. 4. Klik op de knop "OK". De fouten die gevonden zijn tijdens het declareren worden na het declareren vermeld in een overzicht. Mogelijke meldingen na declareren zijn: Door op de knop "Bewaren" te klikken, kunt u deze melding bewaren op een door u gekozen locatie in uw computer. Als u bij een behandelserie hebt aangegeven dat deze niet declarabel (bijvoorbeeld omdat u op toestemming van de verzekeraar moet wachten), dan wordt het scherm "Informatie" geopend. De status van de behandelserie kunt u wijzigen op tabblad "2. Toestemming". Zvl-soort verwijzer en zvl-spec verwijzer blijven leeg als er geen zvl-soort is ingevuld; oftewel als er sprake is van directe toegankelijkheid binnenkomst Als u online declareert via Intramed, wordt het scherm "Online declareren" geopend (ga dan verder met het volgende onderwerp). Anders krijgt u de melding dat er een declaratiebestand is aangemaakt. Verstuur de declaratie (via online declareren in Intramed, door het declaratiebestand te uploaden, via een servicebureau etc.). Zie het volgende onderwerp voor het online versturen van de declaratie in Intramed. Declaratie online versturen Nadat u de verzamelstaten heeft opgebouwd (declaratiebestanden voor verzekeraars), kunt u deze bestanden versturen via Intramed. U kunt de declaraties alleen versturen als u een Online dienst "VECOZO" heeft ingesteld, en beschikt over een G2- of G3-systeemcertificaat van VECOZO. 26

27 U heeft het scherm "Online declareren" open staan, OF open het scherm via menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren]. Op tabblad "1. Niet verzonden declaraties" ziet u alle verzamelstaten die u heeft opgebouwd, en die klaar staan voor verzending. Eventueel kunt u declaraties blokkeren: klik op de betreffende declaratie(s), en klik op de knop "Verzending blokkeren". Vink het vak bij "Te verzenden declaraties" uit, als u ook de geblokkeerde declaraties wilt zien. U kunt geblokkeerde declaraties weer vrijgeven door op de declaratie te klikken en op de knop "Verzending vrijgeven". Voordat u de declaraties verzendt, kunt u het declaratiebestand inzien: klik op de betreffende declaratie, en klik op de knop "Inzien declaratiebestand". Klik op de knop "Declaraties verzenden"; Intramed probeert automatisch het juiste certificaat te kiezen. Zo nodig wordt het scherm "Bevestig" geopend. Vink "Ja" aan als u in het vervolg niet meer het certificaat wilt kiezen. Vink "Bij nee: deze vraag niet meer stellen" aan als u nooit een certificaat automatisch wilt laten kiezen voor deze functionaliteit. 27

28 Als er meerdere certificaten voor de betreffende online dienst aanwezig zijn, wordt alsnog het keuze scherm geopend: Als u verschillende certificaten in de lijst ziet, kiest u voor het systeemcertificaat die bestaat uit cijfers. Klik op het certificaat waarvan de naam bestaat uit cijfers en klik op "OK"; het scherm "Bevestig" wordt geopend. Klik op "Ja" als u wilt dat het certificaat in het vervolg automatisch gekozen wordt. Vink "Bij nee: deze vraag niet meer stellen" aan, als u nooit een certificaat automatisch wilt laten kiezen voor deze functionaliteit. Klik op het betreffende certificaat en klik op "OK". Klik op de knop "OK"; de declaraties worden verzonden, en het scherm "Informatie" wordt geopend. Klik op de knop "OK"; u keert terug naar het scherm "Online declareren". De verstuurde declaraties zijn van tabblad "1. Niet verzonden declaraties" verplaatst naar tabblad "2. Verzonden declaraties".

29 11. Klik in de lijst "Declaraties" op een declaratie. In de lijst "Statusberichten" ziet u per declaratie de datum en tijd van verzending, de huidige status, en een omschrijving van wat er gebeurd is. 12. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Bekende foutmeldingen In de volgende lijst staan een aantal bekende foutmeldingen bij online declareren, met de oplossing. Foutmelding Betekenis en oplossing "Het in de praktijkgegevens ingevulde BTW-nummer voldoet niet aan het gewenste formaat 'NLxxxxxxxxxBxx'. Laat deze rubriek leeg of vul het juiste BTWnummer in". Bij de praktijkgegevens moet een geldig btw-nummer zijn ingevuld, met het formaat "NLxxxxxxxxxBxx". Via menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens] kunt u het veld aanpassen. "Fout bij verzenden van declaratie: Het gebruikte certificaat is niet geschikt voor online declareren gebruiker niet geauthenticeerd" via Intramed. Voor meer informatie over uw certificaten kunt u contact opnemen met VECOZO. Als u wel een "Persoonlijk certificaat" van VECOZO heeft, kunt u wel een declaratiebestand aanmaken, en het bestand vervolgens uploaden via de website van VECOZO. "The handle is in the wrong state for the requested operation" Het verkeerde certificaat is geselecteerd. 29

30 Sluit Intramed en de eventueel geopende Internet Explorer. Open Intramed opnieuw, en voer de handeling opnieuw uit. Kies het juiste certificaat. Als u maar één certificaat kunt kiezen, dan bechikt u niet over een (geldig) G2-systeemcertificaat. Deze kunt u aanvragen bij VECOZO. "Verplicht adres van declarant... niet gevuld" In de medewerkergegevens van de betreffende medewerker is nog geen adres ingevuld. Via het adres kan VECOZO informatie sturen naar de persoon van de declaratie. Ga naar tabblad "2. NAW" van de medewerkergegevens, en vul het adres in. 30