1.1 Retourinformatie Ga via tabblad <Declareren> naar de toolbar, icoon <Declaratie overzicht>.

Transcriptie

1 1.1 Retourinformatie Ga via tabblad <Declareren> naar de toolbar, icoon <Declaratie overzicht> Declaratieoverzicht In het declaratieoverzicht staan alle declaraties die verstuurd zijn naar de zorgverzekeraar met indien aanwezig retourinformatie, evenals de papieren facturen naar de patiënt en correctiefacturen. In het overzicht worden de volgende onderdelen getoond: Declaratiedatum De datum waarop de declaratie is verstuurd naar de zorgverzekeraar of wanneer de papierenfactuur is geprint Factuurnummer Volgnummer van de facturen Debiteur De zorgverzekeraar waarnaar de declaratie is verstuurd of de naam van de patiënt waar de factuur aan is gericht Bedrag Het bedrag van de declaratie of factuur Vorm van de declaratie: - Digitaal Declaraties die verstuurd zijn naar de zorgverzekeraar - Papier Facturen die verstuurd zijn naar de patiënt - Correctie Correctiefacturen van verkeerde declaraties versie April 2014 Pagina 1 van 11

2 Status van de declaratie: - Verstuurd De declaratie is verstuurd naar de zorgverzekeraar, er is nog geen retourinformatie - Goedgekeurd De declaratie is ontvangen door de zorgverzekeraar, en is volledig vergoedt - (Gedeeltelijk afgekeurd) 1. De declaratie is in zijn geheel afgekeurd door VECOZO 2. De declaratie is ontvangen door de zorgverzekeraar, maar enkele behandelingen zijn afgekeurd VECOZO ID Verwerkt Ophalen Retourinformatie De ID die VECOZO aan de declaratie hangt Met deze status wordt aangegeven of er nog wat met de declaratie gedaan moet worden. Een rood kruis geeft aan dat er nog onderdelen open staan Een groene vink betekent dat alle onderdelen verwerkt zijn Om de nieuwste retour informatie op te halen selecteer <Nu controleren> Om de onverwerkte declaraties in te zien selecteer <Bekijk deze declaraties> 1.2 Zoeken van declaraties U kunt middels het zoekscherm zoeken op de volgende onderdelen: o Debiteurnaam (of deel van de naam) o Factuurnummer (of deel van het nummer) o Bedrag Filteren declaratie overzicht Middels het filter <Vorm> is er te filteren op de volgende factuurvormen o Alle vormen alle facturen in de selectie worden getoond o Digitaal alleen de digitaal ingediende nota s binnen de selectie worden getoond o Papier alleen de papieren nota s binnen de selectie worden getoond o Correctie alleen de correctie nota s (gecrediteerde nota s) worden getoond versie April 2014 Pagina 2 van 11

3 Middels het filter <Status> is er te filteren op de volgende onderdelen: o Toon alle - alle facturen in de selectie worden getoond o Verstuurd - alle verstuurde facturen in de selectie worden getoond o Goedgekeurd - alle goedgekeurde declaraties in de selectie worden getoond o (gedeeltelijk) afgekeurd - alle (gedeeltelijk) afgekeurde declaraties in de selectie worden getoond. Indien dit geselecteerd wordt, zal het filter Verwerkt beschikbaar worden. Middels het filter <Verwerkt> zijn de (Gedeeltelijk) afgekeurde declaraties te filteren op de volgende onderdelen: o Toon alle - alle (Gedeeltelijk) afgekeurde declaraties binnen de selectie worden getoond o Verwerkt - alle verwerkte (Gedeeltelijk) afgekeurde declaraties binnen de selectie worden getoond o Onverwerkt - alle onverwerkte (Gedeeltelijk) afgekeurde declaraties binnen de selectie worden getoond 1.3 Openen papieren declaratie Om aanvullende informatie betreffende een declaratie in te zien selecteert u <Open> Afhankelijk van de soort declaratie is er aanvullende informatie beschikbaar. Selecteer hiervoor <Acties> versie April 2014 Pagina 3 van 11

4 Middels de button <Acties> zijn er afhankelijk van de melding diverse FysioRoadmap velden te benaderen. Deze velden hebben betrekking op de te wijzigen onderdelen. Door op het betreffende veld te klikken schakelt FysioRoadmap automatisch door naar het achterliggende programmaveld. Alvorens een wijziging door toe voeren dient eerst een correctienota of credit aangemaakt te worden. (Zie 1.5 Correctiefactuur maken) 1.4 Openen Digitale Declaratie Om aanvullende informatie betreffende een declaratie in te zien selecteert u <Open> Door het + teken voor de patiëntnaam te selecteren worden de behandelingen getoond die gedeclareerd zijn. De volgende informatie wordt getoond: - Datum De datum van de behandeling - Meldingen Eventuele foutmeldingen - Diagnosecode De diagnosecode van de indicatie - Prestatiecode De prestatiecode van de behandeling - Indicatiecode De indicatiecode van de declaratie - Bedrag Het bedrag van de behandeling - Toegekend Het toegekende bedrag van de zorgverzekeraar - Status De status van de behandeling - Verwerkt Is de behandeling verwerkt? versie April 2014 Pagina 4 van 11

5 - Reeds aangepast indien de behandeling in eerder stadium is aangepast zal dit worden weergegeven met een - Acties Met behulp van deze keuzes kan er doorgeschakeld worden naar de desbetreffende schermen om de declaratie te wijzigen - Wijzig behandeling De behandeling kan gewijzigd worden - Wijzig patiënt De patiënt/polis kan gewijzigd worden - Wijzig indicatie De indicatie kan gewijzigd worden Inzage Retourinformatie Bij digitale declaraties is de VECOZO informatie benaderbaar. Selecteer de declaratie selecteer vervolgens <Open> Selecteer <bekijk meldingen> of het Tabblad <Declaratie informatie>. In het behandelingenscherm worden alle patiënten getoond waarvan declaratie(s) zijn verstuurd naar de zorgverzekeraar. Getoond wordt: - Patiënt Naam van de patiënt - Meldingen Eventuele foutmeldingen - Bedrag Het totale bedrag dat gedeclareerd is - Toegekend Het bedrag van de facturatie dat toegekend is - Behandelingen Het aantal behandelingen binnen deze factuur - Status De status van de behandelingen: - Goedgekeurd Behandeling is goedgekeurd - (Gedeeltelijk afgekeurd) De behandeling is geheel/gedeeltelijk afgekeurd - Verwerkt Is de retourinformatie van de behandeling al verwerkt? Een overzicht van alle retourcodes na declaratie is te vinden op de website van Zorgvergoedingen.com zie hiervoor de onderstaand link Declaratie informatie versie April 2014 Pagina 5 van 11

6 Datum ingezonden Retourbericht ontvangen Status VECOZO declaratienummer Totaal bedrag Toegekende bedrag Niet toegekend bedrag Ondeclarabele behandelingen De datum waarop de declaratie verzonden is De datum waarop de retourinformatie ontvangen is De status van de declaratie De VECOZO ID, deze kan meteen worden geopend met de link Het totale bedrag van de declaratie Het bedrag wat is toegekend van de declaratie Het bedrag wat niet is toegekend Het aantal behandelingen met een foutmelding Een overzicht van alle retourcodes na declaratie is te vinden op de website van Zorgvergoedingen.com zie hiervoor de hiergenoemde link Inloggen VECOZO Het is mogelijk om rechtstreeks door de linken naar de website van VECOZO. Selecteer <open declaratie op vecozo.nl>, vervolgens zal de webbrowser de website direct openen. versie April 2014 Pagina 6 van 11

7 1.5 Een (gedeeltelijk) afgekeurde declaratie verwerken Per declaratie is deze te verwerken door 1 van de volgende acties uit te voeren: Correctiefactuur maken en behandelingen opnieuw declarabel stellen Correctiefactuur maken en behandelingen NIET declarabel stellen Correctiefactuur maken en behandelingen opnieuw op papier declarabel stellen Correctiefactuur maken en restbedrag op factuur naar patiënt Behandelingen opnieuw declarabel stellen Behandelingen crediteren Alleen als verwerkt markeren Selecteer (vink aan) een (gedeeltelijk) afgekeurde declaratie en selecteer <Open> Om één of meerdere behandelingen te verwerken kunnen deze behandelingen aangevinkt worden. Onderin het scherm kan er nu gekozen worden welke actie gedaan moet worden. Met de knop <Verwerken> wordt deze actie toegepast op de middels het vinkje geselecteerde behandelingen. LET OP: Afhankelijk van de gekozen actie zal de behandeling(en) nog wel moeten worden verzonden (creditnota) Correctiefactuur vs. creditnota Er is een wezenlijk verschil tussen het aanmaken van een correctiefactuur en een creditnota. Een correctiefactuur is een boekhoudkundige factuur welke wordt aangemaakt binnen de eigen boekhouding om een eerder gemaakte factuur te corrigeren. Deze correctiefactuur versie April 2014 Pagina 7 van 11

8 wordt niet naar derden (zorgverzekeraar of patiënt) verzonden. Deze factuur wordt aangemaakt indien de oorspronkelijk factuur niet uitbetaald wordt (afgekeurde declaratie). Een creditnota is een reële nota welke wordt aangemaakt en verstuurd naar een derde (zorgverzekeraar of patiënt). Deze factuur wordt dus aangemaakt indien de oorspronkelijke factuur wel is/wordt uitbetaald door de debiteur Correctiefactuur aanmaken en behandelingen opnieuw declarabel stellen Met deze actie wordt er een correctiefactuur aangemaakt* voor het verschil tussen bedrag en toegekend, en wordt de behandeling opnieuw declarabel gemaakt. De behandeling kan dus opnieuw verzonden worden. Deze actie wordt gebruikt als de declaraties voor het volledige bedrag zijn afgekeurd Correctiefactuur aanmaken en behandelingen NIET declarabel stellen Met deze actie wordt er een correctiefactuur aangemaakt* voor het verschil tussen bedrag en toegekend, en de behandeling wordt niet opnieuw declarabel gemaakt. Deze actie wordt gebruikt als het ingestuurde bedrag niet correct was, maar dat er wel een bedrag is toegekend door de zorgverzekeraar. Er wordt een correctiefactuur gemaakt van het verschilbedrag Correctiefactuur aanmaken en behandelingen opnieuw op papier declarabel stellen Met deze actie wordt er een correctiefactuur aangemaakt* voor het verschil tussen bedrag en toegekend, en de behandeling wordt opnieuw declarabel gemaakt als papieren factuur. Deze actie wordt gebruikt als bijvoorbeeld de aanvullende verzekering al volledig is verbruikt en de declaratie is toch ingestuurd. Er wordt een correctiefactuur aangemaakt en automatisch een factuur naar de patiënt aangemaakt Correctiefactuur aanmaken en restbedrag op factuur naar patiënt Met deze actie wordt er een correctiefactuur aangemaakt* voor het verschil tussen bedrag en toegekend, en er wordt een nieuwe papieren factuur aangemaakt van het verschilbedrag voor de patiënt. Deze actie wordt gebruikt als een behandeling deels wordt vergoed door de zorgverzekeraar en het restbedrag moet worden betaald door de patiënt Behandelingen opnieuw declarabel stellen. Met deze actie wordt de behandeling(en) opnieuw declarabel gemaakt. Als de behandeling per ongeluk is gecrediteerd wordt de behandeling met deze optie weer declarabel gemaakt. versie April 2014 Pagina 8 van 11

9 1.5.7 Behandelingen crediteren Hiermee wordt de behandeling(en) gecrediteerd. Zie verder Crediteren behandelingen Alleen als verwerkt markeren Met deze handeling wordt er geen actie gedaan. De behandeling wordt hiermee alleen als verwerkt aangemerkt. Als de zorgverzekeraar een behandeling toch vergoed, maar er geen retourinformatie gestuurd wordt, kan met deze optie de behandeling als verwerkt gemarkeerd worden. Er hoeft dan geen correctiefactuur worden aangemaakt. * Er wordt per volledige declaratie één correctiefactuur aangemaakt. Deze correctiefactuur kan dus veranderen als de declaratie in delen wordt verwerkt. Selecteer 1 van de opties en klik op <Verwerken> Indien een declaratie is verwerkt zal dit als in onderstaan scherm worden weergegeven. 1.6 Crediteren behandelingen Het is mogelijk om een losse gedeclareerde behandeling of alle behandelingen binnen 1 indicatie te crediteren. Een gedeclareerde behandeling wordt in de agenda getoond met een groen kader Vanuit de agenda: Selecteer een gedeclareerde afspraak met de rechter muis button. Een gedeclareerde afspraak is te herkennen aan een groen kader om de afspraak. Selecteer <Crediteer behandeling> of <Crediteer indicatie> o Bij <Crediteer behandeling> zal alleen de geselecteerde gedeclareerde behandeling gecrediteerd worden. versie April 2014 Pagina 9 van 11

10 o Bij <Crediteer indicatie> zullen alle gedeclareerde behandelingen die onder deze indicatie zijn ingeboekt gecrediteerd worden. Het volgden scherm zal worden getoond, selecteer <Ja> LET OP: Vervolgens zal de creditnota verwerkt (lees: verstuurd) moeten worden. Zie hiervoor Creditatie verwerken en afhandelen Vanuit het Declaratie overzicht: <Open> de betreffende declaratie Betreffende behandeling(en) door middel van vinkje selecteren <Behandelingen Crediteren> selecteren uit mogelijkheden lijst Middels <Verwerken> is de creditering klaargezet De gecrediteerde behandeling zal nu voorzien worden van een oranje kader (dit kan je versnellen door even van dag/week te wisselen). De behandeling staat nu klaar bij de <Digitaal> of <Papier> te declareren behandelingen (als negatief bedrag) LET OP: Vervolgens zal de creditnota verwerkt (lees: verstuurd naar zorgverzekeraar of printen van papierenfactuur) moeten worden. Zie hiervoor Creditatie verwerken en afhandelen Creditatie verwerken en afhandelen Na het crediteren van 1 of meerdere afspraken middels één van bovenstaande manieren zal de creditatie nog verwerkt moeten worden. Ga naar tabblad <Declareren> selecteer icoon <Declareren>. Selecteer 1 of meerdere zorgverzekeraars Selecteer 1 of meerdere medewerkers versie April 2014 Pagina 10 van 11

11 Selecteer de te declareren periode Selecteer <Volgende> Verwerk eventueel aanwezig onvolledige declaraties (optioneel) Selecteer <Volgende> Afhankelijk of de creditatie een digitale of papieren betreft zal de creditatie zijn opgenomen in het digitale of op papier te declareren overzicht. De creditaties zullen als negatief bedrag worden getoond. Selecteer de te crediteren behandeling(en) middels vinkje Selecteer vervolgens <Geselecteerde facturen maken & printen> (papier of digitaal) NB: indien op een factuur zowel debet behandelingen als credit behandelingen voorkomen zal FysioRoadmap het totaalbedrag optellen en vertonen. Afhankelijk van het aantal credit en debet behandelingen is dit totaal bedrag dus positief of negatief Declarabel maken gecrediteerde behandeling Om de gecrediteerde afspraak/afspraken weer declarabel te kunnen maken MOET de creditnota geprint of naar de Zorgverzekeraar gestuurd zijn. Na printen is een <Papieren> creditnota direct weer declarabel. Bij een <Digitale> credit moet er gewacht worden op <Goedgekeurd> door middel van retour informatie van de zorgverzekeraar. Middels de rechter muisknop op de betreffende behandeling kan nu <Declarabel maken> gekozen worden. = versie April 2014 Pagina 11 van 11