Declareren via VECOZO

Transcriptie

1 Declareren via VECOZO Voor podotherapie Intramed versie 8.2

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding...1 Hoofdstuk 2 Algemene instellingen Praktijk AGB-code controleren / invullen AGB-code instellen bij medewerkers Verzekeraargegevens instellen of controleren...4 Hoofdstuk 3 Codelijsten en verrichtingcodes Codelijst voor basisverzekering instellen Codelijst met declaratietrajecten instellen Contracten toevoegen...16 Hoofdstuk 4 Wisselen van zorgproduct Zorgproduct wisselen na een kwartaal...25 Hoofdstuk 5 Handelingen voorafgaand aan declareren Afspraken boeken Afspraken / behandelingen boeken Controles Gegevenscontrole Opbouwen verzamelstaat; proefdeclaratie...30 Hoofdstuk 6 Declareren naar verzekeraars Opbouwen verzamelstaat; definitief declareren Online declareren in Intramed...39 Hoofdstuk 7 Retourinformatie en declaratieverwerking Retourinformatie ophalen via scherm Online declareren Retourinformatie openen via scherm Online declareren Retourinformatiebestand Declaraties tabblad 3. Afgehandelde declaraties verwerken...51 III

3 Hoofdstuk 1 Inleiding Podotherapeuten kunnen voortaan hun declaraties (of een deel daarvan, afhankelijk waarvoor een praktijk kiest) ook direct naar de verzekeraar sturen. Om van deze functionaliteit gebruik te kunnen maken heeft u Intramed versie 8.0 of hoger nodig. U kunt ook declareren via NotaCollect van Infomedics. U kunt dan gebruik maken van de procedure "Servicebureau instellen en gebruiken". Voor het instellen van de codelijst en verrichtingcodes kunt u wel gebruik maken van deze procedure. Zie daarvoor het hoofdstuk "Codelijsten en verrichtingcodes". Ook voor de handelingen voorafgaand aan het declareren en het declareren zelf kunt u gebruik maken van deze procedure. Zie daarvoor de hoofdstukken "Handelingen voorafgaand aan declareren" en "Declareren naar verzekeraars". Algemene instellingen Om er voor te zorgen dat alle declaraties correct verstuurd worden, is het nodig dat u een aantal zaken instelt. Zo is het nodig dat de juiste praktijk en medewerker AGB-code is ingesteld. Codelijsten en verrichtingcodes Ook moeten nieuwe codelijsten en verrichtingcodes toegevoegd worden. Vervolgens is het nodig dat de nieuwe codelijsten toegevoegd worden aan de contracten in Intramed. Controles Voordat u gaat declareren in Intramed, is het raadzaam een aantal controles uit te voeren. Daarmee haalt u fouten uit uw declaraties. Declareren Vervolgens kunt u via Intramed de declaraties aanmaken en versturen. Retourinformatie Als de declaratie is verwerkt (door VECOZO en de verzekeraar), krijgt u retourinformatie. Hierin ziet u hoeveel er uitbetaald is, en worden eventuele fouten aangegeven. In de volgende hoofdstukken leest u, hoe u de instellingen en het declaratieproces uitvoert in Intramed. 1

4 Hoofdstuk 2 Algemene instellingen 2.1 Praktijk AGB-code controleren / invullen Bij de declaratie naar verzekeraars, wordt de AGB-code van de praktijk meegestuurd. Controleer daarom of de AGB-code juist is ingevuld. 1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens]; het scherm "Praktijk" wordt geopend op tabblad "1. Praktijk". 2. Controleer of u de velden met AGB-codes juist heeft ingevuld. 3. Veld Omschrijving AGBpraktijkcode: Typ de AGB-code van uw praktijk in. AGBinstellingscode: Als uw praktijk beschikt over een 17 code, dan kunt u deze hier invullen. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. ; 2.2 AGB-code instellen bij medewerkers Bij de declaratie naar verzekeraars wordt de AGB-code van de therapeut meegestuurd. Het is daarom nodig om deze code juist in te stellen. 2

5 Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers]; het scherm "Medewerkers" wordt geopend. Dubbelklik op een medewerker of klik op een medewerker en klik op het icoon het scherm "Medewerker" wordt geopend op tabblad "1. Algemeen". Klik op de pijlknop ; achter het veld "ZVL-soort:"; het scherm "Selecteren Zorgverlenersoort" wordt geopend. Selecteer nummer "26". Als nummer "26" nog niet bestaat in de ZVL-soort lijst, ga dan verder met stap 5. Ga verder met stap 9 als nummer "26" wel beschikbaar is. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon in het scherm "Selecteren Zorgverlenersoort"; het scherm "Zorgverlenersoort" wordt geopend. Vul het scherm in zoals in de volgende afbeelding. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon nummer "26" is toegevoegd. Selecteer nummer "26"; u keert terug naar het scherm "Medewerker". ; Vul de velden "ZVL-soort:" (eerste 2 cijfers van de AGB-code) en eventueel het veld "ZVLspecialisatie:" in (laatste 2 cijfers van de AGB-code). Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ; het scherm wordt gesloten. Herhaal stappen 2 t/m 10 voor alle podotherapeuten in uw administratie. 3

6 2.3 Verzekeraargegevens instellen of controleren Voordat u gaat declareren, kunt u controleren of u alle gegevens van de verzekeraar goed heeft ingesteld. U kunt bij elke verzekeraar instellen, hoe u naar deze verzekeraar wilt declareren; bijvoorbeeld via een servicebureau, via een declaratiebestand, of via online declareren (VECOZO) in Intramed. U stelt dit in via menu [Bestand], [Verzekeraars], dubbelklik op de betreffende verzekeraar en vul op tabblad "1. Algemeen" van de verzekeraar gegevens in de rubriek "Declaratie instellingen" de gegevens in. Kies bij het veld "Declaratie naar:" voor "Verzekeraar". Kies bij het veld "Declaratiemethode:" voor "Online" en kies bij het veld "Decl. Online dienst:" voor "VECOZO". In deze administratie is dat nummer 16, maar dat kan een ander nummer zijn in uw administratie. Maak bij het veld "EI: Uitvoerder of behandelaar:" uw keuze: klik op de knop achter het veld, en kies of van de behandelaar in de verwijzing, of van de behandelaar in de behandeling de AGB-code wordt meegestuurd in de declaratie. Bijvoorbeeld: er is een vervanger, maar deze persoon heeft nog geen AGB-code. De behandeling wordt op de naam van de vervanger uitgevoerd, en de verwijzing staat op de naam van de therapeut die vervangen wordt. Kies dan voor "Behandelaar (van verwijzing)", anders wordt de declaratie afgekeurd omdat er geen AGB-code wordt meegestuurd. Kies bij het veld "Debiteurenrekening:" de rekening die u gebruikt in Intramed. Als er geen debiteurenrekening in de lijst voorkomt, moet u deze toevoegen. Deze wijzigingen moet u bij elke verzekeraar doen. Druk op de knop "Page Down" om snel naar de volgende verzekeraar te gaan. 4

7 Hoofdstuk 3 Codelijsten en verrichtingcodes Basisverzekering Vanaf 1 januari 2015 moet elektronisch gedeclareerd worden voor de Basis verzekering aan de hand van 4 verrichtingcodes voor diabetes voetzorg. Hiervoor moet u 2 aparte codelijsten aanmaken, omdat één verrichtingcode 'normaal' moet worden gedeclareerd en de andere drie via een declaratietraject. Aanvullende verzekering Vanaf 1 januari 2015 is het nog niet verplicht om elektronisch te declareren voor de aanvullende verzekering. Hiervoor hebben wij een andere procedure geschreven, die eerdaags is te vinden op de Intramed website. 3.1 Codelijst voor basisverzekering instellen Het is nodig om een nieuwe codelijst toe te voegen voor de basisverzekering. In die codelijst moet de verrichtingcode 9200 toegevoegd worden Ga naar menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten]; het scherm "Codelijsten" wordt toegevoegd. Het scherm bestaat uit twee lijsten: de bovenste lijst "Codelijsten:" en daaronder de gekoppelde lijst "Verrichtingcodes:". Klik één keer in een willekeurig vak in de lijst "Codelijsten:". Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Codelijst" wordt al dan niet gevuld geopend op tabblad "1. Algemeen". 5

8 4. Vul de velden in zoals in de volgende afbeelding. De velden "Omschrijving:" en "Omzetrekening:" kunt u naar eigen inzicht invullen. 5. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ; u keert terug naar het scherm "Codelijsten" waar de codelijst is toegevoegd. Verrichtingcode toevoegen Vervolgens is het nodig dat u code 9200 toevoegt als verrichtingcode bij de nieuwe codelijst U heeft het scherm "Codelijsten" nog open staan OF open het scherm opnieuw via menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten]. Klik op de nieuwe codelijst "Podotherapie (basisverzekering)"; de bijbehorende verrichtingcode moet u toevoegen aan de lijst "Verrichtingcodes:" onderin het scherm. Klik één keer in een willekeurig vak in de lijst "Verrichtingcodes:". Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Verrichtingcode" wordt geopend. Vul de velden in zoals in de volgende afbeelding. (Het veld "Codelijst:" wordt automatisch ingevuld met een nummer en kan dus afwijken.) Het veld "Duur:" kunt u naar eigen inzicht invullen. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon.

9 7. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op ; u keert terug naar het scherm "Codelijsten" waar de verrichtingcode is toegevoegd bij de codelijst "Podotherapie (baisverzekering)". 3.2 Codelijst met declaratietrajecten instellen Vanaf 1 januari 2015 kunnen de codes 9201, 9202 en 9203 elektronisch gedeclareerd worden via een declaratietraject voor de Basisverzekering aan de verzekeraars CZ, Menzis en Achmea. Per verzekerde mag er 1 keer per kwartaal een vastgesteld maximum bedrag gedeclareerd worden. Dat bedrag is afhankelijk van het zorgprofiel. Dit geldt alleen voor praktijken die een zorgovereenkomst hebben afgesloten met de genoemde verzekeraars. Hebben zij zo'n overeenkomst niet afgesloten, dan maakt de podotherapeut een nota, die de patiënt zelf naar de verzekeraar moet sturen. Hiervoor moet u een nieuwe codelijst aanmaken met een declaratietraject. Het declaratietraject is hetzelfde voor alle verzekeraars. Hierna is uitgelegd hoe u dat instelt. Instellingen U moet eerst een nieuwe codelijst toevoegen van het type "Zorgproducten". Alleen bij dat type kan namelijk een declaratietraject ingesteld worden. Codelijst toevoegen Ga naar menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten]; het scherm "Codelijsten" wordt geopend. Het scherm bestaat uit twee lijsten: de bovenste lijst "Codelijsten:" en daaronder de gekoppelde lijst "Verrichtingcodes:". Klik één keer in een willekeurig vak in de lijst "Codelijsten:". 7

10 3. 4. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Codelijst" wordt geopend op tabblad "1. Algemeen". Vul de velden in zoals in de volgende afbeelding. De velden "Omschrijving:" en "Omzetrekening:" kunt u naar eigen inzicht invullen. 5. Klik op tabblad "4. Zorgproducten". 6. Op dit tabblad kunt u de verschillende zorgproducten (9201, 9202 en 9203) toevoegen met hun declaratietrajecten. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Zorgproduct" wordt geopend. Vul het scherm als volgt in voor code 9201: 7. 8

11 Klik in de rubriek "Declaratietrajecten:" en beantwoord de bevestigingsvraag. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon om een declaratietraject toe te voegen; het scherm "Declaratietraject" wordt geopend. Vul de velden in zoals in de volgende afbeelding. Door de kolom "Behandeld" aan te vinken, controleert Intramed of er een behandeling is geweest in het kwartaal. zo niet, dan wordt het declaratiemoment niet aangemaakt. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ; u keert terug naar het scherm "Zorgproduct" waar het declaratietraject ingevuld is. Het veld "Zorgproductnr:" wordt daarbij automatisch ingevuld: Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op ; u keert terug naar het scherm "Codelijst", tabblad "4. Zorgproducten", waar het zorgproduct is toegevoegd. 9

12 13. Herhaal stappen 6 t/m 12 voor de codes 9202 en De schermen zien er als volgt uit: Code 9202: en 10

13 Code 9203: en 14. Tabblad "4. Zorgproducten" ziet er dan als volgt uit: 11

14 15. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op ; u keert terug naar het scherm "Codelijsten" waar de codelijst is toegevoegd. Vervolgens moet u de verrichtingcodes toevoegen. Verrichtingcode toevoegen De codes 9201, 9202 en 9203 moet u nog toevoegen als verrichtingcode, zodat u deze in de behandeling kunt kiezen Klik op de codelijst die u zojuist heeft toegevoegd "Podotherapie (basis verzekering). Klik één keer in een willekeurig vak in de lijst "Verrichtingcodes:"; Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Verrichtingcode" wordt geopend.

15 4. Vul de velden voor code 9201 als volgt in: 5. Het veld "Duur:" kunt u naar eigen inzicht invullen. Dit is de tijd die in de agenda gereserveerd wordt voor de afspraak. Laat het veld "Prijs" leeg. De prijs is namelijk al in het declaratietraject ingevuld. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon. 6. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op 7. ; u keert terug naar het scherm "Codelijsten". De verrichtingcode kan nu gebruikt worden in een behandeling. Herhaal stappen 2 t/m 7 voor de codes 9202 en Daarbij past u alleen de velden "Nummer:" en "Omschrijving:" aan. Codelijst gebruiken Als u de codelijst van een zorgproduct heeft toegevoegd, kunt u zo'n programma gebruiken. Eerst moet u in de verwijzing aangeven dat u dit zorgproduct wilt gebruiken. 1. Open de betreffende verwijzing, bijvoorbeeld via menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de betreffende patiënt, klik op tabblad "4. Verwijzingen", en dubbelklik op de betreffende patiënt. Als u nog geen verwijzing heeft aangemaakt voor de betreffende patiënt, moet u die eerst aanmaken. 2. Klik op de knop achter het veld "Codelijst:". Klik in het scherm "Selecteren Codelijst" op de betreffende codelijst; tabblad "4. Declaratietraject" wordt toegevoegd aan de verwijzing. 13

16 3. Klik op de knop achter het veld "Zorgproduct:". Klik in het scherm "Selecteren Zorgproduct" op het betreffende zorg- of beweegprogramma. 4. Klik op tabblad "4. Declaratietraject"; het scherm "Bevestig" wordt geopend. 5. Klik op de knop "Ja"; tabblad "4. Declaratietraject" wordt geopend. Op dit tabblad worden de declaratietraject-instellingen van de gebruikte codelijst overgenomen. Als een patiënt bijvoorbeeld wijzigt van zorgprofiel of overlijdt, kunt u op dit tabblad afwijken van het standaard declaratietraject. Zo kunt u bijvoorbeeld een declaratiemoment verwijderen door op het icoon te klikken. 6. Als u een moment wilt wijzigen: klik op de knop in het veld "Moment" en klik op de gewenste behandelmaand. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon 7. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op.. Vervolgens kunt u behandelingen inplannen. Zorgprogramma in behandeling Als u in de verwijzing de codelijst voor een zorgproduct heeft geselecteerd, kunt u vervolgens in de behandeling kiezen, om welke behandelcode het gaat Maak een behandeling aan, bijvoorbeeld via menu [Bestand], [Agenda], en dubbelklik op de behandeling; het scherm "Behandeling" wordt geopend.

17 2. Klik op de knop 3. het scherm "Selecteren Behandelcode" wordt geopend. Klik in het scherm "Selecteren Behandelcode" op de betreffende code, en klik op de knop "OK". 4. achter het veld "Behandelcode". In de omschrijving onder in het scherm ziet u hoe de behandeling gedeclareerd wordt. Deze opmerking ziet u alleen als u op de knop "Vergoeding tonen" heeft geklikt. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ; het scherm wordt afgesloten. De behandeling heeft geen behandelprijs, aangezien er een declaratietraject geldt. Hiervan ziet u een melding in de vergoedingsgegevens van deze behandeling Zorgproduct declareren In een declaratietraject heeft u aangegeven, op welke momenten de productcodes van het zorgproduct worden gedeclareerd. De maand, waarin de eerste behandeling op een verwijzing met het zorgproduct wordt uitgevoerd (de prestatiedatum), wordt geteld als de eerste behandelmaand. De declaratiemomenten liggen in het kwartaal daarna. Is de eerste behandeling bijvoorbeeld in februari, dan wordt er in april gedeclareerd. 15

18 Intramed zorgt ervoor, dat de juiste prestatiedatum wordt gevuld in de declaratie, aangezien u een patiënt ook echt moet declareren in het kwartaal waar in de patiënt is begonnen. Als u bijvoorbeeld een patient heeft die start in maart, dan mag u dat eerste kwartaal begin april declareren, als maar de juiste prestatiedatum wordt vermeld in de declaratie. Rapportages Aangezien behandelingen binnen zorgprogramma's geen eigen tarief hebben, is de werking van een aantal rapporten anders dan u gewend bent. De volgende rapporten zijn van toepassing: Bij een aantal rapporten kunt u filteren op de "Status" van de behandeling. Behandelingen van een zorgprogramma hebben status "Nvt.". - - Rapport via menu [Rapporten], [Behandelingen], [Uitgevoerde behandelingen]: op dit overzicht ziet u hoeveel behandelingen zijn uitgevoerd. Rapport via menu [Rapporten], [Behandelingen], [Uitgevoerde behandelingen per maand...]: op dit overzicht ziet u het aantal behandelingen dat per maand is uitgevoerd, maar zonder bedragen. Rapport [Rapporten], [Financieel], [Rekeningoverzicht...]: als u bij de codelijst van het zorgprogramma een omzetrekening heeft ingevuld, kunt u een rekeningoverzicht van de betreffende omzetrekening afdrukken. De omzet in dit rapport geeft de "gedeclareerde omzet" weer. Wanneer de behandelingen wel zijn uitgevoerd, maar de bijbehorende productcode is nog niet gedeclareerd, wordt dit niet tot de omzet gerekend. 3.3 Contracten toevoegen U kunt de tarieven per verzekeraar vastleggen door een contract aan te maken in Intramed. Binnen dit contract kan per prestatiecode (behandelcode) aangegeven worden, welk tarief er geldt bij deze verzekeraar. Ook geeft u in het contract aan, welke medewerkers met de contracttarieven declareren. Voorlopig zijn de tarieven landelijk vastgesteld. Maar in de toekomst zou per verzekeraar een ander tarief kunnen gelden. In het contract kunt u die verschillende tarieven dan eenvoudig wijzigen. Eerste contract toevoegen Ga naar menu [Bestand], [Contracten]; het scherm "Contracten" wordt geopend.

19 2. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Nieuw contract" wordt geopend op tabblad "1. Algemeen". 3. Vul de velden in de rubriek "Algemeen" in. Veld Omschrijving Contractnr.: Dit nummer wordt automatisch aangemaakt als u het contract opslaat. U kunt dit niet wijzigen. Actief: Laat "Ja" staan. Verzekeraar: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Verzekeraar" op de verzekeraar waarvoor dit contract geldt, en klik op de knop "OK". Wanneer er geen verzekeraar is ingevuld, geldt dit contract voor alle verzekeraars waar nog geen contract bij is toegevoegd. Declarant: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de praktijkeigenaar, of één van de eigenaren, en klik op de knop "OK". Contracttarieven bij patiëntnota's: Hier wordt standaard "Ja" ingevuld; u kunt dit wijzigen. 17

20 Veld Omschrijving Klik op de pijlknop achter het veld, en kies of bij de patiëntnota's ook gerekend moet worden met de contracttarieven. Kies voor "Nee" als u de praktijktarieven wilt gebruiken. Overschrijding vergoeding naar verzekeraar: Geef hier aan hoe Intramed moet omgaan met zittingen die niet (volledig) door de verzekeraar vergoed worden. Het gaat hierbij om behandelingen die het aantal ingevuld bij "Max aantal vergoed:" of "Max bedrag vergoed:" in de verwijzing overschrijden. Klik op de pijlknop Eerste n chronisch naar verzekeraar: achter het veld, en kies de gewenste optie. - Nee: voor de behandelingen die het maximum aantal en/of bedrag overschrijden, wordt een patiëntnota gemaakt in Intramed. - Alleen bij AV-verzekerden: er wordt alleen een patiëntnota gemaakt in Intramed voor patiënten die geen aanvullende verzekering hebben bij deze verzekeraar. - Ja: alle declaraties worden naar de verzekeraar gestuurd, en indien van toepassing stuurt die patiëntnota's. Deze instelling is alleen van toepassing bij verwijzingen fysiotherapie met indicatiecode 8 (veld "Betreft:" op optie "8- Chronische indicatie Volw eerste n uit AV"). Hier wordt standaard "Alleen bij aanvullend verzekerden" ingevuld; u kunt dit wijzigen: klik in het veld daarachter op de pijlknop en klik op één van de mogelijkheden "Nee", "Alleen bij aanvullend verzekerden" of "Ja". - Bij "Nee" worden de eerste 20 behandelingen van een chronische klacht gedeclareerd naar de patiënt. - Bij "Alleen bij aanvullend verzekerden" worden de eerste 20 behandelingen van een chronische klacht gedeclareerd naar de verzekeraar wanneer er een aanvullende polis actief is bij de patiënt. - Bij "Ja" worden de eerste 20 behandelingen van een chronische klacht gedeclareerd naar de verzekeraar wanneer er een basis en/of aanvullende polis actief is bij de patiënt. Stel, een patiënt heeft een chronische klacht en in het contract van zijn verzekeraar is "Ja" ingesteld bij het veld "Eerste n chronisch naar verzekeraar:". Als de patiënt alleen een basisverzekering heeft, zijn er 2 opties als de eerste 20 behandelingen gedeclareerd worden: 18

21 Veld Omschrijving 1. De verzekeraar neemt het debiteurenrisico over. De verzekeraar stuurt dan zelf een patiëntnota. U hoeft niets meer te doen. 2. De verzekeraar neemt het debiteurenrisico niet over en keurt de declaratie dus af. U moet de declaratie dan crediteren in Intramed. Vervolgens stelt u in de verwijzing in dat de "Betaler:" de "Patiënt" is. Als u vervolgens de nota's gaat opbouwen, wordt de nota voor de eerste 20 behandelingen aangemaakt. 4. Vul de velden in de rubriek "Afwijkend declareren" in. Veld Omschrijving Declaratiemethode: Hier wordt standaard "Standaard" ingevuld; u kunt dit wijzigen. De standaard declaratiemethode stelt u in op tabblad "1. Algemeen" van de verzekeraar. In elk contract met een verzekeraar kunt u een afwijkende declaratiemethode instellen. Daardoor is het mogelijk om een codelijst op verschillende manieren te declareren bij dezelfde verzekeraar. Klik op de pijlknop achter het veld, en kies hoe u de declaraties naar de verzekeraar wilt versturen. Decl. Online dienst: Dit veld is alleen beschikbaar als u bij het veld "Declaratiemethode:" heeft gekozen voor "Online". Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Online dienst" op de online dienst die u wilt gebruiken voor de online declaratie, en klik op de knop "OK". Declareren als: Hier wordt standaard "Standaard" ingevuld; u kunt dit wijzigen. Klik op de pijlknop achter het veld, en kies op welke manier gedeclareerd moet worden: - Standaard: de praktijkgegevens en de bijbehorende AGB-code worden meegestuurd in de declaratie. 19

22 Veld Uitbetalen aan: Omschrijving - Praktijk: de velden "Uitbetalen aan" en "Afwijkende AGB-code" zijn beschikbaar. U kunt dus per praktijk of per declarant uitbetaald krijgen, eventueel onder een afwijkende AGB-code. - Instelling: kies voor deze optie als u als "Instelling" wilt declareren. In het veld "Afwijkende AGB-code" kunt u eventueel een afwijkende AGB-code intypen. Dit veld is alleen beschikbaar als u bij het veld "Declareren als:" heeft gekozen voor "Praktijk". Klik op de pijlknop achter het veld, en kies of er uitbetaald moet worden aan de praktijk, of aan de declarant (de medewerker ingevuld bij het veld "Declarant:" in de rubriek "Algemeen"). Afwijkende AGBcode: Dit veld is alleen beschikbaar als u bij het veld "Declareren als: " heeft gekozen voor "Prakijk" of "Instelling". Typ eventueel een afwijkende AGB-code in die meegestuurd moet worden met de declaratie. Als u niets invult wordt de AGB-code uit de praktijkgegeens meegestuurd. 5. Klik in de rubriek "Deelnemers en Codelijsten" in de lijst "Deelnemers:" in een lege regel; het scherm "Bevestig" geopend Klik op de knop "Ja". Vul de velden in de rubriek "Deelnemers en Codelijsten" in. 20 Veld Omschrijving Deelnemers: Aan deze lijst voegt u de therapeuten toe die mogen declareren met deze tarieven.

23 Veld Omschrijving Klik in een vak in de lijst. Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de medewerker die deelnemer is op het contract, en klik op de knop "OK". Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon als u meerdere deelnemers wilt toevoegen. Codelijsten: Voeg aan deze lijst de codelijsten toe waarvoor tariefafspraken zijn gemaakt. Klik in een vak in de lijst. Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Codelijst" op de codelijst "Podotherapie (verzekeraar)", en klik op de knop "OK". Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon als u meerdere codelijsten wilt toevoegen. 8. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon. 21

24 9. Het contract ziet er vergelijkbaar met de volgende afbeelding uit: 10. Vervolgens vult u de tarieven voor de "gewone" podotherapie basisverzekering in. Klik op tabblad "2. Tarieven"; tabblad "a. Behandelcodes". De bovenste lijst is gekoppeld aan de onderste lijst. Als u in de bovenste lijst op een behandelcode klikt, ziet u in de onderste lijst het bijbehorende tarief, met de datum vanaf wanneer het tarief geldt. U kunt de tarieven handmatig toevoegen. 22

25 11. Dan vult u de tarieven voor de podotherapie basisverzekering met zorgproducten in. Klik op tabblad "2. Tarieven"; tabblad "b. Zorgproducten". 12. De bovenste lijst is gekoppeld aan de onderste lijst. Als u in de bovenste lijst op een behandelcode klikt, ziet u in de onderste lijst het bijbehorende tarief, met de datum vanaf wanneer het tarief geldt. U kunt de tarieven handmatig toevoegen. Als er een tarief in het zorgproduct is ingevuld, heeft tabblad "3. Percentages" geen functie. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon. 13. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Volgende contracten toevoegen Vaak zijn de standaardinstellingen voor elk contract hetzelfde (dezelfde declarant en deelnemers). Het is daarom handig om het eerste contract te kopiëren. Het nieuwe contract kan nog altijd aangepast worden U heeft het scherm "Contracten" nog open staan OF open het scherm opnieuw via menu [Bestand], [Contracten]. Klik op het contract dat u wilt kopiëren. Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Kopieer contract..."; het scherm "Kopieer contract" wordt geopend. 23

26 5. Vul het veld in: Veld Omschrijving Verzekeraar: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren verzekeraar" op de verzekeraar waarbij u het contract wilt aanmaken en klik op de knop "OK" Klik op de knop "OK"; het contract wordt gekopieerd en is toegevoegd aan de lijst "Contracten". Als van toepassing, dubbelklik op het nieuwe contract om de gegevens te wijzigen (bijvoorbeeld de tarieven op tabblad "2. Tarieven"). Herhaal stappen 2 t/m 6 voor alle verzekeraars.

27 Hoofdstuk 4 Wisselen van zorgproduct 4.1 Zorgproduct wisselen na een kwartaal U kunt na afloop van een kwartaal de patiënt laten wisselen van zorgproduct. In Intramed maakt u daarvoor handmatig een vervolgverwijzing aan. Hierdoor blijven eerdere declaratiegegevens en uw verslaglegging compleet én transparant. Een voorbeeld: Patiënt Van der Goes heeft zicht aangemeld en u heeft een verwijzing gemaakt met het zorgproduct "Voetzorg vallende onder zorgprofiel 2". Die verwijzing heeft u handmatig toegevoegd bij de patiëntgegevens, of u heeft de eerste afspraak gepland via de wizard in de agenda en daarbij is automatisch een behandelepisode én verwijzing aangemaakt. Dubbelklik op de verwijzing om hem te bekijken: Na het eerste kwartaal besluit u, dat bij deze patiënt het zorgprofiel 3 moet gelden. U maakt dan handmatig een vervolg-verwijzing aan: Zoek in de agenda de laatste afspraak van de patiënt. Klik op deze afspraak Druk op de toets "F3"; het scherm "Patiënt" wordt geopend op tabblad "4. Verwijzingen". 25

28 Voeg via het icoon (of "Ctrl" + "insert") een nieuwe verwijzing in. De nieuwe verwijzing wordt geopend op tabblad "1. Verwijzing". Kies bij het veld "Vervolg van:" voor de vorige verwijzing. U wordt gevraagd, of de vorige afgesloten moet worden. Kies "Ja". Kies bij het veld "Zorgproduct:" voor een ander zorgprofiel. Ga naar tabblad "2. Toestemming". Kies bij het veld "Begindatum:" voor de eerste dag van het nieuwe kwartaal. Bewaar de vervolg-verwijzing (druk op "F5"). Er staan nu twee verwijzingen in de lijst: Na het afsluiten van de eerste verwijzing, negeert Intramed bij het declareren nog openstaande declaratiemomenten uit die verwijzing. Voor de vervolg-verwijzing worden alleen de voor dat kalenderjaar resterende (kwartaal) declaratiemomenten aangemaakt. 26

29 Hoofdstuk 5 Handelingen voorafgaand aan declareren 5.1 Afspraken boeken Afspraken / behandelingen boeken Als u afspraken voor behandeling hebt ingevoerd, hebben deze de status "Afspraak". Als u zou gaan declareren worden deze behandelingen niet meegenomen in de declaraties. De behandelingen moeten nog geboekt (= bevestigd als uitgevoerd) worden. Hiervoor bestaan verschillende mogelijkheden, afhankelijk van hoe u de agenda invult. Als u bijvoorbeeld één afspraak bent vergeten en die zet u alsnog in de agenda, kunt u apart die ene afspraak boeken. Als u de afspraken van één dag of van meerdere dagen van uzelf en/of uw medewerker(s) invoert, kunt u al die afspraken in één keer tegelijk boeken. Als u behandelingen toevoegt op tabblad "4. Verwijzingen" van de patiëntgegevens, zijn de behandelingen automatisch geboekt. Boeken afspraak 1. Klik op de afspraak die u wilt boeken Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Boeken afspraak"; het scherm "Bevestig" wordt geopend. 27

30 4. Klik op de knop "Ja"; de afspraak wordt geboekt, en krijgt nu de status "Ongedeclareerd". U kunt dat zien aan het icoon van de afspraak: het icoon is veranderd van een klokje in een blauw vinkje. 5. Boek eventueel nog meer afspraken. 6. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Boeken periode Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Boeken periode..."; het scherm "Boeken periode" wordt geopend. 3. Vul de velden in. Veld Omschrijving Datum: Hier wordt standaard de datum waar u in de agenda stond ingevuld; u kunt dit wijzigen. Klik op de pijlknop achter het veld en klik in de kalender op de datum waarop u alle afspraken wilt boeken, en klik op de knop "OK. 28

31 Veld Omschrijving U kunt ook filtertekens gebruiken. Zo kunt u alle behandelingen voor vandaag boeken: vul "< h" in ("h" staat voor "huidige datum"). Of alle behandelingen van de afgelopen maand: bijvoorbeeld " ". Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. Behandeld door: Kies hier voor welke medewerker u de behandelingen wilt boeken. Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de medewerker wiens behandelingen u wilt boeken, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden de behandelingen van alle medewerkers geboekt. 4. Klik op de knop "OK"; als er nog ongeboekte afspraken voorkomen vóór de datum die u heeft ingevuld, krijgt u daar een melding van. 5. Klik op de knop "Ja"; de afspraken worden geboekt, en hebben nu de status "Ongedeclareerd". U kunt dat zien aan het icoon van de afspraak: het icoon is veranderd van een klokje in een grijze cirkel. 6. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. 5.2 Controles Gegevenscontrole Voordat u gaat declareren is het aan te raden om een "Invoercontrole" uit te voeren. Daarvoor klikt u in het scherm "Opbouwen verzamelstaten" op de knop "Gegevens controleren en aanvullen". De declaratiegegevens worden dan gecontroleerd op volledigheid, en eventuele ontbrekende zaken in de gegevens ziet u terug in het rapport. De invoercontrole zegt niets over de inhoud van de door u ingevoerde gegevens; alleen of alle benodigde gegevens zijn ingevuld. 29

32 In Intramed kunt u bij een gegevenscontrole de betreffende gegevens direct aanpassen, in hetzelfde scherm. 1. Open de controle via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat]; het scherm "Opbouwen verzamelstaten" wordt geopend. 2. Klik op de knop "Gegevens controleren en aanvullen"; het scherm "Gegevens controleren en aanvullen" wordt geopend. Als u de foutmeldingen heeft opgelost kunt u de verzamelstaten opbouwen Opbouwen verzamelstaat; proefdeclaratie Voordat u definitief een verzamelstaat gaat aanmaken, met daarin alle declaraties voor de verzekeraar, kunt u een proefdeclaratie maken. Zo kunt u eventuele fouten corrigeren voordat u definitief gaat declareren. Naast een proefdeclaratie (waarin u de verzamelstaat controleert), is het aan te raden om een gegevenscontrole uit te voeren. Hierbij worden de gegevens die verstuurd worden in de declaratie gecontroleerd, en wordt een foutmelding weergegeven als er gegevens niet zijn ingevuld. Op tabblad "1. Algemeen" bij een verzekeraar kunt u instellen hoe u naar de betreffende verzekeraar wilt declareren (online via Intramed, via een servicebureau, op papier etc.) Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat...]; het scherm "Opbouwen verzamelstaten" wordt geopend.

33 Als er een ongeldig btw-nummer is ingevoerd bij de praktijkgegevens ( het formaat moet "NlxxxxxxxxxBxx" zijn), is het opbouwen van verzamelstaten niet mogelijk. U krijgt een foutmelding. 2. Vul de velden in ; natuurlijk voor zover van toepassing voor u. U kunt specifieke filters instellen door gebruik te maken van filtertekens. Veld Omschrijving Verzekeraar: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Verzekeraar" op de verzekeraar waarvoor u een verzamelstaat wilt maken, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle verzekeraars meegenomen. Behandelaar: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" de medewerker(s) van wie u behandelingen wilt declareren, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden de behandelingen van alle medewerkers meegenomen. Einddatum periode: Klik op de pijlknop achter het veld en klik in de kalender op de einddatum van de periode waarover u wilt declareren, en klik op de knop "OK". De begindatum is altijd van het jaartal dat u invult bij het veld "Einddatum: periode". Dus als u wilt declareren over het voorgaande jaar (bijvoorbeeld 2014) vult u bij het veld "Einddatum periode:" bijvoorbeeld in. 31

34 Veld Omschrijving Er kan bij het opbouwen van verzamelstaten geen einddatum meer worden ingevoerd die na de huidige datum ligt. Probeert u dit wel, dan krijgt u een foutmelding. Proefdeclaratie: Klik op de pijlknop Digitale decl. controleren met: Dit veld is nu beschikbaar omdat u bij het veld "Proefdeclaratie" heeft gekozen voor "Ja". Klik op de pijlknop achter het veld, en kies voor de optie "Ja". achter het veld, en kies of u de gegevens met een afdruk wilt controleren (optie "Verzamelstaat"), of dat u het declaratiebestand wilt inzien (optie "Bestandsviewer"). Digitale decl. ook Dit veld is nu niet beschikbaar omdat u bij het veld "Proefdeclaratie" op papier: heeft gekozen voor "Ja". Bevestigen per verzamelstaat: Als u per verzamelstaat wilt kiezen of de uitvoer naar de printer of het scherm gestuurd moet worden, kiest u voor de optie "Ja". Als u in één keer alle uitvoer naar de printer / het scherm wilt afdrukken, kiest u voor de optie "Nee". Klik op de pijlknop achter het veld, en klik op de gewenste optie. Klik op de knop "OK". Als u bij het veld "Digitale decl. controleren met" heeft gekozen voor "Verzamelstaat", wordt het scherm "Verzamelstaat..." geopend voor elke verzekeraar. Als u bij een verwijzing hebt aangegeven dat deze niet declarabel (bijvoorbeeld omdat u op toestemming van de verzekeraar moet wachten), dan wordt het scherm "Informatie" geopend. De status van de verwijzing kunt u wijzigen op tabblad "2. Toestemming". 32

35 5. Als u bij het veld "Digitale decl. controleren met" heeft gekozen voor "Bestandsviewer", wordt het scherm "Inzien bestand:..." voor elke verzekeraar geopend. 6. De fouten die gevonden zijn tijdens het declareren worden na het declareren vermeld in een overzicht. Mogelijke meldingen na declareren zijn: 33

36 Als u bij een verwijzing hebt aangegeven dat deze niet declarabel (bijvoorbeeld omdat u op toestemming van de verzekeraar moet wachten), dan wordt het scherm "Informatie" geopend. De status van de verwijzing kunt u wijzigen op tabblad "2. Toestemming". Zvl-soort verwijzer en zvl-spec verwijzer blijven leeg als er geen zvl-soort is ingevuld; oftewel als er sprake is van directe toegankelijkheid binnenkomst Controleer de gegevens. Indien van toepassing, corrigeer de gegevens van verwijzingen en/of behandelingen en voer eventueel nogmaals een proefdeclaratie uit. 9. Druk op "ESC" om elk scherm te sluiten, of klik op 10. U kunt nu definitief een verzamelstaat opbouwen en de declaratie(s) versturen. 34.

37 Hoofdstuk 6 Declareren naar verzekeraars Nadat u de handelingen voorafgaand aan declareren heeft uitgevoerd, kunt u definitief declareren naar verzekeraars. Via Intramed kunt u in één keer naar alle verzekeraars tegelijk declareren, maar ook per verzekeraar. Zo kunt u bijvoorbeeld eens per maand naar verzekeraars declareren, terwijl naar enkele verzekeraars (waarbij veel van uw patiënten verzekerd) een aantal keer per maand wordt gedeclareerd. Ook kan er door één medewerker of per medewerker worden gedeclareerd. Dit laatste komt voor als meerdere therapeuten voor zichzelf declareren. Eerst moet u de verzamelstaat opbouwen. Daarna kunt u het declaratiebestand online via Intramed versturen. Als u gebruik maakt van een servicebureau wordt er ook een declaratiebestand aangemaakt die u vervolgens naar het servicebureau kunt versturen. 6.1 Opbouwen verzamelstaat; definitief declareren U kunt in Intramed een verzamelstaat maken, met daarin alle declaraties voor de verzekeraar. Vervolgens kunt u deze verzamelstaat op verschillende manieren naar de verzekeraar sturen. Voordat u gaat declareren is het aan te raden om een "Proefdeclaratie" en een gegevenscontrole uit te voeren. Daardoor voorkomt u ongeldige aanleveringen aan VECOZO / verzekeraars. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. Op tabblad "1. Algemeen" bij een verzekeraar kunt u instellen hoe u naar de betreffende verzekeraar wilt declareren (online via Intramed, via een servicebureau, op papier etc.). 1. Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat...]; het scherm "Opbouwen verzamelstaten" wordt geopend. 35

38 Als er een ongeldig btw-nummer is ingevoerd bij de praktijkgegevens ( het formaat moet "NlxxxxxxxxxBxx" zijn), is het opbouwen van verzamelstaten niet mogelijk. U krijgt een foutmelding. 2. Vul de velden in ; natuurlijk voor zover van toepassing voor u. U kunt specifieke filters instellen door gebruik te maken van filtertekens. Veld Omschrijving Verzekeraar: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Verzekeraar" op de verzekeraar waarvoor u een verzamelstaat wilt maken, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle verzekeraars meegenomen. Behandelaar: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" de medewerker(s) van wie u behandelingen wilt declareren, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden de behandelingen van alle medewerkers meegenomen. Einddatum periode: Klik op de pijlknop achter het veld en klik in de kalender op de einddatum van de periode waarover u wilt declareren, en klik op de knop "OK". De begindatum is altijd van het jaartal dat u invult bij het veld "Einddatum: periode". Dus als u wilt declareren over het voorgaande jaar (bijvoorbeeld 2014) vult u bij het veld "Einddatum periode:" bijvoorbeeld of in. 36

39 Veld Omschrijving Er kan bij het opbouwen van verzamelstaten geen einddatum meer worden ingevoerd die na de huidige datum ligt. Probeert u dit wel, dan krijgt u een foutmelding. Proefdeclaratie: Klik op de pijlknop achter het veld, en kies voor de optie "Nee". Als u kiest voor "Nee", en dus definitief gaat declareren, worden de betreffende behandelingen in Intramed gemarkeerd als "Gedeclareerd". U moet de declaratie dan nog versturen naar de zorgverzekeraar (via online declareren in Intramed, of door het declaratiebestand te uploaden, via een servicebureau etc.). Digitale decl. controleren met: Dit veld is nu niet beschikbaar omdat u bij het veld "Proefdeclaratie" heeft gekozen voor "Nee". Digitale decl. ook Dit veld is nu beschikbaar omdat u bij het veld "Proefdeclaratie" heeft op papier: gekozen voor "Nee". Klik op de pijlknop achter het veld, en kies of u de declaratie ook als tekstbestand wilt opslaan (optie "Ja"). U kunt dit document vervolgens printen en opsturen. U kunt de declaratie achteraf altijd nog inzien als tekstbestand via menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties], klik op de betreffende declaratie, klik op de knop "Printen", optie "Herprinten declaratie...". Bevestigen per verzamelstaat: Als u per verzamelstaat wilt kiezen of de uitvoer naar de printer of het scherm gestuurd moet worden, kiest u voor de optie "Ja". Als u in één keer alle uitvoer naar de printer / het scherm wilt afdrukken, kiest u voor de optie "Nee". Klik op de pijlknop achter het veld, en klik op de gewenste optie. 37

40 3. 4. Klik op de knop "OK". De fouten die gevonden zijn tijdens het declareren worden na het declareren vermeld in een overzicht. Mogelijke meldingen na declareren zijn: Als u bij een verwijzing hebt aangegeven dat deze niet declarabel (bijvoorbeeld omdat u op toestemming van de verzekeraar moet wachten), dan wordt het scherm "Informatie" geopend. De status van de verwijzing kunt u wijzigen op tabblad "2. Toestemming". 5. Zvl-soort verwijzer en zvl-spec verwijzer blijven leeg als er geen zvl-soort is ingevuld; oftewel als er sprake is van directe toegankelijkheid binnenkomst Als u online declareert via Intramed, wordt het scherm "Online declareren" geopend. Ga dan verder met het volgende onderwerp. Als u declareert via een servicebureau krijgt u de melding dat er een declaratiebestand is aangemaakt. Verstuur de declaratie via online declareren in Intramed (ga dan verder met het volgende onderwerp) OF upload het declaratiebestand via het portaal van Infomedics of Fa-med als u gebruik maakt van een servicebureau. Als u een zorgproduct heeft gedeclareerd, ziet u op tabblad "4. Declaratietraject" van de betreffende verwijzing dat de status is gewijzigd naar "Gedeclareerd", en is het declaratienummer zichtbaar. 38

41 6.2 Online declareren in Intramed Nadat u de verzamelstaten heeft opgebouwd (declaratiebestanden voor verzekeraars), kunt u deze bestanden versturen via Intramed. De declaraties worden getoond in het scherm "Online declareren" als u bij de verzekeraargegevens heeft ingesteld dat de declaratiemethode "Online" is. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. U kunt de declaraties alleen versturen als u een Online dienst "VECOZO" heeft ingesteld, en beschikt over een G2- of G3-systeemcertificaat van VECOZO. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. 1. Op dit tabblad ziet u alle verzamelstaten die u heeft opgebouwd, en die klaar staan voor verzending. 2. Eventueel kunt u declaraties blokkeren: klik op de betreffende declaratie(s), en klik op de knop "Verzending blokkeren". Vink het vak bij "Te verzenden declaraties" uit, als u ook de geblokkeerde declaraties wilt zien. U kunt geblokkeerde declaraties weer vrijgeven door op de declaratie te klikken en op de knop "Verzending vrijgeven". Als u een declaratie volledig crediteert vóórdat u de declaraties verzendt, wordt de status van die declaratie automatisch aangepast naar "Niet verzenden". De declaratie wordt dus niet verstuurd als u op de knop "Declaraties verzenden" klikt. Voordat u de declaraties verzendt, kunt u het declaratiebestand inzien: klik op de betreffende declaratie, en klik op de knop "Inzien declaratiebestand". Klik op de knop "Declaraties verzenden"; Intramed probeert automatisch het juiste certificaat te kiezen. Zo nodig wordt het scherm "Bevestig" geopend

42 6. Vink "Ja" aan als u in het vervolg niet meer het certificaat wilt kiezen. Vink "Bij nee: deze vraag niet meer stellen" aan als u nooit een certificaat automatisch wilt laten kiezen voor deze functionaliteit. Als er meerdere certificaten voor de betreffende online dienst aanwezig zijn, wordt alsnog het keuze scherm geopend: Als u verschillende certificaten in de lijst ziet en niet weet welke u moet kiezen, kunt u informatie openen. Klik op het betreffende certificaat, en klik op de knop "Certificaateigenschappen weergeven...". In het scherm "Certificaat" ziet u de geldigheid van het certificaat. Oude certificaten kunt u verwijderen via de Internet-opties. Zie "Systeemcertificaat Vecozo installeren" voor verdere instructies Klik op het betreffende certificaat en klik op "OK".

43 8. Klik op de knop "OK"; de declaraties worden verzonden, en het scherm "Informatie" wordt geopend. 9. Klik op de knop "OK"; u keert terug naar het scherm "Online declareren". De verstuurde declaraties zijn van tabblad "1. Niet verzonden declaraties" verplaatst naar tabblad "2. Verzonden declaraties". Klik in de lijst "Declaraties" op een declaratie. In de lijst "Statusberichten" ziet u per declaratie de datum en tijd van verzending, de huidige status, en een omschrijving van wat er gebeurd is Als er op tabblad "2. Verzonden declaraties" retourinformatie is opgehaald, verschuiven die declaraties naar tabblad "3. Afgehandelde declaraties". Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. 12. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. 41

44 Hoofdstuk 7 Retourinformatie en declaratieverwerking Zorgverzekeraars leveren de retourinformatie vaak elektronisch aan. Deze retourinformatie kunt u in Intramed ophalen, inlezen en verwerken. Retourinformatie via servicebureau Elk servicebureau gaat op zijn eigen manier om met retourinformatie. Zie de websites van het servicebureau voor meer informatie. De volgende onderwerpen zijn niet van toepassing voor u. Als het servicebureau de retourinformatie via een "retourinformatiebestand" aanlevert, kunt u deze inlezen en verwerken in Intramed. Het bestand opent u via menu [Financieel], [Declaraties], [Retourinformatie...]. Zie vervolgens het onderwerp "Retourinformatiebestand" verderop in deze procedure. Retourinformatie via scherm "Online declareren" Als u uw declaraties online verstuurt via Intramed, kunt u de retourinformatie ophalen en inlezen via het scherm "Online declareren". U kunt een locatie instellen, waar de retourinformatiebestanden opgeslagen worden op uw computer. Zo kunt u de bestanden op een later tijdstip (ook zonder verbinding met VECOZO) inzien. De locatie stelt u in de systeemgegevens. Vervolgens kunt u de retourinformatie ophalen en openen via het scherm "Online declareren". Via het scherm "Online declareren" kunt u declaraties ook markeren als "Afgehandeld" en kunt u declaraties verwijderen uit de lijst. 7.1 Retourinformatie ophalen via scherm Online declareren Als u online declareert in Intramed, kunt u de retourinformatie ook via Intramed opvragen. Via de volgende link kunt u het bijbehorende filmpje bekijken Om de retourinformatie-bestanden te bewaren (zodat u deze later opnieuw kunt inzien), moet u een locatie instellen waar u de bestanden wilt opslaan.(zie onderaan deze uitleg). 1. Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren]; het scherm "Online declareren" wordt geopend. 42

45 2. Ga naar tabblad "2. Verzonden declaraties". 3. Op dit tabblad ziet u alle verzonden declaraties waarbij nog geen retourinformatie is opgehaald. Klik op de knop "Retourinformatie ontvangen"; 43

46 Als u nog geen locatie heeft ingesteld waar de retourinformatie-bestanden opgeslagen worden, wordt het scherm "Retourinformatie downloaden" geopend. Kies of u nu een directory wilt instellen, en klik op de knop "OK". Als u wel een locatie had ingesteld, of als u op "OK" heeft geklikt, wordt het scherm "Windowsbeveiliging" geopend. Intramed probeert automatisch het juiste certificaat te kiezen. Zo nodig wordt het scherm "Bevestig" geopend. Vink "Ja" aan als u in het vervolg niet meer het certificaat wilt kiezen. Vink "Bij nee: deze vraag niet meer stellen" aan als u nooit een certificaat automatisch wilt laten kiezen voor deze functionaliteit. Als er meerdere certificaten voor de betreffende online dienst aanwezig zijn, wordt alsnog het keuze scherm geopend: Als u verschillende certificaten in de lijst ziet en niet weet welke u moet kiezen, kunt u informatie openen. Klik op het betreffende certificaat, en klik op de knop 44

47 "Certificaateigenschappen weergeven...". In het scherm "Certificaat" ziet u de geldigheid van het certificaat Klik op het betreffende certificaat en klik op "OK"; het scherm "Bevestig" wordt geopend. Vink "Ja" aan als u in het vervolg niet meer het certificaat wilt kiezen. Vink "Bij nee: deze vraag niet meer stellen" aan als u nooit een certificaat automatisch wilt laten kiezen voor deze functionaliteit. Klik op de knop "OK"; het scherm "Informatie" wordt geopend. Klik op de knop "OK"; het scherm "Retourinformatie" wordt geopend. Daarin ziet u alle retourinformatie-bestanden die zijn opgehaald. 45

48 10. Ook zijn de declaraties waarbij retourinformatie is opgehaald, verschoven naar tabblad "3. Afgehandelde declaraties". U kunt de retourinformatie openen door te dubbelklikken op de betreffende declaratie in het scherm "Retourinformatie", of via tabblad "3. Afgehandelde declaraties". Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. 11. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Als er nog geen retourinformatie beschikbaar is voor een declaratie, blijft deze staan op tabblad "2. Verzonden declaraties". Voor alle overgebleven declaraties op tabblad "2. Verzonden declaraties" kunt u later nog een keer de retourinformatie opvragen. Extra informatie Het bestand wordt automatisch opgeslagen op de locatie die is ingesteld in de systeemgegevens (menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad "2. Declaraties", bij het veld "Directory voor aangemaakte declaratiebestanden:"). U kunt de locatie wijzigen. 46

49 Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. De bestandsnaam van het opgeslagen retourinformatie-bestand wordt als volgt opgebouwd: extern declaratienummer_intern declaratienummer_declaratie standaard_status. 7.2 Retourinformatie openen via scherm Online declareren Als u op een later moment de retourinformatie wilt inzien en/of verwerken, kunt u de retourinformatie inzien via het scherm "Online declareren". Via de volgende link kunt u het bijbehorende filmpje bekijken Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren]; het scherm "Online declareren" wordt geopend. Klik op tabblad "3. Afgehandelde declaraties". 3. Klik op de betreffende declaratie. 47

50 4. Klik op de knop "Inzien retourinformatie"; het scherm "Inzien bestand: retourinformatie..." wordt geopend. Als het retourinformatiebestand niet gevonden kan worden, wordt het scherm "Bevestig" geopend. Klik op de knop "Ja". In het scherm "Inzien bestand: retourinformatie..." kunt u zien waarom een record is afgekeurd door de verzekeraar. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. 5. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. 7.3 Retourinformatiebestand Wanneer u een retourinformatie-bestand heeft geopend, ziet u het volgende scherm. Via de volgende link kunt u het bijbehorende filmpje bekijken 48

51 Alleen de verzekerden (patiënten) waarbij een fout in het (onderliggende) prestatierecord zit, zijn opgenomen in deze retourinformatie. Het record waar een fout in zit, is vetgedrukt. Algemene gegevens declaratie Bovenin het retourinformatiebestand ziet u het declaratienummer in Intramed, de naam van de debiteur, en de datum waarop gedeclareerd is. Daarnaast ziet u de details van het gedeclareerde bedrag, en de uitbetaling daarvan. Rubriek "Regels:" Aan de linkerkant van het scherm ziet u de rubriek "Regels:". Elke declaratie heeft een voorloop- en sluitrecord en records van alle verzekerden waarvan behandelingen (prestatierecords) meegezonden zijn. Als u dubbelklikt op een "Verzekerde", ziet u de behandelingen ("Prestaties") die voor deze patiënt gedeclareerd zijn. 49

52 In het voorloop- en sluitrecord staat algemene informatie over de retourinformatie. In de overige regels staat informatie over de verzekerde, en de behandelingen. Een vetgedrukte regel, betekent dat de regel (en eventuele onderliggende regel(s)) is/zijn afgekeurd. Wanneer u op een regel klikt, ziet u aan de rechterkant in de rubriek "Opmerkingen:" waarom het record is afgekeurd. Rubriek "Regelinhoud:" Als u aan de linkerkant klikt op een regel, ziet u in de rubriek "Regelinhoud:" de details van het prestatierecord. De records bestaan uit veel regels. De betekenis van de regels is beschreven. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. 50

53 In het voorbeeld is het record "Verzekerde 206" geselecteerd. In de rubriek "Regelinhoud:" ziet u dat het om patiënt H. Poelman gaat met geboortedatum en BSN Rubriek "Opmerkingen" Als u aan de linkerkant klikt op een vetgedrukte regel, ziet u rechtsonder in de rubriek "Opmerkingen:" waarom het betreffende record is afgekeurd. In het voorbeeld zit de fout in de patiëntgegevens (geen / verkeerde BSN). Via de knop "Inzien patiënt" kunt u direct naar de betreffende patiëntgegevens, om daar de gegevens aan te passen. Als de fout in de verwijzing zit (bijvoorbeeld "Indicatiecode is niet ingevuld"), wijzigt de knop "Inzien patiënt" automatisch in "Inzien verwijzing". U kunt dan direct de betreffende verwijzing corrigeren. Op deze manier doorloopt u het hele retourinformatiebestand, om te kijken welke behandelingen niet zijn uitbetaald. Deze behandelingen moet u crediteren. De gegevens kunt u vervolgens corrigeren aan de hand van de opmerkingen uit de retourinformatie. Vervolgens kunt u de behandelingen opnieuw declareren. Knop "Opties" Via de knop "Opties" kunt u het retourinformatie-bestand opslaan, de patiëntgegevens openen en/ of (gedeeltelijk) crediteren. 7.4 Declaraties tabblad 3. Afgehandelde declaraties verwerken Na verloop van tijd stapelen de declaraties op tabblad "3. Afgehandelde declaraties" in het scherm "Online declareren", zich op. U kunt deze lijst daarom opschonen. 51

54 Als declaraties van tabblad "3. Afgehandelde declaraties" zijn verwijderd, kunt u de retour-informatie van de verwijderde declaraties niet meer via dit tabblad inzien. Als u de retour-informatie heeft opgeslagen, kunt u via menu [Financieel], [Declaraties], [Retourinformatie...] de retour-informatie openen. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren]; het scherm "Online declareren" wordt geopend. Klik op tabblad "3. Afgehandelde declaraties". Op dit tabblad ziet u alle declaraties waarvan retour-informatie is opgevraagd. In de kolom "Online declaratiestatus" ziet u of de declaratie "Afgehandeld" of "Geweigerd" is. Als u op een declaratie klikt, ziet u onderin het scherm in de rubriek "Statusberichten" details over de status van de betreffende declaratie. Als u het vak voor "Geweigerde declaraties" aanvinkt, ziet u alleen alle geweigerde declaraties. Klik op de knop "Verwerken"; het scherm "Online declaraties verwerken". Als de nota al gecrediteerd is, krijgt u de melding "Let op, creditnota is 0-nota. Wilt u doorgaan?". Klik in dat geval op de knop "Ja"; anders wordt de declaratie niet uit het overzicht verwijderd, en worden de overige declaraties niet verwerkt. 52

55 5. Vink aan of u de afgehandelde declaraties en/of de geweigerde declaraties uit de lijst wilt verwerken. De afgehandelde declaraties worden alleen uit de lijst verwijderd. De geweigerde declaraties worden in hun geheel gecrediteerd, en uit de lijst verwijderd. De declaraties die uit de lijst verwijderd worden, kunt u terugvinden via menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties]. 6. Klik op de knop "OK"; de betreffende declaraties worden verwijderd uit de lijst van tabblad "3. Afgehandelde declaraties". 7. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. 53