1 Een factuur crediteren

Transcriptie

1 1 Een factuur crediteren Waarom wilt u crediteren? U wilt crediteren omdat u ten onrechte teveel heeft gefactureerd aan uw klant. Wanneer gaat u een (deel van de) factuur crediteren? 1. Als de verzekeraar minder betaalt dan u gefactureerd heeft: er één of meerdere behandelingen zijn afgekeurd door de zorgverzekeraar 2. Als er door u een of meerdere behandelingen verkeerd (denk aan prestatie of ic) zijn ingediend. 3. Als er behandelingen zijn gefactureerd die niet hebben plaatsgevonden. Let hier op: wilt u een factuur of een deel van de factuur aan de verzekeraar crediteren? Wacht dan te allen tijde, dus altijd, éérst de retourinformatie af. Mogelijk zit er verschil tussen wat de verzekeraar afkeurt en wat u, achteraf gesproken, verkeerd heeft ingediend en zou willen crediteren waardoor er de volgende 2, vervelende, situaties in de verwerking kunnen voordoen: 1. De verzekeraar betaalt de behandeling volledig én u heeft de behandeling gecrediteerd. 2. De verzekeraar betaalt de behandeling deels én u heeft de behandeling gecrediteerd Dus: wanneer wel/niet de creditfactuur indienen bij de verzekeraar: 1. Als er behandelingen door de verzekeraar worden afgewezen in verband met bijv. ontbreken/verkeerde diagnosecode/of maximum vergoeding bereikt, dan hoeft men de credit van deze behandelingen niet aan de verzekering aan te leveren. Dan is het een interne creditering en worden de behandelingen opnieuw aangeboden na verbetering van de afwijzing. 2. Als bij uw controle blijkt dat er na indienen van een factuur toch nog fouten blijken te zijn gemaakt met bijv. De verkeerde prestatiecode (bijv. 1000/4000 i.p.v. 1001/4001) of niet chronisch gefactureerd, terwijl dat wel op chronisch had moeten staan, dan kunt u deze behandelingen crediteren en wél naar de verzekeraar toesturen met de bedoeling deze behandelingen terug te betalen en dan opnieuw in dienen met de correcte codes ed. Aldoende (punt2) ontstaat ook in de boekhouding op de gecorrigeerde factuur een (negatief) bedrag wat wijst dat er te veel betaald is. Dit is nu makkelijk te verwerken als u van de verzekeraar een nota krijgt, dan kan je de terugbetaling aan de verzekeraar via bank of giro wegboeken (16000) tegenover de negatief openstaande debiteur Incura EPD Pagina 1 / 12

2 2 De praktijk: een credit aanmaken Om een factuur in Incura te kunnen crediteren beginnen we door te gaan naar: Dashboard Beheer facturen tabblad Totaal en dubbelklik op de factuur die u (deels) wilt crediteren. Hiermee zijn we in het detailscherm van de factuur terecht gekomen. Vanuit het overzicht waar alle facturen staan opgesomd kunt u namelijk niet crediteren, daarvoor moet de betreffende factuur openklikken. Onder in het detailscherm van de factuur treffen we een lijst met prestatieregels aan. De eerste vraag waar we ons over moeten buigen is of we de gehele factuur willen crediteren of slechts een deel ervan? Figuur 1: Lijst met prestatieregels In figuur 2 zien we een willekeurige factuur met daarop enkele prestatieregels verdeeld over de patiënten Aalder, Rug en Fortuijn. Willen we alleen de behandelingen van patiënt Aalder crediteren, dan vinken we enkel de prestatieregels aan waar deze patiënt in staat genoemd (zie ook figuur 2) en klikken daarna op de knop Crediteren. Figuur 2: Crediteren vinkjes alleen aan bij patiënt Aalder 2010 Incura EPD Pagina 2 / 12

3 Is het echter de bedoeling dat alle prestatieregels op deze factuur worden gecrediteerd, dan kunt u de gehele lijst selecteren door op de knop Alles selecteren te klikken waardoor bij alle prestatieregels een vinkje komt te staan (zie ook figuur 3), uiteraard gevolgd door de knop Crediteren. 2.1 Drie vragen tijdens het crediteren Figuur 3: Crediteren alle vinkjes op de fatuur aan Voor elke creditering van factuurregels geldt altijd het volgende: Credits worden altijd verstuurd naar eigen boekhouding. Credits worden kunnen naar keuze aangeleverd worden aan de zorgverzekeraar of niet. Tijdens het crediteren van gehele facturen of een selectie van prestatieregels zult u altijd drie vragen krijgen voorgelegd: Vraag 1 Feitelijk is hier de vraag: u staat op het punt om te gaan crediteren, wilt u dit wel? Figuur 4: Popup - wilt u doorgaan met crediteren 2010 Incura EPD Pagina 3 / 12

4 Vraag 2 Hier wordt gevraagd of u wilt dat de creditfactuur die hier wordt aangemaakt doorgestuurd moet worden naar de verzekeraar. Zie hiervoor Dus: wanneer wel/niet de creditfaktuur indienen bij de verzekeraar Figuur 5: Popup wilt u indienen Vraag 3 Antwoord deze vraag alleen met Ja als u wilt dat de rekening naar de patiënt moet worden gestuurd. Antwoord Nee als u dat niet wilt. Figuur 6: Popup markeren als eigen rekening Voor de vraag markeren als eigen rekening kunt u lezen: Maak van deze prestatie een prestatie met het kenmerk Eigen rekening, de rekening gaat naar de patiënt. Dit kunt u zien in het Behandeljournaal tab Administratief. Figuur 7: Vinkje eigen rekening in detailscherm prestatie 2010 Incura EPD Pagina 4 / 12

5 In het behandeljournaal wordt bij de behandeling, waarop één of meerdere prestatiecodes zijn gecrediteerd, het factuurnummer weggehaald en verschijnt er een vinkje bij Eigen rekening. Dit kunt u inzien wanneer u gaat naar Patiëntdossier Behandelepisode Behandeljournaal tabblad Administratief dubbelklikken op een behandeling (zie ook figuur 7). Wanneer het toch de bedoeling is dat deze behandeling weer aan de zorgverzekeraar wordt aangeboden, kunt u dit vinkje handmatig verwijderen Incura EPD Pagina 5 / 12

6 3 Credits in de boekhouding Eerst Incura: Dashboard > Beheer facturen: Fig8: Een gecrediteerde factuur Het voorbeeld hier: U crediteert 142,00 op een factuur van 1070,00 het restant na crediteren van de oorspronkelijke debet factuur is dan 928,00. In het voorbeeld hierboven: oorspronkelijke debet factuurnummer is De credit van 142,00 heeft ook een factuurnummer dat kunt u terugvinden door in Beheer Facturen op de details van de oorspronkelijk door u gecrediteerde debet factuur te klikken. Tip: Hier ziet u ook exact aan welke debiteur u gefactureerd heeft, dat is vooral handig om te weten bij labels. Fig9: De exacte relatie bepalen aan wie gefactureerd is Vervolgens kunt u Gekoppelde facturen aanklikken Incura EPD Pagina 6 / 12

7 Fi10:1 Gekoppelde facturen Hier ziet u de gekoppelde facturen: Fig11: De gekoppelde creditfactuur De credit heeft dus factuurnummer Dan nu toch echt: de boekhouding Open de boekhouding en selecteer de relatie/debiteur Fig12: Een relatie/debiteur selecteren De relatie kunt u selecteren door: 1. Linksonder bij de verrekijker de naam van de relatie in te typen (hier: Achmea) 2. Kies uit de lijst de juiste relatie door op de naam van de relatie/debiteur te klikken 2010 Incura EPD Pagina 7 / 12

8 Fig13: Saldi verkoop Selecteer linksboven het zwarte mapje met het grijze plusje (toon alle tabbladen) Selecteer uit de (mogelijk vele) tabbladen het tabblad Saldi verkoop Fig14: Het factuurjaar selecteren Selecteer het factuur jaar door op het jaartal te klikken Klik óp het factuurnummer Fig15: Factuur selecteren 2010 Incura EPD Pagina 8 / 12

9 Fig16: Regels die aan de factuur hangen Door op de factuurregel te klikken ziet u dat er: Een factuur regel staat Een meervoudig memoriaal regel (hier: 22) staat : de oorspronkelijke debet factuur : de creditering Hier ziet u ook dat de waarde van de debet met de in mindering gebrachte credit een openstaande debiteur van 928,00 oplevert. In het bankboek kunt u de ontvangst van 928,00 verwerken op de dan openstaande debiteur van 928,00 en zal het saldo na boeking 0,00 bedragen. Voor verwerking van mutaties en openstaande debiteuren verwijs ik verder graag naar de overige handleidingen: Snelkoppeling naar de handleidingen: - factureren in Incura - boekhouding van Incura Verder naar beneden in het relatie overzicht staat ook de credit factuur: Fig17: Regels die aan de credit hangen Door op de factuurregel te klikken ziet u dat er: Een meervoudig memoriaal regel (hier: 22) staat Een factuur regel staat : de creditering : de creditfactuur 2010 Incura EPD Pagina 9 / 12

10 4 Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Incura helpdesk. Telefonisch: Maandag t/m donderdag 09:00 tot 20:00 Vrijdag 09:00 tot 18:00 Tijdens de zomermaanden juli en augustus hanteren wij de aangepaste tijden: Maandag t/m vrijdag 09:00 tot 17:00 Met vriendelijke groet, Incura Helpdesk 2010 Incura EPD Pagina 10 / 12

11 5 Zelfhulp en handleidingen Incura heeft ook een eigen supportsite. U kunt daar komen door vanuit Incura bovenin op te klikken. U kunt daar terecht voor: De meeste actuele handleidingen. Veel gestelde vragen. Overzicht van trainingen en de aanvraag ervan. Het contactformulier voor vragen over Incura Incura EPD Pagina 11 / 12

12 6 Versie-informatie Datum versie Gedane aanpassing(en) Initiële Handleiding Uitbreiding met boekhouding 2010 Incura EPD Pagina 12 / 12