Incura Handleiding (GGZ) Behandeljournaal. Handleiding: Werking behandeljournaal Volgnummer: 4-GGZ, 24 september 2014, versie 1.2

Transcriptie

1 Incura Handleiding (GGZ) Behandeljournaal Handleiding: Werking behandeljournaal

2 Inleiding Deze handleiding legt uit op welke manier het behandeljournaal in Incura is opgebouwd. Na het lezen van deze handleiding bent u bekend met wat er in het behandeljournaal wordt geregistreerd. Deze handleiding vertelt u hoe u: behandelingen registreert; notities maakt; activiteiten registreert; activiteiten aan behandelcomponenten koppelt; activiteiten indeelt op directe of indirecte tijd; prestaties terugvindt; verschil tussen een behandeling en journaalnotitie herkent. Let op: Deze handleiding gaat enkel in op de werking van het behandeljournaal. Voor het tot stand komen van prestaties zijn soms, afhankelijk of het een losse prestatie betreft of een DBC, nog handelingen vanuit het Zorgpad vereist. Wat u vanuit het Zorgpad moet doen om een DBC op te bouwen is niet in deze handleiding opgenomen.

3 Inhoud 1 De opzet van het behandeljournaal Opbouw en indeling behandeljournaal Koppeling van het behandeljournaal met de Agenda Tabblad Journaal Een nieuwe journaalnotitie toevoegen Tabblad Activiteiten Activiteiten toevoegen Tabblad Prestaties... 11

4 1 De opzet van het behandeljournaal Handleiding: Werking behandeljournaal Het behandeljournaal is een centraal verzamelpunt binnen uw dossier waar meerdere zorginhoudelijke en factureerbare eenheden worden opgenomen. Alle behandelingen, journaalnotities, prestaties en activiteiten die betrekking hebben op het behandeltraject waarmee de patiënt bij u is aangemeld worden in het behandeljournaal vastgelegd. Deze samenstelling wordt verspreid over drie tabbladen weergegeven: tabblad 'Journaal'; tabblad 'Activiteiten'; tabblad 'Prestaties'. Voor een illustratie zie figuur 1. Let op: Afhankelijk van het GGZ type wordt het tabblad Activiteiten aangevuld met basis GGZ of gespecialiseerde GGZ. Het GGZ type waarmee het tabblad wordt aangevuld komt overeen met het GGZ type dat u heeft aangegeven tijdens het aanmelden van de patiënt of met het aanmaken van een nieuwe behandelepisode (zie hiervoor de handleiding Een patiënt aanmelden, hoofdstuk 2). Figuur 1: behandeljournaal 1.1 Opbouw en indeling behandeljournaal Iedere behandelepisode (iedere klacht) heeft precies één behandeljournaal. Een behandelepisode wordt links in het menu weergegeven door middel van het volgende icoon:. Wanneer u vier -icoontjes ziet staan, heeft u van de betreffende patiënt dus vier behandelepisodes met ieder een eigen behandeljournaal. Per behandeljournaal kunt u aldus één DBC verwachten waarvan u de samengestelde eindprestatie terugvindt onder het tabblad Prestaties. Hier leest u over meer in hoofdstuk 5. De algemene route naar het behandeljournaal is: Dashboard patiëntdossier Behandelepisode Behandeljournaal. Het behandeljournaal ziet eruit zoals weergegeven in figuur 1. Het behandeljournaal opent standaard in het tabblad Journaal Incura Pagina 4 van 11

5 1.1.1 Koppeling van het behandeljournaal met de Agenda Handleiding: Werking behandeljournaal De tabbladen Journaal en Activiteiten zijn gekoppeld aan uw Agenda. Dit betekent dat alle behandelingen die u onder het tabblad Journaal heeft ingevoerd automatisch in uw agenda zichtbaar zijn. Wat betreft de activiteiten heeft u een keuze; bij elke activiteit die u invoert kunt u aangeven of u deze wel of niet in uw agenda zichtbaar wilt maken. Hoe u dit kunt aangeven leest u in hoofdstuk 4. De meeste regels die u ziet staan in de tabbladen Journaal en Activiteiten zijn gekoppeld aan de afspraken in uw Agenda. Voor de behandelingen in het tabblad Journaal geldt dat alle regels die in de kolom Behandeling een vinkje hebben staan, een afspraak hebben op die datum in de Agenda. De regels zonder zo n vinkje noemen we journaalnotities. Meer over de journaalnotities leest u aan het begin van hoofdstuk 2. Voor de behandelingen in het tabblad Activiteitein geldt dat alle regels die in de kolom Afspraak een vinkje hebben staan, een afspraak hebben op die datum in de Agenda. De regels zonder zo n vinkje heeft geen aparte naam. Het al dan niet hebben van een afspraak bij een activiteit is een keuze van uzelf. Hoe u een activiteit van een afspraak kunt voorzien leest u hoofdstuk Incura Pagina 5 van 11

6 2 Tabblad Journaal Het tabblad Journaal toont een overzicht van alle behandelingen en journaalnotities. Deze worden onder elkaar weergegeven, waarbij de meest recent toegevoegde behandeling/notitie bovenaan staat. De behandelingen en journaalnotities lopen dus door elkaar. Het is daarom van belang het onderscheid goed te kennen: Een behandeling is een journaal gekoppeld aan een afspraak en daarmee zichtbaar in de agenda. Een journaalnotitie is een journaal dat niet gekoppeld is aan een afspraak(!) en is dus niet zichtbaar in de agenda. Een journaalnotitie is enkel een aantekening die u aan het dossier kunt toevoegen en informatie bevat over de klacht of over het behandeltraject. U kunt bijvoorbeeld naar aanleiding van telefonisch contact met de patiënt een journaalnotitie toevoegen. Dit kan ook informatie betreffen die u via een andere specialist heeft ontvangen met betrekking tot het behandeltraject. Figuur 5 toont het tabblad Journaal en alle bijbehorende elementen. Figuur 5: Hoofdscherm tabblad Journaal Het tabblad Journaal bestaat uit meerdere elementen. De belangrijkste elementen zijn in figuur 5 genummerd: 1. Nieuwe journaalnotitie. Met deze knop maakt u een nieuwe journaalnotitie aan. 2. Details. Met deze knop opent u een geselecteerde behandeling of journaalnotitie. 3. Verwijderen. Met deze knop verwijdert u een geselecteerde behandeling of journaalnotitie. 4. Navigatieopties. Niet alle behandelingen en journaalnotities kunnen worden weergegeven op één pagina. Met de verschillende pijlen kunt u door de pagina s heen en terug naar oude journaals. Klikt u naar rechts, gaat u terug naar oude, eerder ingevoerde journaals. Klikt u naar links, gaat u weer vooruit naar de laatst ingevoerde journaals. Per pagina worden steeds maximaal 15 journaals weergegeven. 5. Aantal behandelingen (niet goed zichtbaar in figuur 5). Op deze plaats in de grijze balk wordt de som weergegeven van alle regels. Let op: hierbij worden journaalnotities bij meegeteld. 6. Maak afspraak. Deze knop opent de Agenda. Door langs deze route een afspraak te maken weet Incura dat u voor de betreffende patiënt en behandelepisode een afspraak wilt maken. De naam van de patiënt èn de behandelepisode worden midden bovenin de Agenda getoond. 7. Behandeling. In deze kolom wordt aangegeven of een journaalregel behandeling of een journaalnotitie betreft. Staat in deze kolom een vinkje, dan betreft het een behandeling. Staat er in deze kolom geen vinkje, dan gaat het om een journaalnotitie Incura Pagina 6 van 11

7 8. Veldhoekje. In de rechteronderzijde van ieder journaalveld staan afhankelijk van welk type webbrowser u gebruikt twee schuine streepjes afgebeeld ( ) of drie puntjes ( ). Door aan deze streepjes of puntjes te trekken, kunt u het veld groter slepen waardoor u meer of juist minder informatie in het veld ziet staan. 2.1 Een nieuwe journaalnotitie toevoegen Om een nieuwe journaalnotitie toe te voegen klikt u op Nieuwe journaalnotitie :. Vervolgens verschijnt een pop-up zoals getoond in figuur 6. U kunt direct beginnen met het invoeren van een notitie door uw melding in het veld Journaal in te voeren. Hierna klikt u op de knop Bewaren en de journaalnotitie wordt toegevoegd aan het behandeljournaal (zie figuur 6). De pop-up sluit na het klikken op de knop Bewaren automatisch. Figuur 6: een journaalnotitie toevoegen Let op: Uw ingevoerde notitie is standaard een journaalnotitie. Dit is iets anders dan een afspraak(!) Een journaalnotitie is niet gekoppeld aan een afspraak en is daar ook niet naar om te zetten. Wilt u een afspraak in het Behandeljournaal zetten, dan kan dit alleen door de patiënt er een te geven via de Agenda (zie verder de handleidingen Een patiënt aanmelden en Agenda) Incura Pagina 7 van 11

8 3 Tabblad Activiteiten Binnen het tabblad Activiteiten worden alle activiteiten ingevoerd. Deze activiteiten worden per behandeltraject weergegeven. Zoals eerder vermeld, wordt op het tabblad zelf aangegeven of het gaat over basis GGZ of gespecialiseerde GGZ activiteiten (zie hoofdstuk 2).Activiteiten kunnen zowel los als gekoppeld aan een afspraak worden ingebracht. Paragrafen 3.1 en 3.2 lichten toe hoe u dit doet. Figuur 7 toont het tabblad Activiteiten en alle bijbehorende elementen. Figuur 7: tabblad Activiteiten Het tabblad Activiteiten bestaat uit de meerdere elementen. De belangrijkste elementen zijn in figuur 7 genummerd: 1. Behandeltrajectkeuze. Het behandeltraject is een subniveau van een behandelepisode. Eén klacht kan immers resulteren in meerdere behandeltrajecten. Achter het label Toon activiteiten van GGZ traject selecteert u van welk traject u de activiteiten wilt zien. 2. Toevoegen zonder afspraak. Met deze knop maakt u een nieuwe activiteit aan die u niet aan een afspraak in de Agenda wilt koppelen. 3. Details. Met deze knop opent u een geselecteerde activiteit. 4. Verwijderen. Met deze knop verwijdert u een geselecteerde activiteit. 5. Navigatieopties. Niet alle activiteiten kunnen worden weergegeven op één pagina. Met de verschillende pijlen kunt u door de pagina s heen en weer. Klikt u naar rechts, gaat u terug naar oude, eerder ingevoerde activiteiten. Klikt u naar links, gaat u weer vooruit naar de laatst ingevoerde activiteit. Per pagina worden steeds maximaal 15 activiteiten weergegeven. 6. Direct. Op deze plaats in de grijze balk wordt de som weergegeven van de geregistreerde directe tijd op dit behandeltraject. 7. Indirect. Op deze plaats in de grijze balk wordt de som weergegeven van de geregistreerde indirecte tijd op dit behandeltraject. 8. Maak afspraak. Deze knop opent de Agenda. Door langs deze route een afspraak te maken weet Incura dat u voor de betreffende patiënt en behandelepisode een afspraak wilt maken. De naam van de patiënt èn de behandelepisode worden midden bovenin de Agenda getoond. 9. Behandelcomponent. Deze kolom geeft weer aan welke behandelcomponenten de activiteiten zijn toegekend. 10. Veldhoekje. In de rechteronderzijde van ieder toegewezen behandelcomponent staan afhankelijk van welk type webbrowser u gebruikt twee schuine streepjes afgebeeld ( ) of drie puntjes ( ). Door aan deze streepjes of puntjes te trekken, kunt u het veld groter slepen waardoor u meer of juist minder informatie in het veld ziet staan Incura Pagina 8 van 11

9 3.1 Activiteiten toevoegen zonder afspraak Om een nieuwe activiteit toe te voegen klikt u op de Toevoegen zonder afspraak :. Vervolgens verschijnt een pop-up zoals getoond in figuur 8. Figuur 8: een journaalnotitie toevoegen De volgende velden kunt u invullen: BGGZ traject/sggz traject. Hier geeft u op aan welk traject u de activiteiten wilt toevoegen. Standaard wordt hier het traject geselecteerd dat ook binnen het tabblad Activiteiten is gekozen. Begindatum. Hier geeft u de (begin)datum op waarop de activiteit plaatsvindt. Starttijd. Hier geeft u de starttijd van de activiteit op. Behandelaar. Door middel van een keuzelijst kiest u de behandelaar die aan deze activiteit werkt. Behandelcomponent. Door te klikken op het vergrootglas ( ) opent een nieuwe pop-up met daarin de behandelcomponenten waaruit u een keuze maakt. Directe tijd. In dit veld wordt de directe tijd voorgesteld. U kunt deze waarde ook aanpassen. Indirecte tijd. In dit veld wordt de indirecte tijd voorgesteld. U kunt deze waarde ook aanpassen. Na het invullen klikt u op de knop Bewaren, de pop-up uit figuur 8 wordt afgesloten en de activiteit is toegevoegd aan de lijst met activiteiten. Let op: Uw ingevoerde activiteit is nu toegevoegd zonder afspraak. U kunt aan deze activiteit niet achteraf nog een afspraak koppelen. Wilt u dat wel, dan moet de activiteit eerst uit de lijst met activiteiten verwijderen met de knop Verwijderen. Vervolgens loopt u de stappen door uit paragraaf 3.2 om alsnog een activiteit toe te voegen met afspraak. Meer over het toevoegen van activiteiten aan afspraken in de Agenda leest u in de handleiding Agenda Incura Pagina 9 van 11

10 3.2 Activiteit toevoegen met afspraak Het toevoegen van een activiteit aan een specifiek tijdstip of afspraak doet u vanuit de Agenda. De Agenda kent vele mogelijkheden. Deze paragraaf laat enkel zien hoe u een activiteit met een afspraak toevoegt. Wilt u meer weten over de scala aan mogelijkheden van de Agenda, dan verwijzen wij u graag naar de handleiding Agenda. Klik vanuit het Dashboard op Agenda. In figuur 9 ziet u dat dit op twee plaatsen mogelijk is. Beide knoppen brengen u in naar Agenda. Figuur 9: activiteiten al dan niet gekoppeld aan een afspraak 2010 Incura Pagina 10 van 11

11 4 Tabblad Prestaties Het tabblad Prestaties geeft prestaties weer die afzonderlijk aan afspraken zijn toegekend. In dit geval bestaat er een één op één relatie met de betreffende afspraak in de Agenda (zie figuur 10). Figuur 10: tabblad prestaties 2010 Incura Pagina 11 van 11