Handleiding Abakus. Verzekeringen, overeenkomsten en prestaties bij de patiënt Abakus Compleet Pagina 1 / 15

Transcriptie

1 Handleiding Abakus Verzekeringen, overeenkomsten en 2014 Abakus Compleet Pagina 1 / 15

2 Inhoud Inhoud... 2 Inleiding... 3 Uitgangspunten... 3 Verzekeringen... 4 Verzekeringspakketten overhalen via COV... 4 Nieuw verzekeringspakket aanmaken... 6 Prestatiecodes in het dossier... 7 Hoe worden prestaties aangemaakt en op Factureerbaar gezet?... 7 Standaard eerste en tweede prestatiecodes instellen... 9 Overeenkomsten... 9 Een overeenkomst maken, rekening houdend met chronisch/niet chronisch... 9 Overeenkomstregels Checklist om een behandeling te kunnen factureren De debiteurrelatie van de patiënt Contact Zelfhulp en handleidingen Abakus Compleet Pagina 2 / 15

3 Inleiding Middels deze handleiding wordt toegelicht hoe het financiële component van uw zorgverlening terugkomt in het patiëntdossier, hoe verzekeringsgegevens dienen te worden vastgelegd en het gebruik van overeenkomsten de brug slaat tussen de prestatiecodes en de facturatie. Uitgangspunten Uitgangspunten in dit document zijn: - Verzekeringsgegevens worden per pakket geregistreerd, zoals die door de COV worden aangereikt. Gevolg is onder meer dat de basisverzekering en aanvullende verzekering gescheiden worden weergegeven. - Per patiënt kunnen op een specifieke peildatum 0 of 1 basisverzekeringen zijn geregistreerd in Abakus. Met andere woorden: er is maximaal één lopende basisverzekering tegelijk. - Per patiënt kunnen op een specifieke peildatum 0 of meer aanvullende verzekeringen zijn geregistreerd. Met andere woorden: er kan sprake zijn van meerdere lopende aanvullende verzekeringen tegelijk. - De aanwezigheid van relevante vergoedingen binnen een verzekeringspakket bepaalt of een overeenkomst al dan niet kan worden aangemaakt. Bijvoorbeeld: tandartsverzekeringen bevatten in de regel géén relevante vergoedingen. Het kunnen aangeven dat een verzekeringspakket relevante vergoedingen bevat wordt onderhouden via Dashboard -> Beheer -> Financieel -> Verzekeringspakketten Abakus Compleet Pagina 3 / 15

4 Verzekeringen Binnen Abakus zijn er twee methodes om de verzekeringspakketten te registreren: 1. Middels het uitvoeren van de COV. 2. Door handmatig een verzekeringspakket aan te maken vanuit de patiëntgegevens. Verzekeringspakketten overhalen via COV De meest eenvoudige en vooral de meest voor de hand liggende methode om verzekeringspakketten in het patiëntdossier bekend te maken, is door ze via de COV in te lezen. Ga in Abakus vanuit het patiëntdossier naar Patiëntgegevens -> Verzekeringen. Hier komen de verzekeringspakketten te staan. Via de knop COV kunt u hier een COV doen. Figuur 1 Verzekeringen Een pop-up verschijnt. De COV is nu bezig de patiënt- en verzekeringsgegevens die bij deze patiënt in Abakus bekend zijn te vergelijken met de gegevens van VECOZO. Er kunnen zich nu twee situaties voordoen: 1. Er worden geen verschillen gevonden tussen de beide gegevenssets. De volgende pop-up verschijnt bovenop de eerste: Figuur 2 COV geen verschillen Er is geen verdere actie verreist. Blijkbaar kloppen de gegevens uit uw patiëntdossier met hoe deze bekend zijn bij VECOZO. Klik op ok. Op het volgende scherm (zie Figuur 3) kunt u op overnemen & accepteren klikken wanneer u de nieuwe peildatum wilt overnemen of op annuleren klikken als u het scherm wilt sluiten zonder de nieuwe peildatum over te nemen Abakus Compleet Pagina 4 / 15

5 Figuur 3 COV 2. De gegevens uit het patiëntdossier wijken af met die van VECOZO. In dit geval zullen er velden rood gemarkeerd zijn op de verschillenlijst. Het is aan u de keuze deze verschillen over te nemen en te accepteren of de verschillen te negeren. In de eerste situatie kiest u voor 'Overnemen & Accepteren', in de tweede voor 'Annuleren'. Figuur 4 COV met verschillen Het is tevens mogelijk om slechts een deel van de verschillen over te nemen. In dat geval haalt u het vinkje weg bij het gegeven dat u niet wenst over te nemen en klikt u alsnog op 'Overnemen & Accepteren'. Bij een eerstvolgende COV, zullen deze verschillen automatisch worden genegeerd. In beide gevallen keert u terug naar uw patiëntdossier Abakus Compleet Pagina 5 / 15

6 Nieuw verzekeringspakket aanmaken Indien er te weinig gegevens over de patiënt bekend zijn om een COV te kunnen uitvoeren, dan is handmatige registratie eveneens een mogelijkheid. Figuur 5 Verzekeringen Klik op de knop 'Nieuw'. Een detailscherm verschijnt waarin u de pakketgegevens kunt opgeven (zie Figuur 6). Figuur 6 Verzekering toevoegen - Geef een begindatum op en desgewenst een einddatum. We adviseren de begindatum op 1 januari van het desbetreffende jaar te zetten en de einddatum op 31 december van het desbetreffende jaar. - Kies uit de lijst Zorgverzekeraar de UZOVI-codes van de verzekeraar waarbij de patiënt aangeeft, verzekerd te zijn. - Klik vervolgens de lijst van pakketten open en kies een pakket bij deze verzekeraar. - Bij 'Type' wordt nu automatisch gevuld of dit een 'Basis' of een 'Aanvullend' pakket betreft. - Vraag de patiënt naar zijn of haar inschrijfnummer of laat dit veld open, indien onbekend. - Geef ten slotte een begindatum op en desgewenst een einddatum. De einddatum mag ook open gelaten worden. - Het hokje bij COV laat u leeg. - Klik op 'Bewaren'. Indien er geen pakketten achter Pakket worden getoond, dan betekent dit dat deze verzekeraar nog geen verzekeringspakket in de stamgegevens heeft staan. Verzekeringspakketten kunnen op de volgende manier worden aangemaakt: Met het draaien van de diverse COV controles verspreid over Abakus. Verzekeringspakketten die nog niet bekend zijn, worden op die manier direct in de stamgegevens aangevuld Abakus Compleet Pagina 6 / 15

7 Met het verversen van de verzekeringspakketten vanuit Zorgvergoeding.com (indien u daar een abonnement voor heeft lopen). Deze optie is te vinden via Dashboard -> Beheer -> Financieel -> Verzekeringspakketten. Door verzekeringspakketten handmatig aan te leggen via Dashboard -> Beheer -> Financieel -> Verzekeringspakketten. Prestatiecodes in het dossier Prestaties worden in Abakus automatisch gekoppeld aan de facturatie. Nauwkeurige registratie van deze codes is daarom van essentieel belang. Bij de optie Behandelingen in de behandelepisode staan alle behandelingen op een rij (zie Figuur 7). Figuur 7 Prestatie bij behandelingen Hoe worden prestaties aangemaakt en op Factureerbaar gezet? Standaard staat de prestatie op status Factureerbaar, al is het mogelijk om daar via de beheerzijde van Abakus van af te wijken. Bij het plannen van een behandeling in de agenda wordt er automatisch een prestatiecode bij een behandeling gezet. Dubbelklik op een afspraak in de agenda (zie Figuur 8) en bij het kopje prestaties ziet u de desbetreffende prestaties die bij deze behandeling gefactureerd zullen worden. Hier kunt u tevens de prestatie aanpassen als u op de regel van de prestatie dubbelklikt. Via wijzigen kunt u de prestatie aanpassen (zie Figuur 9). Of u kunt hier een extra prestatie toevoegen Abakus Compleet Pagina 7 / 15

8 Figuur 8 prestatiecode gekoppeld aan een behandeling Figuur 9 Prestatie aanpassen Mist u een prestatiecode in het selectielijstje achter prestatie dan betekent dit dat deze prestatie nog niet in uw stamgegevens van Abakus bekend zijn. U kunt via Dashboard -> Stamgegevens -> Financieel -> Prestaties de prestaties inkijken en nieuwe toevoegen Abakus Compleet Pagina 8 / 15

9 Standaard eerste en tweede prestatiecodes instellen U kunt voor de praktijk standaard prestatiecodes instellen voor de 1 e en 2 e en volgende behandelingen. Dit zijn de prestatiecodes die automatisch aan een behandeling worden gekoppeld zodra u voor de patiënt een afspraak maakt. Ga vanuit het Dashboard naar Beheer -> Instellingen -> Praktijkinstellingen -> dubbelklik op de praktijk. - Klik op de knop 'Wijzigen'. - Kies de gewenste standaard prestatiecodes vanuit de lijsten bij: o Standaard prestatiecode 1e behandeling DTF. o Standaard prestatiecode 1e behandeling verwijzing. o Standaard prestatiecode 2e en volgende behandeling. - Klik op de knop Bewaren. Figuur 10 Standaard eerste en tweede prestatiecodes Overeenkomsten Wanneer de verzekeringspakketten eenmaal bekend zijn gemaakt in het patiëntdossier (zie hoofdstuk 2) dan kunnen de overeenkomsten worden aangelegd. Overeenkomsten zijn financiële afleidmechanismen die op geautomatiseerde wijze bepalen of in de episode geregistreerde prestatiecodes nog binnen de beschikbare verzekeringspakketten worden vergoed. Een overeenkomst maken, rekening houdend met chronisch/niet chronisch De makkelijkste manier om een overeenkomst aan te maken is als volgt: - Ga in het patiëntdossier naar Patiëntgegevens > Overeenkomsten. - Klik op knop Nieuw. - Indien er meerdere episodes aanwezig zijn binnen het patiëntdossier dan volgt er nog een pop-up waar u de juiste episode kan selecteren. - Indien in het formulier declaratie al aan is gegeven of de indicatie chronisch of niet chronisch is, dan wordt die waarde automatisch overgenomen in de overeenkomst. Anders verschijnt eerst de volgende pop-up: 2014 Abakus Compleet Pagina 9 / 15

10 Figuur 11 Chronisch/niet-chronisch Een overeenkomst (zie Figuur 12) wordt aangemaakt waarbij als begindatum de begindatum van episode wordt gebruikt. De einddatum komt standaard op 31 december van het desbetreffende jaar te staan (dit omdat een patiënt per jaar kan wisselen van zorgverzekering, zal per jaar een overeenkomst moeten worden aangemaakt). Figuur 12 Overeenkomst 2014 Abakus Compleet Pagina 10 / 15

11 Overeenkomstregels Als resultaat van het aanmaken van een overeenkomst zien we een aantal overeenkomstregels verschijnen die op prioriteit zijn genummerd. De systematiek werkt zo dat wanneer er eenmaal op prestatiecodes wordt gedeclareerd, Abakus kijkt naar de overeenkomstregels die daar tegenover staan. Op volgorde van prioriteit van het laagste naar het hoogste nummer worden de afzonderlijke overeenkomstregels doorlopen om te zien door wie de prestatie betaald zal worden. Uitgaande van een situatie dat een niet chronische patiënt van 18 jaar of ouder een aanvullende verzekering heeft, zal de overeenkomst uit twee regels bestaan: Figuur 13 Overeenkomstregels Casus #1 Vergoed vanuit aanvullend: Voor een prestatiecode die bij de tweede behandeling is uitgevoerd wordt bij overeenkomstregel met prio 1 een match gevonden; de aanvullende verzekering vergoed (in dit voorbeeld) vanaf de eerste behandeling. Het limiet aantal behandelingen staat op 25. De tweede wordt dus vergoed door de verzekeraar waarvoor de patiënt een aanvullend pakket heeft lopen. wordt naar de overeenkomstregel met prio 2 niet eens gekeken. De match is reeds gevonden in de tweede overeenkomstregel. Casus #2 De patiënt betaalt de rekening zelf: Voor een prestatiecode die bij de 26 e behandeling is uitgevoerd, wordt bij overeenkomstregel met prio 2 geconcludeerd dat er tot en met de 25 e behandeling wordt vergoed wordt de rekening naar de zelfbetaler gestuurd, omdat overeenkomstregel met prio 2 hier als vangnet fungeert. Eerdere overeenkomstregels in het afleidproces hebben niet tot condities geleid waarbinnen de verzekeraar de rekening betaald, zodat de patiënt de rekening zelf betaalt. Bovenstaand is slechts een makkelijk praktijkvoorbeeld waarbij u de werking van de overeenkomst ziet Abakus Compleet Pagina 11 / 15

12 Checklist om een behandeling te kunnen factureren Om zeker te zijn dat u alles in het patiëntdossier heeft onderhouden om tot een juiste facturatie te komen, bieden wij u hieronder een overzicht van de benodigde handelingen. # Stapbeschrijving Opmerkingen 1. Is de patiënt chronisch/ niet chronisch? Geef dit dan in een zo vroeg mogelijk stadium aan in het formulier declaratie. Bij het maken van de overeenkomsten wordt hier anders om gevraagd. 2. Registreer de verzekeringsgegevens van de Indien mogelijk met behulp van COV patiënt 3. Verwerk zoveel mogelijk verschillen middels het COV-scherm 4. Zorg ervoor dat er verzekeringspakketten in het patiëntdossier aanwezig zijn 5. Voer de behandelingen in de agenda in. 6. Maak een overeenkomst aan, rekening houdend met de chronische of niet chronische situatie van de episode. Vergewis u ervan dat u de juiste episode heeft geselecteerd indien er meerdere aanwezig zijn! 7. Controleer de overeenkomstregels. Pas of vul deze zo nodig aan. 8. Zijn er wijzigingen doorgevoerd in de samenstelling van het verzekeringspakket of is er een wisseling geweest tussen chronisch <> niet chronisch? Patiëntdossier > Patiëntgegevens > Verzekeringen of via Zorgvergoeding.com Patiëntdossier > Patiëntgegevens > Overeenkomsten Patiëntdossier > Patiëntgegevens > Overeenkomsten Sluit de oude overeenkomst door de einddatum aan te passen met de datum waarop de wijzingen ingaan. Maak een nieuwe overeenkomst aan voor de nieuwe situatie. De debiteurrelatie van de patiënt Om aan de patiënt te kunnen factureren dient deze een debiteurrelatie te hebben. In Abakus is iedere patiënt automatisch een debiteur. In het patiëntdossier vinden we deze relatie terug via Patiëntgegevens -> Persoonsgegevens. Een deel van deze gegevens zijn vooraf ingevuld middels de globale instellingen. Deze instellingen vindt u via Dashboard -> Instellingen- > Globale instellingen (zie Figuur 14) Abakus Compleet Pagina 12 / 15

13 Figuur 14 Globale instellingen debiteur patiënt Een drietal settings kunnen op hoger niveau worden bepaald: - Standaard indienwijze patiënt - Standaard factuursjabloon - Standaard betaalmethode Deze standaardinstellingen ziet u bij de patiënt zelf terug bij persoonsgegevens. Helemaal onderaan staan de debiteurgegevens (zie Figuur 15). Figuur 15 Debiteurgegevens patiënt In dit venster kunnen de volgende gegevens van de patiënt worden vastgelegd: - Debiteurnummer: Dit is een uniek debiteurnummer dat wordt opgenomen in de debiteurentabel. Deze nummering wordt eenmalig vastgelegd zodra de patiënt wordt aangemaakt en kan niet worden aangepast Abakus Compleet Pagina 13 / 15

14 - Indienwijze: De indienwijze bepaalt op welke manier een factuur aan de patiënt wordt aangeboden. Standaard staat deze gevuld met de waarde zoals deze is opgegeven in de Globale instellingen. Op het ogenblik is Papier hier nog even de enige keuzemogelijkheid. In de toekomst gaat daar waarschijnlijk nog bij komen. - Factuursjabloon: Het factuursjabloon verwijst naar welke factuuropmaak er zal worden gekozen wanneer er gefactureerd wordt. Standaard staat deze op leeg en zal Abakus het standaard gekozen sjabloon gebruiken die u bij de Globale instellingen heeft gekozen. Mocht u voor deze patiënt specifiek een ander sjabloon willen gebruiken, kunt u deze hier kiezen. - Betaalmethode: Hier kan de wijze van betaling worden bepaald. De standaard keuzeopties die u hier heeft zijn: o Contant. o Pin. o Incasso. Kiezen voor deze optie betekent dat de velden naam bank en bankrekening verplicht zijn. o Creditcard. o Op rekening 8 dagen. o Op rekening 14 dagen. o Op rekening 30 dagen. Standaard staat deze optie gevuld met de waarde zoals deze is opgegeven in de Globale instellingen. De optie Vecozo is hier bewust uitgesloten. Via Beheer > Financieel > Betaalmethodes kunnen desgewenst nog meer methodes worden gedefinieerd. Zo kan eventueel worden afgeweken in de betalingstermijn. - Naam bank: Hier geeft u eventueel de naam van de bank van de patiënt op. Dit veld is verplicht indien betaalmethode = Incasso. - Bankrekening: Hier geeft u eventueel het bankrekeningnummer van de patiënt op. Dit veld is verplicht indien betaalmethode = Incasso. - Niet aanmanen: is een indicatie die aan- en uitgezet kan worden door de gebruiker. De nieuwe waarde wordt doorgegeven aan Abakus boekhouding, zodat daar bekend is of een patiënt al dan niet aangemaand moet worden i.g.v. een achterstallige betaling. - Geblokkeerd: is een indicatie die aan- en uitgezet kan worden door de gebruiker, waardoor deze patiënt respectievelijk niet en wel als debiteur kan worden gekozen bij het factureren. - Niet aanmanen: is een indicatie die aan- en uitgezet kan worden door de gebruiker. De nieuwe waarde wordt doorgegeven aan Abakus boekhouding, zodat daar bekend is of een patiënt al dan niet aangemaand moet worden i.g.v. een achterstallige betaling. Doorgaans zult u hier nauwelijks iets aan moeten passen. Enkel in individuele gevallen wanneer u voor specifieke patiënten wenst dat hun debiteurgegevens afwijken, zult u wijzingen moeten opslaan in dit scherm Abakus Compleet Pagina 14 / 15

15 Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Abakus compleet helpdesk. Telefonisch: Maandag t/m Vrijdag 09:00 tot 17:00 uur Zelfhulp en handleidingen Abakus compleet heeft ook een eigen helpsite voor het EPD-gedeelte. U kunt daar komen door vanuit het Abakus-EPD bovenin op help help te klikken Abakus Compleet Pagina 15 / 15