Handleiding: Overzichten Volgnummer: 10, 24 september 2014, versie 3.4. Incura Handleiding. Overzichten

Transcriptie

1 Incura Handleiding Overzichten

2 Inleiding Middels deze handleiding proberen wij u begrip te geven van hoe in Incura gebruik kan worden gemaakt van de Overzicht. Tevens lopen wij met u enkele veel gevraagde typen overzichten door zodat u per onderwerp de stappen krijgt uitgelegd hoe deze overzichten te generen zijn. Na het doorlopen van deze handleiding bent u in elk geval bekend met het algemene overzichten gebruik binnen Incura en zult u met een paar muisklikken de verschillende rapportages waar in een praktijk veel behoefte naar is, zo kunnen opvragen.

3 Inhoud 1 Overzichten algemeen gebruik Groeperen Filteropties Sorteren Exporteren naar bijv. Excel Voorbeelden van overzichten Patiënten actief op bepaalde datum per verzekeraar Patiënten per verzekering over een bepaalde periode Patiënten met een bepaalde diagnosecode Urenoverzicht van de gewerkte uren van medewerkers... 13

4 1 Overzichten algemeen gebruik Voor het draaien van overzichten en aanmaken van aanverwante rapportages kunt u in Incura terecht bij Management Overzichten. Initieel zal een scherm worden opgestart zoals getoond in figuur 1. Figuur 1: beginscherm overzichten Wat u hier ziet is een serie van mapjes aan de linkerkant en enkele zoekcriteria rechts. Het scherm staat meteen startklaar om een eerste overzicht te draaien. Standaard is dit het overzicht van de patiënten, specifieker: de patiënten die actief zijn op een bepaalde datum. Omdat we in de volgende hoofdstukken dieper ingaan op de verschillende overzichten die opgevraagd kunnen worden, gaan we hier even voorbij aan de overige opties die u bij dit overzicht heeft. We laten u nu eerst direct op de knop Toon overzicht klikken om direct een overzicht op te roepen. In figuur 2 ziet u daar het eerst resultaat van getoond worden. Pagina 4 van 15

5 Figuur 2: voorbeeld van een overzicht vanuit incura In de hierna volgende paragraven zal worden uitgelegd hoe u deze overzichten kunt groeperen, filteren en exporteren naar Excel. 1.1 Groeperen Wanneer u overzichten in Incura oproept, wordt aanvankelijk een hoeveelheid platte informatie in beeld getoond. In figuur 2 ziet u bijvoorbeeld hoe 58 patiënt in dit geval alfabetisch gesorteerd op patiëntachternaam onder elkaar gepresenteerd worden. U kunt deze informatie echter ook gegroepeerd weergeven. Dat kunt u als volgt bereiken: Wanneer u dit overzicht bijvoorbeeld wilt groeperen op Straat, dan gaat u daarvoor met uw muis naar de kolom Straat en tilt u deze kolom op door uw muis ingedrukt te houden. Wanneer u uw muis dan loslaat op het lichtgrijze gedeelte tussen de oranje en iets donkerder grijze balk eronder, dan zal Incura het getoonde overzicht gaan wijzigen. In figuur 3 ziet u hoe dit kan worden gedaan. Overigens ziet u daarin links met een rood kader aangegeven dat er tijdens deze handeling twee tegengestelde pijltjes verschijnen zodra u het blokje Straat naar het lichtgrijze gedeelte sleept. Pagina 5 van 15

6 In figuur 4 ziet u het resultaat van het groeperen. Figuur 3: overzicht groeperen op straat Figuur 4: overzicht patiënten gegroepeerd op straatnaam In figuur 4 ziet u nu links bovenin beeld ook een blokje staan met Straat erin en een pijltje dat omhoog wijst. Dit wil zeggen dat de gegroepeerde gegevens nu alfabetische van A tot Z getoond worden. Indien u dat wenst kunt u de gegevens ook in tegengestelde richting groeperen door nog één keer extra op het blokje met Straat te klikken. Wanneer u dat heeft gedaan zou het overzicht Pagina 6 van 15

7 eruit moeten zien zoals getoond in figuur 5. De totalen van het aantal patiënten per straat ziet u daar ook weergegeven achter iedere straatnaam. Figuur 5: overzicht patiënten gegroepeerd op straatnaam tegengestelde richting Ten slotte wilt u met dit overzicht wellicht per straat nog uitgesplitst zien welke patiënten er allemaal in één straat wonen. Hiervoor kunt u in het overzicht op het -teken klikken. Het resultaat zien we verschijnen in figuur 6. Figuur 6: resultaat van opengeklapte groepering Pagina 7 van 15

8 Wanneer u eenmaal de handigheid heeft in het groeperen zoals in deze paragraaf is uitgelegd, zult u zien dat u in een handomdraai bijna ieder denkbaar overzicht in Incura kunt oproepen. Let op: Door het blokje linksboven terug te plaatsen tussen de kolommen waar u het vandaan heeft gepakt, kunt u het overzicht terugbrengen in de beginstand. 1.2 Filteropties Filteren van resultaten in een overzicht in Incura gaat heel gemakkelijk. Het enige wat u daarvoor hoeft te doen is door in het vakje te gaan staan onder de naam van de kolom waar vanuit u gegevens gefilterd wilt hebben, waarna u daar de tekst neerzet waarop u wilt filteren. In figuur 7 wordt op deze wijze getoond hoe u hetzelfde overzicht uit de voorgaande paragraaf kan worden gefilterd op de patiëntnaam Akkabi. Nog terwijl u aan het typen bent, ziet u dat Incura het overzicht aan het veranderen is en inperkt op de patiëntgegevens die met uw invoer overeenkomen. 1.3 Sorteren Figuur 8: filteren op bijvoorbeeld de patiëntnaam Sorteren in de overzichten is ook mogelijk. Dit bereikt u eenvoudig door even kort één keer te klikken op de titel van een kolom, zoals is geïllustreerd in figuur 9. Na de korte klikken wordt er een sortering aangebracht op die specifieke kolom. Klikt u nogmaals, dan draait u de sortering om. Pagina 8 van 15

9 1.4 Exporteren naar bijv. Excel Figuur 9: sorteren in de overzichten De overzichten in Incura kennen vooral een aantal opties om de weergave van de getoonde resultaten aan te passen, zoals is uitgelegd in de eerdere paragraven met het groeperen, filteren en sorteren. Om mogelijkheden te verkrijgen de overzichten ook te kunnen bewerken, is het beter om de overzichten eerst te exporteren naar een andere programma, zoals bijvoorbeeld Excel. Hiertoe kunt u linksonder in het overzicht een lijstje openklappen waar u een viertal keuze wordt aangeboden: PDF Excel RTF CSV Excel zal daarbij verreweg het meest worden ingezet. U kunt uw eigen voorkeur opgeven om daarna vervolgens op de knop Exporteer te klikken. Eén en ander is geïllustreerd in figuur 10. Figuur 10: exporteren van overzichten Pagina 9 van 15

10 Binnen Excel is er een welhaast oneindig scala aan bewerkingsmogelijkheden denkbaar. Helaas voert het te ver om al deze mogelijkheden hier voor u uit te werken, maar wat wel handig is om mee te geven is de tip hoe u filters in Excel kunt instellen. Hier zal doorgaans het eerst naar worden gezocht. In de meeste versies van Microsoft Excel vindt u deze filters, die een vergelijkbare maar meer uitgebreide werking hebben zoals beschreven in paragraaf 2.2, onder Excel Gegevens Filter of in oudere versies onder Data Filter Autofilter. Een klein voorbeeldje hiervan ziet u in figuur 11. Figuur 11: filters instellen in excel Na het toepassen van zo n filter, ook wel Autofilter genoemd, verschijnen er boven de kolommen kleine vierkantjes met pijltjes erin. Klikt u vervolgens op deze vierkantjes dan klapt er een lijstje open met aanvullende filteropties. Let op: bij het exporteren van overzichten naar Exel gaan de eerder geplaatste filters en andere weergaveopties die u reeds in Incura had toegepast verloren. Hiermee is het algemene gebruik van de overzichten binnen Incura uitgelegd. In de hierna volgende hoofdstukken gaan we dieper op de verschillende overzichten in die er onder Management Overzichten voor u zijn klaargezet. Tevens proberen we daarmee de route te duiden voor enkele veelgevraagde overzichten. Pagina 10 van 15

11 2 Voorbeelden van overzichten In de volgende paragraven wordt van een aantal specifieke overzichten uitgelegd hoe u ze in beeld kunt krijgen. 2.1 Patiënten actief op bepaalde datum per verzekeraar Om overzichten van patiënten per verzekeraar te genereren in Incura kunt u bij de overzichten gebruik maken van Management Overzichten Patiënten. Patiënten die op een bepaalde datum actief zijn in uw database per verzekeraar, kunt u in Incura in beeld te krijgen door vanuit Overzichten te kiezen voor het mapje Patiënten. Feitelijk hoeft u bij het openen van de Overzichten in dat geval niets te doen, want dit is het standaard overzicht dat reeds staat voorgesteld. Wat u meteen rechts in beeld ziet zijn een aantal selectieopties, waarbij in dit geval een datum wordt getoond voorgesteld door de dag van vandaag. Links voor die datum staat een vinkje in het vakje Actief. Hiermee regelt u dat u op de geselecteerde datum patiënten kunt opvragen (zie ook figuur 12). U krijgt dan alleen de patiënten te zien die op dit moment actief zijn in uw database. Figuur 12: patiënten actief op bepaalde datum per verzekeraar Indien u dat wenst, kunt u zelfs op één specifieke patiënt zoeken. Daartoe kunt u de naam van deze patiënt opgeven in het veld achter Zoekterm (Patiënt). Door nu op de knop Toon overzicht te klikken krijgt u de patiënten te zien die actief zijn op de opgegeven datum. Wanneer u nu de patiënten gegroepeerd wilt zien per zorgverzekeraar, past u de instructie toe uit paragraaf 2.1 voor het groeperen waarbij het van belang is dat u de kolom Verzekering naar het lichtgrijze gedeelte verplaatst. 2.2 Patiënten per verzekering over een bepaalde periode Een variant op patiënten die op één specifieke dag actief zijn, zoals genoemd in paragraaf 3.1, is de selectie per periode. Hiermee kunt u patiënten per verzekering oproepen die actief zijn in een bepaald tijdvak. Pagina 11 van 15

12 Om dit te bereiken kiest u vanuit Overzichten voor het mapje Patiënten. Daar beginnen we allereerst met het vinkje bij Actief uit te vinken (zie figuur 13). Hierdoor wordt het filter op patiënten die alleen actief op een bepaalde datum weggenomen. Vervolgens geeft u een periode op waarbinnen u de patiënten wilt zien (bijvoorbeeld het eerst kwartaal van het jaar) en klikt u daarna alsnog op de knop Toon overzicht. Nu krijgt u een overzicht te zien met alle patiënten uit die periode. Op dat overzicht is een kolom aanwezig met de tekst Verzekering. Wanneer u deze naar het lichtgrijze gedeelte sleept, groepeert u de patiënten per verzekeraar en krijgt u de patiënten netjes per verzekeraar en in een bepaald tijdvak in beeld. Figuur 13: overzicht patiënten per verzekering over een bepaalde periode 2.3 Patiënten met een bepaalde diagnosecode Om overzichten van patiënten met een bepaalde diagnosecode te genereren in Incura kunt u bij de overzichten gebruik maken van Management Overzichten Behandelepisodes. Bij het oproepen van dit overzicht via de knop Toon overzicht (geen verdere aanpassing in de selectie noodzakelijk) komt er een venster in beeld dat er ongeveer uit ziet zoals getoond in figuur 14: Figuur 14: overzicht van behandelepisodes Helemaal rechts in beeld ziet u de kolom Verwijsdiagnose genoemd. Pagina 12 van 15

13 Figuur 15: verwijsdiagnose intypen om hierop te filteren Zodra u hier in het veld direct onder de titel Verwijsdiagnose de diagnose intypt, dan wordt het scherm zo aangepast dat het wordt gegroepeerd op de (verwijs-)diagnose van uw keuze. 2.4 Urenoverzicht van de gewerkte uren van medewerkers Om overzichten van de gewerkte uren van uw medewerkers te genereren in Incura kunt u bij de overzichten gebruik maken van Management Overzichten Medewerkersafrekening. Figuur 16: selectiescherm medewerkers afrekening Hier geeft u een periode op waarover u de gewerkte uren wilt opvragen en klikt u op de knop Toon overzicht (zie figuur 16). Het overzicht uit figuur 17 verschijnt. Pagina 13 van 15

14 Figuur 17: medewerkers afrekening met daarin de gewerkte uren De gewerkte uren worden hierin op twee manieren in getoond: 1. Kolom Gewerkte uren prestatie. Deze uren laten het totaal aantal uren zien die de medewerker heeft gewerkt, uitgedrukt in de uren die de opgeleverde prestatiecodes vertegenwoordigd. Om te weten te komen hoeveel tijd er achter elke prestatiecode zit gaat u vanuit het Dashboard naar Stamgegevens Financieel Prestaties kolom Aantal/duur. 2. Kolom Gewerkte uren afspraak. Deze uren laten het totaal aantal uren zien die de medewerker heeft gewerkt, uitgedrukt in de tijd die de afspraak in de Agenda inneemt (zie ook figuur 18). Figuur 18: twee afspraken in de agenda met verschillende tijden Afspraken kunnen in duur worden opgerekt of verkleind. Zo is in figuur 18 één afspraak 30 minuten lang, waar de dag ervoor een afspraak te zien is die naar een uur wordt vergroot. Pagina 14 van 15

15 Support Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met Incura Customer Support. Ook voor vragen over de meetinstrumenten kunt u met ons bellen. Telefonisch: Zelfhulp en handleidingen Incura maakt gebruik van een eigen supportsite. Wanneer u boven in Incura op u naar de supportsite doorverwezen. klikt, wordt U kunt daar terecht voor: de meeste actuele handleidingen; veel gestelde vragen; het contactformulier. Voor de openingstijden van Customer Support kunt u terecht op de pagina Contact. Bovendien is er per discipline een LinkedIn groep waar Incura en de klanten elkaar kunnen vinden voor vragen en opmerkingen. Hier worden zowel technische als inhoudelijke zaken over het programma met elkaar gedeeld. Het Incura Team kijkt zelf ook regelmatig naar de vragen en geeft antwoorden. Een verwijzing naar LinkedIn is boven in Incura te vinden, op de zwarte balk 2010 Incura Versie informatie: voorbeelden overzichten toegevoegd Initiële handleiding