Incura Handleiding Scholen / Koppeling DUO

Transcriptie

1 Incura Handleiding Scholen / Koppeling DUO - Classificatie: 4 - Openbaar Incura Nieuwe Gracht NC Haarlem info@incura.nl KvK Incura is een product van WinBase Software en Adviezen BV

2 Inleiding In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u in Incura eenvoudig scholen kunt toevoegen, met of zonder het gebruik van de koppeling met DUO. Middels DUO wordt er een uitgebreid bestand van gegevens beschikbaar gesteld van de meeste scholen in Nederland. Via de koppeling tussen Incura en de DUO-database kunt u deze gegevens eenvoudig binnen Incura ophalen. Na het doorlezen van deze handleiding bent u bekend met de volgende onderwerpen: Hoe u een eigen organisatiebestand van scholen kunt samenstellen op basis van de koppeling met DUO. Hoe u scholen rechtstreeks vanuit uw eigen organisatiebestand kunt selecteren binnen patiëntendossiers. Hoe u scholen rechtstreeks vanuit DUO kunt selecteren binnen patiëntendossiers terwijl u daarmee tegelijkertijd uw organisatiebestand aanvult. De hoofdstukken in deze handleiding behandelen de onderwerpen in de hierboven genoemde volgorde. Let op: voordat u de nieuwe functionaliteit gaat gebruiken en de scholen van kinderen gaat registreren via Persoonsgegevens, dient u eerst de onder Organisatie reeds geregistreerde scholen te voorzien van de gegevens uit de nieuw meegeleverde DUO-database. Voer een reeds geregistreerde school niet opnieuw in, anders komt deze straks dubbel voor in uw organisatiebestand binnen Incura. Zie ook paragraaf 1.1 van deze handleiding. Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 2 / 19

3 Inhoud 1 Scholen beheren via relaties Reeds ingevoerde scholen aanvullen met DUO-gegevens Scholen toevoegen middels DUO-koppeling Afwijkende schoolgegevens Verwijderen van scholen Scholen toevoegen vanuit patiëntdossier Overzicht Patiënten per school Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 3 / 19

4 1 Scholen beheren via relaties De scholendatabase van de DUO bestaat uit meer dan scholen. Uiteraard is aan u de keuze of u uit deze scholen iedere keer de school wilt kiezen die u op dat moment aan het dossier wilt toevoegen, of dat u liever voor een snellere methode kiest. De snellere methode is dat u onder Dashboard Beheer Relaties Organisaties eerst zelf een eigen database aanmaakt van scholen waar u in uw regio mee te maken heeft, waardoor u vervolgens in uw patiëntendossier een kortere favorietenlijst van scholen overhoudt om uit te kiezen. Binnen deze handleiding noemen we die kortere favorietenlijst voor het gemak uw eigen organisatiebestand. In dit hoofdstuk wordt er daarom eerst verteld hoe u uw eigen organisatiebestand bijwerkt, zodat deze actueel is. De DUO-koppeling zal u daar beslist veel werk mee uit handen nemen. Er wordt ingespeeld op de volgende twee situaties: De school is reeds aanwezig in uw eigen organisatiebestand de DUO-koppeling kan de gegevens van deze school aanvullen (lees verder in paragraaf 1.1) De school is nog niet aanwezig u kunt de school, met alle bijbehorende (contact)gegevens zo ophalen via de DUO-koppeling (lees verder in paragraaf 1.2) Let op: vul eerst de scholen aan die al in uw eigen organisatiebestand staan (paragraaf 1.1), voordat u nieuwe scholen gaat ophalen via DUO (paragraaf 1.2). Hiermee voorkomt u dat de scholen straks dubbel voorkomen in uw organisatiebestand. 1.1 Reeds ingevoerde scholen aanvullen met DUO-gegevens Zoek de school welke reeds in uw eigen organisatiebestand aanwezig is op vanuit Dashboard Relaties Organisaties (zie figuur 1). Let op: verwar deze route niet met Stamgegevens Organisaties! Figuur 1: Bestaande school aanvullen met DUO gegevens Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 4 / 19

5 Het detailscherm uit figuur 2 verschijnt. Figuur 2: detailscherm van reeds ingevoerde school In het getoonde voorbeeld uit figuur 2 is uitgegaan van de fictieve school OBS Kinderlogica, waar bewust nog niet alle (contact-)gegevens van zijn ingevuld. Koppeling met DUO via vergrootglas Merk verder op dat achter het label Organisatietype (opzettelijk in dit voorbeeld) met de waarde Overig staat ingevuld. In de voorgaande versies van Incura was het niet verplicht om een school van het organisatietype School te voorzien. Vanaf de versie met de DUO-koppeling is dit wel verplicht indien u van de DUO-koppeling gebruik wenst te maken. Voor de scholen die u reeds in Incura heeft staan, waarbij eveneens Organisatietype met Overig staat ingevuld, is het aanpassen van Overig naar School dus de eerste stap (zie figuur 3). Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 5 / 19

6 Figuur 3: organisatietype aanpassen naar school Pas zodra het organisatietype op School staat, wordt het vergrootglasicoontje ( klikt u daar op om de DUO-database te kunnen raadplegen (zie figuur 4). ) zichtbaar en Figuur 4: vergrootglas roept DUO-database op De pop-up Zoek naar scholen uit figuur 5 verschijnt met achter het label Vestigingsnaam alvast de naam van OBS Kinderlogica ingevuld. Het aantal zoekresultaten wordt hiermee beperkt zodat het vinden van uw school makkelijker wordt. Figuur 5: pop-up Zoek naar scholen Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 6 / 19

7 Selecteer de school die in de DUO-database overeenkomt met de school in uw eigen organisatiebestand en klik op de knop OK om de gegevens over te nemen. U keert nu terug naar het detailscherm van de school OBS Kinderlogica met ditmaal meer gegevens ingevuld dan er in dit detailscherm kort hiervoor nog aanwezig waren. Deze gegevens zijn nu aangevuld vanuit de DUO-database. Figuur 6: voorbeeld gegevens overgehaald via DUO-koppeling Klik op de knop Bewaren om de gewijzigde gegevens op te slaan. Herhaal de stappen uit deze paragraaf voor alle scholen die u reeds in Incura heeft staan totdat alle scholen zijn bijgewerkt. Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 7 / 19

8 1.2 Scholen toevoegen middels DUO-koppeling Het geheel nieuw toevoegen van scholen die nog niet in uw eigen organisatiebestand aanwezig zijn, kunt u zowel vanuit het patiëntdossier doen als via Relaties. Over het toevoegen van scholen vanuit Relaties gaat deze paragraaf. Is uw eigen organisatiebestand inmiddels actueel nadat u de handelingen uit paragraaf 1.1 heeft doorlopen? Dan kunt u deze paragraaf overslaan en verder lezen vanaf hoofdstuk 2. Om een school nieuw toe te voegen gaat u vanuit Dashboard naar Relaties Organisaties (zie figuur 7). Let op: verwar deze route niet met Stamgegevens Organisaties! Figuur 7: scholen toevoegen onder Organisaties Klik op de knop Nieuw (zie figuur 7). Het detailscherm Organisatie verschijnt (zie figuur 8). Kies hier achter het label Organisatietype voor School. Hiermee maakt u de mogelijkheid beschikbaar om in de DUO-database naar scholen te zoeken (zie eerder voorbeeld in paragraaf 1.1) Klik vervolgens eronder achter Naam op het vergrootglasicoon. Figuur 8: detailscherm Organisatie keuze voor organisatietype school Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 8 / 19

9 De pop-up Zoek naar scholen verschijnt waarmee u inzage krijgt in de totale database van scholen die bij DUO bekend zijn (zie figuur 9). Dit zijn de scholen die aanmerking komen om gegevens van DUO toe te voegen aan Incura. Figuur 9: pop-up zoek naar scholen NB: De gegevens in deze tabel zijn openbaar (adresgegevens van scholen zijn doorgaans eenvoudig op het internet te vinden). De getoonde gegevens in handleiding zijn daarom niet geanonimiseerd. Desondanks wordt er voor het nastreven van een algemeen karakter in deze handleiding verder uitgegaan van de fictieve school: Openbare Basisschool Incura. Gebruik in de pop-up Zoek naar scholen de verschillende zoekvelden om de school mee op te zoeken die u wilt toevoegen. In figuur 10 is hiervoor als voorbeeld alleen gebruik gemaakt van de vestigingsnaam, maar u kunt zich voorstellen dat wanneer u zoekt op Katholieke basisschool of een schoolnaam waarvan er meer scholen in Nederland zijn die waarschijnlijk zo heten, dat u meer velden zult willen gebruiken om zo de juiste school te kunnen opzoeken. Figuur 10: zoekvelden in pop-up Zoek naar scholen Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 9 / 19

10 Klik op de knop Zoek en het aantal resultaten wordt ingeperkt. Figuur 11: gevonden school selecteren en overnemen Selecteer de school die voldoet aan uw zoekopdracht en klik op de knop OK (zie figuur 11). De gegevens die beschikbaar zijn bij DUO worden nu overgehaald naar de organisatiegegevens in Incura (zie figuur 12 voor een fictief voorbeeld). Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 10 / 19

11 Figuur 12: voorbeeld van detailscherm van fictieve school met gegevens overgenomen vanuit DUO Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 11 / 19

12 Wanneer u deze gegevens, overgenomen vanuit DUO, wilt behouden, dan klikt u op de knop Bewaren. Wilt u de gegevens niet bewaren, bijvoorbeeld omdat u per ongeluk de verkeerde school uit de DUOdatabase geselecteerd heeft, dan klikt u op de knop Annuleren. 1.3 Afwijkende schoolgegevens Mocht het voorkomen dat de gegevens die bij DUO bekend zijn verschillen van wat u zelf in Incura heeft staan, dan zal Incura u hierop attenderen. In dit geval verschijnt de pop-up uit figuur 13, met de vraag of u de gegevens wilt overschrijven. Figuur 13: pop-up gegevens bijwerken 1.4 Verwijderen van scholen Het verwijderen van de organisatiegegevens van een school is niet in alle gevallen mogelijk. Na het klikken op de knop Verwijderen kan de melding uit figuur 14 verschijnen. Figuur 14: pop-up record verwijderen Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 12 / 19

13 Wanneer deze melding in beeld komt, dan is deze school kennelijk in Incura al ergens eerder in een patiëntdossier toegevoegd. Zelfs indien dat inmiddels niet meer (in geen enkel dossier) het geval is, kan deze melding (i.v.m. historie en afhankelijkheden) toch verschijnen. Vanuit de pop-up wordt aangeboden om deze school inactief te maken, aangezien het verwijderen niet mogelijk is. Indien u deze vraag met Ja beantwoordt, dan wordt het vinkje bij Actief (zie figuur 15) weggehaald. Figuur 15: vinkje bij actief Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 13 / 19

14 2 Scholen toevoegen vanuit patiëntdossier Een methode voor het toevoegen van scholen die in het dagelijks gebruik het meest zal worden toegepast is om de scholen direct in een patiëntdossier te selecteren via de Persoonsgegevens. Het selecteren van een school geschiedt dan op basis van uw favorietenlijst/uw eigen organisatiebestand zoals u deze heeft aangemaakt of aangevuld middels de instructies uit hoofdstuk 1). Om een school via Persoonsgegevens te selecteren gaat u vanuit het Dashboard naar Patiëntdossier Patiëntgegevens Persoonsgegevens. Onderin de Persoonsgegevens treft u daar het schermonderdeel School aan (zie figuur 16). Let op: Dit schermonderdeel staat uitgeklapt als het om een kind gaat en ingeklapt als het om een volwassenen gaat. Figuur 16: schermonderdeel school onder Patiëntgegevens Hier kiest u de school eenvoudig door achter het label Vestigingsnaam in het uitklaplijstje een keuze te maken. Mits u volgens de instructies uit hoofdstuk 1 uw eigen organisatiebestand volledig hebben geactualiseerd, dan staat de school die u zoekt hier gegarandeerd tussen. Achter het label Groep kunt u desgewenst de schoolklas/groep van de patiënt aangeven. School staat niet in de lijst Mocht de school die u zoekt hier toch nog niet tussen staan bijvoorbeeld omdat het om een u onbekende school gaat van een patiënt die zich recent bij u heeft aangemeld dan kunt u ook hier (zie hoofdstuk 1) de school ophalen vanuit de DUO-database. U voegt de school dan toe door op het bekende vergrootglasicoon te klikken. De pop-up Zoek naar scholen verschijnt waarmee u inzage heeft in de totale database van scholen die bij DUO bekend zijn (zie figuur 17). Dit zijn de scholen die aanmerking komen om gegevens van over te nemen naar Incura. Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 14 / 19

15 Figuur 17: pop-up zoek naar scholen NB: De gegevens in deze tabel zijn openbaar (adresgegevens van scholen zijn doorgaans eenvoudig op het internet te vinden). De getoonde gegevens in handleiding zijn daarom niet geanonimiseerd. Desondanks wordt er voor het nastreven van een algemeen karakter in deze handleiding uitgegaan van een fictieve school: Openbare Basisschool Incura. Gebruik in de pop-up Zoek naar scholen de verschillende zoekvelden om de school mee op te zoeken die u wilt toevoegen. In figuur 18 is hiervoor als voorbeeld alleen gebruik gemaakt van de vestigingsnaam, maar u kunt zich voorstellen dat wanneer u zoekt op Katholieke basisschool of een schoolnaam waarvan er meer scholen in Nederland zijn die waarschijnlijk zo heten, dat u meer velden zult willen gebruiken om de juiste school mee te kunnen opzoeken. Figuur 18: zoekvelden in pop-up Zoek naar scholen Klik op de knop Zoek en het aantal resultaten wordt ingeperkt. Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 15 / 19

16 Figuur 19: gevonden school selecteren en overnemen Selecteer de school die voldoet aan uw zoekopdracht en klik op de knop OK (zie figuur 19). De gegevens die beschikbaar zijn bij DUO worden nu overgehaald naar het patiëntdossier en worden ook direct toegevoegd aan de organisaties (Dashboard Beheer Relaties Organisaties) als nieuwe schoolrelatie. Zie figuur 20 voor een fictief voorbeeld van een school die is geselecteerd in het patiëntdossier. Figuur 20: overgenomen school in patiëntdossier In het onderste gedeelte van het deelvenster School is onder het kopje Contactpersonen (Naam school) de mogelijkheid om contactpersonen toe te voegen (zie figuur 21), zoals leerkrachten en directeuren of medewerkers met een meer ondersteunende functie zoals remedial teachers, coördinatoren en interne begeleiders. Klik op de knop Toevoegen om een contactpersoon toe te voegen. Figuur 21: toevoegen van contactpersonen Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 16 / 19

17 De pop-up Contactpersoon toevoegen verschijnt (zie figuur 22). Klik op de knop Nieuw contactpersoon. Figuur 22: pop-up contactpersoon toevoegen De pop-up Contactpersoon school verschijnt (zie figuur 23). Vul hier minimaal in: Functie. Achternaam. Klik op de knop Opslaan om door te gaan. Figuur 23: pop-up contactpersoon school U keert hierna vanzelf terug naar de pop-up Contactpersoon toevoegen uit figuur 22, met daarin nu de contactpersoon die u zojuist heeft aangemaakt (zie figuur 24). Klik op de knop OK om de contactpersoon in het dossier aan de school toe te voegen. Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 17 / 19

18 Figuur 24: contactpersoon is toegevoegd aan de pop-up Contactpersoon toevoegen NB: deze contactpersoon is nu ook centraal toegevoegd aan de school zoals deze is terug te vinden via Relaties (Dashboard Beheer Relaties Organisaties) waar u de gegevens van deze contactpersoon kunt benaderen, indien u deze achteraf nog wilt wijzigen. Onder Contactpersonen is de contactpersoon toegevoegd. Figuur 25: contactpersoon onder contactpersonen Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 18 / 19

19 3 Overzicht Patiënten per school Om een overzicht te genereren van het aantal patiënten per school of zelfs per klas, gaat u vanuit het Dashboard naar Overzichten overzicht Patiënten per school (zie figuur 26). Pas eventueel de selectie aan om het resultaat van het op te vragen overzicht te beïnvloeden en klik op de knop Toon overzicht. Figuur 26: Overzicht Patiënten per school Een overzichtsresultaat vergelijkbaar aan zoals getoond in figuur 27 verschijnt. Figuur 27: voorbeeld van scholen overzicht U kunt desgewenst de weergave bewerken of de resultaten exporteren zoals beschreven in handleiding Overzichten. Handleiding: Scholen / Koppeling DUO Volgnummer: B15, versie [1.2] 19 / 19