Incura Handleiding (GGZ) Agenda afspraaktypes en planperiodes

Transcriptie

1 Incura Handleiding (GGZ) Agenda afspraaktypes en planperiodes

2 Inleiding Deze handleiding beschrijft wat afspraaktypes en planperiodes zijn, hoe u aanmaakt en hoe u ze in uw Agenda inplant. Afspraaktypes en planperiodes brengen structuur aan in uw afspraken en de Agenda als een geheel. Afspraaktypes in combinatie met de planperiodes zijn tevens onmisbaar wanneer u uw Agenda wilt gebruiken op een tablet. Het is dan ook van harte aan te bevelen gebruik te maken van deze functies. Bovendien is het niet alleen leuk om met kleurtjes de Agenda te verfraaien en zodoende visuele handvatten aan te brengen, u vergroot hiermee ook uw slagvaardigheid voor het inplannen van de afspraken. Na het doorlopen van deze handleiding bent u bekend met: het aanmaken en beheren van afspraaktypes en planperiodes; hoe afspraaktypes op planperiodes ingezet kunnen worden; hoe afspraaktypes ook zonder planperiodes gebruikt kunnen worden; het automatisch koppelen van afspraaktypes aan een GGZ type; het automatisch koppelen van afspraaktypes aan behandelcomponenten; hoe afspraaktypes binnen planperiodes als standaard kunnen worden ingesteld. Nog even een belangrijke noot vooraf: Afspraaktypes kunnen bestaan zonder planperiodes, maar niet andersom. Dit alleen al is een reden om eerst te beginnen met de afspraaktypes vooraleer planperiodes kunnen worden opgezet. De basisfunctionaliteiten van de Agenda en hoe u er enkel afspraken in kunt plannen, wordt niet in deze handleiding beschreven. Daarvoor verwijzen wij u naar de handleiding Agenda basisfuncties en afspraken maken.

3 Inhoud 1 Afspraaktypes en planperiodes Afspraaktypes Planperiodes Aanmaken en gebruik van afspraaktypes Nieuw afspraaktype Vergadering toevoegen Nieuw afspraaktype BGGZ E-health toevoegen Nieuw afspraaktype SGGZ Psychodiagnostisch intelligentie onderzoek toevoegen Bestaande afspraaktypes wijzigen Aanmaken en gebruik van Planperiodes Planperiode Pauze aanmaken Planperiode SGGZ sessies aanmaken Planopties en Planperiodes bewerken Planperiodes beheren onder Instellingen Support... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.1 Zelfhulp en handleidingen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

4 1 Afspraaktypes en planperiodes Binnen de agenda van Incura kan gebruik worden gemaakt van afspraaktypes en planperiodes. Deze functies bieden een hoop gemak wat betreft het inplannen van afspraken en bieden een duidelijke en overzichtelijke agenda. U kunt zelf, naar eigen wensen, verschillende afspraaktypes en planperiodes in Incura instellen. 1.1 Afspraaktypes Afspraken die u inplant in uw Agenda zijn verschillend van aard. Een afspraak kan bijvoorbeeld bestaan uit een intakegesprek, een sessie, een behandeling, een overleg of een vergadering. In Incura kunt u dit onderscheidt aangeven door gebruik te maken van afspraaktypes. Elk type afspraak kunt u voorzien van een naam, duur en kleur. Op deze manier is uw Agenda heel overzichtelijk en kunt u eenvoudig zien hoe uw dag er uit gaat zien. Figuur 1 toont de Agenda in Incura. Elk afspraaktype kent zijn eigen kleur. Wanneer u in uw agenda met de rechtermuisklik op een lege plek klikt, verschijnt een lijst van de beschikbare Afspraaktypes (zie figuur 1, rechter afbeelding). Figuur 1:afspraaktypes in de Agenda Let op: een afspraaktype is enkeldoor de admingebruiker van Incura en, indien van toepassing, medewerkers waarbij de functieautorisatie Beheerder is aangevinkt aan te maken of te wijzigen. Dit betekent dat afspraaktypes voor de gehele praktijk worden gedefinieerd. Een ieder in de praktijk beschikt dus over dezelfde afspraaktypes. Het inplannen van de afspraaktypes is uiteraard wel voor iedereen beschikbaar In de handleiding Beheer gebruikersaccounts leest u meer over de functieautorisatie Beheerder Incura Pagina 4 van 22

5 1.2 Planperiodes Naast de afspraaktypes hanteert Incura ook Planperiodes. Een Planperiode is een periode in uw agenda die u toewijst aan een bepaalde activiteit. Hierbij kunt u denken aan een periode die u reserveert voor bepaalde type behandelingen, administratie, intervisies of pauze. Daarnaast kunt u aan de hand van een planperiode een bepaalde periode blokkeren of, indien van toepassing, aangeven op welke locatie u werkt. Elke periode die u instelt kunt u voorzien van een naam, de duur van de periode, de dagen waarop de periode van toepassing is en een kleur. Op deze manier is uw Agenda heel overzichtelijk en kunt u eenvoudig zien hoe uw dag er uit gaat zien. Figuur 2 toont de Agenda in Incura met de planperiodes Intakes, Pauze en 'SGGZ sessies. Let op: In tegenstelling tot de Afspraaktypes kunnen Planperiodes wel per gebruiker worden ingesteld. Elke medewerker kan zelf zijn Agenda indelen in verschillende periodes indelen. Uw Agenda kunt u dus zelf indelen in verschillende Planperiodes en vervolgens binnen deze periodes de bijbehorende afspraaktypes inplannen. Figuur 2: Planperiodes in de Agenda 2010 Incura Pagina 5 van 22

6 2 Aanmaken en gebruik van afspraaktypes Handleiding: Agenda afspraaktypes en planperiodes Zoals paragraaf 1.1 vermeld is het aanmaken van Afspraaktypes enkel toegankelijk voor beheerders binnen Incura. Uw Afspraaktypes kunt u inzien, wijzigen en aanmaken via het beheer in Incura. Ga via het Dashboard naar Beheer Instellingen Globale instellingen. U ziet vervolgens een lijst met allerlei instellingen die u kunt wijzigen. Klik bovenaan op de knop wijzigen (zie figuur 3) en scrol vervolgens naar beneden. Figuur 3: globale instellingen wijzigen Onderaan uw scherm treft u de mogelijkheid de Agenda aan te passen. Hier bevindt zich onder andere het tabblad Afspraaktypes (zie figuur 4). Figuur 4: tabblad afspraaktypes met de standaard uitgeleverde afspraaktypes De afspraaktypes die u hier aantreft zijn de standaard afspraaktypes. Deze zitten standaard in Incura GGZ en kunt u niet zelf wijzigen. U herkent ze aan het vinkje in de kolom Standaard. Het palet van kleuren in figuur 2 kan mogelijk iets afwijken van de kleuren in uw eigen programma. Zodra u zelf Afspraaktypes heeft aangemaakt verschijnen deze eveneens in deze lijst. Deze types zijn geen standaard types en bevatten dus geen vinkje in de kolom Standaard. Om een eigen afspraaktype toe te voegen klikt u op de knop Toevoegen. Het scherm uit figuur 5 verschijnt. Dit scherm biedt de verschillende mogelijkheden voor het type afspraak dat u wilt maken. De paragrafen 2.1, 2.2 en 2.3 beschrijven het aanmaken van drie verschillende Afspraaktypes. Paragraaf 2.1 behandelt het aanmaken van de afspraaktype Vergadering, paragraaf 2.2 een BGGZ afspraak en paragraaf 2.3 een SGGZ afspraak. Figuur 5: toevoegen van een nieuw afspraaktype 2010 Incura Pagina 6 van 22

7 2.1 Nieuw afspraaktype Vergadering toevoegen Handleiding: Agenda afspraaktypes en planperiodes Het toevoegen van een nieuw afspraaktype gaat via het scherm uit figuur 5. Wellicht staat dit scherm nog bij u open,. Zo niet, volg dan de volgende stappen: ga vanuit het Dasboard naar Beheer Instellingen Globale instellingen Wijzigen Afspraaktypes Toevoegen. Vul de openstaande velden uit figuur 5 in. 1. Naam. Vul hier de tekst Vergadering in. 2. Soort. U kunt kiezen uit drie soorten afspraaktypes. Klik op knop en kies voor Activiteit. 3. Standaard duur. Vul hier de duur in minuten in, die voor u een logisch gemiddelde vormt voor de duur van een vergadering. In het voorbeeld wordt hier gekozen voor 60 minuten. Let op: u hoeft hier alleen een getal in te vullen. 4. Kleur. Klik hier op het vergrootglas: om een kleur te kiezen waarin het Afspraaktype in uw Agenda getoond zal worden. Met de knop Andere kleur links bovenin kunt u kiezen voor een andere kleur dan de in de lijst weergegeven kleuren. Het scherm in figuur 6 opent en u kunt de rondjes: verslepen om tot de gewenste kleur te komen.. Door op de knoppen Ok en Bewaren te klikken keert u terug naar het scherm uit figuur 5. Figuur 6: kleurenschijf 5. Weergeven in menu. Door een vinkje te zetten achter deze optie, maakt u het afspraaktype kiesbaar vanuit de Agenda. Wanneer u in de Agenda met de rechtermuisklik op een vrij tijdslot klikt, krijgt u het menu met de afspraaktypes die zijn voorzien van dit vinkje. Zet hier een vinkje. 6. Actief. Zet ook hier een vinkje. Hiermee geeft u aan dat dit type Afspraak in gebruik is. Indien het type komt te vervallen, kunt u dit vinkje verwijderen. 7. Positie in menu. Het nummer dat hier wordt getoond geeft aan op welke positie in de lijst van Afspraaktypes dit type getoond wordt. Figuur 1 toont deze lijst van Afspraaktypes in de agenda. Klik op de knop Bewaren en het afspraaktype Vergadering is aangemaakt. De positie van het Afspraaktype (aangegeven met Positie in menu, zie figuur 5) kunt u wijzigen. Stel u wilt bijvoorbeeld het afspraaktype Vergadering niet onder aan de lijst(zie 2010 Incura Pagina 7 van 22

8 figuur 7) maar boven aan. Wijzigen start in hetzelfde scherm als waar u bent gestart met het toevoegen van een afspraaktype (Beheer Instellingen Globale instellingen Wijzigen Afspraaktypes). Klik nu echter niet op toevoegen maar selecteer in de lijst het afspraaktype dat u van positie wilt veranderen (zie figuur 7). De BGGZ afspraak staat nu op positie 10 in de afspraaktype lijst. Met de pijltjes in het rode kader, zie figuur 7, kunt u de positie aanpassen en zal positie in menu 10 veranderen in 9 danwel 11. Figuur 7: positie in menu afspraaktype wijzigen 2010 Incura Pagina 8 van 22

9 2.2 Nieuw afspraaktype BGGZ E-health toevoegen Het toevoegen van een nieuw afspraaktype gaat via het scherm uit figuur 5. Ga vanuit het Dasboard naar Beheer Instellingen Globale instellingen Wijzigen Afspraaktypes Toevoegen. Het scherm uit figuur 8 opent. Het afspraaktype dat in deze paragraaf wordt toegevoegd is een BGGZ E-health afspraaktype. De verschillende velden zijn al ingevuld. Vul deze velden in. Uiteraard kunt u indien wenselijk de Naam, duur of kleur anders invullen dan in figuur 8 gedaan is. Figuur 8: nieuw afspraaktype voor BGGZ E-health Klik op de knop Bewaren, U keert nu terug naar het scherm uit figuur 3 en 4. Selecteer in de lijst het Afspraaktype dat u zojuist heeft aangemaakt en klik op de knop Details. Via deze knop worden het GGZ type en de behandelcomponent bepaald. Het scherm zoals getoond in figuur 8 verschijnt, maar nu met de extra keuze-optie GGZ type (zie figuur 9). Hier kunt u kiezen uit verschillende GGZ type. Maak in dit geval de keuze voor Basis GGZ. Figuur 9: GGZ type keuze basis GGZ Vanwege de keuze voor Basis GGZ verschijnt vervolgens een nieuwe keuze: Behandelcomponent (zie figuur 10). Klik op het vergrootglas: en selecteer de gewenste behandelcomponent (zie figuur 11). Figuur 10: veld behandelcomponent komt erbij 2010 Incura Pagina 9 van 22

10 Figuur 11: behandelcomponent selecteren Het Afspraaktype dat we aanmaakten betrof een BBGZ E-health type. Kies daarom voor de behandelcomponent 07 E-health behandeling en klik op de knop Selecteren. Vervolgens keert u terug naar het scherm waarin u begon met het aanmaken van het Afspraaktype. Dit scherm ziet er nu (ongeveer) uit zoals figuur 12: Figuur 12: afspraaktype BGGZ E-health Klik nu op de knop Bewaren en het afspraaktype BGGZ E-health is aangemaakt. Dit afspraaktype is vanaf nu selecteerbaar vanuit de Agenda. NB: Met Incura is een standaardset behandelcomponenten meegeleverd. In deze handleiding gaan de voorbeelden uit van deze meegeleverde lijst. Wanneer u deze standaardset wilt aanpassen of aanvullen, dan kunt u dat doen via Dashboard Stamgegevens GGZ Standaard activiteiten.. Een handleiding die 2010 Incura Pagina 10 van 22

11 beschrijft hoe u deze standaardset kan beheren wordt wordt geschreven. Hierin leest u onder andere hoe de duur van de directe tijd, de indirecte tijd en reistijd aangepast kan worden Incura Pagina 11 van 22

12 2.3 Nieuw afspraaktype SGGZ Psychodiagnostisch intelligentie onderzoek toevoegen Het toevoegen van een nieuw afspraaktype gaat via het scherm uit figuur 5. Ga vanuit het Dasboard naar Beheer Instellingen Globale instellingen Wijzigen Afspraaktypes Toevoegen. Het scherm uit figuur 13 opent. Het afspraaktype dat in deze paragraaf wordt toegevoegd is een SGGZ Psychodiagnostisch intelligentie onderzoek. Bereid de gegevens voor zoals getoond in figuur13. Het GGZ type is pas te selecteren nadat u op bewaren heeft geklikt en het openingsscherm opnieuw opent (zie paragraaf 2.2). Uiteraard kunt u indien wenselijk de Naam, duur of kleur anders invullen dan in figuur 13 gedaan is. Wat betreft het GGZ type kiest u nu voor Gespecialiseerde GGZ (DBC). Vervolgens verschijnt, aansluitend op de keuze voor Gespecialiseerde GGZ (DBC) de mogelijkheid een Standaard GGZ activiteit te kiezen. Klik op het vergrootglas: en het scherm uit figuur 14 opent. Figuur 13: nieuw afspraaktype voor SGGZ intelligentie onderzoek Figuur 14: GGZ activiteit selecteren 2010 Incura Pagina 12 van 22

13 Om eenvoudig de juiste activiteit te vinden biedt Incura de mogelijkheid te zoeken op tekst (zie figuur 14 en 15) Figuur 15: zoeken op tekst In dit geval kunt u bijvoorbeeld zoeken op psychodiagnost. Klikt u vervolgens op de Enter-toets van uw toetsenbord, dan wordt het overzicht van activiteiten beperkt tot alles wat onder het niveau Psychodiagnost valt. Selecteer nu de activiteit act_2.6.1: Psychodiagnostisch onderzoek: Intelligentie en klik op de knop Selecteren (zie figuur 16). Figuur 16: activiteit gevonden op basis van zoektekst Let op: Kies hier altijd voor de meest nauwkeurige/uitgebreide omschrijving. Dat wil zeggen; kies voor de meest gedetailleerde activiteit, diep in de rangorde en dus act_2.6.1 in plaats van 2.0 of 2.6 bijvoorbeeld. Het scherm voor het aanmaken van het nieuwe afspraaktype moet er nu ongeveer uitzien zoals in figuur 17: Figuur 17: afspraaktype SGGZ intelligentie onderzoek Klik nu op de knop Bewaren en het afspraaktype SGGZ intelligentie onderzoek is aangemaakt. Dit afspraaktype is vanaf nu selecteerbaar vanuit de Agenda. NB: Met Incura is een standaardset GGZ activiteiten meegeleverd. In deze handleiding gaan de voorbeelden uit van deze meegeleverde set. Wanneer u deze standaardset wilt aanpassen of aanvullen, dan kunt u dat doen via Dashboard Stamgegevens GGZ Standaard activiteiten. Een handleiding die beschrijft hoe u deze standaardset kan beheren wordt wordt geschreven. Hierin leest u onder andere hoe de duur van de directe tijd, de indirecte tijd en reistijd aangepast kan worden Incura Pagina 13 van 22

14 2.4 Bestaande afspraaktypes wijzigen Met de oplevering van Incura worden een aantal standaard afspraaktypes meegeleverd. Deze types zijn voorzien van behandelcomponenten (BGGZ) of activiteiten (SGGZ). Indien meegeleverde afspraaktypes niet aan uw wensen voldoen kunt u ze wijzigen. Natuurlijk is het ook mogelijk om het meegeleverde standaard afspraaktype te laten staan en een nieuwe afspraaktype aan te maken. Echter, de kans bestaat dat u op deze manier heel veel afspraaktypes in Incura heeft staan waarvan u een deel niet gebruikt omdat ze niet aansluiten bij uw werkzaamheden. Let op: door naam en kleur van een afspraaktype te wijzigen, wijzigt u ook het historisch gebruik van dit afspraaktype. De naam en kleur van eerder ingevoerde afspraken veranderen mee. Overige kenmerken blijven behouden. Om een bestaand afspraaktype te wijzigen gaat u vanuit het Dashboard naar Instellingen Globale Instellingen deelvenster Agenda tabblad Afspraaktypes (zie figuur 4). 1. Klik het afspraaktype dat u wilt wijzigen aan in de lijst van afspraaktypes. 2. Klik op de kop Details. 3. Een soortgelijke pop-up als in figuur 17 verschijnt. Klik hier op het vergrootglas:.vervolgens verschijnt de pop-up voor het selecteren van een activiteit verschijnt (zie figuur 14). 4. Zoals paragraaf 2.2 beschrijft kunt u eenvoudig de juiste activiteit vinden door gebruik te maken van de zoekfunctie en/of op tekst. Voer hier tekst in die aansluit op de activiteit die u zoekt. Let op: Belangrijk is om hier exacte tekst in te voeren. De activiteit cognitieve gedragstherapie wordt niet gevonden met het de tekst cognitief. 5. Druk nu op de Enter-toets op uw toetsenbord en de lijst met activiteiten beperkt zich tot alle activiteiten waar uw tekst in te vinden is. Dubbelklik nu op de activiteit die u wilt toevoegen of klik één keer en klik op de knop Selecteren. U keert terug naar de eerst pop-up (zie figuur 17) waar u de standaard GGZ activiteit nu aangepast ziet. 6. Klik op de knop Bewaren en het afspraaktype is aangepast. Natuurlijk kunt u er ook voor kiezen om de naam, de standaard duur en de kleur van het afspraaktype te wijzigen. Dit kunt u doen in hetzelfde pop-up scherm als waar u de activiteit kan veranderen. Echter, klik niet op het vergrootglas:, maar kies voor een van de andere opties. Volg eventueel de betreffende stappen uit voorgaande paragrafen Incura Pagina 14 van 22

15 3 Aanmaken en gebruik van Planperiodes Handleiding: Agenda afspraaktypes en planperiodes Zoals in paragraaf 1.1 vermeld, is het aanmaken van Planperiodes in tegenstelling tot het aanmaken van Afspraaktypes voor een ieder toegankelijk. Dit betekent dat elke gebruiker zijn of haar eigen Agenda kan voorzien van Planperiodes. Planperiodes kunt u op twee manieren aanmaken. U kunt via het Dashboard naar Agenda knop Instellingen rechts bovenin knop Wijzigen tabblad Planperiodes. Een tweede mogelijkheid is via het Dashboard naar Agenda en vervolgens met uw rechtermuisknop op een lege plek in uw Agenda klikken. Het menu uit figuur 25 verschijnt. Hierin kunt u kiezen voor Nieuwe planperiode. Figuur 25: planperiode aanmaken Wanneer u een nieuwe planperiode aanmaakt verschijnt het scherm uit figuur 26. Dit scherm biedt verschillende mogelijkheden voor de planperiode die u aan wilt maken. De paragrafen 3.1 en 3.2 beschrijven het aanmaken van twee verschillende periodes. Paragraaf 3.1 beschrijft het aanmaken van de planperiode pauze. Paragraaf 3.2 beschrijft het aanmaken van de planperiode SGGZ sessie. Figuur 26: planperiode aanmaken 2010 Incura Pagina 15 van 22

16 3.1 Planperiode Pauze aanmaken De planperiode Pauze is redelijk eenvoudig in te brengen. Klik vanuit uw Agenda met de rechtermuisknop op het tijdstip waarop u de planperiode Pauze wilt laten beginnen (zie figuur 25 voor het tijdstip 12:00 uur). De pop-up Planperiode verschijnt (zie figuur 27). Het starttijdstip 12:00 uur is hierin meteen overgenomen. Zet achter Eind vast het eindtijstip tot waar u wilt dat deze planperiode loopt. Bijvoorbeeld: 12:30 voor een pauze van een half uur. Figuur 27: pop-up planperiode De overige opties om voor het aanmaken van een planperiode zijn (zie nummering figuur 27): 1. Naam. Hiermee geeft u de planperiode een onderscheidende naam. 2. Blokkeren. Door hier een vink te plaatsen maakt u het inplannen van afspraken in deze periode onmogelijk. De vink zorgt er ook voor dat de twee opties Afspraaktype en Aantal afspraken onderdrukt worden. 3. Start. Hier vult u de begintijd in: het moment waarop de planperiode moet starten. 4. Eind. Hier vult u de eindtijd in: het moment waarop de planperiode moet eindigen. 5. Kleur. Hier kunt u een kleur voor de planperiode kiezen. Aan de hand van de kleurenschijf uit figuur 6 kunt u een kleur selecteren waarmee de planperiode in de Agenda gearceerd wordt. 6. Opaciteit. Dit is de mate van transparantie. Door deze schuif naar links of rechts te bewegen bepaalt u hoe transparant of juist hoe hard de kleur van de planperiode in de Agenda zichtbaar is. 7. Dagen. Hiermee geeft u aan voor welke dagen van de week uw planperiode actief moet zijn. Zet een vinkje bij de betreffende dagen. Nadat u de naam, start- en eindtijd heeft ingevuld en heeft aangegeven dat deze periode geblokkeerd moet worden (u wilt tenslotte tijdens uw pauze geen afspraken), kunt u een kleur, de opaciteit en de dagen aangeven waarop de periode actief moet zijn. Klik op de knop Bewaren. Uw Agenda er ziet er nu ongeveer zo uit als in figuur 28. Let op: Het kan nodig zijn om Incura even af te melden en opnieuw aan te melden vooraleer u de wijzigingen in uw Agenda doorgevoerd ziet Incura Pagina 16 van 22

17 Figuur 28: de pauze als planperiode Let op: In dit voorbeeld ziet u op de maandagochtend ook reeds een planperiode voor Intakes. Deze planperiode heeft u nog niet zelf aangemaakt, maar maakt onderdeel uit van het voorbeeld uit het begin van dit hoofdstuk. Merk op dat in dit voorbeeld de pauze blokkerend is ingesteld. Wilt u aldus een afspraak inplannen in pauzetijd, dan zal Incura u dit niet toestaan. Tijdens het inplannen zal de melding uit figuur 29 verschijnen. Figuur 29: melding t.a.v. geblokkeerde planperiode 2010 Incura Pagina 17 van 22

18 3.2 Planperiode SGGZ sessies aanmaken Volgens eenzelfde methode als is beschreven in paragraaf 3.1 kunt u een planperiode aanmaken voor SGGZ sessies. Klik in de Agenda met de rechtermuisknop op de maandag op het tijdstip 12:30 uur. Klik op Nieuwe planperiode. De pop-up Planperiode verschijnt zoals u eerder heeft gezien in figuur 26. Figuur 30: pop-up planperiode met afspraaktype en aantal afspraken Vul de naam van de planperiode in. In dit geval is dat SGGZ sessies. Vink de optie Blokkeren niet aan. U wilt binnen deze planperiode tenslotte SGGZ afspraken inplannen. Zodra u het vinkje verwijderd bij Blokkeren verschijnen er twee opties: Afspraaktype en Aantal afspraken. Afspraaktype. Aansluitend op de planperiode kunt u hier een Afspraaktype kiezen. Wanneer u vanuit de Agenda een afspraak wilt inplannen kunt u via de dubbelklik een afspraaktype automatisch inplannen. In dit geval kunt u kiezen voor het Afspraaktype SGGZ sessie. Wanneer u in het vervolg dubbelklikt op de planperiode SGGZ sessies in uw agenda, wordt er automatisch een SGGZ sessie als afspraaktype ingepland. Uiteraard heeft u ook de mogelijk om via de rechtermuisklik in uw agenda een ander afspraaktype in te plannen dan een SGGZ sessie. Aantal afspraken. Hier wordt de som van het aantal afspraken getoond dat overeenkomt met het hiervoor ingevoerde afspraaktype én passend is binnen de tijd die u ingeeft achter Start en Eind. Deze optie wordt dus automatisch ingevuld en kunt u niet wijzigen. Om de planperiode onderscheidend te laten zijn van de andere planperiodes kunt u het beste elke keer voor een andere kleur kiezen. In het gegeven voorbeeld van de pop-up uit figuur 30 is overigens gekozen de planperiode voor de maandag, dinsdag en woensdag geldig te laten zijn. Dit kunt u uiteraard naar eigen wensen aangeven. Klik op de knop Bewaren en de planperiode is toegevoegd (zie figuur 31) Incura Pagina 18 van 22

19 Let op: Het kan nodig zijn om Incura even af te melden en opnieuw aan te melden vooraleer u de wijzigingen doorgevoerd ziet. Figuur 31: planperiode SGGZ sessies ingeroosterd op drie dagdelen Op deze manier kunt u voor iedere dag van de week, per dagdeel of nog specifiekere tijdsperiode planperiodes inzetten om uw agenda volgens een rooster in te delen Incura Pagina 19 van 22

20 3.3 Planopties en Planperiodes bewerken In figuur 29 ziet u een fragment van de Agenda waarin reeds enkele planperiodes, afspraaktypes en afspraken zijn ingepland. Wanneer u de muis laat rusten (dus niet klikken) op een plek waar het mogelijk is om een afspraak in te plannen, verschijnt een pop-up met planopties (zie figuur 32). Figuur 32: pop-up met planperiodes De rode blokjes met doorgestreepte tijdstippen ( ) geven aan dat op deze tijden geen afspraken meer kunnen worden ingepland. Op de groen gekleurde tijdstippen ( )kan dit nog wel. Door op de groene blokjes te klikken plant u meteen een afspraak in van het standaard afspraaktype dat bij deze planperiode hoort. In het gegeven voorbeeld is dat het afspraaktype BGGZ Intake. Wat u in het voorbeeld kunt zien is dat er geen efficiënte indeling is aangebracht in het ochtendrooster van de maandag. Er is nog slechts één in te plannen tussen 10:30 en 12:00 uur. U houdt dan 30 minuten over. Nu kunt u er natuurlijk voor kiezen om dit zo te laten en het half uurtje voor uitloop of administratie te gebruiken. Wat u ook kunt doen is de planperiode aan passen, en oprekken tot 12:30 uur (in plaats van uur). De planperiodes Pauze en SGGZ sessies staan dan wel in de weg. Zowel de planperiode SGGZ sessies, Pauze als Intakes zou u dan moeten aanpassen (in die volgorde). 1. Laat de muis rusten over de planperiode SGGZ sessies en klik op de onderstreepte tekst Bewerken in de pop-up (zie figuur 32). 2. Pas de tijden van de planperiode aan en klik op de knop Bewaren (zie figuur 32). 3. Voer nu dezelfde handelingen uit voor de Pauze -planperiode en de Intake -planperiode. 4. Na afmelden en aanmelden in Incura moet het resultaat er ongeveer uitzien zoals getoond in figuur Incura Pagina 20 van 22

21 Figuur 36: planperiodes met een half uur verschoven Let op: verstandig is om bij de planperiode te beginnen die het verst in de tijd staat (in dit voorbeeld SGGZ sessies.u wilt de planperiode SGGZ sessies een half uur later laten beginnen (zie voorbeeld uit paragraaf 2.3 ) Incura Pagina 21 van 22

22 3.4 Planperiodes beheren onder Instellingen In voorgaande paragrafen werd verteld hoe planperiodes aangemaakt en bewerkt kunnen worden via de rechtermuisknop vanuit de Agenda zelf. U kunt de planperiodes echter ook beheren via de Instellingen -knop rechtsboven in uw agenda. De functionaliteit is verder hetzelfde. Wel geeft het een beter overzicht op welke planperiodes reeds in gebruik zijn. Wat vooral handig is van deze plek in de Agenda om er de planperiodes te beheren, is dat u er overlappende planperiodes kunt opsporen en kan aanpassen (zie figuur 34). Figuur 37: planperiodes via instellingen Let op: wilt een planperiode aanpassen, maar opent de pop-up niet? Klikt u dan op de knop Annuleren en dubbelklikt u dan nog eens op de planperiode om deze te bewerken Incura Pagina 22 van 22