Handleiding BBC. Creditnota koppelen aan factuur

Transcriptie

1 Handleiding BBC Creditnota koppelen aan factuur Cevi NV Bisdomplein GENT Tel contactcenter@cevi.be Logins NV Gen. De Wittelaan 17 B Mechelen helpdesk@logins.be

2 1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING Voorwoord Colofon CREDITNOTA KOPPELEN AAN FACTUUR BIJ INGAVE VAN EEN CREDITNOTA CREDITNOTA KOPPELEN AAN FACTUUR VIA DIVERSE BOEKING CREDITNOTA KOPPELEN AAN FACTUUR VIA HET OVERBOEKEN VAN DOCUMENTEN CREDITNOTA KOPPELEN AAN FACTUUR VIA KOPPELING IN BETAALLIJST6.1

3 2 INLEIDING 2.1 VOORWOORD Een creditnota kun je op meerdere manieren aan een factuur koppelen: 1) bij de ingave van de creditnota; 2) via een diverse boeking; 3) door het overboeken van documenten; 4) door een koppeling in een betaallijst. In deze korte handleiding worden de verschillende werkwijzen beschreven. Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding BBC- Creditnota koppelen aan factuur Versie

4 COLOFON Cevi/Logins NV Cevi NV - Bisdomplein GENT Tel. Cevi Contact Center: fax: contactcenter@cevi.be Internet: - extranet: Ondernemersnummer: BE Logins NV - Generaal De Wittelaan 17 B Mechelen Tel.: fax: helpdesk@logins.be Internet: Ondernemersnummer: BE Programma: Beleids- en Beheercyclus Ondersteuning: Domein Financiën Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding BBC- Creditnota koppelen aan factuur Versie

5 3 CREDITNOTA KOPPELEN AAN FACTUUR BIJ INGAVE VAN EEN CREDITNOTA Zowel in de uitgaande als de inkomende facturatie kan bij ingave van een creditnota de koppeling met een factuur gelegd worden. Hieronder wordt de werkwijze beschreven aan de hand van een voorbeeld uit de inkomende facturen (menu 4. Aankopen ). Dezelfde werkwijze geldt voor de uitgaande facturen (menu 5. Verkopen ). Een creditnota wordt aangemaakt in scherm Registratie aankoopfacturen. Bij de ingave van een negatief bedrag, verschijnt onderaan het scherm een bijkomend veld Referentie factuur. Hoofdstuk 3: Bij ingave creditnota Handleiding BBC- Creditnota koppelen aan factuur Versie

6 3.2 Je kunt jaartal, factuurnummer en journaal van de factuur intypen. Of je kunt in dit veld met <F2> de corresponderende factuur zoeken. Je komt in scherm Opzoeken facturen per derde, waar je de gewenste factuur kunt selecteren (dubbelklikken). Je gaat verder met <Tab>; factuurnummer en journaal worden aangevuld. Boek de creditnota. De knop <Salderen creditnota> licht op in scherm Registratie aankoopfacturen. Je kiest deze knop, waarna de creditnota en factuur tegenover elkaar afgeboekt worden via diverse verrichtingen. Let wel: de knop <Salderen creditnota> licht alleen op wanneer zowel de factuur als de creditnota geboekt zijn. Let wel: Het veld Referentie factuur is alleen toegankelijk bij de registratie van de creditnota. Eenmaal de registratie aanvaard is, kun je dit veld niet meer wijzigen. Hoofdstuk 3: Bij ingave creditnota Handleiding BBC- Creditnota koppelen aan factuur Versie

7 4 CREDITNOTA KOPPELEN AAN FACTUUR VIA DIVERSE BOEKING Met een diverse verrichting kun je eveneens een factuur aan een creditnota koppelen. In scherm 8.1. Ingave diverse verrichtingen maak je de hoofding aan van de diverse verrichting. Kies <Nieuw record invoegen> en vul de verplichte velden in: * Boekjaar * Journaalcode * Beleidsitem * Omschrijving * Boekingsdatum Het ingevulde beleidsitem wordt gebruikt als de ingegeven diverse verrichting niet in evenwicht is per beleidsitem. De boeking van het verschil op de Interne Rekening Courant zal met dit beleidsitem gebeuren. Type diverse : je kunt een type ingeven, om een onderverdeling in je diverse verrichtingen te maken. Druk op <Boeken>. Je komt in het detailscherm van de boeking, waar je een lijn toevoegt. Vul in de lijn Jaar document, Nummer document en Code document van de factuur in. De lijn wordt verder ingevuld met de documentgegevens. Je kunt nu <Aanvaarden>. Voeg een 2 de lijn toe met de gegevens van de creditnota. Aanvaard ook deze lijn. Hoofdstuk 4: Via diverse boeking Handleiding BBC- Creditnota koppelen aan factuur Versie

8 4.2 Sluit het detailscherm. Je komt terug in scherm 8.1. Ingave diverse verrichtingen. Je kunt de diverse verrichting nu boeken. Wil je de diverse verrichting eerst nog controleren, kies dan voor <Valideren>. Als de controle fouten oplevert, krijg je hiervan een melding zoals deze. Wanneer de validatie geen fouten vindt, krijg je volgende melding. Je kunt nu de verrichting <Boeken>. De status wordt Geboekt. Hoofdstuk 4: Via diverse boeking Handleiding BBC- Creditnota koppelen aan factuur Versie

9 5 CREDITNOTA KOPPELEN AAN FACTUUR VIA HET OVERBOEKEN VAN DOCUMENTEN In het scherm 8.5. Openstaande documenten overboeken kun je facturen en creditnota s salderen die ten opzichte van elkaar wegvallen. Uit te voeren stappen. In het bovenste deel van het scherm doe je een opzoeking van de documenten die je wilt salderen. Vervolgens selecteer je de betrokken documenten door er op te dubbelklikken. De documenten kleuren nu blauw. Vervolgens druk je op de knop <Boeken>, waarna onderaan het scherm een invulgedeelte zichtbaar wordt. Hoofdstuk 5: Via overboeken documenten Handleiding BBC- Creditnota koppelen aan factuur Versie

10 Vul de verplichte gegevens in: Boekingsdatum, Journaalcode en Omschrijving. Je kunt aangeven in het veld Diverse Boeking boeken of de verrichting al dan niet automatisch geboekt moet worden. Je kunt nu de verrichting aanvaarden. Je krijgt een melding dat de diverse verrichting Boekjaar/Nummer is aangemaakt. De diverse boeking kun je nu raadplegen in 8.1. Ingave diverse verrichtingen, waar je ze eventueel ook kunt boeken. Hoofdstuk 5: Via overboeken documenten Handleiding BBC- Creditnota koppelen aan factuur Versie

11 6 CREDITNOTA KOPPELEN AAN FACTUUR VIA KOPPELING IN BETAALLIJST Wanneer op een betaallijst een creditnota staat, dan kan de bank deze betaling niet uitvoeren. De bank kan namelijk niet zomaar geld van iemands rekening nemen. Je kunt in het detail van de betaallijst dan wel de creditnota koppelen aan een factuur. Zo wordt de factuur voor het saldo betaald, en zullen creditnota en factuur bij de financiële boeking van de betaallijst afgeboekt worden. Uit te voeren stappen in het detail van de betaallijst. Dubbelklik op de lijnen die je wilt samennemen in 1 betaling. De geselecteerde lijnen kleuren blauw. Je kunt zoveel facturen en creditnota s aanduiden als nodig. Vervolgens klik je op de knop <Koppelen> om de geselecteerde lijnen samen te voegen tot één betaling. Je krijgt volgend scherm waar je de referentie invult die meegaat met de groepsbetaling. Je kunt ofwel een betalingsreferentie van de geselecteerde facturen / creditnota s kiezen met de uitschuifknop, ofwel een nieuwe betalingsreferentie invullen. Bevestig met <Koppelen> om de groepering uit te voeren. Wil je de groepering toch niet uitvoeren, kies dan <Annuleren>. Hoofdstuk 6: Via koppeling in betaallijst Handleiding BBC- Creditnota koppelen aan factuur Versie

12 In de betaallijst zal van de geselecteerde facturen/creditnota s alleen nog het eerst geselecteerde document in zwarte letters weergegeven worden. De andere documenten van de gegroepeerde betaling zullen licht grijs kleuren. Indien je de aangemaakte groepering wilt opheffen, ga je op een van de lijnen uit de groep staan, en kies je <Loskoppeling>. De groepering wordt ongedaan gemaakt, en de betrokken lijnen staan opnieuw in het zwart in de betaallijst. Als je het detail van de betaallijst sluit, krijg je een melding als er nog niet gekoppelde creditnota s in de betaallijst staan. Hoofdstuk 6: Via koppeling in betaallijst Handleiding BBC- Creditnota koppelen aan factuur Versie