Uren invoeren oproepkrachten

Transcriptie

1 Algemeen Indien u gebruik maakt van de Apployed Salaris Service en u heeft uurloners cq. oproepkrachten in dienst dan moet periodiek het aantal gewerkte uren en dagen worden aangeleverd voor de salarisadministratie. Dit kan op twee manieren. 1. Via een automatisch proces. 2. Via een handmatig proces. Optie 1 Automatisch proces Voor dit automatische proces moet je er voor kiezen om Uurloners (cq. Oproepers) binnen de Projecturen module de gewerkte uren te laten registreren. Na autorisatie van de manager kunnen de uren en gewerkte dagen geautomatiseerd worden weggeschreven naar Eenmalige mutaties. Deze gegevens kunnen zonder een extra handeling door de Apployed Salaris Service worden verwerkt. Maak je geen gebruik van de Apployed Salaris Service dan kan je een rapport uitdraaien en aanleveren aan je externe verwerker. Voor de algemene werking van de Projecturen module kan je de website raadplegen via Instellen van deze functionaliteit Klik op Algemene Instellingen in het Configuratie tabblad. Hieronder vind je de Project uren instellingen. Via het menu Wijzigen en Bewerken kunnen de volgende extra instellingen gemaakt worden. Uurloners verlonen markeer dit hokje indien je gebruik wilt maken van deze automatische functionaliteit. Absentie doorbetalen markeer dit hokje indien het opgenomen verlof van de medewerker tevens uitbetaald moet worden. Dit is alleen van toepassing als een uurloner verlof opbouwt over zijn gewerkte uren en dus een verlofpotje opbouwt. Een verlof registratie zal dan gezien worden als gewerkte uren. Vaak wordt het opgebouwde verlof direct uitbetaald en zal deze optie dus niet geactiveerd hoeven te worden.

2 Let op: Apployed herkent een uurloner door de waarde Uurloon in het veld Voltijd/Deeltijd in de functie van de medewerker. Dit betekent dat een medewerker wel contract uren mag hebben, bijvoorbeeld in het geval van min/max constructie. Let op: Indien er geen Uurloon in het veld Voltijd /Deeltijd staat dan zal de optie wegschrijven naar TVT van toepassing blijven indien ingesteld in de configuratie. Het uitbetalen van gewerkte uren geldt dus alleen voor uurloners en niet voor medewerkers met een vast contract. Registreren uren uurloners Nadat de uurloner zijn uren heeft geregistreerd dan kunnen deze uren worden klaargezet ter goedkeuring. Als de manager de uren heeft goedgekeurd dan wordt een urenstaat definitief en kunnen de uren niet meer gewijzigd worden. Eenmaal goed gekeurde weekstaten zijn klaar om te worden weggeschreven naar de Eenmalige mutaties van de medewerker ter aanlevering voor de salarisadministratie. Verwerken uren uurloners Ga via het configuratie scherm naar het scherm Mutatie aanvragen verwerken. Het volgende scherm zal verschijnen. Maak een nieuwe regel aan via het menu Wijzigen. Vul de verloningsdatum in (een datum die in de periode van de nieuwe verloning valt) en markeer het vinkje Openstaande aanvragen verwerken en sla op. Na opslaan zal het vinkje Openstaande aanvragen verwerken weer uit staan. Dit betekent dat deze procedure steeds herhaald kan worden door het record te bewerken en het vinkje Openstaande aanvragen verwerken weer te markeren. Na opslaan zal het vinkje weer uit staan. LET OP: Apployed kijkt niet wanneer de uren geregistreerd zijn. Dit betekent dat het systeem gaat kijken naar alle openstaande geautoriseerde weken en deze gaat verwerken. Bijvoorbeeld een registratie uit week 4 wordt pas geautoriseerd door de manager in week 40, dan zal deze weekstaat pas in de eerstvolgende salaris periode na week 40 worden verwekt. Er is een rapport beschikbaar waarbij gecontroleerd kan worden of er nog ongeautoriseerde weekstaten zijn.

3 Scherm voorbeelden De volgende week urenstaat is geregistreerd, totaal 6 dagen en 27 uur. Na verwerking zal het Eenmalige mutatie scherm als volgt gevuld zijn.

4 Optie 2 Handmatig proces Om de uren van uurloners cq. oproepkrachten handmatig in te voeren moet eerst eenmalig bij een uurloner het Functie scherm en het Salarisgegevens scherm als volgt ingevoerd worden. Het Functie scherm Bij alle dagen vult u dus nul uren in. Let op dat het veld Voltijds/ deeltijd gevuld is met de waarde Uurloon. Het Salarisgegevens scherm Let op dat u bij Betalingsbasis uur invoert en bij Voltijdssalaris het bruto uurloon van de medewerker.

5 Gewerkte uren invoeren De gewerkte uren en dagen moet u iedere verloningsperiode invoeren. Uiteraard alleen als de medewerker daadwerkelijk gewerkt heeft. Ga naar het tabblad Financieel en vervolgens naar het scherm Eenmalige mutaties. Selecteer de medewerker en maak een nieuw record aan via het menu Wijzigen. Verloningsdatum de laatste datum van de salarisperiode Soort Gewerkte uren (uurloner) Waarde het aantal uur gewerkt in de periode Gewerkte dagen het aantal dagen gewerkt in de periode (dit veld is alleen actief als bij soort de waarde Gewerkte uren (uurloner) is geselecteerd Verlofopbouw Vaak worden bij uurloners de opgebouwde verlofuren direct uitbetaald door een hoger uurtarief, maar sommige bedrijven kiezen ervoor om de uurloners daadwerkelijk verlof te laten opbouwen. In het eerste geval hoeft u niets te doen. In het tweede geval moet u de opgebouwde verlofuren over de gewerkte uren van de periode handmatig bijboeken op de verlofregeling. Stel dat een voltijd medewerker 160 uur per jaar krijgt Dan krijgt een medewerker 0,077 (160 / (52 x 40)) vakantie uur per gewerkt uur. Reken deze waarde uit voor uw organisatie. Dus een medewerker die in ons voorbeeld 40 uur heeft gewerkt in de periode krijgt 3,08 verlofuren (0,77 x 40). Dit kunnen we als volgt registreren. Ga naar het tabblad Afwezigheid en vervolgens naar het scherm Toegestaan verlof. Selecteer de medewerker en klik op de Vakantieverlof regeling. Onderaan het scherm kunnen we vervolgens een nieuw record aanmaken bij Verlofmutaties via het menu Wijzigen.

6 Vul vervolgens de volgende velden in. Aantal het aantal opgebouwde verlofuren (3,08 in ons voorbeeld). Soort voer hier de waarde Wettelijk in. Dit betekent dat verlof dat meegenomen wordt naar het volgende jaar binnen 6 maanden opgenomen moet worden, anders vervalt het. Reden voer hier de reden in, bijvoorbeeld Opbouw vakantie uren Datum voer hier weer de laatste datum van de verloningsperiode in.