Met deze Nieuwsbrief loket.nl informeren wij je over de procedure betreffende de jaarovergang

Transcriptie

1 Nieuwsbrief jaarwerk 16 december 2015 Met deze Nieuwsbrief loket.nl informeren wij je over de procedure betreffende de jaarovergang Voordat wij een verdere toelichting geven, maken wij van deze gelegenheid gebruik om je prettige kerstdagen en alvast een gelukkig en gezond nieuwjaar te wensen. Deze nieuwsbrief is exclusief voor providers van loket.nl Inhoud 1 Procedure jaarovergang Jaar 2016 op cao niveau Jaar 2016 op loonmodelniveau Jaar 2016 op werkgeverniveau Aanpassing rekenregels loonmodel bij 4-weken Jaar 2016 voor nieuwe werkgevers 3 2 Jaarafsluiting werkgever Individuele afsluiting administratie Collectieve afsluiting Administraties Werkgevers met klantgroep PGGM Aandachtspunten jaarafsluiting administratie 6 3 Jaarafsluiting werknemer Ophalen fiscale jaarlonen Jaaropgaven werknemers Collectief jaaropgaven opvragen 7 4 Salarisverwerking Premie Whk Vaste werknemer mutaties Variabele werknemer mutaties Invoeren cumulaties nieuwe werknemers Nieuwe PGGM relaties 10 Pagina 1

2 1 Procedure jaarovergang Jaar 2016 op cao niveau In de nacht van 18 op 19 december worden de cao s van 2015 gekopieerd naar het jaar Vanaf dat moment zullen de aanpassingen worden opgenomen in de cao s van Wijzigingen van een cao worden via de mededelingen gecommuniceerd. Tevens worden alle wijzigingen via het helpdeskportaal gepubliceerd. Wij adviseren om je te abonneren op het onderwerp Update cao door te kiezen voor de optie Volgen. 1.2 Jaar 2016 op loonmodelniveau In de nacht van 19 op 20 december worden de loonmodellen van 2015 gekopieerd naar het jaar Loonmodellen voor het jaar 2015 kunnen nog steeds worden aangemaakt. Deze worden dagelijks gekopieerd en zijn dan automatisch de volgende dag ook voor 2016 beschikbaar. Nadat een loonmodel 2015 is gekopieerd naar 2016 dienen de mutaties in het loonmodel 2015 ook te worden ingevoerd in het loonmodel Zijn er gegevens aanwezig in het loonmodel 2015 die niet in het loonmodel 2016 aanwezig zijn, dan zal de jaarafsluiting voor de werkgevers onder dit loonmodel niet plaatsvinden. Omgekeerd hoeven wijzigingen in het loonmodel 2016 niet in het loonmodel 2015 te worden ingevoerd. (Afsluiten werkgever is in hoofdstuk 2 beschreven). 1.3 Jaar 2016 op werkgeverniveau Vanaf zondag 20 december bestaat de mogelijkheid werkgevers af te sluiten. De afsluiting zal voor het eerst in de nacht van 20 op 21 december plaatsvinden. (Afsluiten werkgever is in hoofdstuk 2 beschreven). 1.4 Aanpassing rekenregels loonmodel bij 4-weken Op cao niveau zijn bij een aantal cao s rekenregels aangemaakt t.b.v. Fonds grondslagen. Bij elke rekenregel is een peilmoment gedefinieerd. Voor maandverloningen is 1 januari van het huidige jaar van toepassing. Voor 4 weken verloningen kan dit peilmoment afwijken. In dat Pagina 2

3 geval kan deze datum worden aangepast. Mocht het salaris van 4 januari 2016 bepalend zijn voor het vaststellen van de grondslag dan kan het peilmoment worden gewijzigd in 4 januari huidig jaar. 1.5 Jaar 2016 voor nieuwe werkgevers Zodra het loonmodel voor het jaar 2016 aanwezig is (20 december) kunnen nieuwe werkgevers voor 2016 worden ingevoerd. Op dat moment kunnen voor deze nieuwe werkgevers zowel vaste als variabele gegevens voor 2016 worden vastgelegd. 2 Jaarafsluiting werkgever 2.1 Individuele afsluiting administratie Vanaf 20 december 2015 bestaat de mogelijkheid om Administraties af te sluiten. Deze optie is opgenomen onder Administratie Inrichting selecteer het jaar Het veld Verzoek tot afsluiting kan vervolgens op ja worden gezet. Pagina 3

4 In ESS of via de werknemerapp is de jaaropgave te raadplegen. Door het veld ESS mail versturen op Ja te zetten zal een mailtje worden verstuurd dat de jaaropgave voor hen beschikbaar is. Bij Datum beschikbaar ESS kan eventueel nog een datum worden ingevuld waarop de Jaaropgave beschikbaar moet zijn in het werknemerloket en de werknemerapp. Als hier geen datum vermeld is zal de datum van afsluiting gebruikt worden. In het veld Datum ESS mail wordt de datum geregistreerd waarop het bericht t.b.v. de jaaropgave is verstuurd. Er mag voor de af te sluiten werkgever, op het moment van verzoek tot afsluiting, geen loonrun meer openstaan. Mocht dat wel het geval zijn dan verschijnt onderstaande foutmelding. Nadat het verzoek tot afsluiting is vastgelegd zal s-nachts de jaarafsluiting plaatsvinden waarbij onderstaande acties worden uitgevoerd: Aanmaken jaar 2016 voor de betreffende werkgever. Voor de in 2015 operationele werkgevers (veld Testjaar = Nee) zullen de cum-standen van de Grondslagen en de cum-standen van verlof-, TVT- en ATV-saldo worden bepaald. Voor de werkgevers waarvan het jaar 2015 op Testjaar = Ja heeft gestaan worden geen cumulaties vastgesteld. Deze gegevens dienen in 2016 te worden gemuteerd. (Invoeren cumulaties is in hoofdstuk 4.4 beschreven). De fiscale jaarlonen worden automatisch overgehaald. Pagina 4

5 Nadat de jaarwerkprocedure is afgerond zal het veld Afgesloten op Ja worden gezet en wordt de datum afgesloten gevuld. U kunt vanaf dat moment 2015 alleen nog verlonen via de optie Salarisverwerking Algemeen Verlonen voorgaande jaren. Voor werkgevers waarvoor in het jaar 2015 de indicatie Testjaar op Ja staat zal, om 2016 operationeel te kunnen verwerken, voor het jaar 2016 het veld Testjaar op Nee gezet moeten worden. 2.2 Collectieve afsluiting Administraties Naast de individuele afsluiting bestaat ook de mogelijkheid tot collectieve jaarafsluiting. In Loket.nl staat onder Collectief de optie Jaar afsluiten. Op basis van onderstaande criteria kan een selectie opgegeven worden waaraan de werkgevers moeten voldoen om een jaarafsluiting aan te vragen. Bij Datum beschikbaar ESS kan de datum worden opgegeven waarop de jaaropgave beschikbaar moet zijn in ESS. Indien er geen datum vermeld is zal hiervoor de datum van afsluiting worden gebruikt. Na de selectie worden de administraties gepresenteerd die voldoen aan de opgegeven criteria. Voor administraties waarvoor jaarafsluiting niet mogelijk is zal een foutmelding verschijnen. Voor de overige administraties vindt de jaarafsluiting wel plaats. Pagina 5

6 2.3 Werkgevers met klantgroep PGGM In verband met de aanlevering van jaargegevens aan PGGM dienen de werkgevers waarbij het veld Klantgroep is gevuld met PGGM afgesloten te worden vóór 25 januari Aandachtspunten jaarafsluiting administratie Als op administratieniveau een periode Laatste verloning is gevuld zal, voor die administratie voor het jaar volgend op laatste verloningsperiode, nog eenmaal een nieuw jaar worden aangemaakt. (Dit is noodzakelijk voor het aanmaken van de jaaropgaven). Vervolgens zal er geen nieuw jaar meer worden aangemaakt. Er mag geen loonrun openstaan op het moment van Verzoek tot afsluiting = ja. Indien de indicatie Testjaar voor het jaar 2015 op ja staat zal deze indicatie ook naar 2016 worden overgenomen. Zodra een werkgever in 2016 operationeel moet worden verloond, moet de indicatie Testjaar voor het jaar 2016 op nee gezet worden. Wijzigingen in een loonmodel 2015 moeten na afsluiting van het jaar 2015 ook worden ingevoerd in het loonmodel CAO wijzigingen zijn automatisch van toepassing voor de werkgevers die aan betreffende CAO gekoppeld zijn. Als op loonmodel- of werkgeverniveau is afgeweken, dan worden deze afwijkende gegevens overgenomen naar het nieuwe jaar. Je bent zelf verantwoordelijk voor het muteren van deze gegevens. Deze gegevens worden niet meer in de CAO-laag onderhouden. In Loket.nl is een overzicht opgenomen waarin de afwijkende gegevens t.o.v. CAO e/o loonmodel zijn opgenomen. Administratie Diversen Overzichten Overzicht inrichting Inrichting afwijking. 3 Jaarafsluiting werknemer 3.1 Ophalen fiscale jaarlonen Let op: Deze optie is alleen van toepassing voor relaties die in 2015 in Loket.nl als productie zijn verwerkt. Vanaf de jaarovergang van 2015 naar 2016 worden tijdens de jaarafsluiting de fiscale jaarlonen voor het jaar 2016 automatisch door Loket.nl bepaald. Het is dus niet meer noodzakelijk om de fiscale jaarlonen handmatig per werkgever te bepalen. De optie Werkgever Collectieve mutaties Ophalen fiscale jaarlonen blijft bestaan voor o.a. jaarafsluitingen van voorgaande jaren. Bij de bepaling van de jaarlonen wordt het jaarloon voor een werknemer, die slechts een gedeelte van het afgesloten jaar in dienst is geweest, bepaald met behulp van extrapolatie. Voor werknemers van werkgevers waarbij in 2015 de indicatie Test op Ja staat wordt geen jaarloon 2016 bepaald. Voeg voor deze werknemers het jaarloon op het scherm dienstverband Salarisverwerking Fiscale gegevens toe. Hiervoor dient een nieuw record te worden toegevoegd met ingangsdatum (maand) of (4-weken). Indien Pagina 6

7 geen nieuwe waarde wordt toegevoegd dan hanteert loket.nl het fiscale jaarloon dat is opgegeven in Jaaropgaven werknemers Nadat de Jaarafsluiting werkgever heeft plaatsgevonden kan in Loket.nl onder werkgever salarisverwerking overzichten jaaropgaven de jaaropgave voor de werknemers worden opgevraagd. In Loket.nl kan worden ingesteld dat werknemers die toegang hebben tot ESS een mail ontvangen zodra de jaaropgave beschikbaar is. (zie hoofdstuk 2, Jaarafsluiting werkgever). 3.3 Collectief jaaropgaven opvragen Loket.nl biedt de mogelijkheid om op providerniveau collectief de Jaaropgaven op te vragen. Collectief -> Overig -> Jaaropgave output. De output kan op verschillende manieren gefilterd worden. Hierdoor bestaat de mogelijkheid voor de gebruiker om voor een bepaalde groep werkgevers de jaaropgaven op te vragen. Bij de datum vanaf en datum t/m kan de datum van afsluiting worden aangegeven. Werknemers die de jaaropgave via ESS ontvangen kunnen uitgesloten worden. 4 Salarisverwerking 2016 Vanaf 21 december 2015 is het mogelijk om de salarisverwerking voor het jaar 2016 te starten. Uiteraard dient dan wel het jaar 2015 voor de betreffende werkgever te zijn afgesloten. 4.1 Premie Whk Loket.nl heeft bij de jaarafsluiting van de werkgevers van 2015 op 2016 voor alle werkgevers de gedifferentieerde premies Whk ingevoerd. De premies die hiervoor zijn gehanteerd zijn de sectorale premies voor de kleine werkgevers. (premieplichtigloon 2014 < ) Deze percentages zijn vastgelegd bij de verschillende afdrachtpercentages. Onderstaand voorbeeld is o.b.v. de Cao Glastuinbouw. Pagina 7

8 De inhoudingen (Premiepercentage WGA vast en Premiepercentage WGA flex) zijn ook gevuld. Voor het vaststellen van deze percentages is rekening gehouden met de verdeling afdracht/inhouding Indien in 2015 bijvoorbeeld 50% van de afdrachtpercentages werd verhaald dan is deze verhouding ook voor 2016 aangehouden. Indien er in 2015 geen premie op de werknemer verhaald werd dan zal dat ook in 2016 van toepassing zijn. Uiteraard kan dit handmatig worden aangepast. Bij het vooraf invoeren van de premies Whk is geen rekening gehouden met de mogelijkheid dat een werkgever eigenrisicodrager is voor WGAvast of voor ZW flex. Is een werkgever eigenrisicodrager voor deze premies stel deze dan zelf handmatig op Vaste werknemer mutaties 2016 Mutaties op de vaste werknemersgegevens kunnen al worden ingevoerd. Hiermee hoeft niet te worden gewacht tot na de jaarafsluiting. 4.3 Variabele werknemer mutaties 2016 Variabele gegevens voor werknemers kunnen worden ingevoerd nadat het jaar 2015 voor de werkgever is afgesloten en 2016 beschikbaar is. 4.4 Invoeren cumulaties nieuwe werknemers (let op: Deze optie is alleen van toepassing voor relaties die in januari 2016 voor de eerste keer operationele salarisverwerking uitvoeren m.b.v. Loket.nl). Voor werkgevers waarbij het jaar 2015 op test Ja heeft gestaan zullen geen cumulatieve gegevens worden overgenomen naar het jaar Deze jaar overschrijdende cumulatieve gegevens (zoals vakantietoeslag) dienen per januari 2016 te worden vastgelegd. De juiste grondslag staat meestal op de laatste salarisstrook van 2015 van de vorige leverancier. Deze cumulatieve grondslagen begin jaar (zoals vakantietoeslag, winstuitkering, etc) kunnen op de volgende manieren gemuteerd worden: 1. via het scherm variabele gegevens 2. via de browser variabele gegevens Pagina 8

9 3. via de import van variabele gegevens (het product Importeren variabele mutaties dient geactiveerd te zijn). Afhankelijk van de grondslag en de berekeningswijze moeten de volgende componenten worden gevuld via de variabele gegevens. Grondslag 1 Grondslag 2 Grondslag. Toelichting (Omschrijvingen kunnen afwijken) 3 t/m 15 Cum grsl 1 (637) Cum grsl 2 (638) Cum grsl (div) Cumulatieve grondslag begin jaar Cum pres grsl 1 (641) Cum pres grsl 2 (642) Cum pres grsl (div) Cumulatieve periodieke reservering Cum dt grsl 1 (645) Cum dt grsl 2 (646) Cum dt grsl (div) Cumulatieve deeltijdfactor De meest voorkomende methodieken Cumulatieve opbouw en Termijnberekening (Berekening via Deeltijd) staan hieronder beschreven. Meer bijzonderheden omtrent grondslagen staan beschreven in de handleiding Grondslagen op het helpdeskportaal. Cumulatieve opbouw Cumulatieve grondslag begin jaar: Te vullen bij een periodieke opbouw van de grondslag. In deze component moet de cumulatieve opbouw worden ingevoerd van de componenten die samen de grondslag vormen. Bijvoorbeeld: Maandsalaris = 1000 Grondslag = maandsalaris 6 maanden al opgebouwd. Cum.grondslag = 6 * 1000 = 6000,00 Cumulatieve periodieke reservering: Te vullen met de cumulatieve reservering, zijnde het bedrag dat cumulatief reeds als vakantietoeslag is opgebouwd. Alleen vullen indien in de regeling ook een periodieke reservering wordt toegepast (periodieke reservering = ja op het scherm van de grondslag). Bijvoorbeeld: Percentage = 8% Cum.grondslag 6000,00 (zie hierboven) Cum.periodieke reservering = 6000,00 x 8% = 480,00 Onderstaande schermafdruk vanuit de browser variabele gegevens waarbij grondslag 1 in gebruik is voor vakantietoeslag en bovenstaande cumulaties bij PKN Braakman zijn verwerkt: Pagina 9

10 Termijnberekening(Berekening via Deeltijd) Bij een termijnberekening waarbij gebruik gemaakt wordt van de cumulatieve deeltijdfactor, kan de cumulatieve deeltijdfactor aan het begin van het jaar worden opgegeven. Indien iemand bijvoorbeeld 5 maanden fulltime in dienst is: Bijvoorbeeld: Cum. Deeltijdfactor = Nieuwe PGGM relaties Dit onderdeel is alleen van belang voor providers die werkgevers verlonen die het PGGM pensioenfonds volgen. Op het helpdeskportaal zijn een aantal documenten opgenomen die van belang zijn om een juiste gegevensuitwisseling met het PGGM te waarborgen. Volg deze handleiding, hiermee kan voorkomen worden dat de aanlevering aan het PGGM vertraging of andere problemen ondervindt. Pagina 10