Releasenotes Visma.net Payroll Update

Transcriptie

1 Releasenotes Visma.net Payroll Update Copyright Visma Software B.V. Postbus AS Amersfoort Alle rechten voorbehouden. Verveelvoudiging of openbaarmaking, geheel of gedeeltelijk, is niet toegestaan dan met schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende.

2 Inhoudsopgave 1 Installatie releases Waarom Update ? Onbetaald verlof voor werkgevers die vallen onder cao Woondiensten Het type van de onbetaalde uren Verlofsoorten vastleggen Scripts om de korting onbetaald verlof te berekenen vanuit een opgegeven aantal uren verlof Drietal salariscomponenten per verlofsoort... 6 Presentatie onbetaald verlof op de salarisstrook a. Onbetaald verlof met consequentie in pensioen- en/of overige regelingen b. Onbetaald verlof met voortzetting van pensioen- en/of overige regelingen opbouw c. Werkgeverspremie verhalen op werknemer Werkwijze Overige wijzigingen functionaliteit Vertaling reden einde contract t.b.v. pensioenaangifte Opgeloste fouten Pensioengrondslag en premies VPL en FLOW bij onbetaald verlof Foute situatie Herstelacties / correctie vanaf 1 januari Extra uren / minder uren in grondslag en premies voor pensioenfonds SPW Pensioengrondslag op basis van SV-loon bij bereiken van minimumleeftijd Pensioengrondslag op basis van SV-loon bij wisseling van groep

3 1 Installatie releases Update zal op dinsdag 31 oktober 2017 voor u worden geïnstalleerd. In de avond en nacht van dinsdag op woensdag zal Payroll enige tijd niet beschikbaar zijn (vanaf 22:30). 2 Waarom Update ? Er wordt in deze update nieuwe en gewijzigde functionaliteit geleverd. Deze staat beschreven in hoofdstuk 3 en 4. Er zijn ook een aantal fouten opgelost, zie hoofdstuk 5. We benadrukken met klem de informatie zorgvuldig en volledig te lezen voordat handmatige aanpassingen worden doorgevoerd. 3

4 3 Onbetaald verlof voor werkgevers die vallen onder cao Woondiensten Tot op heden ondersteunde Payroll niet de volledige uitwerking van onbetaald verlof. Met ingang van deze update is dat mogelijk gemaakt. Wij hebben voor onderstaande vijf verlofsoorten standaard salariscomponenten aangemaakt: 1. Ouderschapsverlof 2. Sabbatical verlof 3. Levensloopverlof 4. Onbetaald verlof 5. Staking Vervolgens zijn per verlofsoort weer drie verschillende mogelijkheden geconfigureerd: 1. Pensioen wordt tijdens het onbetaald verlof gekort; 2. Pensioen wordt voortgezet; 3. Pensioen wordt voortgezet, maar het werkgeversdeel van de pensioenpremie wordt ingehouden bij de werknemer. Onbetaald verlof Regeling voortzetten? Korting op pensioen en/of overige regelingen Ja Verhalen op wn? Voortzetting pensioen en/of overige regelingen Ja Verhalen (deel van) WG-premie op werknemer Om dit mogelijk te maken, hebben we onderstaande wijzigingen in Payroll gedaan: 1. Mogelijkheden aangeboden om het type aan te geven van het aantal opgegeven onbetaalde uren (per week of per periode). 2. Mogelijkheden aangeboden om het verlofsoort vast te leggen. 3. Scripts aangemaakt om het kortingsbedrag voor onbetaald verlof te kunnen berekenen vanuit een opgegeven aantal uren verlof. 4. Per onbetaald verlofsoort hebben wij 3 verschillende componenten in het leven geroepen: a. Onbetaald verlof met consequentie in pensioen- en/of overige regelingen; b. Onbetaald verlof zonder consequentie in pensioen- en/of overige regelingen; c. De mogelijkheid om de werkgeverspremie op werknemer te verhalen. 4

5 Let op! Voor werkgevers onder de werkingssfeer van de cao Woondiensten is met deze update voor een juiste inrichting gezorgd, die bestaande fouten oplost. Voor de ondersteuning van overige cao's zal een juiste inrichting volgen. Om te kunnen zorgen voor een juiste inrichting, hebben wij aanvullende informatie opgevraagd bij pensioenfondsen en overige derde partijen. Na ontvangst van deze informatie zullen wij zorgen voor een inrichting die aansluit bij de afspraken over pensioen- en andere regelingen van de diverse ondersteunde cao's. 1. Het type van de onbetaalde uren Het opgegeven aantal uren onbetaald verlof kan per week of per periode zijn. Dat is in te stellen bij de configuratie van de salariscomponent, op het eerste tabblad Algemene informatie : Alleen bij salariscomponenten waarbij er sprake is van onbetaald verlof en waarop de component het aantal opgegeven verlofuren geïnterpreteerd moet worden als een week aantal of periode aantal, is het nodig om deze optie te gebruiken. Voor alle andere componenten mag deze optie leeg blijven. Voorbeeld: Stel een werknemer neemt 4 uur verlof per periode. Als werkgever gebruikt u een component om het aantal verlofuren per periode op te geven. Bij "Aantal type" moet u dan de waarde "Periode aantal" inrichten op deze component. Als u dat NIET doet, dan kan een verkeerd bedrag aan korting worden berekend. Let op! Als u gebruik maakt van onze ingerichte scripts met betrekking tot onbetaald verlofuren en/of onbetaald verlofuren salariscomponenten, dient u zich goed te realiseren wat het opgegeven aantal is (aantal per week of aantal per periode). U moet zorgen dat de juiste waarde is ingevuld bij "Aantal type". 2. Verlofsoorten vastleggen Om ervoor te zorgen dat het juiste verlofsoort in de pensioenaangifte vermeld wordt of de juiste werkgeverspremie verhaald wordt op de werknemer, is de bestaande eigenschapgroep "Uurtype" uitgebreid met een aantal mogelijkheden: Uurtype Melding in pensioenaangifte Onbetaalde uren Ja, als Onbetaald verlof Onbetaalde uren i.v.m. levensloop Ja, als Levensloop verlof Onbetaalde uren i.v.m. ouderschapsverlof Ja, als Ouderschapsverlof 5

6 Uurtype Onbetaalde uren i.v.m. sabbatical leave Onbetaalde uren i.v.m. staking Uren onbetaald verlof met voortzetting pensioen Uren levensloopverlof met voortzetting pensioen Uren ouderschapsverlof met voortzetting pensioen Uren sabbatical leave met voortzetting pensioen Uren staking met voortzetting pensioen Melding in pensioenaangifte Ja, als Sabbatical leave Ja, als Onbetaald verlof Bij de configuratie van de salariscomponent met betrekking tot onbetaalde uren moet u ervoor zorgen dat het juiste uurtype geselecteerd wordt op de salariscomponent. Let op: Als niet het juiste uurtype wordt meegegeven en er is sprake van onbetaald verlof met korting in pensioenopbouw, dan wordt in de pensioenaangifte de verlofsoort als "Onbetaald verlof" verstuurd. Als binnen een periode sprake is van meer dan één verlofsoorten bij een en hetzelfde contract, dan wordt in de pensioenaangifte de verlofsoort als "Onbekend" verstuurd. 3. Scripts om de korting onbetaald verlof te berekenen vanuit een opgegeven aantal uren verlof Voor het inhouden van het aantal uur onbetaald verlof zijn een aantal scripts toegevoegd. Dit resulteert in de berekening: Factor * Aantal * Prijs. De scripts zijn terug te vinden in het configuratiescherm van de salariscomponent op het tabblad Geavanceerde informatie. Hiervoor hebben we onderstaande scripts aangemaakt: Script Toelichting General.MinusOne Dit is een bestaand script dat wordt gebruikt om het resultaat van de component (Factor * Aantal * Prijs) negatief te maken, zodat er een korting ontstaat. General.TransferWeekHoursToPeriodHours Dit script rekent het aantal uren dat bij "Aantal" is opgegeven zo nodig om naar uren per periode. Salary.HourlywageRecalcFromNormalSalary Dit script berekent het uurloon op het contract. 4. Drietal salariscomponenten per verlofsoort Presentatie onbetaald verlof op de salarisstrook Voor de vaste salarianten wordt het uurloon opnieuw vastgesteld ten behoeve van onbetaald verlof door het periodesalaris te delen door het aantal periodenormuren. Het resultaat van deze berekening is een 6

7 onafgerond uurloon en dit wordt gebruikt bij de vaststelling van onbetaald verlof. We hebben hiervoor gekozen omdat bij 100% verlof dan het totale salaris wordt gekort. Gaan we uit van het afgeronde uurloon dan wordt bij 100% verlof niet het totale salaris gekort. Standaard hebben we al de onbetaald verlof salariscomponenten ingericht om alleen het bedrag te tonen op de salarisstrook. Mocht u het aantal en prijs van de onbetaalde verlof salariscomponenten op de salarisstrook tonen, dan zal het berekende bedrag enkele centen kunnen afwijken ten opzichte van de formule Aantal * Prijs, omdat de Prijs een afgerond bedrag is. 4a. Onbetaald verlof met consequentie in pensioen- en/of overige regelingen Ten behoeve van de berekening voor korting onbetaald verlof en korting in pensioen en overige regelingen opbouw hebben wij onderstaande salariscomponenten gemaakt: Nummer Naam Korting ouderschapsverlof (inclusief pensioen) Korting sabbatical leave (inclusief pensioen) Korting levensloopverlof (inclusief pensioen) Korting onbetaald verlof (inclusief pensioen) Korting stakingsuren (inclusief pensioen) In paragraaf 3.1 Werkwijze wordt de configuratie van de diverse salariscomponenten nader toegelicht. 4b. Onbetaald verlof met voortzetting van pensioen- en/of overige regelingen opbouw Ten behoeve van de berekening voor korting onbetaald verlof met voortzetting van pensioen opbouw hebben wij onderstaande salariscomponenten gemaakt: Nummer Naam Korting ouderschapsverlof (met voortzetting pensioen) Korting sabbatical leave (met voortzetting pensioen) Korting levensloop verlof (met voortzetting pensioen) Korting onbetaald verlof (met voortzetting pensioen) Korting stakingsuren (met voortzetting pensioen) In paragraaf 3.1 Werkwijze wordt de configuratie van de diverse salariscomponenten nader toegelicht. 4c. Werkgeverspremie verhalen op werknemer Ingeval van onbetaald verlof en pensioen en/of overige premies zijn verschuldigd, kan de werkgever kiezen om het werkgeversdeel van de premie gedurende de verlofperiode te verhalen op de werknemers. Per verlofsoort zijn een aantal salariscomponenten aangemaakt: Verlofsoort Salariscomponent om het percentagedeel op te geven dat verhaald moet worden op de werknemer Salariscomponent t.b.v. berekening extra inhouding voor pensioenenen/of overige regelingen Ouderschapsverlof Percentage WG-deel naar WN vanwege ouderschapsverlof Pensioen premie WG-deel vanwege ouderschapsverlof 7

8 Verlofsoort Sabbatical leave Levensloop verlof Onbetaald verlof Onbetaald stakingsuren Salariscomponent om het percentagedeel op te geven dat verhaald moet worden op de werknemer Percentage WG-deel naar WN vanwege sabbatical leave Percentage WG-deel naar WN vanwege levensloop verlof Percentage WG-deel naar WN vanwege onbetaald verlof Percentage WG-deel naar WN vanwege stakingsuren Salariscomponent t.b.v. berekening extra inhouding voor pensioenenen/of overige regelingen Pensioen premie WG-deel vanwege sabbatical leave Pensioen premie WG-deel vanwege levensloopverlof Pensioen premie WG-deel vanwege onbetaald verlof Pensioen premie WG-deel vanwege stakingsuren 3.1 Werkwijze Hoe u om moet gaan met het verwerken van onbetaald verlof, wordt uitgelegd in een apart document. Voordat u deze werkwijze gaat toepassen, moet u het volgende weten: Het korten op de pensioen- en/of overige regelingen grondslagen kan óf via het verlagen van de uren in de berekende deeltijdfactor óf door het kortingsbedrag als bedrag mee te nemen in de grondslag. U moet ervoor zorgen dat niet beide opties meegenomen worden, want anders wordt de korting tweemaal toegepast. Voor een "Rekenwijze" waarbij de deeltijdfactor geen rol speelt (bijvoorbeeld SVW-loon) of niet toegepast wordt of op een specifieke dag wordt toegepast, wordt altijd het kortingsbedrag in de grondslag opgenomen. Oftewel de grondslag wordt verlaagd. Deze gegevens staan in de configuratie van de tabellen pensioen en overige regelingen. Dit zijn de tabellen die beginnen met een 6xxxx. Welke werkwijze toegepast dient te worden is afhankelijk van een aantal factoren. Valt u onder de Cao Woondiensten, dan dient u de volgende werkwijze toe te passen: Werkwijze onbetaald verlof cao Woondiensten en SPW. 8

9 4 Overige wijzigingen functionaliteit 4.1 Vertaling reden einde contract t.b.v. pensioenaangifte In tabel is het maximale aantal redenen einde contract verhoogd van 20 naar 50. In Talent kan men een onbeperkt aantal redenen aanmaken en toepassen bij een werknemer die uit dienst gaat: In Payroll kunt u nu in tabel voor maximaal 50 redenen vastleggen wat in de pensioenaangifte moet worden doorgegeven: 9

10 5 Opgeloste fouten 5.1 Pensioengrondslag en premies VPL en FLOW bij onbetaald verlof Foute situatie Voor het pensioenfonds SPW geldt dat als een werknemer met verlof gaat de pensioen- en overige regelingen premies gewoon blijven doorlopen. De werknemer heeft de mogelijkheid om toestemming te vragen aan SPW om deze premie gedurende de onbetaald verlofperiode niet toe te passen. Hiervoor dienen wel gewoon risicopremies afgedragen te worden. In januari is de mogelijkheid hiervoor ingebracht. Doch is bewezen dat deze functionaliteit niet correct werkt. Onderstaande punten gingen niet goed: De producten VPL- en FLOW-premie moeten gebaseerd worden op het aantal gewerkte uren (dus de onbetaalde uren werden ten onrechte niet meegenomen in de berekeningen); De pensioengrondslag voor de producten PP (Flex pensioen), AP (WIA+/WGA-hiaat) en IP (WIA excedent) dient niet verlaagd te worden met de onbetaalde uren (de grondslagen en premies werden ten onrechte verlaagd omdat er gebruik gemaakt werd van salariscomponent HM pensioen deeltijdfactor); Met deze update worden bovenvermelde punten opgelost vanaf 1 januari Hiervoor moet een aantal herstelacties worden uitgevoerd. Deze herstelacties zijn hieronder beschreven. Dit zal leiden tot terugwerkende kracht herrekeningen en vernieuwde pensioenaangiftes. Herstelacties / correctie vanaf 1 januari 2017 Voor de werknemers met een lopend onbetaald verlof met toestemming van SPW dient u salariscomponent HM pensioen deeltijdfactor te vervangen door een van de nieuwe salariscomponenten (14110, of 14210). Dus salariscomponent HM pensioen deeltijdfactor mag vanaf 1 januari 2017 niet meer voorkomen voor werknemers vallende onder de Cao Woondiensten. Door deze herstelactie en de aanpassingen die wij hebben gedaan zal er per 1 januari 2017 een herrekening plaatsvinden voor alle werknemers die gebruik maken van onbetaald verlof met toestemming van SPW. Let op! Zorg dat er vanaf 1 januari 2017 bij geen enkele werknemer onderstaande salariscomponenten toegepast worden: HM pensioen deeltijdfactor Ouderschapsverlof Onbetaalde dagen HM onbetaalde uren Of dat de deeltijdfactor van het contract gewijzigd wordt ten behoeve van onbetaalde uren. 5.2 Extra uren / minder uren in grondslag en premies voor pensioenfonds SPW Voor het pensioenfonds SPW geldt dat meer- of minderuren (door bijvoorbeeld het kopen / verkopen van verlofuren) geen effect mogen hebben op de pensioenpremies en de premies voor overige regelingen. 10

11 Onderstaande punten gingen niet goed: Het verkopen en kopen van verlof, afrekenen van verlofsaldo, uitbetalen van verlofrecht mogen geen effect hebben op de premiegrondslagen en premies van PP (Flex pensioen), AP (WIA+/WGA-hiaat), IP (WIA excedent), VPL en FLOW (de grondslagen en premies werden ten onrechte verlaagd/verhoogd); Extra betaalde uren voor vaste salarianten mogen geen effect hebben op de premiegrondslagen en premies van PP, AP, IP, VPL en FLOW (de grondslagen en premies werden ten onrechte verhoogd). Met deze update worden bovenvermelde punten opgelost vanaf 1 januari Dit zal leiden tot terugwerkende kracht herrekeningen en vernieuwde pensioenaangiftes. Hiervoor hoeven geen handmatige herstelacties worden gedaan. 5.3 Pensioengrondslag op basis van SV-loon bij bereiken van minimumleeftijd Bij het bereiken van de minimumleeftijd van een regeling op basis van SV-loon, werd het SV-loon van het hele jaar gebruikt. Nu wordt het SV-loon gebruikt vanaf de periode waarin de minimumleeftijd bereikt werd. Tevens werden er salariscomponenten aangemaakt met waarde 0 terwijl regeling nog niet actief was. Deze onterechte salariscomponenten worden nu niet meer aangemaakt. 5.4 Pensioengrondslag op basis van SV-loon bij wisseling van groep Bij het wisselen van groep, bijvoorbeeld van een stagiair zonder pensioen naar een contract met pensioenregeling op basis van SV-loon, werd het SV-loon van het hele jaar gebruikt. Nu wordt het SV-loon gebruikt vanaf de periode waarin regeling actief werd. 11