Gebruikersinstructie pensioenaangifte PGGM (m.i.v. 1 januari 2017)

Transcriptie

1 Talent & Salaris Gebruikersinstructie pensioenaangifte PGGM (m.i.v. 1 januari 2017) Versie: 2.1 Datum: 10 maart 2017

2 Inhoud Inleiding... 3 PGGM nieuws... 4 Hoe maak ik een account aan?... 4 Veel gestelde vragen over de UPA (PGGM-site)... 4 Installatie tips... 5 Inrichten pensioenaangifte communicatie... 5 Microsoft WSE 3.0 geeft error 1324 bij installatie... 5 Inrichten in de Client... 6 Hoe een medewerker met onbetaald verlof inrichten?... 6 Hoe een medewerker met een opname uit de levensloopregeling inrichten?... 7 Oproepkrachten en code Invloed verzekeringsplicht... 7 Medewerker met 2 verschillende codes Invloed verzekeringsplicht... 7 Bepaling regelingloon... 7 Verlaagd regelingloon (pensioengrondslag) gedurende het 2 de ziektejaar... 8 Diversen meldingen na inzenden bericht PGGM... 9 Deeltijdfactor pensioen en deeltijdfactor moeten gelijk zijn aan elkaar... 9 Grondslag pensioen moet groter zijn dan 0, Meerdere contracten met zelfde brutosalaris en verschillende pensioengrondslagen... 9 Tweede jaar ziek en Incidentele tijdelijke inkomstenvermindering waarde Z... 9 Diversen Wijzigen aansluitnummer/leveranciersnummer na aangifte Na berekenen Error en source tekst <GeslPnr> Na berekenen Error en source tekst <VoorlPnr> Na berekenen E(rror) en/of W(aarschuwing) <123-E> [1056] Sectorcode op geen gezet, er heeft echter geen herberekening plaats Versiebeheer

3 Inleiding Hierbij ontvangt u een gebruikershandleiding t.b.v. de pensioenaangifte aan PGGM, welke vanaf 1 januari 2017 van toepassing is. In dit document staan een aantal oorzaken en oplossingen van meldingen die PGGM tijdens de testfase met Visma zijn waargenomen. Dit document zal regelmatig worden ververst. Check daarom regelmatig vismaservice.nl of een update beschikbaar is. LET OP! Voorloop-nullen in het leveranciers- en aansluitnummer zijn niet toegestaan. Dit ondanks wat in de Help staat. Voordat u uw eerste aangifte gaat berekenen controleer dan eerst het Aansluitnummer in Onderhoud bedrijf. Hier legt u zowel het leveranciers- als het aansluitnummer vast. Mocht u hier een leveranciersen/of aansluitnummer met voorloop-nullen vermeld zijn, wijzig dit nummer dan. Bijvoorbeeld: Leveranciersnummer/Aansluitnummer /1111. Indien het leveranciers- en aansluitnummer gelijk is aan elkaar volstaat het om alleen het nummer vast te leggen. Uiteraard zonder voorloopnullen. Bijvoorbeeld: Leveranciersnummer/Aansluitnummer Zie voor uw aansluit- en leveranciersnummer de documentatie die u van PGGM heeft ontvangen. LET OP! Controleer voor de eerste aangifte de inrichting van de werknemersgroepen. Het leveranciers- en aansluitnummer hoort uniek te zijn bij een loonheffingsnummer. Eén loonheffingsnummer met meerdere leveranciers- en aansluitnummers is niet toegestaan. 3

4 PGGM nieuws Hoe maak ik een account aan? Routing werkgever met één leveranciers- en aansluitnummer: Voorbeeld: leveranciers- en aansluitnummer = Inloggen via Mijn Organisatie UPA account aanmaken Met de inloggegevens van het UPA account terug naar het salarispakket om deze gegevens in te voeren om de verbinding te activeren Relatienummer aansluiting = organisatienummer van de werkgever ( ) Leverancier nummer = organisatienummer van de werkgever (werkgever is namelijk de inzender) (999999) Routing werkgever met één leveranciersnummer en meerdere aansluitnummers: Voorbeeld: leveranciersnummer = en aansluitnummer=1234 Inloggen via Mijn Organisatie UPA account aanmaken Met de inloggegevens van het UPA account terug naar het salarispakket om deze gegevens in te voeren om de verbinding te activeren Relatienummer aansluiting = organisatienummer van de werkgever (1234) Leverancier nummer = organisatienummer van de werkgever (werkgever is namelijk de inzender) (999999) Veel gestelde vragen over de UPA (PGGM-site) Bij twijfel gelieve contact op te nemen met PGGM of zie: Hierbij een linkje van PGGM zelf met diverse vraag en antwoord. 4

5 Installatie tips Zorg ervoor dat altijd de laatste software in uw omgeving is geplaatst. Om een aangifte te versturen met de webserver is ook een stukje software van Microsoft noodzakelijk. Zie hieronder. Inrichten pensioenaangifte communicatie (Zie Help: Aangifte/Pensioen/Verzenden pensioenaangifte) Voor het gebruik van de verzendmodule pensioenaangifte voor aangiftes bestemd voor Syntrus Achmea, TKP en PGGM, is de installatie van externe software van Microsoft vereist. Het gaat hierbij om de Microsoft Web Services Enhancements (WSE) 3.0 runtime, zie de volgende link voor de download: Indien bovengenoemde software ontbreekt, kan de volgende foutmelding optreden. Installatie van de software lost dit probleem op: Microsoft WSE 3.0 geeft error 1324 bij installatie Tijdens het installatie proces krijgt u onderstaande melding. Oplossing: Meld u aan met een admin(istrator) account. Deze krijgt andere/geen policies geladen. Het zou kunnen dat bij het niet aanmelden met een admin account, een policy ervoor zorgt dat er een niet geaccepteerd karakter in het profiel van de gebruiker terecht komt. 5

6 Inrichten in de Client In dit hoofdstuk wordt een aantal attentiepunten beschreven. Vastlegging gebeurt in Talent en Salaris Client. Hoe een medewerker met onbetaald verlof inrichten? Om onbetaald verlof te kunnen vastleggen en dit juist te kunnen doorgeven via de PGGM pensioenaangifte moet u het volgende doen. 1. U legt het onbetaald verlof vast in Onderhoud werknemer in tabblad Vaste uren/aant. met de componenten voor percentages, 951, 953, 955, 957 en/of Er mogen meer soorten onbetaald verlof tegelijk voorkomen in een periode. Deze worden bij het uiteindelijke resultaat dan bij elkaar geteld. 3. De verlofcomponenten voor uren (950, 952, 954, 956 en 958) worden niet ondersteund. Meer informatie: 4. Als u onbetaald verlof vastlegt, worden een aantal zaken in de salarisberekening anders berekend a. Het salaris wordt verlaagd met het (totale) % onbetaald verlof van het contract b. Betreft het levensloopverlof en vindt er daarnaast een levensloopuitkering plaats, dan legt u deze zelf vast in een eigen component c. De toegepaste deeltijdfactor wordt verlaagd met het (totale) % onbetaald verlof van het contract d. De pensioenpremie en pensioenafdracht wordt berekend, rekening houdend met het (totale) % onbetaald verlof van het contract e. De toegepaste deeltijdfactor pensioen wordt berekend, rekening houdend met het (totale) % onbetaald verlof van het contract f. De AP premie en afdracht wordt berekend, rekening houdend met het (totale) % onbetaald verlof van het contract g. De verloonde uren loonaangifte (component 7207) worden verlaagd met het (totale) % onbetaald verlof van het contract h. De wet WAS berekening houdt rekening met het (totale) % onbetaald verlof van het contract 5. In de PGGM pensioenaangifte zijn een aantal zaken die in deze situatie anders worden doorgegeven: a. De onbetaalde verlofpercentages worden doorgegeven in de sectie Verlof (componenten 951, 953, 955, 957 en/of 959) b. De code incidentele inkomstenvermindering wordt op O gezet c. Het aantal verloonde uren pensioen wordt verlaagd d. Het contractloon (component 7209) blijft ongewijzigd de waarde alsof er geen verlof was e. De contracturen per week (component 7210) ) blijft ongewijzigd de waarde alsof er geen verlof was f. De deeltijdfactor pensioen (urencomponent 7000) blijft ongewijzigd de waarde alsof er geen verlof was 6

7 6. In de Loonaangifte zijn een aantal zaken die in deze situatie anders worden doorgegeven: a. De verloonde uren loonaangifte (component 7207) (deze zijn dan verlaagd) b. De code incidentele inkomstenvermindering wordt op O gezet Zie 4.1. Hoe een medewerker met een opname uit de levensloopregeling inrichten? Oproepkrachten en code Invloed verzekeringsplicht Bij een oproepkracht moet de 'Invloed verzekeringsplicht' (D of E) in Onderhoud werknemer juist staan. Bij een oproepkracht moet het 'Arbeidscontract' (Oproepkracht met werkverpl. of Oproepkracht zonder werkverpl.) in Onderhoud werknemer juist staan. Een eigen vastgelegd type Arbeidscontract MUP wordt behandeld als Oproepkracht met werkverpl.. Bij een oproepkracht mogen er ook geen Uren contract in Onderhoud werknemer vastgelegd zijn. Medewerker met 2 verschillende codes Invloed verzekeringsplicht Een medewerker kan meer contracten hebben. Deze contracten kunnen een verschillende Invloed verzekeringsplicht hebben. Hoe moet dit worden vastgelegd om een juiste aangifte te kunnen doen? PFZW verwacht alleen bij oproepkrachten de code Invloed verzekeringsplicht. In Onderhoud werknemer/dienstverband/salaris/fiscaal dient u de juiste Invloed verzekeringsplicht te kiezen. U kunt hier meerdere codes selecteren. Let ook op dat bij het arbeidscontract in Onderhoud werknemer/contract/salaris/functie het juiste soort Arbeidscontract is geselecteerd. Zie paragraaf 4.3. Bepaling regelingloon In het UPA bericht wordt het zgn. Regelingloon uitgevraagd. Voor vaste salarianten is dit de 'Grondslag pensioen' in Onderhoud werknemer maal het aantal periodes. Afgerond naar boven op gehele euro's. Bepalend is de 'Grondslag pensioen' in de eerste periode van een jaar of de 'Grondslag pensioen' bij aanvang van het dienstverband gedurende het jaar. Indien sprake is van een verlaagde pensioengrondslag i.v.m. ziekte dan wordt het Regelingsloon als volgt bepaald, 'Grondslag pensioen' in Onderhoud werknemer maal het aantal periodes maal waarde van component 137 of 237. Afgerond naar boven op gehele euro's. Zorg er dus voor dat er altijd een waarde gevuld is 'Grondslag pensioen' in de eerste periode of in de periode van indiensttreding. 7

8 Verlaagd regelingloon (pensioengrondslag) gedurende het 2 de ziektejaar Om het juiste regelingloon te kunnen berekenen dienen de componenten 137,138 en 139 gebruikt te worden. Ook kunnen 237, 238 en 239 (handmatige componenten) gebruikt worden. Indien 139 of 239 niet aanwezig zijn, zal het juiste verlaagde regelingloon niet worden doorgegeven. 8

9 Diversen meldingen na inzenden bericht PGGM Mogelijk dat u een terugkoppeling krijgt van PGGM nadat de inzending gecontroleerd is. Hieronder staan een aantal mogelijke oplossingen beschreven. Deeltijdfactor pensioen en deeltijdfactor moeten gelijk zijn aan elkaar Bij een vaste salariant moet de 'Deeltijdfactor pensioen' en deeltijdfactor van het contract, beiden in Onderhoud medewerker, gelijk zijn aan elkaar. Mogelijke fout/melding: Verloonde uren voor regeling hoger/lager dan het salaris, onduidelijk waar deze extra uren vandaan komen. Grondslag pensioen moet groter zijn dan 0,00 Bij een vaste salariant moet de 'Grondslag pensioen' in Onderhoud medewerker, groter zijn dan 0,00. Mogelijke fout/melding: Regelingloon = 0, er wordt wel op premie ingehouden. Regelingloon = 0, regelinggegevens staan wel 'aan'. Meerdere contracten met zelfde brutosalaris en verschillende pensioengrondslagen Bij een vaste salariant met meerdere contracten en een gelijk bruto salaris, moet de 'Grondslag pensioen' in Onderhoud werknemer bij de meerdere contracten gelijk aan elkaar zijn. Mogelijke fout/melding: Er zijn 2 dienstverbanden, uurloon gelijk, maar regelingloon is anders. Tweede jaar ziek en Incidentele tijdelijke inkomstenvermindering waarde Z Bij een medewerker welke gedurende het tweede jaar ziek gekort wordt op het brutosalaris is het verplicht om de Incidentele tijdelijke inkomstenvermindering met een waarde Z door te geven. Ook de pensioengrondslag (Regelingloon) wordt verlaagd. De Incidentele tijdelijke inkomstenvermindering kan handmatig in Onderhoud werknemer gezet worden, maar kan ook automatisch bepaald worden, door de code op A te zetten. Indien u deze code handmatig zet dient de Incidentele tijdelijke inkomstenvermindering in de volledige periode dat de medewerker 100% hersteld is weer op de waarde Automatisch bepalen gezet te worden. Indien de medewerker 100% hersteld is en de Incidentele tijdelijke inkomstenvermindering wordt met waarde Z doorgegeven, wordt een melding door PGGM teruggekoppeld. In de loonaangifte zal deze onterechte code Z gevolgen hebben voor de medewerker bij de dagloonbepaling. Tip: Laat de Incidentele tijdelijke inkomstenvermindering automatisch bepalen. 9

10 Diversen Wijzigen aansluitnummer/leveranciersnummer na aangifte Mocht u een verkeerd aansluitnummer/leveranciersnummer voor de aangifte gebruikt hebben kunt u dit als volgt wijzigen. Wijzig in Onderhoud bedrijf het Aansluitnummer. Controleer in de werknemersgroep of het nummer juist is vastgelegd. Indien u nog geen aangifte gedaan heeft, kunt u de aangifte berekenen. Indien u aangifte gedaan heeft en het bericht heeft niet de status OK, kunt u de aangifte opnieuw berekenen en inzenden. Indien u aangifte gedaan heeft en het bericht heeft de status OK, moet u eerst de eerdere aangeleverde aangifte intrekken. (Neem hier contact over op met Visma Support) Na inzenden van de intrekking moet u de aangifte met het gewijzigde nummer opnieuw berekenen en verzenden naar PGGM Na berekenen Error en source tekst <GeslPnr> Het kan voorkomen dat er na het berekenen van de pensioenaangifte de volgende melding volgt: <0-E> Your XML Document failed to load due the following error. Error #: : Element content is invalid according to the DTD/Schema. Expecting: { NmPnr. Line #: Line Position: 17 Position In File: Source Text: <GeslPnr>1</GeslPnr> Document URL: <Plaats waar XML staat> (Error in mdoccreator.createdocument!) Extra Informatie Aangifte periode: Oorzaak: Er is in het verleden vervuiling in de database opgetreden. Er is in de database een partner (tabel wlh) aanwezig maar deze wordt niet getoond in Onderhoud werknemer (tabel wnr). Deze 'partner' moet worden verwijderd. Uit de melding blijkt niet welk werknemersnummer het betreft. Ga hiervoor waar u de bestanden opslaat (zie instellingen). Hier staat het bestand (type: building file) dat (niet volledig) is opgebouwd. Open dit met een editor en ga naar de regel genoemd en de error. Bij deze gegevens kunt u ook het werknemersnummer vinden. 10

11 Oplossing: Ga naar Onderhoud\Werknemer\Persoon. Hier moeten de partner gegevens verwijderd worden., Selecteer de Relatie, Klik op het Hamertje en Verwijder met het zwarte kruis. Bereken de aangifte opnieuw. Na berekenen Error en source tekst <VoorlPnr> Het kan voorkomen dat er na het berekenen van de pensioenaangifte de volgende melding volgt: <0-E> Your XML Document failed to load due the following error. Error #: : Element content is invalid according to the DTD/Schema. Expecting: { Line #: 981 Line Position: 18 Position In File: Source Text: <VoorlPnr>FPJM</VoorlPnr> Document URL: <Plaats waar XML staat> (Error in mdoccreator.createdocument!) Extra Informatie Aangifte periode: Oorzaak: Er is in het verleden vervuiling in de database opgetreden. Er is in de database een partner (tabel wlh) aanwezig maar deze wordt niet getoond in Onderhoud werknemer (tabel wnr). Deze 'partner' moet worden verwijderd. Uit de melding blijkt niet welk werknemersnummer het betreft. Ga hiervoor waar u de bestanden opslaat (zie instellingen). Hier staat het bestand (type: building file) dat (niet volledig) is opgebouwd. Open dit met een editor en ga naar de regel genoemd en de error. Bij deze gegevens kunt u ook het werknemersnummer vinden. Oplossing: Ga naar Onderhoud\Werknemer\Persoon. Hier moeten de partner gegevens verwijderd worden., Selecteer de Relatie, Klik op het Hamertje en Verwijder met het zwarte kruis. Bereken de aangifte opnieuw. Na berekenen E(rror) en/of W(aarschuwing) <123-E> [1056] Sectorcode op geen gezet, er heeft echter geen herberekening plaats Aangifte: Maand Bedrijf: 1 Jaar: 2017 Aansluitnummer: xxxxxxx Volgnummer: 2 Kalender: 1 11

12 Tydvak: 2 ****************************************************************************************** <123-E> [1056] Sectorcode op geen gezet, er heeft echter geen herberekening plaats gevonden!(la_sect_rg). Extra Informatie Aangifte periode: Werknemer: xxxxxxx Dienstverband: 1 Hoofdcontract: 1 Geboortedatum(YYYY-MM-DD): xxxx-xx-xx Dit is een mogelijk een stagiair. Staan hierbij de Sectorcode in de indicaties van de WAO, WW en ZW juist? Er zou een sectorcode moeten zijn en de indicatie ZW moet op Ja staan. Versiebeheer Versie Datum Aanpassing 1.0 Eerste versie. 1.1 Meldingen toegevoegd Versie naar klant Hoe onbetaald verlof vastleggen? Ander kleiner aanpassingen. 12