Releasenotes Visma.net Payroll Update

Transcriptie

1 Releasenotes Visma.net Payroll Update Copyright Visma Software B.V. Postbus AS Amersfoort Alle rechten voorbehouden. Verveelvoudiging of openbaarmaking, geheel of gedeeltelijk, is niet toegestaan dan met schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende.

2 Inhoudsopgave 1 Installatie releases Waarom Update ? Verloonde uren en fiscaal loon voorgaande jaren... 3 Twee standaard rapportages... 3 Twee salariscomponenten... 3 Correcties in aangiftes van voorgaande jaren opnemen... 4 Corrigeren van het aantal verloonde uren in aangiftes van voorgaande jaren... 4 Corrigeren van fiscale bedragen in aangiftes van voorgaande jaren Nieuw geïmplementeerde cao's... 6 Cao Welkoop... 6 Cao Technische Groothandel Samenstelschema met kostendrager Wijzigingen in bestaande inrichting... 7 Pensioenfonds Medewerkers Apotheken deeltijdfactor boven 100%... 7 Cao VVT inrichting reiskosten 0,15 vanaf 1 januari Opgeloste fouten... 8 Aantal verloonde uren... 8 Pensioenfonds Medewerkers Apotheken maximum pensioengrondslag... 9 Cao Gehandicaptenzorg eenmalige uitkering voor oproepkrachten... 9 Pensioenfonds Wonen onjuiste premieberekening... 9 Pensioenfonds PFZW - aantal decimalen deeltijdfactor Afgehandelde aanvragen

3 1 Installatie releases Update zal op vrijdag 8 december 2017 voor u worden geïnstalleerd. 2 Waarom Update ? Er wordt in deze update nieuwe en gewijzigde functionaliteit geleverd. Deze staat beschreven in paragraaf 2.1 t/m 2.4. Er zijn ook een aantal fouten opgelost, zie hoofdstuk 3 en Verloonde uren en fiscaal loon voorgaande jaren Ter voorbereiding op de LIV en LKV hebben we een aantal wijzigingen uitgevoerd om wijzigingen op verloonde uren en/of fiscaal loon in voorgaande jaren te kunnen rapporteren in loonaangiftes van voorgaande jaren: Twee nieuwe standaard rapportages ten behoeve van verloonde uren; Twee nieuwe salariscomponenten ten behoeve van correcties op verloonde uren en fiscaal loon over het jaar heen. Mogelijkheid om correcties in aangiftes van voorgaande jaren op te nemen. Twee standaard rapportages Op distributor level zijn een tweetal rapportages aangemaakt: 1. Het overzicht Verloonde uren (loonaangifte) toont per inkomstenverhouding alle cumulatieven die in een bepaalde periode een bijdrage leveren aan het aantal verloonde uren in de loonaangifte. 2. Het overzicht Verloonde uren en Loon SV toont per inkomstenverhouding het aantal verloonde uren en het loon SV in een bepaalde periode. Bij beide overzichten vindt een sommatie plaats van het totaal aantal uren na de laatst geselecteerde periode. Met deze overzichten kunt u eenvoudig controleren of bepaalde werknemers in aanmerking komen voor de LIV en/of LKV. Twee salariscomponenten Voor correcties op verloonde uren en fiscaal loon over het jaar heen, hebben we de volgende twee nieuwe salariscomponenten aangemaakt. 1. Component Correctie verloonde uren (met name vorig jaar) Hiermee kunt u eventueel het aantal verloonde uren corrigeren indien blijkt dat het totaal aantal verloonde uren niet het gewenste bedrag heeft. U dient dan het verschil wat te weinig of te veel is op te geven. Het opgegeven aantal wordt in de aangiftetijdvak van de transactiedatum / betalingsperiode bijgeteld. 3

4 Veronderstel dat u in 2018 het totaal aantal verloonde uren over het jaar 2017 wilt corrigeren, dan dient u een transactie op te geven op deze component met een transactiedatum in Ingeval het totaal aantal verloonde uren verhoogd moet worden, vult u een positief aantal in waarmee het aantal verloonde uren verhoogd moet worden. Ingeval het totaal aantal verloonde uren verlaagd moet worden dan vult u een negatief aantal in waarmee het totaal aantal verloonde uren verlaagd moet worden. Wilt u het aantal verloonde uren van het ene jaar naar het ander jaar verplaatsen dan moet u twee transacties opgeven. Voor het opboeken van het aantal verloonde uren naar het opboekingsjaar vult u een positief aantal in met een transactiedatum in het te corrigeren jaar. Voor het tegenboeken van het aantal verloonde uren van het ander jaar vult u een negatief aantal in met een transactiedatum in het tegenboekingsjaar. U kunt dit ook met terugwerkende kracht over het jaar heen corrigeren. In dit geval wordt de periode over het jaar heen opnieuw aangemaakt in de loonaangifte met het gecorrigeerd aantal. 2. Component Correctie tabelinkomen (met name vorig jaar) Deze component kunt u gebruiken als u een bedrag in de loonaangifte van voorgaande jaren wilt verantwoorden. U dient hierin het bedrag aan fiscaal inkomen in te vullen met een transactiedatum in het jaar waarmee u de aangifte in voorgaande jaren wilt corrigeren. Door de fiscale afhandeling van Tabelinkomen correctie voorgaande jaren of Bijzonder tarief correctie voorgaande jaren, wordt het bedrag in de loonaangifte in het aangiftetijdvak verantwoord waarin de transactiedatum / betalingsperiode valt. Met deze functionaliteit is het ook mogelijk gemaakt dat ingeval een correcties over het jaar heen plaatsvindt op componenten die bij fiscale afhandeling aangemerkt zijn als Tabelinkomen correctie voorgaande jaren of Bijzonder tarief correctie voorgaande jaren loonaangifteberichten over het jaar heen worden aangemaakt. Zie de volgende paragraaf Correcties in aangiftes van voorgaande jaren opnemen. Correcties in aangiftes van voorgaande jaren opnemen In de regel worden correcties over voorgaande jaren verantwoord in de loonaangifte van het huidige jaar: de reguliere fiscale werking is een nabetaling in het huidige jaar. Is er door de Belastingdienst een correctieverplichting opgelegd om bedragen in voorgaande jaren te corrigeren, dan is het vanaf deze update mogelijk om bepaalde bedragen in aangiftes van voorgaande jaren te rapporteren. De volgende mogelijkheden zijn aangeboden: 1. Het corrigeren van het aantal verloonde uren in aangiftes van voorgaande jaren 2. Het corrigeren van fiscale bedragen in aangiftes van voorgaande jaren met uitzondering van: a. Levensloopregeling b. Auto van de zaak c. Uitbetaling en reservering van de vakantiebijslag d. Uitbetaling en reservering van de extra uitkering e. Onbelaste reiskostenvergoeding Deze mogelijkheden worden later uitgewerkt. Corrigeren van het aantal verloonde uren in aangiftes van voorgaande jaren Om het aantal verloonde uren in aangiftes van voorgaande jaren te corrigeren dient u onderstaande stappen 4

5 te volgen: 1. Bij de salariscomponent Correctie verloonde uren (met name vorig jaar) geeft u het aantal verloonde uren op die u te weinig of te veel heeft verantwoord in het te corrigeren jaar. 2. Hebt u te weinig of te veel verloonde uren in voorgaande jaren verantwoord omdat er bijvoorbeeld salariscomponenten gebruik zijn waarvan er geen aantal uren meegegeven kunnen worden, dan kunt u het verschil dat te weinig of te veel is verantwoord opgeven via salariscomponent U moet dan wel ervoor zorgen dat de transactiedatum / betalingsperiode in het te corrigeren jaar valt. 3. Hebt u salariscomponenten gebruikt waarbij wel de mogelijkheid is om het aantal uren mee te geven, maar de transacties op deze salariscomponenten zijn met terugwerkende kracht over het jaar heen opgevoerd, dan wordt het aantal uren verantwoord in het huidig jaar. Hiervoor moet u het aantal uren verplaatsen naar het betreffende jaar. Dit kunt u doen door twee transacties op te voeren op salariscomponent 71490: a. Voor het opboeken van het aantal verloonde uren naar het opboekingsjaar vult u een positief aantal in met een transactiedatum / betalingsperiode in het te corrigeren jaar. b. Voor het tegenboeken van het aantal verloonde uren van het lopend jaar vult u een negatief aantal in met een transactiedatum / betalingsperiode in het tegenboekingsjaar. 4. Door bovenstaande stappen te volgen, wordt het aantal opgegeven verloonde uren naar het juiste cumulatief gevuld waardoor dit aantal in het juiste loonaangiftebericht wordt gemeld. 5. Hebt u eigen gedefinieerde salariscomponenten voor het opgeven van de correctie van verloonde uren, dan moet u ervoor zorgen dat het resultaat van de salariscomponent in cumulatief 400 Betaalde uren terecht komt. Corrigeren van fiscale bedragen in aangiftes van voorgaande jaren Voor het kunnen corrigeren van fiscale bedragen in aangiftes van voorgaande jaren zijn er twee nieuwe fiscale afhandelingen toegevoegd: Tabelinkomen correctie voorgaande jaren Bijzonder tarief correctie voorgaande jaren Om fiscale bedragen in aangiftes van voorgaande jaren te corrigeren dient u onderstaande stappen te volgen: 1. Als u gebruik maakt van eigen gedefinieerde salariscomponenten dient u ervoor te zorgen dat bij deze 5

6 componenten de fiscale afhandeling ingericht is als Tabel inkomen correctie voorgaande jaren of Bijzonder tarief correctie voorgaande jaren. 2. U kunt ook gebruik maken van het door ons aangemaakte salariscomponent Correctie fiscaal inkomen in voorgaande jaren. Deze component heeft als fiscale afhandeling "Tabel inkomen correctie voorgaande jaren". 2.2 Nieuw geïmplementeerde cao's Cao Welkoop De inrichting van deze cao bestaat uit de cao-tabel en de pensioenregelingen van Pensioenfonds Detailhandel. Op ondernemingsniveau kan een afwijkende pensioenregeling worden overeengekomen. In dat geval dient in tabel de parameter Pensioenfonds levering gewijzigd te worden in "Geen specifiek pensioenfonds" en dient de regeling in tabellen en uit te worden gezet. De volgende salariscomponenten zijn aangemaakt. Salariscomponent Naam Overwerkuren 133 1/3% Overwerktoeslag uren 33 1/3% Nachttoeslag 50% Zaterdagavond- en zondagtoeslag 100% Feestdagentoeslag 150% Studiekostenvergoeding 25% Studiekostenvergoeding 50% Cao Technische Groothandel De inrichting van deze cao bestaat uit de cao-tabel en de premieberekening voor het Fonds Kollektieve Belangen. Er is vanuit deze cao geen verplichting tot aansluiting bij een bedrijfstakpensioenfonds. De volgende salariscomponenten zijn aangemaakt: Salariscomponent Naam Overwerkuren 125% Overwerkuren 150% Overwerktoeslag uren 25% Overwerktoeslag uren 25% Overwerktoeslag uren 50% 6

7 43000 Toeslag uren 25% Toeslag uren 50% Toeslag uren 100% Feestdagentoeslag 100% Toeslag tweeploegendient 12,5% Toeslag drieploegendienst 22,5% Vooraankondiging functionaliteit De inrichting voor de eenmalige uitkering in juli 2018 zal in een volgende release worden opgeleverd. 2.3 Samenstelschema met kostendrager Vanaf deze release is het mogelijk om de kostendrager te gebruiken om een grootboekrekeningnummer samen te stellen. Indien u gebruik wilt maken van de kostendrager via een samenstelschema, dan adviseren wij u om een consultant in te schakelen. 2.4 Wijzigingen in bestaande inrichting Pensioenfonds Medewerkers Apotheken deeltijdfactor boven 100% Indien een werknemer een deeltijdfactor boven de 100% heeft, dient een afwijkende rekenwijze voor de pensioengrondslag te worden gehanteerd. Zowel franchise als maximum worden berekend op basis van een deeltijdfactor van maximaal 100%. De grondslag is het feitelijk verdiende salaris. Vanwege de afwijkende rekenwijze, zijn er twee nieuwe werknemergroepen ingericht: één voor werknemers met een deeltijdfactor boven de 100% en één voor werknemers met een deeltijdfactor boven de 100% die afzien van opbouw partnerpensioen. Werknemers zullen handmatig op deze werknemergroepen geplaatst moeten worden. De inrichting van tabel wijkt op twee punten af: de franchise wordt niet naar rato toegepast het maximum wordt niet naar rato toegepast Let op! Werknemers met een deeltijdfactor boven de 100% dienen door de werkgever handmatig in de juiste werknemergroep geplaatst te worden. Cao VVT inrichting reiskosten 0,15 vanaf 1 januari 2017 Tabel was reeds per 1 januari 2018 ingericht voor de reiskosten van 0,15 per kilometer (cao artikel 9.2.2a). Nu is deze tabel met terugwerkende kracht per 1 januari 2017 aangepast, om het mogelijk te maken om deze tabel voor het jaar 2017 te gebruiken. Mogelijk zijn er werkgevers die een override hebben gemaakt op deze tabel. Indien deze override gelijk is aan wat nu op cao-niveau is ingericht, dan graag deze override verwijderen. Zo zal de tabel meewijzigen met toekomstig cao-onderhoud. Indien de override, in verband met een afwijkende regeling op werkgeverniveau, afwijkt van de nieuwe cao-inrichting, dan moet u controleren of de inrichting van deze tabel nog overeenkomt met de bij de werkgever geldende regeling. 7

8 3 Opgeloste fouten Aantal verloonde uren Het bleek dat niet alle uren die noodzakelijk zijn voor de UWV/Belastingdienst gemeld werden in de loonaangifte. Tot heden werden alleen onderstaande uren vermeld in de loonaangifte: Cumulatief Uren 470 Vaste betaalde uren (t/m 2016 component 20470) 1000 Extra betaalde uren vaste salarianten 1100 Betaalde uren uurloners 1400 Overwerk Met ingang van deze update worden vanaf ook onderstaande uren verantwoord in de loonaangifte: Cumulatief Uren 1200 Reisuren 1300 Onregelmatigheidsuren 1550 Verlof rechten Er zal een herrekening vanaf plaatsvinden. Let op! Gebruikt u eigen gedefinieerde salariscomponenten voor het kopen en verkopen van verlof waarbij het totaal uit te keren bedrag door u opgegeven wordt, dan moet u onderstaande vijf punten in acht nemen in deze door uzelf gedefinieerde salariscomponenten: 1. De door u aangemaakte salariscomponenten mogen NIET vallen in de reeks van en Uurtype moet gelijk zijn aan "Verlof rechten". 3. Zowel Niet meetellen in deeltijdfactor pensioen als Niet meetellen in deeltijdfactor overig moeten zijn aangevinkt in het blok "Uren". 8

9 4. Op het tabblad Geavanceerde informatie moet Aantal ingericht zijn als "Optioneel" 5. Ten behoeve van de loonkostenvoordelen moet u bij de salariscomponenten het aantal meegeven: a. Bij het kopen van verlof moet u een negatief aantal opgeven. b. Bij het verkopen van verlof moet u een positief aantal opgeven. Alleen als bovenstaande stappen goed zijn uitgevoerd kunnen we garanderen dat het opgegeven aantal correct meegenomen wordt in de loonaangifte ten behoeve van de loonkostenvoordelen. Pensioenfonds Medewerkers Apotheken maximum pensioengrondslag De maximum pensioengrondslag was niet juist ingericht. De inrichting is als volgt gewijzigd: Voor de periode van 1 januari 2017 tot en met 31 maart 2017 bedraagt de maximale pensioengrondslag = Voor de periode vanaf 1 april 2017 bedraagt de maximale pensioengrondslag = Deze wijziging zal voor werknemers met een maandsalaris boven de voor geheel 2017 voor nabetalingen zorgen. Cao Gehandicaptenzorg eenmalige uitkering voor oproepkrachten Werknemers onder de cao Gehandicaptenzorg ontvangen in december 2017 een eenmalige uitkering. Deze uitkering is ingericht voor update (20 november jl.), maar de berekening was onjuist ingericht. Voor de oproepkrachten was salariscomponent ingericht als grondslag. Echter betreft het hier een uitkering met de berekeningsmethode "reservering bedrag". Voor uitkeringen met deze rekenmethode dient niet salariscomponent 10090, maar ingericht te worden als "geen referentiesalaris". Derhalve is nu de inrichting gewijzigd en wordt de grondslag niet langer gebaseerd op salariscomponent 10090, maar op Pensioenfonds Wonen onjuiste premieberekening De pensioenregeling voor pensioenfonds Wonen was ingericht in een onjuiste tabel. De pensioengrondslag is het SV-loon. Derhalve is deze pensioenregeling nu ingericht op regeling 19. Pensioenfonds PFZW - aantal decimalen deeltijdfactor De deeltijdfactor werd afgerond op twee decimalen. Echter moet gerekend worden met een deeltijdpercentage in twee decimalen, wat overeenkomt met een deeltijdfactor in vier decimalen. Hierdoor ontstaan afrondingsverschillen in de berekening van de pensioenpremies. De onjuiste berekening van de premie geldt zowel voor het werkgevers- als het werknemersdeel. Er zullen zowel afrondingsverschillen naar boven als naar beneden zijn. De impact zal het grootst zijn bij werknemers met een bruto jaarloon van meer dan ,- en een deeltijdpercentage van xx,49% of xx,50%. Voor deze werknemers wijken zowel de werknemerspremie als de werkgeverspremie op jaarbasis circa 50,- af. 9

10 Gezien de impact van vele TWK's in december hebben we ervoor gekozen om deze wijziging pas per 1 januari 2018 in te laten gaan. Als u een toch correcte berekening voor 2017 wilt laten uitvoeren, dan kunt u voor het jaar 2017 een override plaatsen. Het gaat dan om een override voor zowel tabel OPpremie als tabel AP-premie. In verband met toekomstig regulier onderhoud is het van belang om als einddatum mee te geven aan de override: Het aantal decimalen wordt aangepast bij de parameter Aantal decimalen DTF: 4 Afgehandelde aanvragen Casenummer Omschrijving De naam van de werknemer op rapportages werd niet goed weergegeven als er gegroepeerd werd op cumulatief. De regels waren ook niet op volgorde van personeelsnummer Verkochte/gekochte verlofaanspraken werden ten onrechte niet meegerekend in de verloonde uren in de loonaangifte. Zie ook paragraaf Onjuiste berekening WGA-premie Rapportage Journaalpost gaf geen resultaat. 10