Talent & Salaris. Gebruikersinstructe pensioenaangife APG SPW Onbetaald verlof. (m.i.v. 1 januari 2017)

Transcriptie

1 Talent & Salaris Gebruikersinstructe pensioenaangife APG SPW Onbetaald verlof (m.i.v. 1 januari 2017)

2 Versie: 1.3 Datum: 31 augustus 2017Inhoud 1 Inleiding Inrichting Wat moet er aanwezig zijn om een juiste aangifte te doen? Toevoegen aan de inrichting Overige regeling VPL en FLOW Component t.b.v. correctie salaris Component Vastleggen in Onderhoud werknemer Hoe een medewerker met onbetaald verlof inrichten? Wanneer de werknemer alleen voor risicopremie kiest Geen werknemersbijdrage vereist Opname van onbetaald verlof <100% Wat als een medewerker gedurende een periode met onbetaald verlof gaat? Of beëindigd Voorbeeld salarisspecificatie en overzicht berekende componenten Versiebeheer Inleiding Hierbij ontvangt u een gebruikershandleiding voor het inrichten van onbetaald verlof t.b.v. de pensioenaangifte APG m.i.v. 1 januari Deze gebruikershandleiding geldt alleen voor Woningcorporaties. Uitgegaan is van 100% onbetaald verlof. Het onbetaald verlof geldt voor de gehele periode. Hiervoor dienen een aantal aanpassingen in de inrichting te worden doorgevoerd. In hoofdstuk 5 wordt toegelicht hoe u omgaat met gedeeltelijk onbetaald verlof. APG vraagt bepaalde gegevens uit in geval van Onbetaald verlof. Ook is, in deze handleiding, rekening gehouden met de aangifte voor de loonheffingen. Voor deze belastingdienst zijn o.m. het doorgeven van de juiste aantal verloonde uren belangrijk. Uitgangspunten van APG - In de aangifte dienen de juiste contract gegevens te worden doorgegeven; - Alle producten (PP, AP, IP, VPL, FLOW) moeten worden doorgegeven, ook al is de premie 0,00. PP en AP premie verplicht, IP premie verplicht afhankelijk van inkomen en VPL/FLOW geen premie verplicht (bij 100% onbetaald verlof). 2

3 2 Inrichting 2.1 Wat moet er aanwezig zijn om een juiste aangifte te doen? Om een medewerker juist in te richten is het volgende noodzakelijk - In de overige regelingen moeten voor de VPL- en FLOW-regelingen worden vastgelegd met waarden van 0%; - Indien van toepassing dient er een pensioenregeling met enkel het risicopercentage te worden vastgelegd (niet beschreven, is gelijk aan de bestaande pensioenregeling, echter met een lager percentage) (zie voor toelichting Hoofdstuk 4.2); - Er moet tenminste één component aanwezig zijn om het salaris (evt incl. vaste toeslagen) tegen te boeken; - Component 175, correctie verloonde uren LA, moet aanwezig; - In Onderhoud medewerker moeten gegevens worden aangepast/vastgelegd. 3

4 3 Toevoegen aan de inrichting 3.1 Overige regeling VPL en FLOW Deze overige regelingen moeten worden aangemaakt om een premieberekening te kunnen doen. Let op! De VPL en FLOW mogen in onderhoud werknemer niet uit gezet worden. Er worden dan namelijk geen producten VPL en FLOW doorgegeven. En deze worden door APG wel verwacht. Om een regeling te kunnen toevoegen moet er eerst in de keuzelijst een omschrijving worden toegevoegd. In deze handleiding is uitgegaan van regeling 4 en 6. Voorbeelden: (Beheer/Algemene tabellen/keuzelijst/keuzelijst) 4

5 Vastleggen van de Overige regelingen VPL (Beheer/Premiewaarden/Overige regelingen/regeling x) Vastleggen van de Overige regelingen FLOW (Beheer/Premiewaarden/Overige regelingen/regeling x) 5

6 3.2 Component t.b.v. correctie salaris (Beheer/Salariscomponent/Onderhoud) Er moet een component aanwezig zijn dat het salaris tegen boekt. Pensioen en overige regelingen moeten op nee staan. 6

7 Niet toegevoegd zijn afbeeldingen van de tabbladen Sal.afrek en Journaalpost. Deze moeten wel worden ingericht. 3.3 Component 175 (Beheer/Salariscomponent/xxxx) Afhankelijk van de bestaande inrichting moet u component 175 toevoegen. Dit component moet aanwezig zijn. 7

8 4 Vastleggen in Onderhoud werknemer In dit hoofdstuk wordt het inrichten ven een medewerker beschreven. Vastlegging gebeurt in Talent en Salaris Client. 4.1 Hoe een medewerker met onbetaald verlof inrichten? Om onbetaald verlof te kunnen vastleggen en dit juist te kunnen doorgeven moet u het volgende doen. Selecteer de juiste medewerker. Let op! De contractgegevens van de medewerker blijven ongewijzigd! Ook mogen er geen producten worden uit gezet. In dit voorbeeld is de uitgangspositie: Een medewerker/deelnemer die een contract heeft van 24 uur (deeltijd 66,67%) per maand met een salaris van 3.550,00. Naar rato deeltijdfactor 2.366,79. Medewerker heeft 104,01 gewerkte uren. het onbetaald verlof geldt voor de gehele periode. Leg de volgende gegevens vast: 8

9 9

10 Evt. Pensioen ook aanpassen. Zoals vermeld. De contractgegevens blijven ongewijzigd. 10

11 Afhankelijk van uw eigen keuze kan het salaris tegen geboekt en de verloonde uren gecorrigeerd worden in Onderhoud werknemer of in Invoer periode variabelen. 11

12 Of Als gevolg van bovenstaande worden de volgende gegevens door de salarisberekening berekend: - Salaris wordt 0,00 (berekend Contract minus waarde component 1105); - Verloonde uren wordt 0 (berekend aantal uren minus waarde component 175); - Op basis van de pensioengrondslag worden de premies berekend; - De Gewerkte dagen moeten blijven; Let op! Controleer iedere periode de uitkomsten. Zo voorkomt u dat uw pensioenaangifte wordt afgekeurd. Let op! Denk er aan na beëindiging van het onbetaald verlof de instellingen in Onderhoud werknemer terug te zetten naar de oorspronkelijke waarden. 12

13 4.2 Wanneer de werknemer alleen voor risicopremie kiest Een werknemer kan ervoor kiezen om geen pensioenopbouw meer te doen. Er moet voor deze medewerker dan wel de verlaagde risicopremie worden afgedragen. Deze risicopremie bedraagt een verlaagd percentage van de gemaximeerde pensioengrondslag. Het actuele premiepercentage kunt u terugvinden op het Overzicht premies en kengetallen <jaar>, wat door SPW gepubliceerd wordt. Zoals in hoofdstuk 2.1 vermeld, dient u in Beheer/Premiewaarde/pensioen, een nieuwe regeling aan te maken. Voorbeeld, indien u de premie verhaald op de werknemer Voorbeeld, indien u de premie niet verhaald op de werknemer 13

14 De tabbladen Basisgegevens en Pensioenaangifte dienen ingericht te worden als de gebruikelijke pensioenregeling. Deze pensioenregeling dient u bij de werknemer vast te leggen. Voor verdere uitleg en toepassing van deze risicopremie, zie Flexpensioenreglement van het SPW. Let op! Ook de premie s voor het WIA-pluspensioen en het WGA-hiaat en WIA-excedentpensioen (indien boven franchise) dienen te worden afgedragen. 14

15 5 Geen werknemersbijdrage vereist Indien u ervoor kiest geen werknemersbijdrage in rekening te brengen dient u de pensioenregeling, het WIAplus/hiaatpensioen en het WIA-excedentpensioen aan te passen. De volgende gegevens moeten als volgt worden aangepast. Toevoegen aan de keuzelijst: 15

16 De pensioenregeling aanpassen. Tabblad Basisgegevens blijft zoals deze al was ingericht. 16

17 De overige regeling voor het WIA plus/hiaatpensioen aanpassen. Tabblad Basisgegevens blijft zoals deze al was ingericht. 17

18 Deze regelingen dienen ook in Onderhoud medewerker te worden vastgelegd. Alle regelingen hebben nu een waarde van 0%. 18

19 De overige regeling voor het WIA-excedentpensioen aanpassen. Tabblad Basisgegevens blijft zoals deze al was ingericht. 19

20 Deze regelingen dienen ook in Onderhoud medewerker te worden vastgelegd. 20

21 6 Opname van onbetaald verlof <100% Wanneer een deelnemer gedeeltelijk onbetaald verlof opneemt dan dienen de volgende gegevens te worden vastgelegd. - Corrigeer salaris deels met uw eigen vastgelegde component. Wijzig dus niet het contract. - Corrigeer de verloonde uren met component 175 Correctie verloonde uren LA - Zie voor verdere inrichting van de werknemer/deelnemer hierboven in Hoofdstuk 4. - De velden Pensioen en Overige regelingen in Onderhoud medewerker tabblad Salariscodes blijven gelijk aan zoals deze waren voor het onbetaald verlof. Premie blijft immers verschuldigd. - Er hoeven geen FLOW- en VPL- regelingen te worden vastgelegd met 0,00%. FLOW en VPL blijven verschuldigd over de gewerkte uren. 21

22 7 Wat als een medewerker gedurende een periode met onbetaald verlof gaat? Of beëindigd. Onbetaald verlof wordt in het algemeen voor een periode langer dan één periode opgenomen. Wanneer een medewerker met onbetaald verlof gaat, heeft de werknemer de keuze om het opbouw gedeelte van de OP stop te zetten. De werknemer is dan, altijd, alleen nog de premie voor risico verschuldigd. Premie VPL en FLOW is alleen verschuldigd over de gewerkte uren. De premie AP en IP blijft over nietgewerkte en gewerkte uren verschuldigd. In de hoofdstukken 3 t/m 6 is uitgelegd hoe hier mee om te gaan. Echter geldt dit voor een gehele periode. Maar hoe nu om te gaan met periodes waarin de werknemer gedurende de periode aanvangt of eindigt met onbetaald verlof? Hieronder wordt hiervoor de werkwijze beschreven. Ook is een voorbeeld toegevoegd. Eerst wordt de werkwijze en het voorbeeld uitgewerkt. Vervolgens wordt uitgewerkt hoe dit in de Client moet worden vastgelegd. Let op! Met deze werkwijze hebben wij de berekening gehanteerd zoals deze door APG voor SPW wordt gehanteerd. Echter kunnen er altijd kleine verschillen in de berekende premie en de opgelegde premie door APG zijn. De definitieve premie zal door APG worden bepaald. Werkwijze Voor de berekening van de in te houden en af te dragen premies zal een gemiddelde premie moeten worden berekend. Dit geldt voor de OP, VPL en FLOW. Deze berekende gemiddelde premie moet bij de werknemer worden vastgelegd. Voorbeeld Een medewerker start op 18 maart 2017 met onbetaald verlof. Deze stopt per 18 juni Een medewerker heeft een contract van 18 uur (50% van een volledig contract) per week en neemt 8 uur onbetaald verlof op. Medewerker heeft ervoor gekozen om geen opbouw meer te doen voor OP. En dus is alleen de risico-opslag verschuldigd. In deze periode wordt dus 10 uur gewerkt. Premiepercentage afdracht op = 25,00%. Hierin zit 1,20% risico-opslag. Uitwerking: In deze situatie is over 10 uur de volledige OP-premie verschuldigd en over 18 uur risico-opslag. Er is over 18 uur AP- en IP-premie verschuldigd. Er is over 10 uur VPL en FLOW-premie verschuldigd. Er is gerekend met de premiepercentages van

23 Voor de juiste toepassing van de te berekenen premies zijn de volgende stappen noodzakelijk. Deze stappen worden nader toegelicht. - stap 1: bereken van het gemiddelde premiepercentage voor de aanvangende periode; - stap 2: berekenen van het gemiddelde premiepercentage voor de tussenliggende volledige periode( s); - stap 3: bereken van het gemiddelde premiepercentage voor de aanvangende periode; Toelichting: Stap 1 Bereken voor de periode maart het gemiddelde premiepercentage. Bepaal het gemiddelde premiepercentage voor de OP, VPL en FLOW. Dit geldt voor zowel de inhouding als de afdracht. Zoals vermeld voor de AP en IP verandert er niets. Bereken het gemiddelde percentage als volgt: In dit voorbeeld wordt alleen het OP-premiepercentage afdracht berekend. Voor de inhouding geldt dezelfde methodiek. Voor de VPL en FLOW wordt eveneens dezelfde methodiek toegepast. Maanduren van het contract: 156,00 x 50% = 78 uur Opgenomen verlof uren, stel 4 weken van 8 uur = 32 uur 78 uur -/- 32 uur = 46 uur 78 uur / 46 uur = 0, (58,9744%) Bereken het gemiddelde premiepercentage OP: Premie opbouw 23,80% x 0, = 14,0359% Tel hierbij de risicopremie van 1,2%, zijnde 15,2359% De berekende percentages moeten in de diverse regelingen worden vastgelegd. Stap 2 Bereken voor de volgende gehele periode (april en mei) de gemiddelde premie. Voorwaarden zijn gelijk aan stap 1. Week uren van het contract: 36,00 x 50% = 18 uur. Opgenomen verlof uren per week 8 uur. 18 uur -/- 8 uur = 10 uur 18 uur / 10 uur = 0, (55,5556%) Bereken het gemiddelde premiepercentage OP: Premie opbouw 23,80% x 0, = 13,2222% Tel hierbij de risicopremie van 1,2%, zijnde 14,4222% De berekende percentages moeten in de diverse regelingen worden vastgelegd. 23

24 Stap 3 Bereken voor de periode juni het gemiddelde premiepercentage. Voer stap 1 nogmaals uit. De berekende percentages moeten in de diverse regelingen worden vastgelegd. Hoe nu deze gegevens vastleggen? Volg de volgende stappen: - vastleggen van de diverse regelingen in de keuzelijsten (zie ook Hoofdstuk 3.1) - vastleggen van de gemiddelde premies in de verschillende regelingen (zie ook Hoofdstuk 3.1) - vastleggen van de regelingen bij de werknemer (zie ook Hoofdstuk 4.1) De gemiddelde premiepercentages moeten in de volgde periodes bij de dienstverbandgegevens van de werknemer worden vastgelegd. Periode , Maart 2017, berekende premies van Stap 1 Periode , April 2017, berekende premies van Stap 2 Periode , Mei 2017, berekende premies van Stap 2 (indien er geen andere gegevens in het dienstverband wijzigen hoeft u deze stap niet te doen) Periode , Juni 2017, berekende premies van Stap 3 Periode , Juli 2017, de regeling zoals deze ook gold voor de opname ouderschapsverlof. Let op! Lees ook hoofdstuk 4!! Hierin staan nog andere onderwerpen waar u rekening mee moet houden, o.m. component voor correctie van het salaris, Correctie verloonde uren LA. Let op! Zet nooit een regeling uit. Let op! Bij de jaarovergang moeten, als de premiepercentages wijzigen, ook de gemiddelde percentages van de verschillende regelingen worden aangepast. Let op! Controleer altijd de berekende gegevens. 24

25 8 Voorbeeld salarisspecificatie en overzicht berekende componenten Voorbeeld salarisspecificatie met werknemersbijdrage 25

26 Voorbeeld Overzicht berekende componenten met werknemersbijdrage 26

27 Voorbeeld salarisspecificatie zonder werknemersbijdrage: 27

28 Voorbeeld Overzicht berekende componenten zonder werknemersbijdrage 28

29 9 Versiebeheer Versie Datum Aanpassing Eerste versie Toegevoegd Hoofdstuk 5 Geen werknemersbijdrage verschuldigd Toegevoegd Hoofdstuk 7 printscreens geen weerknemersbijdrage Hoofdstukken vanaf Hoofdstuk 5 schuiven 1 door Toegevoegd hoofdstuk Inhoud hoofdstuk 7 vervangen door nieuwe tekst over gemiddelde premiepercentages. Oude hoofdstuk 7 wordt hoofdstuk 8 Oude hoofdstuk 8 wordt hoofdstuk Afbeeldingen pagina s 50en 6 aangepast 29