Koppeling Nmbrs Workbee Doc nr.: SD 034 Datum: Versie: 1.1

Transcriptie

1 Inhoud van dit document Benodigde gegevens voor de koppeling... 2 Nmbrs - Workbee... 2 Workbee en de Nmbrs integratie... 3 Over Workbee... 3 Over de integratie met Nmbrs... 3 Opzetten integratie Nmbrs Workbee... 4 Aanmaken Workbee integratie voor een Accountant... 4 Aanmaken Workbee integratie voor Business adres en API-token Nmbrs... 7 Nmbrs inlog aanmaken voor een Accountant... 7 Nmbrs inlog aanmaken voor Business... 8 Een API-token genereren Gegevens uit Nmbrs koppelen Bedrijven koppelen Medewerkers koppelen

2 Naam Organisatie Datum Naam contactpersoon adres contactpersoon Telefoonnummer contactpersoon Benodigde gegevens voor de koppeling Nmbrs - Workbee Voor deze koppeling heeft Workbee een adres en API-token nodig uit Nmbrs. Wanneer u nog niet eerder een koppeling Nmbrs Workbee in gebruik heeft genomen, zult u hiervoor een aantal stappen moeten doorlopen om het API-token en adres te genereren. Meer informatie over het verkrijgen van deze gegevens is in dit document te vinden onder kop adres en API-token Nmbrs. Als u deze gegevens al heeft, dan graag direct hieronder invullen. Door Workbee benodigde gegevens ten behoeve van de koppeling Nmbrs - Workbee: adres Nmbrs gebruiker: API-token in Nmbrs: Voor alle vragen over het configureren van uw Nmbrs omgeving voor de koppeling waarop u het antwoord niet in dit document kunt terugvinden, kunt u contact opnemen met de Nmbrs helpdesk via telefoonnummer of adres support@nmbrs.nl. 2

3 Workbee en de Nmbrs integratie Over Workbee Veel bedrijven werken met verschillende applicaties. Deze applicaties worden constant geoptimaliseerd en uitgebreid, maar toch kunnen ze vaak niet volledig voldoen aan alle wensen en behoeftes. Deze applicaties werken namelijk simpelweg niet samen. Workbee is gespecialiseerd in integraties tussen verschillende systemen. Als data transfer bedrijf, heeft Workbee jarenlang gewerkt aan het bouwen van een dynamisch integratieplatform om integratie als service te kunnen aanbieden. Applicaties die geïntegreerd zijn in het Workbee netwerk, kunnen zo veilig en accuraat data transporteren naar andere applicaties in het netwerk. Workbee heeft de complexiteit van app integratie opgelost! Workbee heeft standaard templates voor verschillende koppelingen gereed staan, welke aangevuld worden met klantspecifieke informatie om hiervan een werkende koppeling voor elke situatie te realiseren. Het voordeel van deze werkwijze is dat een koppeling sneller en goedkoper gerealiseerd kan worden dan het op maat maken van elke nieuwe koppeling. Voor meer informatie over Workbee en onze andere integraties, kunt u contact opnemen met de Workbee helpdesk op telefoonnummer Over de integratie met Nmbrs Nmbrs is een bekende partij voor Workbee, wat betekent dat er geen nieuwe koppeling meer hoeft te worden gebouwd. Wel heeft Workbee voor de koppeling een aantal gegevens nodig uit Nmbrs. In dit document zullen wij onder andere uitleggen hoe u uw Nmbrs omgeving klaar kunt maken voor een koppeling met Workbee. Het is mogelijk om zowel verzuim XML berichten als bepaalde wijzigingen in werknemersgegevens (automatisch) te verzenden naar Workbee, zie hiervoor onderstaande lijst met mogelijke acties. Acties: Dienstverband verwijderd Uitdienst datum gewijzigd of verwijderd Medewerker aanmaken (via wizard) Wijzigingen in afdeling Wijzigingen in contract Wijzigingen in functie Nieuw dienstverband Wijzigingen in SVW instellingen Wijzgingen in Personalia Wijzigingen in rooster Wijzigingen in adres Standaard adres is gewijzigd Wijzigingen in functie/afdeling/adres en personalia via mutatieformulier 3

4 Opzetten integratie Nmbrs Workbee Aanmaken Workbee integratie voor een Accountant Om verzuim XML meldingen en bepaalde wijzigingen in de werknemersgegevens naar Workbee te kunnen versturen, maakt u een Workbee integratie aan in Nmbrs. Ga hiervoor naar het debiteurniveau in Nmbrs, klik op instellingen en kies voor Arbodienst onder Verzuim: 4

5 Aanmaken Workbee integratie voor Business Om verzuim XML meldingen en bepaalde wijzigingen in de werknemersgegevens naar Workbee te kunnen versturen, maakt u een Arbodienst aan in Nmbrs. Klik in de zwarte balk op instellingen en kies voor Arbodienst onder Verzuim. 5

6 Klik op Nieuwe arbodienst en kies onder veld type Workbee : De volgende gegevens zijn verplicht in te vullen in dit scherm: Naam: Workbee Identificatie inzender: NMBRS Naam organisatie: bedrijfsnaam Code werkgever: dit is het werkgever_id zoals bekend bij de ontvangende partij Vink "Auto send" aan om zowel verzuim XML berichten als bepaalde wijzigingen in de werknemersgegevens (zie lijst met mogelijke acties in kopje Workbee en de Nmbrs integratie => Over de integratie met Nmbrs in dit document) automatisch naar Workbee te verzenden. 6

7 adres en API-token Nmbrs Als u een integratie op wilt zetten voor meerdere debiteuren, adviseert Nmbrs u om een Accountant inlog te maken. In onderstaande subkopjes zal allereerst worden uitgelegd hoe u een gebruiker aanmaakt (ook op Business niveau) en vervolgens hoe u het API-token genereert vanuit deze gebruiker. Nmbrs inlog aanmaken voor een Accountant Ga naar Instellingen en klik in onderdeel Gebruikers op Accountant login: Maak vervolgens een nieuw account met het template gebruiker Accountant : Let op: de rechten van een gebruiker hebben geen invloed op de API rechten. Deze gebruiker kan nog steeds toegang hebben tot API methoden op Medewerker, Bedrijf, Debiteur en Single Sign On Service. Verzend de activering . De gebruiker zal een ontvangen, waarmee hij/zij een wachtwoord kan instellen voor het account. 7

8 Afhankelijk van de filter instellingen zal de gebruiker API toegang hebben tot de geselecteerde debiteuren. Voor meer informatie over de filters kunt u contact opnemen met de Nmbrs Helpdesk (telefoonnummer en adres staan op de tweede pagina van dit document). Om de integratie op te zetten, moet de gebruiker inloggen met dit account om een API-token te genereren. Nmbrs inlog aanmaken voor Business Ga naar Instellingen en klik in onderdeel Gebruikers op Klant login: Maak vervolgens een nieuw account met het template gebruiker Administrator Gebruiker : Let op: de rechten van een gebruiker hebben geen invloed op de API rechten. Deze gebruiker kan nog steeds toegang hebben tot API methoden op Medewerker, Bedrijf, Debiteur en Single Sign On Service. 8

9 Verzend de activering . De gebruiker zal een ontvangen, waarmee hij/zij een wachtwoord kan instellen voor het account: Afhankelijk van de filter instellingen zal de gebruiker API toegang hebben tot de geselecteerde bedrijven. Voor meer informatie over de filters kunt u contact opnemen met de Nmbrs Helpdesk (telefoonnummer en adres staan op de tweede pagina van dit document). Om de integratie op te zetten, moet de gebruiker inloggen met dit account om een API-token te genereren. 9

10 Een API-token genereren Alleen gebruikers met een Master Accountant template hebben toegang tot deze actie. Klik op uw adres in de rechter bovenhoek van het scherm en klik op Gebruikersprofiel (1). Klik vervolgens op tab "API Token" (2) en op de knop API account activeren (3): Vul het adres en token dat u nu ziet op uw scherm in op de tweede pagina van dit document: 10

11 Gegevens uit Nmbrs koppelen Bedrijven koppelen Nadat een arbodienst is aangemaakt, verschijnt er een nieuwe tab: "Bedrijven per arbodienst". Klik deze aan, selecteer Arbodienst Workbee en klik op "Bedrijven toevoegen": Let op: het drop-down menu Arbodienst toont beschikbare arbodiensten aan de hand van de naam die is ingevuld bij Naam op het tabblad Arbodienst. Indien dit veld leeg is gelaten toont het drop-downmenu cijfercodes (2700, 2701, etc.). In het pop-up scherm kunnen vervolgens de bedrijven geselecteerd worden die gekoppeld moeten worden aan de arbodienst. Indien slechts 1 arbodienst is aangemaakt voor een debiteur met één bedrijf, zult u alsnog het bedrijf aan de arbodienst moeten toevoegen. Medewerkers koppelen Nadat u een bedrijf aan een arbodienst heeft toegevoegd, worden alle medewerkers actief in de nieuwe tab "Medewerkers per arbodienst". Hierin kunt u de te synchroniseren medewerkers kiezen. Let op: wanneer u een nieuwe medewerker heeft aangemaakt, zult u ook deze moeten activeren in tab "Medewerkers per arbodienst". 11

12 Wanneer u een medewerker wilt uitsluiten of weer aanmelden bij een arbodienst, kunt u dat hier wijzigen. Selecteer hiervoor een arbodienst en klik op "Medewerker toevoegen". U kunt eventueel hierin filteren op bedrijf. De verzuim XML meldingen zijn te vinden op debiteur-/bedrijfsniveau en op tabblad Overzichten. Dit zijn alle meldingen voor medewerkers die in Nmbrs ziek zijn gemeld. U kunt hierin filteren op verschillende gegevens, namelijk: debiteur, status en datum (1). Wanneer u op Verversen klikt, krijgt u een lijst op basis van de gekozen filters. Vervolgens vinkt u de meldingen aan die verzonden dienen te worden (2) en klikt u op Verzenden (3). 12