Handleiding Sign voor intermediairs HelloFlex People

Transcriptie

1 Handleiding Sign voor intermediairs HelloFlex People Let op: Afwijkend t.o.v. de huidige manier om een contract aan te maken: Zorg ervoor dat de kopie van het identiteitsbewijs (zowel de voor- als achterkant) in FlexService aanwezig is. Als dit niet het geval is zal HelloFlex People het contract afkeuren. De loonheffingskorting moet in FlexService al zijn ingevoerd. Deze staat standaard op Ja (wel toepassen). Als dit moet worden gewijzigd in Nee pas je dit aan in de Tab Verloning, Module kandidaat en zet je het vinkje uit: De datum die daarachter staat kun je zo laten. Als het een plaatsing bij een nieuwe opdrachtgever betreft dan pas je eerst de status van de opdrachtgever aan naar Actief (middels Actie wijzig Status). Als je dit niet doet kun je het Plaatsingscontract niet gereed maken in FlexService. Zorg ervoor dat je een contactpersoon hebt toegevoegd bij de klantrelatie. Dit i.v.m. het digitaal ondertekenen van de Opdrachtbevestiging. People Pagina 1 van 11

2 Werkwijze: 1. Maak op de gebruikelijke manier een contract aan, kies alleen in de stap Component- en Tekstmodel het tekstmodel die een koppeling heeft met Sign. Bijvoorbeeld: Sign fase A met uitzendbeding People Pagina 2 van 11

3 2. Maak het contract gereed. 1. Als het contract gereed is krijgt deze nu niet de status Te Accorderen, maar krijgt deze de status Digitaal Ondertekenen : Ga vervolgens naar het tabblad Digitaal ondertekenen: People Pagina 3 van 11

4 Als het een contract bij een nieuwe opdrachtgever betreft, voeg je nu het formulier Vaststelling Inlenersbeloning toe. Hierop heb je al vermeld of en welke cao er van toepassing is. De opdrachtgever hoeft dit dan alleen nog goed te keuren. Daarnaast voeg je ook de uitdraai (pdf) van de CAOWijzer toe of (indien de cao niet in de CAOWijzer staat of er wordt geen CAO gehanteerd) het formulier Inschaling CAO kandidaat. Dit formulier heb je al helemaal ingevuld zodat de kandidaat dit straks digitaal kan ondertekenen. Dit doe je resp. bij Documenten Klantrelatie en Documenten Kandidaat: 3. Klik vervolgens eenmaal op de knop Verzenden People Pagina 4 van 11

5 De documenten worden nu verzonden naar HelloFlex. In HelloFlex is bepaald welke route de documenten moeten afleggen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er bij deze klant niet getekend hoeft te worden. HelloFlex zal een bericht terug sturen naar FlexService met de betreffende status. Betekenis statussen: Digitaal ondertekenen Ter ondertekening kandidaat Ter ondertekening klant Ter ondertekening intern Afgekeurd Te accorderen (DiOn) Actief Aangemaakt Documenten moeten nog verzonden worden op het tabblad Digitaal Ondertekenen Document moet getekend worden door de kandidaat Document moet getekend worden door de klant Document moet getekend worden door de HelloFlex People Document is afgekeurd, in HelloFlex is de reden van afkeuring te zien Plaatsingscontract wacht op akkoord van KandidaatsContract of andersom Alle benodigde documenten zijn getekend, het contract is actief Er wordt geen gebruik gemaakt van Sign, het contract kan handmatig op Actief gezet worden Het proces in HelloFlex loopt als volgt: People Pagina 5 van 11

6 HelloFlex People krijgt een mail dat er een nieuw contract klaar staat in HelloFlex ter accordering. Deze wordt gecontroleerd en als deze in orde is, wordt het contract goedgekeurd. In FlexService is te zien dat het contract de status ter ondertekening intern heeft: Als HelloFlex People heeft goedgekeurd, gaat er een mail naar de contactpersoon van de opdrachtgever. Het contract krijgt nu in HelloFlex én FlexService de status: Te ondertekenen door opdrachtgever en als Voortgang: Wachten. People Pagina 6 van 11

7 De contactpersoon heeft een mail ontvangen met daarin vermeld dat er een contract voor hem/haar ter ondertekening klaarstaat. People Pagina 7 van 11

8 Als de contactpersoon op de link in de klikt komt hij/zij (na inloggen) in HelloFlex: Als de klant/contactpersoon het document heeft goedgekeurd, krijgt het contract in HelloFlex en FlexService de status: Ter ondertekening kandidaat. People Pagina 8 van 11

9 Naar de kandidaat wordt nu een verzonden met daarin vermeld dat er een nieuw contract voor hem/haar klaar staat ter ondertekening People Pagina 9 van 11

10 Als de kandidaat op de link in de mail klikt, wordt het contract in HelloFlex geopend (na inloggen) Onder in het scherm kan de kandidaat kiezen voor Tekenen of Afwijzen: Als men kiest voor Tekenen verschijnt onderstaand scherm: Als de juiste pincode is ingegeven, krijgt het contract in zowel HelloFlex als FlexService de status Gereed. Het plaatsingscontract krijgt tevens de status Actief. People Pagina 10 van 11

11 Het getekende document is vervolgens in zowel HelloFlex als in FlexService te openen. De stempel (zie hieronder in de rechter bovenhoek) is de digitale handtekening. People Pagina 11 van 11