Stappenplan publiceren van zakelijke mededeling in de Staatscourant via de GVOP applicatie

Transcriptie

1 Stappenplan publiceren van zakelijke mededeling in de Staatscourant via de GVOP applicatie Versie: 0.1

2 Wijzigingsbeheer Versie Datum Omschrijving Auteur(s) Initiële versie Pieter Lammers Review Mathijs Kleijnen Pieter Lammers Inhoudsopgave INLEIDING... 3 STAP 1: INLOGGEN... 4 STAP 2: AANMAKEN ZAKELIJKE MEDEDELING... 5 STAP 3: METAGEGEVENS INVOEREN... 6 INVOEREN GEOINFORMATIE VIA KAARTMODULE... 7 INVOEREN METAGEGEVENS STAATSCOURANT... 8 STAP 4: CONTROLEREN STAP 5: PUBLICEREN

3 Inleiding De Gemeenschappelijke Voorziening voor de Officiële Publicaties (GVOP) is een voorziening waarmee decentrale overheden hun regelgeving rechtsgeldig via internet bekend kunnen maken. Door middel van de GVOP kunnen de deelnemende overheidsorganisaties een elektronisch publicatieblad uitgeven volgens de eisen uit de Wet elektronische bekendmaking. Het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) heeft in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de GVOP ontwikkeld. Dit stappenplan beschrijft hoe men een zakelijke mededeling kan publiceren in de Staatscourant via de GVOP. Als voorbeeld zal in dit stappenplan een zakelijke mededeling van een ruimtelijk plan worden gepubliceerd. Voor meer informatie over alle andere functionaliteiten van de GVOP verwijzen wij u naar de gebruikershandleiding GVOP applicatie. Deze kunt u vinden op: Op deze website vindt u ook links naar instructievideo's. 3

4 Stap 1: Inloggen De gebruiker start de applicatie door de internetbrowser te openen en vervolgens het adres in te tikken. Vervolgens logt de gebruiker in met zijn persoonlijke DigiD-OP. Na het inloggen verschijnt het onderstaande scherm. In dit scherm worden de organisaties benoemd waarvoor een publicatie gepubliceerd kan worden. Selecteer in dit scherm de organisatie waarvoor u een publicatie wilt doen. Zodra een organisatie is geselecteerd verschijnt het scherm van Mijn werkvoorraad. Rechts boven het scherm staat de link Organisatie wijzigen. Bij het klikken op deze link wordt terug genavigeerd naar het scherm om voor een andere organisatie te publiceren. NB: Een handleiding aanvragen DigiD-OP is beschikbaar op de projectwebsite 4

5 Stap 2: Aanmaken zakelijke mededeling Een gebruiker met de rol invoerder kan nieuwe publicaties aanmaken. Om een nieuwe publicatie aan te maken wordt er op Nieuwe publicatie geklikt. Vervolgens wordt een selectie scherm geopend met een aantal keuzes. In de GVOP worden twee soorten publicaties onderscheiden: 1) Complete besluiten Deze optie kiest de gebruiker als de volledige tekst van een besluit bekend moet worden gemaakt. Bijvoorbeeld voor het bekendmaken van een nieuwe verordening. 2) Zakelijke mededelingen (kennisgevingen) Deze optie kiest de gebruiker als er een mededeling wordt gedaan van een bekendmaking. Deze bestaat over het algemeen uit een eenvoudig tekstblok. Voor het publiceren van een zakelijke mededeling in de Staatscourant kiest u voor het aanmaken van een zakelijke mededeling. Voor het aanmaken van een zakelijke mededeling zijn er 3 opties: 1) Aanmaken leeg document Via deze optie opent de editor met een leeg blad. Er kan direct worden ingevoerd. 2) Aanmaken document op basis van een eerder gepubliceerd document Selecteer een al eerder gepubliceerde publicatie. Vervolgens wordt een kopie gemaakt en geopend in de editor. 3) Een bestaand document importeren (vanuit bijvoorbeeld Word) Via deze optie kan een bestand dat bijvoorbeeld gemaakt is met Microsoft Word worden geïmporteerd. Door het bestand te selecteren wordt het document geopend in de editor. NB: Er kan op basis van MS Word bestand zelfstandig een template worden aangemaakt. Dit bestand kan gevonden worden op de projectwebsite 5

6 Stap 3: Metagegevens invoeren Nadat u een zakelijk document heeft aangemaakt wordt het detailscherm van het document getoond. Dit scherm geeft altijd een preview van het document weer. Het actiemenu wordt aan de rechterkant getoond. Afhankelijk van de rol van de gebruiker en de status van het document worden de verschillende acties getoond. Om de benodigde metagegevens in te voeren klikt u op "Metagegevens bewerken". Vervolgens ziet u het volgende scherm: Hier wordt u gevraagd een documenttype in te geven. In dit voorbeeld kiezen we voor plannen ruimtelijk. Vervolgens ziet u het volgende scherm: 6

7 In dit scherm kunt u de benodigde algemene metagegevens invoeren. Het documenttype is al ingevuld, aangezien we dit in de vorige stap hebben ingevuld. De maker staat standaard op de organisatie waarmee u bent ingelogd. Vervolgens kiest u een beleidsonderwerp uit de lijst. Wanneer u meerdere beleidsonderwerpen toe wilt voegen klikt u op "toevoegen". De volgende stap is het invoeren van Coördinaten. Dit gaat als volgt: Invoeren geoinformatie via kaartmodule Hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1) Open de kaartmodule door te klikken op Toon kaart in het metadatveld Coördinaten. 2) Zoek de gewenste locatie op door het adres in te voeren in locatie zoeken of Hectometerpaal zoeken. 3) Nadat u de gewenste locatie heeft gevonden kan de locatie op de kaart worden gemarkeerd via Marker plaatsen. Indien de wens is om meerdere locaties te markeren kan de kaart worden verschoven naar de juiste locatie en opnieuw op Marker plaatsen worden geklikt. 7

8 4) Na het plaatsen van de marker kan deze worden verplaatst door de marker in de kaart te selecteren en met de muis te verschuiven. o De locatie kan worden verwijderd door op de marker te klikken en vervolgens op Marker verwijderen te klikken o Bij het plaatsen van een marker moet er gecontroleerd worden of de postcode is ingevuld. Indien bij een marker geen postcode is ingevuld dan komt de publicatie in één specifieke situatie niet terecht in de attenderingsservice "Berichten over uw buurt". Namelijk als een gebruiker een attendering heeft ingesteld om locatie specifieke berichten te ontvangen, met als zoekgebied de hele gemeente. KOOP is bezig om hier een oplossing voor te realiseren, maar tot die tijd verzoeken wij u om deze controle uit te voeren. 5) Na het plaatsen van een marker kan er voor verordeningen, plannen, beleidsregels, overige besluiten van algemene strekking en overige overheidsinformatie worden aangegeven dat de marker voor de hele gemeente of provincie geldt. Indien de publicatie voor meerdere gemeenten geldt, moet er per gemeente één marker worden geplaatst en aangegeven dat deze voor de hele gemeente geldt. 6) Als de invoer selectie is voltooid kan het gereed worden gemaakt door op Gereed te klikken. Vervolgens verschijnt het Metagegevens bewerken scherm. 7) Sla vervolgens de ingevoerde locaties op via de knop Opslaan in het Metagegevens bewerken scherm. Nadat u de coördinaten heeft ingevoerd moet u (in het geval van een ruimtelijk plan) een Ruimtelijk Plan Identificatienummer invoegen. Dit is nodig omdat het ruimtelijk plan zelf op ruimtelijkeplannen.nl zal verschijnen. Wanneer u deze metagegevens heeft ingevoerd klikt u op "opslaan". Invoeren metagegevens Staatscourant Wanneer u alle algemene metagegevens heeft ingevoerd moet u nog de benodigde gegevens voor publicatie in de Staatscourant invoeren. Dit doet u door op het tabblad "Staatscourant" te klikken. 8

9 Wanneer u op dit tabblad klikt ziet u het volgende scherm: Hier kiest u een informatietype uit de lijst. In dit voorbeeld kiezen we voor "Ruimtelijke plannen". Wanneer u onder informatietype voor Ruimtelijke plannen of Vergunningen kiest moet u ook een subtype invoeren. In dit voorbeeld kiezen we voor een Bestemmingsplan. Wanneer u deze gegevens 9

10 heeft ingevoerd klikt u op "opslaan" en komt u terug bij het overzicht van de algemene metagegevens. u heeft nu alle benodigde metagegevens ingevoerd. Let op: U hoeft niet de metagegevens voor alle publicatiedoelen in te vullen. Bijvoorbeeld: wanneer u alleen in de Staatscourant wilt publiceren hoeft u niet de metagegevens voor het Gemeenteblad/Waterschapsblad/Provinciaal blad (onder het tabblad GB/PB/WB/BGR) in te vullen. Stap 4: Controleren Voordat u een besluit kunt publiceren zal het besluit gecontroleerd moeten worden door een controleur. Hiertoe kunt u het besluit versturen naar de controleurs. Om een document te versturen klikt u op "document versturen". Let op: Wanneer een gebruiker ook de rol van controleur heeft kan hij/zij het document direct zelf goedkeuren. In dit geval hoeft u het document niet te versturen. Vervolgens kiest u ervoor om het document te versturen naar de groep controleurs. 10

11 Een controleur kan het document vervolgens goedkeuren door op "document goedkeuren" te klikken. Voor publicatie in de Staatscourant kiest u ervoor om het document goed te keuren voor de Staatscourant. Vervolgens klikt u op "Ja". Stap 5: publiceren Wanneer een document is goedgekeurd kan het gepubliceerd worden. Dit kan door op document publiceren te klikken. Wanneer een gebruiker niet over de rol "publicist" beschikt kan het document nogmaals verstuurd worden. Ditmaal naar de groep publicisten. Een publicist kan vervolgens het document publiceren. Let op: Wanneer een gebruiker ook de rol van publicist heeft kan hij/zij het document direct zelf publiceren. In dit geval hoeft u het document niet te versturen. 11

12 Vervolgens kunt u aanvinken in welk publicatieblad u het document wilt publiceren. De diverse publicatiebladen worden alleen gepubliceerd op werkdagen. Het is dus niet mogelijk om een publicatiedatum op te geven die in het weekend of op een feestdag ligt. De minimale verwerkingstijd van een publicatie is op dit moment 2 werkdagen. Dit betekent dat als u een document woensdag wilt publiceren, het document uiterlijk maandag ter publicatie aangeboden moet zijn. LET OP: Alleen goedgekeurde documenten kunnen worden gepubliceerd. 12