HANDLEIDING. TRAVEL & EXPENSES Aanvraag buitenlandse reis- WEB

Transcriptie

1 HANDLEIDING TRAVEL & EXPENSES Aanvraag buitenlandse reis- WEB In deze handleiding wordt ingegaan op het aanvragen van een buitenlandse reis in de webomgeving. Document 5.2 Handleiding - TE - Aanvraag buitenlandse reis v1.0.docm Versie 0.2 Datum 20 april 2016 Auteur Ria Wemelsfelder VERSIE DOCUMENTBEHEER Versie Wijziging Door Datum 0.1 Handleiding uit Work Area 6 Ria Wemelsfelder Aanpassing ivm experience pack 4.0 Ria Wemelsfelder Aanpassing ivm release M6 en andere aanpassingen Herman Boonstra

2 INSTRUCTIE AANVRAAG BUITENLANDSE DIENSTREIS Met de module onkosten van "Business World" kunt u eenvoudig online een aanvraag voor een buitenlandse dienstreis indienen, een eventueel voorschot aanvragen en na afloop van de reis uw kosten declareren. In het systeem zijn de volgende stappen ingeregeld: A. Indienen van een reisaanvraag; B. Goedkeuring door de budgethouder van de aanvraag en controle op volledigheid door reisfunctionaris waarbij door Nikhef-medewerkers de reisfunctionaris ook gevraagd kan worden tickets, hotel etc. te regelen via het systeem. C. indienen van een eventueel voorschotverzoek; D. (na de reis) afhandelen van de reis en indienen kostendeclaratie. Deze instructie richt zich op stap A: het indienen van een reisaanvraag. Kies de knop Kosten in het menu-item 'Uw dienstverband'. Klik op Aanvraag buitenlandse reis' 2

3 3

4 Het volgende scherm verschijnt. Vul de gevraagde gegevens in. Items aangegeven met een *zijn verplichte velden. Via de knop 'Load request' kunt u een eerder ingediende aanvraag openen. Alleen aanvragen die nog niet volledig zijn afgewikkeld kunnen aangepast worden. Selecteer via het dropdownmenu Land (en evt. plaats) van bestemming. Deze tabel is gekoppeld aan de door het Ministerie van Binnenlandse Zaken uitgegeven tarieflijst logiesen overige kosten bij dienstreizen buitenland. Niet alle bestemmingen staan er dan ook in. Wanneer de plaats van bestemming niet voorkomt, vult u deze dan in bij het veld 'waarom reist u' Geef bij 'waarom reist u' de reismotivatie in, bijvoorbeeld de naam van de conferentie of de te bezoeken universiteit o.v.v. doel van het bezoek. Selecteer de werkorder code. Dit is het budget waarvan de reis betaald gaat worden. De budgethouder van dit budget zal degene zijn die de reis moet goedkeuren. Deze ontvangt hiervan automatisch bericht. Geef per item de verwachte onkosten in. Op basis van de ingegeven kosten zal beoordeeld worden of het budget toereikend is en indien dit zo is zal dit bedrag gereserveerd zodat uw kosten gedekt zijn. Wanneer u bij 'Wilt u geschatte kosten opgeven' kiest voor 'Nee' hoeft u alleen het totaalbedrag van de te verwachten kosten op te geven. U zult overigens de uitsplitsing alsnog moeten maken wanneer de reis gedeclareerd wordt. 4

5 Onderaan de pagina kunt u eventueel extra informatie opgeven. Nikhef-medewerkers kunnen hier de gegevens die de reisfunctionaris (secretariaat) nodig heeft, bijvoorbeeld vluchtnummers en voorkeurhotel, vermelden. Hier geldt echter een maximum van 255 tekens. Wanneer deze ruimte onvoldoende tekens heeft kan een document met de aanvullende informatie toegevoegd worden. Deze optie kunt u uiteraard ook gebruiken om bijvoorbeeld een bewijs van inschrijving van de conferentie bij te voegen. De optie 'bijlage toevoegen' werkt als volgt: Klik rechts boven in het scherm op de paperclip, het volgende scherm verschijnt: 5

6 Klik op 'Een document toevoegen', vervolgens kunt u via het volgende scherm de bijlage toevoegen. U kunt eventueel een documentnaam en een beschrijving meegeven. U kunt meerdere bijlagen toevoegen door dit proces te herhalen. Vermeld in het veld 'Extra informatie' dat u een bijlage heeft toegevoegd zodat de volgende in het proces hiervan op de hoogte is. 6

7 Via deze knoppen kunt u de weergave van dit scherm wijzigen. D.m.v. knop 1 kunt u de inhoud van de bijlage controleren. Via de knop 'Budgetcontrole' kunt u controleren of het budget van de door u geselecteerde werkordercode toereikend is. Als u uw reisaanvraag op een later moment wilt versturen klikt u, onderin het venster, op 'opslaan als concept. U kunt de reisaanvraag vervolgens op een later moment aanvullen en versturen door deze te selecteren in de map concept behorende bij 'Aanvragen' op de hoofdpagina van 'kosten' Als uw aanvraag volledig is klikt u op 'Verzenden ter goedkeuring'. De reis verschijnt nu in de kalender aan de rechterkant van het scherm. De reisaanvraag wordt vervolgens automatisch ter controle aan de budgetverantwoordelijke verstuurd 1. Het kan voorkomen dat de melding 'budgetcontrole is mislukt' verschijnt waarbij u de keuze krijgt of u toch door wilt gaan. Deze melding kan diverse oorzaken hebben maar heeft niet automatisch te maken met budgetoverschrijding, in geval van budgetoverschrijding kunt u de aanvraag namelijk niet insturen. Wanneer de budgethouder akkoord is zal de aanvraag ter verwerking doorgestuurd worden aan de reisfunctionaris. Voor Nikhef-medewerkers geldt dat de reisfunctionaris (het secretariaat) na goedkeuring de eventuele boeking van tickets, hotel start. Mochten er vragen zijn betreffende uw boeking zal de reisfunctionaris via mail of telefoon contact met u opnemen. Wanneer de reisaanvraag is afgekeurd wordt u door het systeem op de hoogte gesteld via de 'taakbalk' rechts bovenin het scherm. Bij Nikhef-medewerkers zal de reisfunctionaris de aanvraag goedkeuren nadat alle taken m.b.t. boeking etc. zijn gedaan. Door op de taak te klikken zult u in de reisaanvraag komen en kunt u reden van de afkeuring bekijken. Vervolgens kunt u de aanvraag eventueel aanpassen en opnieuw insturen. 1 Uw budgetverantwoordelijke zou een mail moeten ontvangen dat er een taak voor hem klaarstaat. Helaas werkt deze functionaliteit nog niet. U wordt geadviseerd een mail te sturen aan uw budgetverantwoordelijke om hem/haar te laten weten dat er een taak klaarstaat 7

8 Bij Nikhef-medewerkers zal de reisfunctionaris de aanvraag goedkeuren nadat alle taken m.b.t. boeking etc. zijn gedaan. U kunt de voortgang van het proces bewaken via de hoofdpagina van onkosten. Om de exacte status op te vragen kunt u contact opnemen met de reisfunctionaris. Wanneer u een voorschot wenst kunt u dit meteen aanvragen, de betaling zal echter pas uitgevoerd worden wanneer de budgethouder uw aanvraag heeft goedgekeurd. Het aanvragen van een voorschot staat beschreven in de betreffende handleiding. 8