HANDLEIDING VOOR BUDGETHOUDERS

Transcriptie

1 HANDLEIDING VOOR BUDGETHOUDERS Inleiding Deze handleiding behandelt belangrijke informatie voor u als budgethouder. Wij adviseren u de informatie in deze handleiding goed door te nemen. Wij leggen u in het kort uit hoe de webportal van Mobility Mixx werkt. Aanvullende informatie kunt u lezen in de FAQ s en instructies. Deze zijn op de diverse pagina s te zien in de webportal. Heeft u na het lezen nog vragen? Neem dan contact met ons op. Inloggen Inloggen in de webportal doet u met uw adres en wachtwoord. Deze gegevens staan in het bericht dat u van Mobility Mixx heeft ontvangen. Wachtwoord vergeten? In het inlogscherm treft u een link om een nieuw wachtwoord aan te vragen. Het Dashboard Nadat u bent ingelogd komt u in het Dashboard. Het Dashboard geeft een totaaloverzicht van alle diensten waar u gebruik van kunt maken. Het Dashboard is uw startscherm. U kunt dit ook een samenvattend scherm noemen. Op het Dashboard treft u: A. Meldingen Dit zijn systeemmeldingen, er zijn alleen meldingen als het systeem op een handeling wacht waarvan u op de hoogte moet worden gesteld. B. Mededelingen Dit zijn algemene mededelingen over de dienstverlening van Mobility Mixx. C. Een overzicht van uw mobiliteitsbudget U vindt hier budgetgegevens en kosten. Meer informatie vindt u onder het tabblad Mobiliteitsbudget. D. Geactiveerde producten en eventueel aanvraagbare producten Dit zijn de reisproducten waarvan u gebruik kunt maken. Aanvraagbare producten zijn reisproducten die aangevraagd kunnen/moeten worden. E. Laatste transacties Hier staan de reizen die zijn gemaakt met de reisproducten die zijn gekoppeld aan uw Mobility Card. Geactiveerde producten Als u klikt op een icoontje van een reisproduct treft u meer informatie over dat specifieke product of de bijbehorende boekingsschermen. Tevens ziet u rechtsbovenaan de FAQ-icoontjes (veelgestelde vragen) en/of instructie-icoontjes. Wij bevelen u aan deze informatie goed door te lezen.

2 A B C D E

3 Kilometerdeclaraties Het tabblad declaratie of het icoon onder de geactiveerde producten klikt u aan als u uw kilometerdeclaraties wilt inzien (declaratieoverzicht) en/of nieuwe declaraties wilt toevoegen. Het declaratieoverzicht toont alle ingevoerde declaraties. Wilt u direct nieuwe kilometerdeclaraties invoeren kies dan direct voor de knop Nieuwe KM-declaraties toevoegen. Declaratieoverzicht Zodra u kilometerdeclaraties heeft ingevoerd, vindt u de declaraties in dit overzicht terug. Wilt u eerdere maanden of een andere periode bekijken? Dan selecteert u deze via periode. Druk na een selectie altijd op de knop 'selecteren'. Een kilometerdeclaratie kan de volgende statussen hebben: - Concept: u heeft de KM-declaratie ingevoerd in het Mobility Mixx-systeem - Ingediend: u heeft de declaratie ingediend ter goedkeuring - Goedgekeurd: de ingediende declaratie is goedgekeurd door uw manager/fiatteur - Afgekeurd: de ingediende declaratie is afgekeurd door uw manager/fiatteur. Alle ingevoerde declaraties staan in eerste instantie op de status 'concept'. Het declaratieoverzicht toont de ingevoerde declaraties. Deze staan in dit voorbeeld op de status ingediend.

4 Wilt u declaraties verwijderen of indienen? Aangevinkte declaraties in het overzicht kunt u via de knoppen onderaan de pagina verwijderen of indienen. Wij raden u aan de ingevoerde declaraties goed te controleren. Eenmaal ingediende declaraties kunt u niet meer wijzigen. Wilt u een declaratie wijzigen? Dat kan zolang de ingediende declaratie nog in 'concept' staat. U klikt op de declaratieregel die u wilt wijzigen en vervolgens op de knop 'wijzigen'. U komt dan in het scherm waar u de wijziging kunt doorvoeren. Nadat u de declaraties die in concept staan heeft gecontroleerd, kunt u deze indienen. U vinkt de declaraties aan die u wilt indienen. Wilt u alle declaraties indienen, dan kunt u de vinkbox links, naast Type aanvinken. Alle declaraties worden dan in één keer aangevinkt. Hierna klikt u op de knop indienen. Indienen doet u door op de knop indienen te klikken onder het declaratieoverzicht.

5 Invoeren kilometerdeclaraties Voor het invoeren van declaraties kiest u voor nieuwe KM-declaratie toevoegen. U komt dan in het scherm waar u declaraties kunt invoeren. A B C Het invoeren van een declaratie is heel eenvoudig: A. Als u postcode en huisnummer invult, wordt de rest van de adresgegevens direct al aangevuld. B. U kunt gebruik maken van favorieten voor adressen die u vaak gebruikt (bijvoorbeeld huisadres of werkadres). Voer eerst een adres in en klik daarna op de link 'Opslaan als favoriet'. U kunt tien favorieten opslaan, waaronder vaste favorieten voor zowel uw woon- als werkadres. Heeft u een adres gekenmerkt als favoriet dan is de volgende keer het aanklikken van één van de drie icoontjes al voldoende. C. U kunt direct aangeven voor welke dagen van de maand de ingediende declaratie nog meer geldt/gaat gelden (zo kunt u bijvoorbeeld in een keer alle (werk)dagen selecteren). Zorg er wel voor dat u altijd alles controleert voordat u overgaat tot indienen. Na invoeren berekend het systeem automatisch de afstand. Afwijkende kilometers? Dan geeft u het aantal kilometers zelf in bij te declareren kilometers en licht u dit toe.

6 Eerst in concept invoeren, daarna indienen U kunt uw declaraties al voor de hele maand in concept invoeren, dus ook al voor uw reizen met een datum in de toekomst. Het daadwerkelijke indienen kan alleen voor reizen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Controleert u altijd nog even of de declaraties allemaal juist staan voordat u ze indient. Indienen doet u via het scherm declaratieoverzicht. Ingediende declaraties kunt u niet meer wijzigen. Declaraties moeten na indienen worden beoordeeld Nadat u de declaraties heeft ingediend moet uw manager/fiatteur de declaraties beoordelen. Na zijn/haar goedkeuring ziet u de status in uw declaratieoverzicht op goedgekeurd staan. Het is van belang dat de manager goedkeurt vóór de datum dat de aanlevering aan de salarisadministratie plaatsvindt. Het is ook mogelijk dat een ingediende declaratie wordt afgekeurd. Houdt dit zelf goed in de gaten, u ziet dit terug in uw declaratieoverzicht. De status 'afgekeurd' is dan toegevoegd. Door op de declaratieregel te klikken verschijnt het detailscherm. Hierin ziet u de reden die is meegegeven voor de afkeuring.

7 Budget Op het tabblad Budget treft u drie budgetoverzichten: 1. Budgetverbruik per maand 2. Budget overschot/tekort per maand 3. Budgetverbruik jaaroverzicht 1. Budgetverbruik per maand Dit overzicht toont de verwerkte, te verwerken en geplande kosten ten opzichte van uw maandbudget: Verwerkte kosten = alle kosten die richting uw werkgever gefactureerd zijn en ten laste van uw budget zijn gegaan. Ook zitten hierin de KM-declaraties die zijn goedgekeurd. Te verwerken kosten = alle kosten van reizen/boekingen die nog niet zijn gefactureerd aan uw werkgever en waarbij annuleren niet meer mogelijk is. Geplande kosten = alle reizen/boekingen met een datum in de toekomst. Deze kunnen nog worden gewijzigd/geannuleerd. Onder de geplande kosten vallen ook de KM-declaraties die zijn ingediend. Pas als deze zijn goedgekeurd vallen zij onder Verwerkte kosten. Bijvoorbeeld een taxiboeking. Tot het moment dat de boeking te annuleren zijn dit 'geplande kosten', na verstrijken boekingsvenster worden het 'te verwerken kosten' en na facturatie worden het 'verwerkte kosten'.

8 Als u met de muis over de staven in de grafiek glijdt worden de bedragen getoond waardoor u in één oogopslag meer informatie ziet staan. Door te klikken op de staaf wordt een detailscherm getoond. 2. Budgetoverschot/-tekort per maand In dit overzicht vindt u de afwijkingen ten opzichte van uw maandbudget. 3. Budgetverbruik Jaaroverzicht In dit overzicht kunt u het totaalverloop zien van de kosten ten opzichte van uw jaarbudget zien.