Kindkans. Bijlage bij nieuwsbrief 1, De belangrijkste wijzigingen op een rij:

Transcriptie

1 Kindkans Bijlage bij nieuwsbrief 1, De belangrijkste wijzigingen op een rij: Alle scholen krijgen per 1 september een schoolaccount in Kindkans. De inlog gegevens ontvangt ontvangt u per mail van het secretariaat. Het schoolaccount staat op naam van de (hoofd) ib-er. Aanvragen / invoeren van groepsarrangementen via het schoolaccount van Kindkans TLV's / Ondersteuningsarrangementen worden niet meer per mail naar de scholen verstuurd maar zijn te downloaden in Kindkans, de papieren TLV's worden nog wel per post naar de ouders/verzorgers verstuurd. Communicatie over de voortgang van aanvragen zijn voortaan via Kindkans te volgen, zie Kindkans: kopje Hulpvragen-Hulpvraag-statusinfo. Belangrijk om te weten: 1. Het indienen van hulpvragen is niet gewijzigd; hulpvragen worden via Parnassys naar Kindkans gestuurd. 2. Hulpvraag indienen: groepsarrangement Handleiding Zie stappenoverzicht Kindkans 3. Bijlagen; toevoegen aan een eerder aangemaakt leerling dossier Vaak worden tijdens het proces documenten aan een leerling dossier toegevoegd. Dit gaat als volgt: selecteer de hulpvraag en klik op Inzien. In het volgende scherm klikt u op Bewerken. Klik op het balkje Bijlagen en vervolgens op Toevoegen. U kunt nu de betreffende bijlage(n) vanuit ParnasSys of vanaf uw computer uploaden. Het is hierbij van belang dat u de juiste titel meegeeft aan het document (zie 4). Als alle bijlagen zijn toegevoegd, klik op Sluiten. U staat weer in het scherm Hulpvraag. 4. Bijlagen; Het komt wel eens voor dat bijlagen dezelfde naam hebben of slechts een cijfercombinatie. Het is hierdoor lastig te beoordelen of de vereiste documenten aanwezig zijn. De documenten dienen van de juiste titel te zijn voorzien; de naam van het document + de datum. Bij het scannen van documenten graag attentie voor

2 het feit dat documenten niet op z n kop of zijwaarts worden gescand. Eveneens dient de juiste naam aan het document te worden toegekend. NB: maak geen nieuwe hulpvraag aan om documenten aan een eerder ingevoerde hulpvraag toe te voegen. 5. Personeel uit dienst; hoe te handelen. In het geval een persoon die inloggegevens heeft voor Kindkans niet langer toegang dient te krijgen tot het systeem (omdat hij / zij bijvoorbeeld uit dienst is getreden) dient dit per te worden gemeld aan het secretariaat van samenwerkingsverband (loket-zeeland@berseba.nl). Het account van deze persoon zal op non-actief worden gesteld. 6. Voor de school die de hulpvraag heeft ingediend, is het van belang dat bij het tabblad schoolgegevens, via de knop bewerken, het adres van deze persoon wordt verwijderd en vervangen door het adres van de contactpersoon voor de hulpvraag. 7. Statusinformatie Rechts onderin bij Hulpvraag (in het leerling dossier) staat een balkje Status informatie. Hier laat de secretaresse / zorgmakelaar voor toelaatbaarheidsverklaringen / extra ondersteuning een bericht achter voor de contactpersoon van de school. Dit bericht wordt eveneens per verzonden aan de contactpersoon (tenzij het adres niet correct is ingevuld bij Schoolgegevens). U kunt hier ook periodiek kijken of een nieuw bericht is toegevoegd. NB: De status van de hulpvraag dient alleen door het secretariaat van het loket te worden gewijzigd. Veel gebruikte Statussen in Kindkans; Aanmelding -> de aanvraag is ingediend door de school. Niet in behandeling -> de aanvraag kunnen we niet in behandeling nemen. Aanvraag incompleet -> aanvraag is onvolledig, in de automatische mail wordt aangegeven wat nog aangevuld moet worden. In beraad -> door de CVT wordt een advies geformuleerd. In behandeling -> aanvraag wordt door het loket in behandeling genomen. (Als er een ondersteuningsarrangement is toegekend blijft de status van een dossier op in behandeling staan. TLV afgegeven -> besluit van CVT / regiomanager TLV is afgeven.

3 Afwijzen -> besluit van CVT / regiomanager TLV / ondersteuningsarrangement is niet afgeven. Afgerond -> de TLV is toegevoegd / ondersteuningsarrangement is afgerond. 8. Afhandeling hulpvraag Indien de toelaatbaarheidsverklaring / ondersteuningsarrangement is afgegeven wordt het document door het secretariaat als pdf. geplaatst in de betreffende hulpvraag. De toelaatbaarheidsverklaring kan worden ingezien / gedownload als volgt: TLV SO of SBO Hulpvraag openen klikken op tabblad TLV klikken op balkje 1 Bijlagen (rechtsonder in het scherm). U kunt nu het document openen / downloaden. Document extra ondersteuning Hulpvraag openen klikken op tabblad Aanpak klikken op balkje 1 Bijlagen (rechtsonder in het scherm). U kunt nu het document openen / downloaden. De ouders van de leerling ontvangen de toelaatbaarheidsverklaring per post. De ouders van de leerling ontvangen het document extra ondersteuning per mail. 9. Heeft u een vraag over uw account? Mail het secretariaat: loketzeeland@berseba.nl

4 Stappenoverzicht Kindkans Stap 1. Inloggen Stap 2. Leerling zoeken Ga naar Kies bij organisatie PO0001 Berséba. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Klik op aanmelden. Klik in Kindkans op Hulpvragen Klik op Hulpvragen. Klik op Toevoegen. Controleer of de leerling al in het systeem staat: voer in het zoekvak de leerlingnaam in en klik op zoeken. Als de leerling al bekend is in het systeem en de adres- en schoolgegevens zijn niet gewijzigd, ga dan verder bij stap 5 Als de leerling nog niet bekend is, klik dan op Dossier toevoegen. Er opent een scherm Nieuw dossier Groepsarrangement: Kies bij niveau voor groep. Stap 3. Basisgegevens toevoegen Tabblad Basisgegevens Vul de persoonsgegevens in. Bij Nederlandse namen met een duidelijk tussenvoegsel als van, van de, van der, ten en dergelijke voert u tussenvoegsel en achternaam gescheiden in. Voorbeeld 1: Bij een naam als Jan van Boven voert u dus bij Roepnaam Jan in, bij Tussenvoegsel van en bij Achternaam Boven. Klik op Adres toevoegen en vul het scherm Adres in. Indien er sprake is van een afwijkend postadres of als er sprake is van bijvoorbeeld een voogd, kunt u meerdere adressen invoeren en aangeven of het een woonadres is, een postadres of een woon- én postadres. Bij de opmerkingen kunt u dan vermelden van wie het betreffende adres is. Klik op opslaan Groepsarrangement: Vul de groepsnaam in bij groepsgegevens. Stap 4. Schoolgegevens toevoegen Stap 5. Hulpvraag toevoegen Tabblad Schoolgegevens Klik op de tab Schoolgegevens. Klik rechtsonder op Nieuwe schoolgegevens toevoegen. Vul de schoolgegevens in. In het veld Schoolgegevens kunt u enkele letters van uw schoolnaam invullen en vervolgens uw school kiezen. Tabblad Hulpvraag Klik op de tab Hulpvraag. Klik rechtsonder op Nieuwe hulpvraag toevoegen. Vul de hulpvraaggegevens in. Klik op de knop Bijlagen en voeg de bijlagen toe, die aan het begin van deze handleiding als relevant zijn genoemd. Klik op Sluiten. Groepsarrangement: Voeg de bijlage formulier aanvraag groepsarrangementen toe. Klaar! U bent nu klaar! De hulpvraag heeft de status aanmelding. Wanneer uw schoolcontactpersoon Kindkans opent, ziet deze uw hulpvraag onder de status

5 aanmelding. Het secretariaat zal aan de slag gaan met de hulpvraag. U merkt dit doordat u bij een statuswijziging hierover een mail ontvangt. U kunt de status van de ingediende hulpvraag ook volgen door later opnieuw in te loggen in Kindkans.