Met deze Nieuwsbrief loket.nl informeren wij u over een aantal wijzigingen en belangrijke onderwerpen.

Transcriptie

1 Nieuwsbrief 11 mei 2014 Met deze Nieuwsbrief loket.nl informeren wij u over een aantal wijzigingen en belangrijke onderwerpen. Deze nieuwsbrief is exclusief voor providers van loket.nl Inhoud 1 Diverse aanpassingen t.b.v. de verlofmodule Verlof afwikkelen via de verlofkalender Feestdagen op de verlofkalender 2 2 Verlofopbouw per maand Aanpassing verlofregeling Automatisch verlofopbouw volgens regeling Handmatige verlofopbouw volgens regeling 4 3 Beëindiging premiebetaling sv bij bereiken AOW gerechtigde leeftijd Maandverloning weken verloning Nieuw fout / signaal 6 4 Jaaroverzicht Loonaangifte 6 5 teksten op werkgeverniveau vastleggen 7 6 Premiekorting jongere werknemer 8 7 Diverse overige aanpassingen Naamswijziging overzicht Aanpassing rubrieknamen overzicht Loonaangifte Verlof opbouw meerdere verlofregelingen Beperking toegang Werkgeverloket app Fondspercentages naar 4 decimalen Jaaropgave wordt ook bij uitdienst getoond Aanpassing veld Verlof bepalen mbv rooster Verlofaanvragen na datum uit dienst Aanpassing Reden uit dienst Naamswijziging overzicht ESS gebruikers uit dienst 10 Pagina 1 Nieuwsbrief 11 mei 2014

2 1 Diverse aanpassingen t.b.v. de verlofmodule 1.1 Verlof afwikkelen via de verlofkalender Het is nu mogelijk voor de verlofbehandelaar om verlof dat is aangevraagd via de Werknemerloket app of ESS via de verlofkalender af te handelen. Op de verlofkalender wordt in de kleur oranje een openstaande verlofaanvraag aangeduid. Door hierop te klikken verschijnt in een pop-up venster de verlofaanvraag. Naast het tonen van de verlofsoort, het aantal uren, de periode en de opmerking van de aanvrager kan in dit pop-up venster een opmerking behandelaar worden ingegeven. Vervolgens kan de verlofaanvraag goedgekeurd of geweigerd worden. De verlofkalender wordt direct bijgewerkt. 1.2 Feestdagen op de verlofkalender Loket.nl biedt nu de mogelijkheid om de nationale feestdagen te tonen op de verlofkalender. In bovenstaande schermafdruk is te zien dat 29 mei 2014 een nationale feestdag is. De naam van de feestdag wordt zichtbaar als je met de muis op de kolom van de dag gaat staan (hover over). Standaard worden de volgende nationale feestdagen getoond: Nieuwjaarsdag 1 e Paasdag 2 e Paasdag Koningsdag Hemelvaartsdag 1 e Pinksterdag 2 e Pinksterdag 1 e Kerstdag 2 e Kerstdag Bevrijdingsdag * * Bevrijdingsdag zal 1 keer in de 5 jaar worden aangeduid als nationale feestdag, bijvoorbeeld in Pagina 2 Nieuwsbrief 11 mei 2014

3 1.2.1 Afwijken op werkgeverniveau Op werkgeverniveau kan bepaald worden om een bepaalde feestdag niet op de verlofkalender te tonen. Via Beheer -> Tabellen -> Feestdag afwijking kan een feestdag worden geselecteerd waarbij het veld Actief op nee gezet kan worden. De betreffende feestdag wordt niet meer op de verlofkalender getoond. Tevens is de omschrijving van de feestdag aan te passen Toevoegen eigen feestdagen Naast de nationale feestdagen is het ook mogelijk om eigen feestdagen vast te leggen. Via Beheer -> Tabellen -> Feestdagen werkgever kan voor een bepaalde datum de feestdag worden vastgelegd. Let dus op dat je dit elk jaar opnieuw moet aangeven! 2 Verlofopbouw per maand Tot op heden kon je enkel per kalenderjaar verlof opbouwen. Het is nu mogelijk verlof per kalendermaand op te bouwen. De verlofrechten per jaar worden als het ware door 12 gedeeld en per maand beschikbaar gesteld. 2.1 Aanpassing verlofregeling Bij de verlofregeling zijn 2 velden toegevoegd. Bij soort opbouw kun je nu kiezen tussen Maand en Jaar. Daarnaast kun je een Dag verlofopbouw opgeven. Dit betreft een dag in de maand waarbij 31 het maximum is. Voor maanden waarin geen 31 dagen zitten wordt dit automatisch gemaximeerd tot de laatste dag van de maand. Pagina 3 Nieuwsbrief 11 mei 2014

4 2.2 Automatisch verlofopbouw volgens regeling Als er bij dag verlofopbouw een dag gevuld is zal het systeem op die dag van de maand automatisch in de nachtprocedure het verlof per maand gaan bepalen en bijschrijven bij de tot dan toe bekende verlofrechten. Staat er bij dag verlofopbouw een 0 dan wordt er geen automatische berekening uitgevoerd. Let op, bovenstaande geldt voor verlofopbouw per maand en voor verlofopbouw per jaar! 2.3 Handmatige verlofopbouw volgens regeling Naast de automatische bepaling is het mogelijk om op ieder gewenst moment de verlofopbouw handmatig te bepalen. Via Collectieve mutaties -> Verlofopbouw per regeling kan nu per verlofregeling de rechten worden bepaald. Bij een verlofregeling per maand is het verplicht om een maand te selecteren waarvoor de verlofrechten worden bepaald. Bij de verlofmutaties en op de verlofkaart van de werknemer is vervolgens de verlofopbouw per maand te zien. Pagina 4 Nieuwsbrief 11 mei 2014

5 De berekening van de verlofsaldi is identiek als voorheen waarbij het verlof alleen per jaar berekend kon worden. De verlofsaldi die per maand worden bepaald zijn 1/12 deel van de bij de verlofregeling bepaalde jaarrechten. 3 Beëindiging premiebetaling sv bij bereiken AOW gerechtigde leeftijd We hebben een aanpassing gemaakt in de verzekeringsstatus van een werknemer in de periode dat de werknemer de AOW gerechtigde leeftijd bereikt. Vanaf de 1 e dag van de maand waarin de werknemer de AOW gerechtigde leeftijd bereikt is hij / zij wel verzekeringsplichtig maar niet premieplichtig. Loket.nl lost dit op de volgende manier op: 3.1 Maandverloning Wordt in de maand van verloning de AOW gerechtigde leeftijd bereikt dan berekent loket.nl vanaf de eerste van de maand automatisch geen sv premies meer. De verzekeringsindicaties ZW, WW en WAO/WIA (Dienstverband -> Arbeidsvoorwaarden -> Sociale verzekering) blijven gewoon op verzekerd staan. Deze indicaties worden ook doorgegeven aan de loonaangifte. Het dienstverband loopt gewoon door en zal altijd beëindigt moeten worden 1 dag voor het bereiken van de AOW gerechtigde leeftijd. Werkt de werknemer door na zijn AOW gerechtigde leeftijd dan moet er een nieuw dienstverband aangemaakt worden met ingangsdatum de AOW gerechtigde leeftijd. De verzekeringsindicaties zullen dan op Niet verzekerd gezet moeten worden. Voorbeeld: Een medewerker bereikt op de AOW gerechtigde leeftijd. Bij het verlonen van periode 5 zullen er automatisch geen sv premies worden berekent, de status verzekerd blijft staan en zal worden doorgegeven aan de loonaangifte. De uitdienst datum van de medewerker is altijd ongeacht of hij / zij doorwerkt of niet. Pagina 5 Nieuwsbrief 11 mei 2014

6 3.2 4-weken verloning Bij 4 weken is de systematiek iets anders. Valt de eerste dag van de maand waarop de medewerker de AOW gerechtigde leeftijd bereikt in de te verlonen 4-weken periode dan betaalt de werknemer in die periode automatisch geen sv premies meer. Het is dus mogelijk dat een werknemer in 2 periodes geen sv premies betaald! De verzekeringsindicaties ZW, WW en WAO/WIA (Dienstverband -> Arbeidsvoorwaarden -> Sociale verzekering) blijven gewoon op verzekerd staan. Deze indicaties worden ook doorgegeven aan de loonaangifte. Het dienstverband loopt gewoon door en zal altijd beëindigd moeten worden 1 dag voor het bereiken van de AOW gerechtigde leeftijd. Werkt de werknemer door na zijn AOW gerechtigde leeftijd dan moet er een nieuw dienstverband aangemaakt worden met ingangsdatum de AOW gerechtigde leeftijd. De verzekeringsindicaties zullen dan op Niet verzekerd gezet moeten worden. Voorbeeld: Een medewerker bereikt op de AOW gerechtigde leeftijd. Bij het verlonen van periode 6 ( t/m ) zullen er automatisch geen sv premies worden berekend, dit omdat de eerste van de maand van bereiken van de AOW gerechtigde leeftijd in de te verlonen periode valt. de status verzekerd blijft staan en zal worden doorgegeven aan de loonaangifte. Let op! Ook Bij het verlonen van periode 7 ( t/m ) zullen er automatisch geen sv premies worden berekend! De uitdienst datum van de medewerker is altijd ongeacht of hij / zij doorwerkt of niet. 3.3 Nieuw fout / signaal Het is verplicht om een medewerker die de AOW gerechtigde leeftijd bereikt uit dienst te melden. Wordt er in deze situatie voor het betreffende dienstverband geen datum uit dienst gevuld dan ontstaat bij de verloning de volgende foutmelding: (201) AOW gerechtige leeftijd is bereikt in periode. Vul de uit dienst datum en/of zorg dat deze voor de aow-gerechtige leeftijd ligt. 4 Jaaroverzicht Loonaangifte Het Jaaroverzicht Loonaangiftestaat (Salarisverwerking -> Loonaangifte -> Jaaroverzicht loonaangiftestaat) is uitgebreid. In het bestaande overzicht worden de totaal aangifte bedragen in en over het loontijdvak getoond. Dit overzicht is nu uitgebreid met een extra pagina waarin de onderliggende cijfers ook in één overzicht worden gepresenteerd. Pagina 6 Nieuwsbrief 11 mei 2014

7 5 teksten op werkgeverniveau vastleggen Naast de bestaande teksten op provider niveau is het vanaf deze oplevering ook mogelijk om op werkgeverniveau teksten en afzenders vast te leggen. Indien geen afwijkende gegevens worden vastgelegd zijn de teksten en afzenders op providerniveau bepalend. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om berichten namens de werkgever te verzenden of teksten te personaliseren. Het is niet mogelijk om uitsluitend afwijkende gegevens vast te leggen. Bij het gebruik van deze optie dienen alle gegevens te worden gevuld. Pagina 7 Nieuwsbrief 11 mei 2014

8 Op dit moment worden de teksten en afzenders in de loket.nl/ulsa omgeving vastgelegd. Vooruitlopend op de integratie van loket.nl/ulsa en loket.nl is besloten om deze afwijkende teksten in Loket.nl te kunnen muteren via Beheer -> teksten. Om teksten op werkgeverniveau te kunnen muteren is het product Salarisverwerking vereist en dient de gebruiker te beschikken over de rechten ApplicatiebeheerWerkgever en ApllicatiebeheerProvider. 6 Premiekorting jongere werknemer Vooruitlopend op de nieuwe premiekorting jongere werknemer (per ) is de tabel Premiekorting / mob.bonus uitgebreid met (10) Premiekorting jongere werknemers. (Dienstverband -> Salarisverwerking -> Diversen). Deze optie kan m.i.v worden geselecteerd. Indien een ingangsdatum voor wordt vastgelegd zal hierdoor een foutmelding verschijnen. Ook is alvast component 990 PR.KORT.JG.WN aangemaakt. We willen je verzoeken dit component nog niet te gebruiken. Binnenkort zullen wij de programmatuur aanpassen zodat per de premiekorting jongere werknemers in de loonverwerking berekend gaat worden. Pagina 8 Nieuwsbrief 11 mei 2014

9 7 Diverse overige aanpassingen 7.1 Naamswijziging overzicht De naam van het overzicht Verlof -> Verlof per werknemer op werknemerniveau is aangepast naar Verlof -> Verlofkaart. Ook is de titel op het overzicht zelf aangepast van Verlof naar Verlofkaart 7.2 Aanpassing rubrieknamen overzicht Loonaangifte Op het overzicht Loonaangifte bij een openstaande of goedgekeurde loonaangifte zijn een aantal rubrieknamen aangepast naar de huidige termen die de belastingdienst hanteert. Het overzicht verandert inhoudelijk niet. 7.3 Verlof opbouw meerdere verlofregelingen Als een medewerker aan meerdere verlofregelingen hangt wordt voortaan de verlofopbouw apart per regeling gepresenteerd. 7.4 Beperking toegang Werkgeverloket app. Werkgevers die ingericht zijn als SSO- of Webservice gebruiker hebben geen toegang tot de Werkgeverloket app. 7.5 Fondspercentages naar 4 decimalen De premie- en afdracht percentages voor de Fondsen kunnen vanaf periode met 4 decimalen worden vastgelegd. Ook de berekening zal in dat geval uitgaan van 4 decimalen. Deze percentages zullen ook worden getoond op de loonstrook en overige output. Pagina 9 Nieuwsbrief 11 mei 2014

10 7.6 Jaaropgave wordt ook bij uitdienst getoond Als bij de medewerker een uitdienst datum gevuld is, werd de jaaropgave voor het jaar van uit diensttreding niet op werknemerniveau getoond. Vanaf deze versie is dit opgelost. 7.7 Aanpassing veld Verlof bepalen mbv rooster Om meer duidelijkheid te scheppen hebben we het veld Verlof bepalen mbv rooster aangepast naar Verlof bepalen mbv Arbeidspatroon. 7.8 Verlofaanvragen na datum uit dienst Verlofaanvragen met een ingangsdatum na datum uit dienst konden niet worden afgewikkeld. Dit is opgelost. 7.9 Aanpassing Reden uit dienst Bij het vullen van een uitdienst datum bij een dienstverband is het verplicht om een reden mee te geven. Reden uit dienst Pensioen is aangepast naar AOW / Pensioen Naamswijziging overzicht ESS gebruikers uit dienst Op providerniveau is de naam van het overzicht ESS gebruikers die uit dienst zijn aangepast naar ESS gebruikers uit dienst. Pagina 10 Nieuwsbrief 11 mei 2014