Handleiding Loket.nl nieuwe stijl

Transcriptie

1 Handleiding

2 Inloggen Inleiding Loket.nl heeft een update gekregen om de uitstraling van het pakket meer naar deze tijd te brengen. Daarnaast is de indeling van het pakket aangepast om de laatste loonverwerking makkelijker te kunnen downloaden. De nieuwe versie van Loket.nl werkt het beste in combinatie met de internetbrowser Google Chrome. Om in de nieuwe versie van Loket.nl te kunnen inloggen kunt u gebruik maken van deze link: Als u inlogt via de website van VDGC, dan wordt u automatisch naar deze link doorgestuurd. Inloggen Het uiterlijk van het inlogscherm van Loket.nl is vernieuwd. U kunt wel gebruik blijven van uw huidige gebruikersnaam en wachtwoord. Hier vult u uw gebruikersnaam in. Hier vult u uw wachtwoord in. Neem de getoonde beveiligingscode over. Als deze niet goed leesbaar is, dan kunt u op de knop Login drukken voor een nieuwe code. Nadat u de gegevens heeft ingevoerd in het inlogscherm klikt u op de knop Login en komt u in uw salarisadministratie. Mocht u de gegevens verkeerd ingevuld hebben, dan blijft u bij het inlogscherm en krijgt u de melding Inloggen is mislukt. De combinatie van opgegeven gegevens is onjuist. 2

3 Beginscherm Beginscherm Na het inloggen komt u op de beginpagina van uw salarisadministratie. Als u inlogrechten heeft voor meerdere bedrijven, dan kunt u hier het bedrijf dat u wilt bekijken selecteren. Heeft u slechts inlogrechten voor één bedrijf, dan komt u gelijk bij dit bedrijf. Verder kunt u hier ook een werknemer selecteren. Hier selecteert u de werkgever. Hiervoor kunt een gedeelte van de naam in het tekstvak invullen of via de knop naast het tekstvak de lijst met werkgevers oproepen. Hier selecteert u de werkgever. Hiervoor kunt een gedeelte van de naam in het tekstvak invullen of via de knop naast het tekstvak de lijst met werkgevers oproepen. Als u alleen een werkgever selecteert, dan komt u in de schermen voor de werkgever. Door een nieuwe werkgever op te zoeken, komt u bij een andere werkgever. U hoeft hiervoor niet terug naar het beginscherm Als u een werkgever en een werknemer selecteert, dan komt u in de schermen van de werknemer. Door een nieuwe werknemer op te zoeken komt u bij een andere werknemer. U hoeft hiervoor niet terug naar het beginscherm. Door op het kruisje achter de naam van de werknemer te klikken komt u terug bij de schermen van de werkgever. 3

4 Tabblad Start Tabblad Start Na het selecteren van de werkgever komt u in het startscherm. Het startscherm is in drie delen verdeeld. Het eerste deel zijn de algemene gegevens van de werkgever en de tabjes voor de verschillende tabbladen. De tabjes voor het selecteren van de verschillende tabbladen. Door op de naam van het tabblad te klikken, wordt het tabblad geselecteerd. Het tweede gedeelte bevat de gegevens van de laatste loonverwerking, aangifte loonheffing en (indien van toepassing) de laatste pensioenaangifte. Hier kunt u de overzichten van uw salarisverwerking downloaden. Hier kunt u uw aangifte loonheffingen downloaden. Hier staat de pensioenaangifte. Hier kunt u de signalen en mededelingen inzien. Afhankelijk van de afspraken tussen u en VDGC over de salarisverwerking staan de gegevens van de salarisverwerking bij de Openstaande loonrun of de Laatst goedgekeurde loonrun. De aangifte loonheffingen staat bij de Openstaande loonaangifte of bij de Laatste bevestigde loonaangifte. Als u op de > klikt, dan vouwt het scherm uit en kunt u de bestanden downloaden. Signalen zijn korte berichten over werknemers, zoals bijvoorbeeld bijzondere verjaardagen en jubilea. Verder is het mogelijk om eigen signalen toe te voegen. Mededelingen zijn berichten over wijzigingen in de CAO en van het minimumloon die in Loket.nl zijn doorgevoerd. Door op het tabje te klikken kunt de verschillende categorieën selecteren. 4

5 Tabblad Start Downloaden loonverwerking Als u de loonrun heeft uitgeklapt, dan kunt u de loonverwerking downloaden. Om een overzicht of een bestand te downloaden, klikt u op de naam van het overzicht. Hier kunt u uw betaallijst downloaden. Hier kunt u uw loonstroken downloaden. Hier kunt u uw betaalbestand downloaden. Hier kunt u uw journaalpost downloaden. Als u uw journaalpost wilt boeken, dan kunt u de journaalpost Per run verdicht per rekeningnummer gebruiken. Als u de journaalpost wilt nakijken, dan kunt u de journaalpost Per run gebruiken. Downloaden loonaangifte Als u de aangifte loonheffing heeft uitgeklapt, dan kunt u de specificatie aangifte loonheffingen downloaden. Via deze knop kunt u de specificatie aangifte loonheffingen downloaden. 5

6 Tabbladen inrichting Loket.nl Tabbladen Bedrijfsinformatie Arbeidsvoorwaarden en Beheer Op deze tabbladen kunt u de inrichting van uw salarisadministratie inzien. Door op de naam van het tabblad te klikken, wordt het tabblad geselecteerd. Tabblad bedrijfsinformatie Op het tabblad Bedrijfsinformatie kunt u de bedrijfsgegevens inzien die wij van de werkgever hebben geregistreerd. Tabblad Arbeidsvoorwaarden Op het tabblad Arbeidsvoorwaarden kunt u, mits u gebruik maakt van de verlofmodule, de verlofregeling inzien. Vervolgens ziet u de samengevatte verlofregeling. Door op de samengevatte verlofregeling te klikken, kunt u de uitgebreide verlofregeling inzien. Hier kunt u klikken om de uitgebreide verlofreling te zien. De uitgebreide verlofregeling ziet er als volgt uit. Totaal aantal uren of dagen verlof gesplitst in wettelijk, bovenwettelijk verlof en ADV. De aanvullende verlofregelingen op basis van leeftijd, diensttijd of salaris. 6

7 Tabbladen inrichting Loket.nl Tabblad Beheer Op het tabblad Beheer kunt u bij het tabje Producten de modules van Loket.nl inzien die wij voor de werkgever hebben geactiveerd. De voor de werkgever geactiveerde modules van Loket.nl. De koppeling van salarisadministratie aan Loket.nl. Op het tabblad Beheer kunt u bij het tabje Tabellen de tabellen inzien die wij voor de werkgever hebben gecreëerd. De tabel met de afdelingen van de werkgever. De functietabel van de werkgever. 7

8 Tabblad Salarisverwerking Tabblad Salarisverwerking Op deze tabbladen kunt u uw salarisadministratie inzien. Door op de naam van het tabblad te klikken, wordt het tabblad geselecteerd. Tabje Algemeen Hier kunt u het mutatieverslag downloaden door op de omschrijving te klikken. Als u op de > voor Openstaande Loonrun klikt, kunt u de openstaande salarisverwerking bekijken. De bestanden kunt u downloaden zoals beschreven bij het downloaden van de loonverwerking. Tabje Goedgekeurde loonruns Via deze knop keurt u de loonverwerking goed. Door op de regel van de periode te klikken kunt u de loonverwerking van die periode openen. Als u de loonverwerking voor een periode hebt geopend, dan kunt u de bestanden downloaden zoals beschreven bij het downloaden van de loonverwerking. Via deze knop keert u terug naar de lijst met goedgekeurde loonruns. 8

9 Tabblad Salarisverwerking Tabje Loonaangifte Door op de regel van de periode te klikken kunt u de loonaangifte van die periode openen. Als u de loonaangifte voor een periode hebt geopend, dan kunt u de bestanden downloaden zoals beschreven bij het downloaden loonaangifte. Tabje Overzichten Door op de omschrijving te klikken kunt u de overzichten, zoals de jaaropgaven, de cumulatieve journaalpost en de verzamelloonstaat, downloaden. Overige overzichten Op deze tabjes kunt u de overige overzichten downloaden. 9

10 Tabbladen Journaal basis en Overzichten Tabblad Journaal basis Hier ziet u de grootboekrekeningen die wij voor u hebben ingevoerd en hun omschrijving. Hier ziet u de koppeling tussen de verschillende looncomponenten en de grootboekrekeningen. Tabblad Overzichten Hier vindt u verschillende overzichten van uw werknemers. Door op de naam van het overzicht te klikken, dan kunt u het overzicht downloaden. De overzichten zijn verdeeld in zes overzichten: - Tabje Personeel. Hierop staan de overzichten met de totale gegevens van het personeelslid. - Tabje HRM. Hierop staan de overzichten die betrekking hebben op de afgenomen HRM-modules. - Tabje Mutatieverslagen. Hierop staan de overzichten met de gewijzigde gegevens per personeelslid per categorie. - Tabje Loonresultaten. Hierop staan de extra overzichten die betrekking hebben met de salarisverwerking. - Tabje Export gegevens. Hierop kunt u bepaalde vastgelegde gegevens exporteren naar bijvoorbeeld excel voor verder gebruik. - Tabje Overige. Hierop staan de mededelingen over de CAO en inrichting van de werkgever. 10