Handleiding voor Unit4 Salaris Online Werkgeversportal ODG Accountants Adviseurs

Transcriptie

1 Om uw salarisgegevens te kunnen raadplegen, doorloopt u de volgende stappen. Inloggen: U gaat naar: Rechtsboven in klikt u op: Bij Salaris online kiest u voor: U kunt nu inloggen door uw gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen. Deze heeft u per mail van ons ontvangen. Als u voor de eerste keer inlogt, wordt u verzocht uw wachtwoord te wijzigen. Het nieuwe wachtwoord moet voldoen aan de onderstaande voorwaarden o Minimiale lengte 8 tekens o Hoofdletters en kleine letters gebruiken o Minimaal 1 cijfer gebruiken o Minimaal 1 niet-alfabetisch teken gebruiken (bijv.!, $, #, %) U zult na 275 dagen het verzoek krijgen om uw wachtwoord te wijzigen. Dit is ingesteld vanuit beveiligingsoverwegingen. Als u uw wachtwoord heeft aangepast, krijgt u het onderstaande scherm in beeld 1

2 U kiest voor Werkgeversdossier : U krijgt het onderstaande scherm in beeld. Indien u op het pijltje klikt, opent zich het volgende scherm. 2

3 De gegevens die u kunt gaan raadplegen zijn: 1. Betalingsbestand SEPA (indien u dat wenst, kan het voor u worden klaargezet). 2. Loonaangifte tijdvak 3. Perioderapportage (indien u dat wenst, kan de loonjournaalpost voor u worden klaargezet) 4. Salarisspecificatie werkgever 5. Overzichten werknemers 6. Salarisspecificatie per werknemer 1. Betaalbestand SEPA Indien u dat wenst, kunnen wij voor u het betaalbestand SEPA voor u klaarzetten. Dit bestand kunt u inlezen in uw bankprogramma zodat de salarisbetalingen worden uitgevoerd. Als u heeft afgesproken dat wij het bestand maandelijks voor u klaarzetten, kunt u het bestand vinden door te klikken op Betaalbestand SEPA. U ziet dan de betaalstaat en het SEPA bestand. Het SEPA bestand (=betaalbestand) kunt u opslaan en vervolgens in uw bankprogramma inlezen zodat de salarisbetaling wordt uitgevoerd door de bank. De Betaalstaat kunt u openen of opslaan. Op de betaalstaat vindt u de te betalen salarissen en de bankrekeningnummers van uw medewerkers voor de betreffende maand. 3

4 Indien u op het icoontje opslaan of printen. klikt, ziet u in een nieuw scherm het bestand. U kunt deze desgewenst U kunt ook dubbelklikken op de regel met de Betaalstaat. Indien u op het icoontje klikt, ziet u onderin uw scherm Door op openen te klikken wordt het document geopend, indien u het wilt opslaan, kiest u voor opslaan dan kunt u de Betaalstaat per werkgever opslaan op de desgewenste locatie. U kunt dubbelklikken op de regel met de SEPA.U4P... Door op opslaan te klikken, kunt u het SEPA Bestand opslaan op de desgewenste locatie, waarn u dit bestand kunt importeren in uw bank. 4

5 2. Loonaangifte tijdvak Als u een loonaangifte wilt raadplegen, klikt u op Loonaangifte tijdvak en krijgt u het onderstaande scherm in beeld. Indien u op het icoontje klikt, ziet u in een nieuw scherm de Loonaangifte totalen op papier van de betreffende maand. U kunt deze desgewenst opslaan of printen. Indien u op de regel Loonaangifte to klikt, krijgt u het onderstaande scherm in beeld. Indien u op het icoontje klikt, ziet u onderin uw scherm Door op openen te klikken wordt het document geopend, indien u het wilt opslaan, kiest u voor opslaan. U kunt de Loonaangifte totalen op papier opslaan op de desgewenste locatie. 5

6 3. Perioderapportage (=loonjournaalposten) Indien u dat wenst, kunnen wij voor u het overzicht met de loonjournaalposten klaarzetten. Als u heeft afgesproken dat wij het bestand maandelijks voor u klaarzetten, kunt u het vinden door te klikken op Perioderapportage. U ziet dan een regel verschijnen met het meest recente overzicht bovenaan de lijst. Indien u op het icoontje klikt, ziet u in een nieuw scherm de Loonjournaal van de betreffende maand. U kunt deze desgewenst opslaan of printen. U kunt ook dubbelklikken op de regel Indien u op het icoontje klikt, ziet u onderin uw scherm Door op openen te klikken wordt het document geopend, indien u het wilt opslaan, kiest u voor opslaan. U kunt de Loonjournaal opslaan op de desgewenste locatie. 6

7 4. Salarisspecificatie werkgever (loonstroken/salarisspecificaties/jaaropgaven in 1 document) Indien u klikt op Salarisspecificatie werkgever krijgt u de loonstroken/salarisspecificaties of jaaropgaven van al uw medewerkers in één document: U klikt op Salarisspecificatie werkgever en u ziet een nieuw scherm. Indien u op het icoontje klikt, ziet u in een nieuw scherm de documenten van uw medewerkers. U kunt deze desgewenst opslaan of printen. U kunt ook dubbel klikken op de regel. U krijgt dan het volgende scherm. Indien u op het icoontje klikt, ziet u onderin uw scherm Door op openen te klikken wordt het document geopend, indien u het wilt opslaan, kiest u voor opslaan. U kunt het betreffende document opslaan op de desgewenste locatie. 7

8 5. Overzichten werknemers U kunt bij overzichten werknemers documenten plaatsen voor een medewerker. Denk hierbij aan het overzicht met de gewerkte uren in de betreffende periode. Zo kan uw medewerker de loonstrook beoordelen op het juiste aantal verwerkte uren. U klikt op Overzichten werknemers en u krijgt het onderstaande scherm in beeld. U kiest voor + Document uploaden 8

9 U ziet het onderstaande scherm in beeld. U kiest de voor u van toepassing zijnde gegevens: Type: Overzichten werknemers Bestandsnaam: Hier klikt u op het icoontje en u selecteert vervolgens het document dat u wilt plaatsen in de werknemersportal van de betreffende medewerker. Omschrijving: Hier noteert u een omschrijving/naam van het document. Medewerker: Selecteer de betreffende medewerker Jaar: Selecteer het betreffende jaar Periodesoort: Selecteer de betreffende verloningsperiode die u gebruikt bijv. per maand, per 4 weken Periode: Selecteer de betreffende maand. Onderstaand vindt u een voorbeeld. 9

10 U kiest voor de optie U krijgt vervolgens het onderstaande scherm in beeld: Uw medewerker kan in de werknemersportal dit document terugvinden. Vanzelfsprekend kunt u het document ook verwijderen door op het kruisje achter de regel te klikken. U bevestigt vervolgens dat u zeker weet dat u het item wilt verwijderen door op OK te klikken. De informatie op de regel wordt dan doorgestreept. U klikt nogmaals op de doorgestreepte regel en krijgt een nieuw scherm in beeld. 10

11 U kiest voor Indienen en in het scherm komt te staan In de werknemersportal van de betreffende medewerker wordt het document gelijk verwijderd. 11

12 6. Salarisspecificatie per werknemer (= loonstroken/salarisspecificaties of jaaropgaven per werknemer) Indien uw de loonstroken/salarisspecificaties of jaaropgaven van uw werknemers separaat wilt raadplegen, kiest u voor Salarisspecificatie per werknemer. Indien u op het icoontje klikt, ziet u in een nieuw scherm de loonstrook van de desbetreffende medewerker. U kunt deze desgewenst opslaan of printen. U kunt ook dubbel klikken op de regel U krijgt dan het volgende scherm Indien u op het icoontje klikt, ziet u onderin uw scherm Door op openen te klikken wordt het document geopend, indien u het wilt opslaan, kiest u voor opslaan. U kunt het betreffende document opslaan op de desgewenste locatie. 12