Met deze nieuwsbrief informeren wij je over een aantal wijzigingen en belangrijke onderwerpen. 1 Loonbeslagen 3

Transcriptie

1 Nieuwsbrief 5 juli 2015 Met deze nieuwsbrief informeren wij je over een aantal wijzigingen en belangrijke onderwerpen. Deze nieuwsbrief is exclusief voor providers van loket.nl Inhoud 1 Loonbeslagen 3 2 Toeslagen automatisch berekenen gedurende een loonperiode 3 3 Werknemerloket in een nieuw jasje 4 4 FiscFree Activeren product Koppeling naar FiscFree 5 5 Toetsing ziekengeld aan wet minimumloon (WML) 6 6 Uploaden van website logo Uploaden logo 7 7 Grafiek WKR op startscherm werkgever 7 8 Meer inzicht in gebruikers, teams en rechten 8 9 Aanpassing uren eis voor premiekorting jongere werknemers 9 10 Nieuw signaal: AOW-gerechtigde leeftijd 9 11 Aanpassingen in fondsen en grondslagen Componenten toevoegen bij grondslag basis of grondslag opbouw Looncomponenten voortaan zichtbaar bij het fonds en of grondslag 9 12 Intrekking toevoegen aan een loonaangiftebericht Verbeteringen van de Kalender Verjaardag in de Kalender Verzuim in de Kalender 10 Pagina 1 Nieuwsbrief 5 juli 2015

2 13.3 Verlof in de Kalender Diverse kleine aanpassingen Export salarisschalen opgenomen in Loket.nl Veld loonmodel standaard op onbekend bij toevoegen administratie Verlofsaldo op diverse plaatsen toegevoegd Veld Bank / Giro verdwijnt bij excasso werknemer Verwijderen loonrun voor PGGM werkgevers Uitbreiding geconsolideerde overzichten Lijst met Component algemeen toegevoegd Qwoater Leesindicatie Refresh bij invoer nieuwe werknemer Filter optie bij dienstverband uitgebreid 13 Pagina 2 Nieuwsbrief 5 juli 2015

3 1 Loonbeslagen Tijdens de klantendag van 2014 is gebleken dat het eenvoudig kunnen verwerken van loonbeslagen bij onze klanten een hoge prioriteit heeft. Daarom kun je vanaf nu eenvoudig loonbeslagen vastleggen en houdt het systeem rekening met een beslagvrije voet, is het mogelijk om aan te geven of het beslag door een preferente (Overheid, Gemeente, Belastingdienst of DUO) of niet-preferente schuldeiser is opgelegd en kan bij het vastleggen van loonbeslagen de volgorde van schuldeisers worden bepaald. Wil je meer weten over deze nieuwe functionaliteit, klik dan op deze link waar je een uitvoerige handleiding aantreft over loonbeslagen en afsplitsen van netto. De mogelijkheid om loonbeslagen vast te leggen, is opgenomen onder Salarisverwerking Excasso. 2 Toeslagen automatisch berekenen gedurende een loonperiode Het is al mogelijk om bij een werknemer een auto van de zaak gedurende een periode in te laten gaan of te beëindigen. Ook is het mogelijk om meerdere auto s na elkaar in een periode te verlonen bij dezelfde werknemer. Deze methodiek is vanaf 1 juli (periode 7 voor de maandverloningen) en vanaf 13 juli (periode 8 voor de 4-week verloningen) ook van toepassing voor toeslagen (bruto vergoeding tabel, netto betaling, fiscale bijtellingen, bruto en netto inhouding) waarbij bij de looncomponent bij de indicatie betalingsperiode op herberekenen bij gebroken periode staat. Voor deze componenten wordt altijd herrekend met het aantal werkdagen in de periode. Het resultaat wordt automatisch door loket.nl bepaald. Hieronder vind je een voorbeeld: Een werknemer heeft een onkostenvergoeding van 200, - per maand, vanaf 27 juli 2015 betreft de onkostenvergoeding 100,00 per maand. Juli 2015 heeft 23 werkdagen. Berekening onkostenvergoeding juli 2015: Pagina 3 Nieuwsbrief 5 juli 2015

4 200 x 18/23= 156, x 5/23 = 21,74 Totale onkostenvergoeding juli 178,26 Zie hieronder de presentatie van de resultaten in de loonstrook. 3 Werknemerloket in een nieuw jasje Het uiterlijk van het Werknemerloket is vernieuwd. De volgende keer dat een werknemer inlogt, komt hij of zij automatisch op de vernieuwde inlogpagina terecht: Nadat de gebruiker voor de eerste keer op de gebruikelijke manier inlogt, maakt hij of zij kennis met het grafisch verfraaide Werknemerloket: Pagina 4 Nieuwsbrief 5 juli 2015

5 Let op, de functionaliteiten van het Werknemerloket blijven identiek. Wel zijn zaken anders weergegeven. Zo zijn, als de producten aanstaan, zaken als Zorgverzekeringen vergelijken en Bokkz prominenter in beeld gebracht en is het resterende verlofsaldo per verlofsoort weergegeven in een cirkeldiagram. De aanpassingen zijn een eerste stap in een reeks ontwikkelingen rondom het Werknemerloket. Gebruikersgemak staat hierbij centraal maar daarnaast zullen we kijken naar uitbreidingen van de bestaande functionaliteiten. Wat we alvast wel voor jullie hebben gedaan, is het vertalen van de velden in het Engels en Duits. Om het vernieuwde Werknemerloket onder de aandacht te brengen bij de werknemers hebben wij een flyer gemaakt. Daarnaast doen we een suggestie van een gewijzigde e- mailtekst om de werknemers te wijzen op dit nieuwe uiterlijk. Voor meer informatie verwijzen we je naar het item op het helpdeskportaal. 4 FiscFree We zijn trots om onze providers hun werkgevers de mogelijkheid te bieden om gebruik te kunnen maken van FiscFree. FiscFree is een unieke combinatie van een online beheer- en bestelsysteem, dat werkgevers ontzorgt op het gebied van het aanbieden en afhandelen van secundaire arbeidsvoorwaarden binnen de werkkostenregeling (WKR). 4.1 Activeren product Het product FiscFree (906) is voor iedere provider beschikbaar. Om je werkgever het voordeel te bieden van FiscFree moet het product op werkgeverniveau geactiveerd worden. 4.2 Koppeling naar FiscFree Zodra het product is geactiveerd, verschijnt bij de werkgever via Extra producten FiscFree de pagina om de koppeling te maken naar FiscFree. Zodra de koppeling gemaakt is, wordt een aantal gegevens uit Loket.nl automatisch overgenomen. Pagina 5 Nieuwsbrief 5 juli 2015

6 5 Toetsing ziekengeld aan wet minimumloon (WML) Met de toetsing WML bij ziekte wordt gehoor gegeven aan een wens van vele gebruikers. Voorheen werd het WML alleen getoetst op het vaste basisloon, vanaf nu zal het WML ook getoetst worden op de loonresultaten als er sprake is van ziekte. De voorwaarde is wel dat er gebruik gemaakt wordt van de looncomponenten 37, 390 en 391 en dat de uren ziek (37) groter zijn dan de wachturen ziek (38). Voor de toetsing wordt onderscheid gemaakt tussen werknemers met een uurloon en een periodeloon. Is er als basisloon een uurloon opgegeven, dan wordt een uurloon bij ziekte berekend en wordt deze getoetst aan het minimumuurloon. Het uurloon ziekte wordt als volgt berekend: (looncomponent 390 Doorbet. Ziekte + looncomponent 391 Suppl.ziekte) / (looncomponent 37 Uren ziek Looncomponent 38 Wachturen ziek). Het uurloon wordt logisch afgerond op 2 decimalen en getoetst aan het WML uurloon dat als volgt wordt berekend: WML Weekloon (o.b.v. leeftijd) / Ploeg uren (vaste ploeguren in de arbeidstijd). Is er als basisloon een periodeloon opgegeven dan wordt er een periodeloon bij ziekte berekend en deze wordt getoetst aan het minimumloon (o.b.v. leeftijd). Voor de maandverloning is dat het maandbedrag WML, bij 4-weken is dat 4 x het weekloon WML. Het periodeloon ziekte wordt als volgt berekend: (looncomponent 390 Doorbet. Ziekte + looncomponent 391 Suppl.ziekte) / (looncomponent 37 Uren ziek Looncomponent 38 Wachturen ziek) Dit resultaat wordt vervolgens vermenigvuldigd met de Ploeg uren (vaste ploeguren in de arbeidstijd) / 5 * de werkdagen van de periode. Ook dit bedrag wordt afgerond op 2 decimalen en getoetst aan het periodebedrag WML (o.b.v. leeftijd). Als bij de toetsing blijkt dat onder het WML wordt betaald, wordt het volgende signaal bij de verloning getoond: 6 Uploaden van website logo Op providersniveau kunnen logo s geüpload worden. Deze logo s worden getoond in de linker bovenhoek van de applicatie. Pagina 6 Nieuwsbrief 5 juli 2015

7 6.1 Uploaden logo Navigeer op providersniveau naar Providergegevens Overig Website logo. Hier kun je verschillende logo s uploaden waarbij de velden Naam en Kenmerk verplicht zijn. Na het selecteren van het plaatje heb je de mogelijkheid om deze bij te snijden met behulp van de knoppen. Op werkgeverniveau in Loket.nl kan op het scherm Bedrijfsinformatie bij Website logo s het juiste logo geselecteerd worden. De functionaliteit is uitermate geschikt voor subproviders die in dezelfde omgeving worden verwerkt als de (hoofd)provider. In situaties van samenwerking tussen verschillende administratie- en accountantskantoren kunnen werkgevers nu het logo zien van de eigen dienstverlener i.p.v. het logo van de partij aan wie de administratie is uitbesteed. Een volgende stap is het uploaden van een werkgeverlogo. 7 Grafiek WKR op startscherm werkgever We zijn volop bezig om gegevens vanuit Loket.nl op een nieuwe, verfrissende manier grafisch weer te geven. De Grafiek Werkkostenregeling op het startscherm van de werkgever is hier een eerste voorbeeld van. Vanaf 2015 hebben we een aantal aanpassingen doorgevoerd in het overzicht werkkostenregeling. De grafiek wordt getoond als de gebruiker het recht Raadplegen Loonoutput of Raadplegen Loonoutput beperkt heeft. Om het overzicht te voorzien van de juiste gegevens vanuit de salarisadministratie dient op werkgeverniveau Pagina 7 Nieuwsbrief 5 juli 2015

8 op het scherm Arbeidsvoorwaarden Administraties de juiste standaard set werkkosten te worden ingesteld. Om het opvragen van de grafiek niet ten koste te laten gaan van de performance van Loket.nl zal telkens de laatst opgevraagde stand van de grafiek getoond worden. Met de refresh knop kun je er voor zorgen dat de data geactualiseerd wordt met de stand t/m de laatste goedgekeurde loonrun. Indien sprake is van meerdere administraties onder één werkgever wordt de grafiek van de actieve administratie getoond. Op de gebruikelijke manier kan gewisseld worden tussen de administraties. 8 Meer inzicht in gebruikers, teams en rechten Op providersniveau kun je onder Teams en gebruikers Gebruikers AK door op een gebruiker te klikken zien aan welke teams de gebruiker is gekoppeld. Op werkgeversniveau is onder Beheer Teams een nieuwe optie toegevoegd. In één oogopslag is nu te zien aan welke teams de werkgever is gekoppeld. In beide gevallen is de teamkoppeling direct te beheren. Voor deze opties heb je het recht Applicatiebeheer provider of Beheer werkgever team nodig. Daarnaast kun je op werkgeverniveau bij Gebruikers zien bij welke werkgevers de gebruiker werkgevertoegang heeft. Dit betreft enkel een raadpleegfunctie. Voor deze optie heb je het recht Applicatiebeheer werkgever, Raadplegen applicatiebeheer werkgever, GebruikersbeheerWerkgever of Gebruikersbeheer provider nodig. Pagina 8 Nieuwsbrief 5 juli 2015

9 9 Aanpassing uren eis voor premiekorting jongere werknemers Vanaf gaat de ureneis omlaag voor de premiekorting jongere werknemers. Voor werknemers die op of na 1 juli 2015 in dienst komen, moet de jongere werknemer een arbeidsovereenkomst van minimaal 24 uur per week hebben om in aanmerking te komen voor de premiekorting. De controle is in Loket.nl aangepast. De andere voorwaarden blijven onveranderd. De ureneis voor werknemers in dienst vóór blijft minimaal 32 uur. 10 Nieuw signaal: AOW-gerechtigde leeftijd Op providersniveau is een nieuw standaard signaal toegevoegd: AOW-gerechtigde leeftijd. Dit signaal verschijnt 28 dagen (default waarde) voor het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd van een werknemer. Uiteraard is het mogelijk om deze signaleringsperiode op providers- en gebruikersniveau aan te passen. 11 Aanpassingen in fondsen en grondslagen 11.1 Componenten toevoegen bij grondslag basis of grondslag opbouw Een veelgehoorde wens is om bij de grondslagbasis bij een grondslag en bij grondslag opbouw bij een fonds componenten toe te voegen door middel van de bekende groene bolletjes. Vanaf nu is het mogelijk om via deze groene bolletjesmethode meerdere componenten tegelijkertijd toe te voegen. Bij het selecteren van de looncomponenten kun je de herkomst en de periode selecteren. Deze selectie geldt voor alle geselecteerde looncomponenten Looncomponenten voortaan zichtbaar bij het fonds en of grondslag Het is mogelijk om bij een fonds of grondslag de bijbehorende looncomponenten te raadplegen of te muteren. Denk hierbij aan premie- of franchisecomponenten. Bij het toevoegen van bijvoorbeeld een grondslag kun je dus direct aanpassingen aan de componenten maken zonder dat je daarvoor een uitstapje hoeft te maken naar de lijst met looncomponenten. Pagina 9 Nieuwsbrief 5 juli 2015

10 12 Intrekking toevoegen aan een loonaangiftebericht Als de belastingdienst vraagt om een intrekking van een inkomstenverhouding omdat er in bepaalde periodes een foutief BSN is aangegeven dan was het mogelijk om een verzoek in te dienen via ons helpdeskportaal. Voortaan is het mogelijk om zelf als gebruiker van Loket.nl bij een openstaande loonaangifte een intrekking BSN toe te voegen. De benodigde rechten zijn Applicatiebeheer werkgever of Applicatiebeheer provider. De procedure in dezen blijft hetzelfde: Muteer in Loket.nl het BSN naar het juiste nummer Creëer voor de betreffende werknemer bij elke periode waarop bij het foutieve BSN aangifte is gedaan een variabele mutatie met looncomponent loonaangifte (categorie output) Start het salarisverwerkingsproces tot het aanmaken van een loonaangifte maar bevestig de loonaangifte nog niet Ga naar Salarisverwerking Loonaangifte en kies voor Intrekking inkomstenverhouding. Nu verschijnt onderstaand scherm. Vul bij BSN het foutieve BSN in en de periode waarvoor de intrekking moet worden toegevoegd. Na de uitvoering is de intrekking toegevoegd aan het openstaande loonaangiftebericht en kun je de loonaangifte bevestigen. 13 Verbeteringen van de Kalender We hebben op een subtiele manier de verlofkalender grafisch verbeterd. Daarnaast zijn er enkele nieuwe functionaliteiten toegevoegd, staat er een legenda onder en is de naam aangepast naar Kalender Verjaardag in de Kalender Met een oranje blokje wordt de verjaardag van een werknemer gepresenteerd. In onderstaand voorbeeld is JFW de Kok op 30 juni 2015 jarig Verzuim in de Kalender Met een rood blokje wordt aangegeven dat een medewerker ziek gemeld is in Loket.nl. In onderstaand voorbeeld is PKN Braakman ziek gemeld en is NT Klomp vandaag hersteld gemeld. Het rode streepje bovenaan het blokje geeft aan dat een medewerker na een ziekmelding niet hersteld gemeld is. Pagina 10 Nieuwsbrief 5 juli 2015

11 13.3 Verlof in de Kalender Met een groen blokje wordt aangegeven dat er voor een medewerker Verlof geboekt is. In onderstaand voorbeeld staat er voor KJ Priem 3 weken verlof geboekt vanaf 29 juni, medewerker A. Schouwenaars heeft van 6 t/m 10 juli verlof aangevraagd. Het rode streepje bovenaan het blokje geeft aan dat het een verlofaanvraag betreft die nog niet is geaccordeerd. 14 Diverse kleine aanpassingen 14.1 Export salarisschalen opgenomen in Loket.nl Op administratie- en loonmodelniveau is een exportmogelijkheid voor salarisschalen toegevoegd. Deze functionaliteit is terug te vinden door op administratie- of loonmodelniveau te navigeren naar Algemeen Inrichting Salarisschaal Veld loonmodel standaard op onbekend bij toevoegen administratie Bij het aanmaken van een nieuwe administratie zal vanaf nu de rubriek loonmodel standaard de waarde Onbekend krijgen i.p.v. het eerste bekende loonmodel. Dit heeft zowel betrekking op het toevoegen van een administratie via de wizard als op het toevoegen van een 2 e administratie via de menuoptie Administratie. Wanneer de waarde Onbekend niet aangepast wordt, verschijnt bij het opslaan onderstaande foutmelding. Doordat er een keuze wordt afgedwongen, voeg je niet meer per ongeluk een administratie toe met het verkeerde loonmodel. Pagina 11 Nieuwsbrief 5 juli 2015

12 14.3 Verlofsaldo op diverse plaatsen toegevoegd verlofbehandelaar: Bij een verlofaanvraag was het voor de verlofbehandelaar niet direct inzichtelijk of hij of zij de verlofaanvraag kon goedkeuren. Het verlofsaldo was in de niet direct inzichtelijk. We hebben een aanpassing gedaan zodat in de die een verlofbehandelaar krijgt het verlofsaldo direct zichtbaar is. Medewerker Dekkers KJ van werkgever VTLL Administraties heeft de volgende verlofaanvraag ingediend : Ingangsdatum: Einddatum: Verlofsoort: verlof (wettelijk) Aantal eenheden: 24,00 Beschikbaar saldo: 114,00 Opmerkingen aanvrager: Openstaande verlofaanvragen: In de lijst van openstaande verlofaanvragen is het veld beschikbaar saldo toegevoegd. Het veld status wordt niet meer gepresenteerd Verlofkalender Hover over functionaliteit: Ga je als gebruiker in de Kalender met je muis op een verlofaanvraag staan dan verschijnt hier ook het beschikbare saldo van de verlofsoort dat is aangevraagd Veld Bank / Giro verdwijnt bij excasso werknemer Bij de excassogegevens van een werknemer ( dienstverband salarisverwerking excasso ) verdwijnt na de update het veld Bank / Giro en wordt dit vervangen door het bestaande veld IBAN Verwijderen loonrun voor PGGM werkgevers In een aantal gevallen was het niet mogelijk om in Loket.nl een goedgekeurde loonrun te verwijderen van een PGGM klant terwijl er nog geen PGGM aanlevering had plaatsgevonden. Dit is aangepast Uitbreiding geconsolideerde overzichten De geconsolideerde overzichten zijn uitgebreid met de volgende overzichten: Verlof per afdeling Verlof per functie Verlof per werknemer Pagina 12 Nieuwsbrief 5 juli 2015

13 14.7 Lijst met Component algemeen toegevoegd Op providersniveau vind je bij Providergegevens Overig het overzicht Component algemeen. Op dit overzicht tref je alle beschikbare looncomponenten van Loket.nl aan die toegepast kunnen worden bij een cao, loonmodel en/of administratie Qwoater Leesindicatie Voor het gebruik van Qwoater Lite in Loket.nl is een leesindicatie toegevoegd bij documenten in het werkgevers- en werknemersdossier. Zodra de werkgever of werknemer een document raadpleegt dan zal het kruisje van ongelezen veranderen in een groen vinkje Refresh bij invoer nieuwe werknemer Bij het opvoeren van een nieuwe werknemer worden en werden verzekeringsinstellingen automatisch ingesteld op basis van de invoer, bijvoorbeeld DGA of Stagiaire. Ook werden instellingen bepaald op basis van de 65-jarige leeftijd, vanaf nu zal dit worden bepaald op basis van de AOW-gerechtigde leeftijd Filter optie bij dienstverband uitgebreid Bij de filteroptie op dienstverbandniveau is er een optie bijgekomen: Herstellen naar werkgever default. Zo kun je nadat je de filter hebt aangepast altijd terug naar de default instellingen die op Werkgever niveau bij Bedrijfsinformatie Actieve dienstverb. Gedefinieerd staan. Pagina 13 Nieuwsbrief 5 juli 2015