Handleiding Individueel Keuze Budget (IKB) Youforce Flex Benefits

Transcriptie

1 Handleiding Individueel Keuze Budget (IKB) Youforce Flex Benefits

2 Inhoudsopgave IKB Overzicht... 3 IKB uitbetalen... 4 Extra vakantie-uren kopen... 6 Vakantie-uren verkopen... 8 Reiskosten woonwerk (1x per jaar)... 9 Reiskosten (maandelijks) Studiekosten Overzicht alle keuzes Overzicht overeenkomsten Meer keuzevrijheid! Dat is in essentie wat er verandert met de invoering van het Individueel Keuze Budget (IKB) per 1 januari Vanaf die datum beschik je als gemeentemedewerker naast je salaris over een vrij besteedbaar budget. Daardoor beslis je voortaan zelf wanneer je je budget ontvangt en waaraan je dit besteedt. Zo kun je keuzes maken die passen bij jouw persoonlijke levensfase, ambities en doelen. Nu en in de toekomst. Deze handleiding is bedoeld voor medewerkers die hun IKB keuzes willen doorvoeren, maar nog niet helemaal wegwijs zijn binnen het IKB gedeelte van Youforce. Hierin wordt uitgelegd hoe je jouw IKB keuzes invoert binnen Flex Benefits

3 IKB Overzicht Hier vind je het overzicht van jouw IKB en de gevolgen van je keuze. Flex Benefits presenteert voor jou een prognose voor de resterende maanden van het jaar. Budget dat je overhebt van voorgaande maand(en) Budget per maand Budget wat je besteedt hebt Budget dat je nog te besteden hebt in de betreffende maand 3

4 IKB uitbetalen Hier volgt een voorbeeld hoe je in kan stellen dat je gereserveerd budget uit laat betalen in de maand mei. Dit voorbeeld is vergelijkbaar met de betaling van het vakantiegeld in de voorgaande jaren. Aan het eind van het jaar met de salarisbetaling van december wordt het restant van het budget van dat jaar automatisch uitbetaald. Hiervoor hoef je geen handeling te verrichten. Mei Stap 1 Ga naar IKB uitbetalen Stap 2 Zet bovenin beeld de periode op mei Stap 3 Zet het schuifje helemaal naar rechts als je het volledige bedrag (= gereserveerd budget van januari t/m mei) wil laten uitbetalen. Wil je slechts een deel uit laten betalen? Vul dan het bedrag in het vakje of verplaats het schuifje tot je op het juiste bedrag bent. Stap 4 Klik onderin beeld op Bewaren. Rechts in beeld zie je vervolgens je gemaakte voorlopige keuze. Stap 5 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: Zet een vinkje in het vakje voor IKB uitbetalen mei en klik onderin beeld op OK. Je keuze is nu ingediend. 4

5 Wil je elke maand of enkele maanden (een deel van) je budget uit laten betalen? In onderstaand voorbeeld is ervoor gekozen om in bepaalde maanden (maart, augustus en november) een deel van het budget ( 100,-) uit te laten betalen. 100 Stap 1 Ga naar IKB uitbetalen Stap 2 Zet bovenin beeld de periode op februari Stap 3 Vul het bedrag van 100,- in het vakje achter IKB budget. Stap 4 In voorgaande stappen is aangegeven dat in de periode maart 100,- IKB budget uitbetaald moet worden. Ditzelfde moet ook voor de maanden augustus en november. Door een vinkje te zetten in de vakjes voor deze maanden, geef je dit aan. Stap 5 Klik onderin beeld op Bewaren Stap 6 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: Zet een vinkje in de vakjes voor IKB uitbetalen maart, augustus en november en klik onderin beeld op OK. Je keuze is nu ingediend. 5

6 Extra vakantie-uren kopen Let op: je kunt maar 1x per jaar ervoor kiezen om extra verlof te kopen. Dit moet je ook in 1x betalen. Dit betekent dat je aan het begin van het jaar nog niet genoeg budget hebt als je heel veel verlof terug wilt kopen. Dit kan pas na enkele maanden. Je mag jaarlijks maximaal 144 uur (deeltijders naar rato) kopen. Uren worden in de verlofmodule bijgeschreven bij Bovenwettelijk verlof. Stap 1 Ga naar Extra vakantie-uren kopen Stap 2 Het maximum aantal uren dat de medewerker in dit voorbeeld kan kopen is 93,60 uur, maar hij kiest ervoor om 60 uur terug te kopen in april. Hiervoor zet hij het schuifje naar rechts tot 60 of vult hij 60 in in het vakje achter verlofuren. Na een druk op de tab-toets wordt het bedrag berekend wat de te kopen uren kosten. In dit geval kost het hem: 60 x 23,01 (uurloon) = 1.380,60. Dit is het bedrag dat verrekend moet worden met zijn IKB budget. Het maandelijkse IKB budget van de medewerker is 380,36. Dit betekent dat hij na 4 maanden zijn volledig budget gespaard te hebben, hij in de maand april voldoende budget heeft om de 60 uur verlof te kopen. Stap 3 Zet bovenin beeld de periode op april. Stap 4 Vul het te verrekenen bedrag van 1.380,60 in het vakje achter IKB budget óf klik op zodat het bedrag van 1.380,60 automatisch wordt ingevuld in het vakje achter IKB budget. 6

7 Stap 5 Klik onderin beeld op Bewaren. Rechts in beeld zie je vervolgens je gemaakte voorlopige keuze. Stap 6 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: Zet een vinkje in het vakje voor Extra vakantie-uren kopen april en klik onderin beeld op OK. Je aanvraag is nu ingediend en wordt verwerkt door het systeem. De leidinggevende hoeft deze aanvraag niet goed te keuren. 7

8 Vakantie-uren verkopen Een medewerker kan jaarlijks maximaal 72 uur (naar rato) verkopen. Volgens de CAO mag alleen het bovenwettelijk verlof (voor IKB) verkocht worden. Wettelijk verlof mag formeel niet verkocht worden. Bovenwettelijk mag ook niet verkocht worden, dit is verlof dat in dit jaar aangekocht is. Verder moet je, als je 36 uur per week werkt, tenminste 144 vakantie-uren overhouden en opnemen voor vakantie (deeltijders naar rato). Dit betekent dus dat je alleen die uren kunt verkopen die het aantal van 144 te boven gaan. De uitbetaling is bruto, je betaalt dus belasting en premies over deze uitbetaling. Aanvragen voor verkoop vakantieuren kunnen één keer per jaar worden ingediend. Stap 1 Ga naar Vakantie-uren verkopen Stap 2 Het maximum aantal uren te verkopen uren in dit voorbeeld is 48 uur. De medewerker wil 47 uur verkopen. Vul 47 uur in in het vakje in achter verlofuren en klik op enter. Je ziet in dit voorbeeld achter het schuifje 105,92 uren staan. Dit betekent niet dat je zoveel uren mag verkopen. Het maximum in dit voorbeeld is immers 48 uur. Vul je toch meer uren in, dan geeft het systeem een foutmelding. Je ziet nu bij jaarbedrag extra geld hoeveel geld de te verkopen uren je bruto oplevert. In dit voorbeeld is dat 878,90 (= 47 uur x uurloon 18,70) Stap 3 Je kan hier aangeven in welke periode je het geld van je verkochte verlof uitbetaald wilt krijgen. In dit voorbeeld is voor de periode april gekozen. Stap 5 Klik onderin beeld op Bewaren. Rechts in beeld zie je vervolgens je gemaakte voorlopige keuze. Stap 6 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: Zet een vinkje in het vakje voor Vakantie-uren verkopen april en klik onderin beeld op OK. Je aanvraag is nu ingediend. De leidinggevende hoeft deze aanvraag niet goed te keuren. 8

9 Reiskosten woonwerk (1x per jaar) In dit voorbeeld kiest de medewerker ervoor om gelijk aan het begin van het jaar in december de reiskosten van het hele jaar te fiscaliseren. Je kan er ook voor kiezen om het maandelijks te doen (zie volgende bladzijde). De fiscale ruimte is het maandelijks berekende bedrag aan reiskosten. Dit bedrag is afhankelijk van de reisafstand van huis naar jouw vaste werkadres en het aantal reisdagen per week Let op: als je verhuist, een ander werkpatroon hanteert of als er andere factoren zijn waardoor je fiscale ruimte wijzigt dan moet je de reeds ingediende keuzes voor de reiskosten wijzigen. Wijzig je de oorspronkelijke aanvraag niet dan fraudeer je (ongemerkt) of loop je mogelijk het extra financiële voordeel mis. Stap 1 Ga naar Reiskosten Stap 2 Zet de periode op december Stap 3 Hier zie je je fiscale ruimte van alle maanden van het lopende jaar. Zet het schuifje achter keuze helemaal naar rechts of vul het bedrag van 2611,16 in het vakje achter keuze en klik op enter. Stap 4 Vul het te verrekenen bedrag van ,16 in het vakje achter IKB budget óf klik op zodat het bedrag van ,16 automatisch wordt ingevuld in het vakje achter IKB budget. Je kan er ook voor kiezen om (een deel) brutoloon in te zetten. Stap 5 Klik onderin beeld op Bewaren. Rechts in beeld zie je vervolgens je gemaakte voorlopige keuze. 9

10 Stap 6 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: Zet een vinkje in het vakje voor Reiskosten december en klik onderin beeld op OK. Je aanvraag is nu ingediend. 10

11 Reiskosten (maandelijks) Wil je maandelijks je reiskosten fiscaliseren? In onderstaand voorbeeld fiscaliseert de medewerker zijn reiskosten maandelijks. Hij start hiermee in periode mei. Stap 1 Zet de periode op december, nu verschijnt het jaarbedrag wat je mag fiscaliseren. In dit voorbeeld is dat 41,12. Deel dit bedrag door het aantal resterende maanden van dit jaar. Stel je maakt deze keuze in de periode mei dan kun je het jaarbedrag ( 41,12) delen door 8 maanden (mei t/m december) = 5,14 Stap 2 Zet de periode (terug) op de maand mei 11

12 Stap 3 Vul het bedrag van 5,14 in achter keuze en klik op enter. Stap 4 Vul het te verrekenen bedrag van 5,14 in het vakje achter IKB budget óf klik op zodat het bedrag van 5,14 automatisch wordt ingevuld in het vakje achter IKB budget. Je kan er ook voor kiezen om (een deel) brutoloon in te zetten. Stap 5 Klik onderin beeld op Bewaren. Rechts in beeld zie je vervolgens je gemaakte voorlopige keuze. Stap 6 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: Zet een vinkje in het vakje voor Reiskosten mei t/m december en klik onderin beeld op OK. Je aanvraag is nu ingediend. 12

13 Studiekosten Stap 1 Ga naar Studiekosten Stap 2 Vul de kosten van de studie/cursus in achter Scholingskosten Stap 3 Vul de naam in van de studie/cursus in achter Soort scholing Stap 4 Vul de (eventuele) bijdrage van de werkgever in achter Bijdrage van de werkgever Stap 5 Vul het te verrekenen bedrag van 200,00 (= kosten voor werknemer) in het vakje achter IKB budget óf klik op achter IKB budget. zodat het bedrag van 200,00 automatisch wordt ingevuld in het vakje Stap 6 Je kan hier aangeven in welke periode je de belastingvrije vergoeding wilt ontvangen voor de studie/cursus. In dit voorbeeld is voor de periode mei gekozen. Stap 7 Klik onderin beeld op Bewaren. Rechts in beeld zie je vervolgens je gemaakte voorlopige keuze. 13

14 Stap 8 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: Zet een vinkje in het vakje voor Studiekosten mei. Voeg de factuur en/of studiefaciliteitenformulier als bijlage toe door op te klikken en het bestand te uploaden. Klik onderin beeld op OK. Je keuze is nu ingediend. Je ingediende keuze gaat nu naar je leidinggevende ter goedkeuring. 14

15 Overzicht alle keuzes In dit scherm kan je al je gemaakte keuzes zien. Het overzicht bestaat uit drie onderdelen: Voorlopige keuzes Hier zie je een overzicht met de door jou gemaakte voorlopige keuzes. Dit zijn de doelen waarvoor je keuzes hebt opgeslagen met de knop bewaren, maar nog niet hebt ingediend. Dit betekent dat er niets met je keuze gebeurt. Voorlopige keuze indienen: Ga via menu naar het betreffende doel en klik alsnog op de knop indienen onderin beeld. Voorlopige keuze wijzigen: Ga via menu naar het betreffende doel en klik in dat scherm naast je gemaakte keuze op de knop verwijderen. Voer een nieuwe keuze in, klik onderin beeld op bewaren en vervolgens op indienen. Voorlopige keuze verwijderen: Ga via menu naar het betreffende doel en klik in dat scherm naast je gemaakte keuze op de knop verwijderen. Ingediende keuzes Hier zie je een overzicht met de door jou ingediende keuzes. Dit zijn de doelen die je met behulp van Flex Benefits hebt ingediend. Als de salarisverwerking van de maand waarin je hebt aangegeven dat de keuze moet plaatsvinden nog niet is geweest, dan kan je je ingediende keuze nog wijzigen of verwijderen. Zie de instructie hierboven hoe je dat kunt doen. Verwerkte keuzes Hier zie je een overzicht met de door jou gemaakte verwerkte keuzes. Dit zijn de doelen die je met behulp van Flex Benefits hebt ingediend en die inmiddels zijn goedgekeurd. Deze keuzes kan je niet meer wijzigen of verwijderen. 15

16 Overzicht overeenkomsten Na het indienen van een keuze maakt Flex Benefits automatisch een overeenkomst aan. De overeenkomst is de bevestiging van de door jou ingediende keuze. De menu-optie 'Inzien overeenkomsten' opent een venster waarop je de voor jou gemaakte overeenkomsten kan inzien. c Goedgekeurd betekent in dit geval goedgekeurd door het systeem. Je ingediende keuze wordt verwerkt. De enige ingediende keuze die door een leidinggevende geaccordeerd moet worden is studie. Als je het venster opent wordt er een overzicht getoond van beschikbare overeenkomsten. In de tabel zie je alle actuele overeenkomsten uit het huidige keuzejaar. Selecteer één van de overeenkomsten en klik op de knop 'Inzien'. De geselecteerde overeenkomst wordt dan geopend met het programma Adobe Reader. 16