Werkinstructie Flex Benefits. Individueel Keuze Budget (IKB)

Transcriptie

1 Werkinstructie Flex Benefits Individueel Keuze Budget (IKB)

2 Inhoudsopgave Wat is IKB Pagina 03 Inloggen bij Flex Benefits in Youforce Pagina 04 IKB overzicht Pagina 04 IKB reserveren Pagina 05 Gereserveerd IKB uitbetalen Pagina 08 Verlof kopen Pagina 10 Onbelaste reiskosten w.w. (1 keer per jaar in december) Pagina 12 Onbelaste reiskosten w.w. (maandelijks) Pagina 15 Onbelaste reiskosten (openbaar vervoer) Pagina 17 Werkplekvergoeding telewerken Pagina 19 Verkopen verlof Pagina 21 Inzet IKB voor POB Pagina 22 Verlof kopen met verlaging pensioengrondslag Pagina 24 Overzicht alle keuzes Pagina 25 2

3 Wat is IKB Op 1 januari 2015 is het Individueel Keuze Budget (IKB) ingevoerd. Vanaf die datum beschik je als provinciemedewerker, naast je salaris, over een vrij besteedbaar budget. Je kunt zelf beslissen wanneer je je budget ontvangt en waaraan je dit besteedt. Zo kun je keuzes maken die passen bij jouw persoonlijke levensfase, ambities en doelen. Nu en in de toekomst. Deze handleiding is bedoeld voor medewerkers die hun IKB keuzes willen doorvoeren, maar nog niet helemaal wegwijs zijn binnen het IKB gedeelte van Youforce. In de eerste paragraaf wordt uitgelegd hoe je in het IKB gedeelte van Youforce komt. Vervolgens wordt uitgelegd hoe je jouw IKB keuzes invoert. Toelichting op de regeling Met de IKB regeling beslis je zelf hoe je jouw IKB inzet en in welke maand je dit eventueel laat uitbetalen. Wie geen keuze maakt voor de 8 e van de maand, ontvangt zijn of haar budget van de betreffende maand met de salarisbetaling van die maand. Het IKB budget is opgebouwd uit een pensioengevend deel en een niet-pensioengevend deel. Het IKB wordt berekend over het salaris + salaristoelagen op grond van artikel t/m van de CAP. < schaal 14 schaal 14 Vakantie-uitkering 8,0 % 8,00 % Eindejaarsuitkering 8,3 % 8,30 % Levensloopbijdrage 3,4 % 2,85 % Subtotaal pensioengevend IKB 19,7 % 19,15 % Niet pensioengevend IKB 2,67 % 2,67 % Totaal 21,66 % 21,11 % In de module Flex Benefits van Youforce kan je allerlei keuzes maken hoe en wanneer je je IKB uitbetaald wilt hebben. Flex Benefits is onderdeel van Youforce waar je als medewerker je flexibele arbeidsvoorwaarden kunt beheren. Goed om te weten: Ons advies is om in eerste instantie elke maand het geld te reserveren. Bedenk voordat je keuzes maakt goed wat je nog meer wilt gedurende het jaar. Koop verlof dan ook pas als je zeker weet dat je het nodig hebt. Het is jammer als je aan het einde van het jaar geen budget meer hebt voor bijvoorbeeld het indienen van je onbelaste reiskostenvergoeding of de eigen bijdrage in de kosten van het Openbaar Vervoer Wanneer je andere keuzes wil maken gedurende het jaar, zoals bijvoorbeeld de eigen bijdrage in de kosten van het Openbaar Vervoer of de Onbelaste reiskosten woon-werk, dan moet je zorgen dat je daar voldoende budget voor beschikbaar houdt. Als je het volledige budget uit laat betalen in mei en/of december, dan kan dit niet meer. Let op: Wil je de onbelaste reiskosten en/of het kopen van verlof verdelen over 12 maanden? Maak dan eerst die keuze(s) en reserveer vervolgens daarna pas, indien gewenst, je overige budget. Zorg ervoor dat je je aanvragen ook daadwerkelijk indient en niet alleen op bewaren klikt! 24 februari

4 Inloggen bij Flex Benefits in Youforce Log in bij Youforce en klik op de tegel Flex Benefits. Vervolgens verschijnt het scherm waarin je aangeeft wat je wilt in Flex Benefits: IKB Overzicht Hier vind je het overzicht van jouw IKB en de gevolgen van je keuze. Flex Benefits presenteert voor jou een prognose voor de resterende maanden van het jaar. 4

5 IKB reserveren Hier vind je de mogelijkheid om je budget te reserveren. Bedenk echter wel dat als je meteen alles reserveert je geen andere keuzes kunt maken. Stap 1 van 5 Bij Periode geef je aan over welke maand je de eerstvolgende actie wilt uitvoeren: Stap 2 van 5 Je beschikbare budget is het budget achter het schuifje. In het vakje bij het budget staat in eerste instantie op 0,00 ingevuld. Doe je niets dan wordt 0,00 gereserveerd en dus alles uitbetaald. Wil je alles reserveren dan zet je het schuifje volledig naar rechts. In plaats van het schuifje te gebruiken is ook het vakje te vullen met het gewenste bedrag. In het onderstaande voorbeeld wordt van het IKB Budget van de maand maart 300,00 gereserveerd van in totaal 350,-. De rest ( 50,-) wordt uitbetaald. 5

6 Stap 3 van 5 Wil je de actie uitvoeren voor meerdere maanden, of misschien (in eerste instantie) wel voor het hele jaar dan kun je de vinkjes onder Keuze toepassen op gebruiken. Vink de maanden aan waarop je keuze van toepassing is. In onderstaand voorbeeld heeft de keuze betrekking op maart t/m december. De maand juli is niet aangevinkt, want die maand wil ik het budget van die maand laten uitbetalen. Nadat je de keuze hebt gemaakt, klik je onder in het scherm op de knop Stap 4 van 5 Nu verschijnt het volgende scherm (waarop rechts in beeld ook het overzicht staat met voorlopige keuzes): 6

7 Let op!! Het daadwerkelijk indienen van deze keuzes doe je door onderaan het scherm te klikken op de knop Stap 5 van 5 Het volgende scherm vraagt om een bevestiging per maand, vink de maanden aan die je daadwerkelijk wilt gaan indienen. Klik vervolgens onderin het scherm op Je keuze is nu ingediend. 7

8 Gereserveerd IKB uitbetalen LET OP: JE MOET ACTIE ONDERNEMEN OM HET GERESERVEERDE IKB BEDRAG DAADWERKELIJK UIT TE LATEN BETALEN. DIT DOE JE VOOR DE 8e VAN DE MAAND WAARIN JE HET BUDGET WILT LATEN UITBETALEN. VERGEET JE DEZE ACTIE DAN WORDT HET GERESERVEERDE IKB NIET BETAALD. HET BUDGET BLIJFT DAN GERESERVEERD STAAN. HET BUDGET SCHUIFT DAN DOOR NAAR DE VOLGENDE MAAND! Hieronder lees je wat er van jou verwacht wordt als je het IKB wilt laten betalen. Stap 1 van 3: Keuze maken 1 Je kan niet maanden van tevoren aangeven wanneer je het geld wilt laten uitbetalen. Zitten we nu in de salarismaand maart en wil je je budget in mei laten uitbetalen? Dan moet je wachten tot na de salarisrun van april om in Flex Benefits aan te geven dat je het IKB budget in de maand mei wilt laten uitbetalen. 2 Wil je al het gereserveerde geld uit laten betalen? Zet dan het schuifje achter Gereserveerd IKB helemaal naar rechts. In dit voorbeeld is dit een bedrag van 1.425,15. Wil je slechts een gedeelte uit laten betalen? Verplaats het schuifje naar rechts totdat je bij het juiste bedrag bent of vul het gewenste bedrag in. maart 1 maart 2 maart Stap 2 van 3: Indienen Klik onderin het scherm op de knop en vervolgens op de knop Let op: klik je niet op indienen, dan wordt jouw keuze niet verwerkt! 8

9 Stap 3 van 3: Je ziet nu het volgende scherm: maart Zet een vinkje (zie rode pijl) en klik vervolgens op de knop Je bent nu klaar en hebt ervoor gekozen om het gereserveerde IKB (gedeeltelijk) te laten uitbetalen 9

10 Verlof kopen Hier vind je de mogelijkheid om verlof te kopen. Let op: Per jaar kun je maximaal 10% van je per jaar te werken uren (deeltijders naar rato*) verlof kopen met je IKB Budget. Doe dit alleen wanneer je ook zeker weet dat je het verlof nodig hebt. Je kunt dit verlof later niet meer verkopen. Als je al het verlof wilt kopen wat zichtbaar is bij het onderdeel Verlof kopen in Flex Benefits, dan zet je het schuifje achter verlofuren helemaal naar rechts. Als je vervolgens op enter klikt, zie je bij Te verrekenen bedrag het bedrag staan wat het je gaat kosten. Het kan zijn dat je een aantal maanden je IKB budget moet reserveren om voldoende budget te hebben om je verlof in één keer te betalen. * Voor iemand die 36 uur werkt per week (per jaar ruim 1800 uur), is dat 180 uur verlof. Indien je meer dan 180 uur wilt kopen maak je deze keuze bij het onderdeel Verlof kopen met verlaging pensioengrondslag, dan wordt de pensioengrondslag verlaagd voor wat betreft het meerdere aantal uren. In het onderstaande voorbeeld kiest de werknemer er voor om 2 uren verlof per maand te kopen van de 180 uur waarmee de pensioengrondslag niet wordt verlaagd. Stap 1 van 5 Na het invullen van het aantal uren druk je op enter; het systeem berekent het te verrekenen bedrag voor deze uren met je uurloon. 10

11 Stap 2 van 5 Kies of dit verlof wordt betaald van je IKB Budget, je Gereserveerd IKB of een combinatie. In het voorbeeld worden de 2 uren betaald uit het IKB Budget van de betreffende maand voor een bedrag van 24,56. De 2 verlofuren per maand worden maandelijks toegevoegd aan het verlofoverzicht onder de verlofsoort Bovenwettelijk verlof. Vul het bedrag in bij IKB budget of klik op het automatisch ingevuld. achter het vakje. Het bedrag wordt dan Stap 3 van 5 Klik onderin in het scherm op de knop Vervolgens zie je rechts op het scherm je voorlopige keuzes. Stap 4 van 5 Let op!! Het daadwerkelijk indienen van deze keuzes doe je door onderin het scherm te klikken op de knop Doe je dit niet dan word je keuze niet verwerkt. Stap 5 van 5 Je komt nu in het volgende scherm: Zet een vinkje in de vakjes en klik vervolgens op de knop Je keuze is nu ingediend. 11

12 Onbelaste reiskosten w.w. (één keer per jaar in december) Controleer of het juiste aantal km enkele reis woon-werk in het systeem staat bij Youforce Self Service Medewerkerkaart (tabblad) Adres (tabblad). Staat er niks ingevuld? Stuur dan een mailtje naar de HRservicedesk met een printscreen vanuit routenet.nl van de kortste afstand woon-werk met het verzoek of dit in het systeem gezet kan worden. Geef in de mail ook aan wat de ingangsdatum is. Als je dit voor de 8 e van de maand hebt gestuurd, kan je na de salarisrun (aan het eind van die maand) fiscaliseren. Stap 1 van 6 Klik op onbelaste reiskosten w.w. Stap 2 van 6 Zet het schuifje achter keuze helemaal naar rechts Stap 3 van 6 Kies of je de onbelaste reiskosten wilt uitruilen met het IKB Budget, met het Gereserveerd IKB of een combinatie. In het onderstaande voorbeeld wordt de 1.219,58 uitgeruild met het Gereserveerd IKB budget. Vul het bedrag bij Gereserveerd IKB in en klik op enter of klik op het bedrag wordt dan automatisch ingevuld. achter het vakje. Het 12

13 Als je fiscale ruimte groter is dan je beschikbare bronnen, dan kan je het restant fiscale ruimte onder de WRO regeling indienen via de Youforce module Self Service. Tel in dit geval de bedragen van je beschikbare bronnen bij elkaar op en vul dit bedrag in bovenin het scherm in het vakje achter keuze en klik op enter. Vervolgens kun je je beschikbare bronnen inzetten door op de pijltjestoetsen te klikken achter de beschikbare bronnen. Stap 4 van 6 Klik onderin in het scherm op de knop Vervolgens zie je rechts op het scherm je voorlopige keuze. Stap 5 van 6 Let op!! Het daadwerkelijk indienen van deze keuzes doe je door onderin het scherm te klikken op de knop Doe je dit niet dan word je keuze niet verwerkt. 13

14 Stap 6 van 6 Zet een vinkje in het hokje om te bevestigen dat je de onbelaste reiskosten in december wilt fiscaliseren en klik onderin beeld op OK Als dit scherm verschijnt dan ben je klaar met indienen. 14

15 Onbelaste reiskosten w.w. (maandelijks) Als je maandelijks je onbelaste reiskosten wilt fiscaliseren en dit in januari in Flex Benefits wilt zetten, dan geef je dit voor 8 januari aan in Flex Benefits. Controleer eerst of het juiste aantal km enkele reis woon-werk in het systeem staat bij Youforce Self Service Medewerkerkaart (tabblad) Adres (tabblad). Staat er niks ingevuld? Stuur dan een mailtje naar de HRservicedesk met een printscreen vanuit routenet.nl van de kortste afstand woon-werk met het verzoek of dit in het systeem gezet kan worden. Geef in de mail ook aan wat de ingangsdatum is. Als je dit voor de 8 e van de maand hebt gestuurd, kan je na de salarisrun (aan het eind van die maand) fiscaliseren. Stap 1 van 8 Ga naar onbelaste reiskosten en zet de periode op december. In onderstaand voorbeeld is de totale fiscale ruimte dat jaar 1.920, Stap 2 van 8 Deel de totale fiscale ruimte door 12 maanden. In het voorbeeld is dat 1.920,- : 12 = 160,- fiscale ruimte per maand. Stap 3 van 8 Zet de periode weer op januari 15

16 Januari Januari Stap 4 van 8 Zet het schuifje achter Keuze helemaal naar rechts en druk op enter Stap 5 van 8 Vul het maandelijkse bedrag in in het vakje achter IKB budget. In het voorbeeld is dit 160,00 Stap 6 van 8 Zet een vinkje in het vakje voor alle maanden bij Keuze toepassen op. Stap 7 van 8 Klik onderin beeld op Bewaren en vervolgens op Indienen. Stap 8 van 8 In het volgende scherm zet je een vinkje in alle vakjes en klik op OK. Je keuze is nu ingediend. 16

17 Onbelaste reiskosten (openbaar vervoer) Als je voor de 8 e van de maand je Openbaar Vervoer abonnement hebt gedeclareerd in Youforce Self Service, dan kan je na de salarisrun van die maand je eigen bijdrage fiscaliseren in Flex Benefits (rond de 15 e van de maand). Je eigen bijdrage wordt dan automatisch toegevoegd aan je fiscale ruimte. Je kan ook je voor- en natraject (huis- station vertrek en station Zwolle provinciehuis) fiscaliseren. Controleer of het juiste aantal km van je voor- en natraject in het systeem staan bij Youforce Self Service Medewerkerkaart (tabblad) Adres (tabblad). Staat er niks ingevuld? Stuur dan een mailtje naar de HRservicedesk met een printscreen vanuit routenet.nl waarop de kortste afstand van je huis naar het station en van station Zwolle naar het provinciehuis vermeld staat. Geef in de mail ook aan wat de ingangsdatum is, dan zal de salarisadministratie dit in Youforce zetten. Ook hiervoor geldt: Als je dit voor de 8 e van de maand hebt gestuurd, dan staan dit aantal kilometers na de salarisrun in het systeem, en pas daarna kan je fiscaliseren. Dit bedrag wordt maandelijks automatisch toegevoegd aan je fiscale ruimte en opgeteld bij de eigen bijdrage van je treinkaart(jes)/abonnement en wordt niet als apart bedrag gepresenteerd. Stel je hebt een abonnement die op 1 januari ingaat, kost, waarvan je 65% mag declareren ( 2340,-) en 35% je eigen bijdrage is ( 1260,-) Het kan dan zijn dat je in januari nog niet je volledige eigen bijdrage kan fiscaliseren omdat je op dat moment te weinig budget hebt. Je zult dan een aantal maanden IKB budget moeten reserveren voordat je voldoende budget hebt om je eigen bijdrage (en je voor- en natraject) te fiscaliseren. In het voorbeeld hieronder gaan we uit van een abonnement van 457,14. Hiervan is 160,- de 35% eigen bijdrage en deze wordt in de maand januari volledig gefiscaliseerd. Stap 1 Ga naar het onderdeel onbelaste reiskosten w.w. in Flex Benefits 17

18 Stap 2 Zet het schuifje achter Keuze helemaal naar rechts en druk op enter Stap 3 Als je je eigen bijdrage met je IKB budget wilt fiscaliseren, dan vul je het bedrag van je eigen bijdrage in achter het vakje IKB budget. Wil je het fiscaliseren met je Gereserveerd IKB budget, dan vul je het bedrag van je eigen bijdrage in achter het vakje Gereserveerd IKB budget. Stap 4 Klik onderin beeld op Bewaren en vervolgens op Indienen. Stap 5 Zet in het volgende scherm een vinkje in het vakje Reiskosten woonwerk Januari en klik op OK. Je keuze is nu ingediend. 18

19 Werkplekvergoeding telewerken Het is mogelijk om in aanmerking te komen voor een tegemoetkoming in de kosten van de inrichting van de werkruimte. Het maximale bedrag van 1815,00 (bruto) kan je uitruilen met een bron of meerdere bronnen. Voor de tegemoetkoming vul je max. 1815,00 in. In onderstaand voorbeeld heeft de medewerker een nieuwe bureaustoel aangeschaft van 180,- en wil hij deze fiscaliseren met zijn IKB budget van de maand maart. Stap 1 van 6 Ga in Flex Benefits naar het onderdeel Werkplekvergoeding telewerken Stap 2 van 6 Medewerker wil in maart fiscaliseren, dus bij ingangsdatum moet staan. Stap 3 van 6 Vul in het vakje achter Keuzebedrag het bedrag van de aangeschafte spullen in. In dit voorbeeld is dat Klik op enter Stap 4 van 6 Om het bedrag te fiscaliseren, vul je het bedrag van de aangeschafte spullen in het vakje achter IKB budget. Wil je het fiscaliseren met je Gereserveerd IKB budget, dan vul je het bedrag achter het vakje Gereserveerd IKB budget. Stap 5 van 6 Klik onderin beeld op Bewaren en vervolgens op Indienen. 19

20 Stap 6 van 6 Zet in het volgende scherm een vinkje in het vakje Werkplekvergoeding telewerken jaar Door op het paperclipje te klikken, kan je het verplichte betaalbewijs toevoegen en klik onderin beeld op OK. Je keuze is nu ingediend. 20

21 Verkopen verlof Het gekochte extra verlof kan je niet terugverkopen. Mocht je achteraf niet in staat zijn geweest het gekochte verlof op te nemen, dan kan je het meenemen naar het volgende jaar. Ook je toegekende wettelijk verlof kan je niet (gedurende je dienstverband) verkopen. Verlof is bedoeld om op te nemen en uit te rusten. Wel is er nog de mogelijkheid om het restant bovenwettelijk verlof dat je nog hebt staan van voor 2015 te verkopen met een maximum van 108 uur per jaar. Stap 1 van 4 Ga in Flex Benefits naar het onderdeel Verkopen verlof. Stap 2 van 4 Vul het aantal uren in die je wilt verkopen. In het voorbeeld is te zien dat de medewerker in dit geval maximaal 40 uur mag verkopen, maar hij wil 20 uur verkopen. Stap 3 van 4 Klik onderin beeld op Bewaren en vervolgens op Indienen. Stap 4 van 4 Zet in het volgende scherm een vinkje in het vakje voor Verkopen verlof en klik ondeirn beeld op OK. Je keuze is ingediend. 21

22 Inzet IKB voor POB Is je POB niet toereikend (bijvoorbeeld bij een dure opleiding) dan kun je vanuit je IKB dit POB ophogen. Je moet dan wel voldoende IKB budget hebben op het moment dat je het hiervoor wilt inzetten. Dit betekent dat je wellicht eerst een paar maanden IKB budget moet reserveren voordat je voldoende budget hebt om je POB aan te vullen. Let op: het bedrag dat je inzet wordt gereserveerd door je werkgever en niet uitgekeerd. Pas nadat je je aanvraag hebt gedaan in Flex Benefits om je IKB in te zetten voor je studie en deze is goedgekeurd door de salarisadministratie, kan je het formulier Aanvraag Persoonlijk Ontwikkel Budget in Youforce Self Service gebruiken. In onderstaand voorbeeld wil de medewerker een studie volgen van 5100,-. Hij betaald 5000,- van zijn POB budget en komt dus 100,- tekort die hij aanvult vanuit zijn (Gereserveerd) IKB budget. Stap 1 van 5 Klik links in beeld op Inzet IKB voor POB Stap 2 van 5 Vul het bedrag in achter het vakje Bedrag en klik op enter Stap 3 van 5 Om het bedrag te verrekenen met je (Gereserveerd) IKB budget, vul je het bedrag in het vakje achter IKB budget of achter het vakje Gereserveerd IKB budget. Stap 4 van 5 Klik onderin beeld op Bewaren en vervolgens op Indienen. 22

23 Stap 5 van 5 In het volgende scherm zet je een vinkje in het vakje voor Inzet IKB voor POB Klik onderin beeld op OK en je keuze is ingediend. 23

24 Verlof kopen met verlaging pensioengrondslag Iemand die 36 uur werkt per week (per jaar ruim 1800 uur), kan 180 uur verlof kopen. Dit doe je via het onderdeel Verlof kopen Als je meer dan 180 uur wilt kopen, dan wordt de pensioengrondslag verlaagd voor wat betreft het meerdere aantal uren. Hiervoor kies je het onderdeel Verlof kopen met verlaging pensioengrondslag De werkwijze van het kopen van deze verlofsoort is hetzelfde als die van Verlof kopen (zie pagina 10). 24

25 Overzicht alle keuzes Als je op Overzicht alle keuzes klikt, zie je wat je in Flex Benefits voor keuzes hebt gemaakt. Hier zie je de voorlopige keuzes die je hebt gemaakt. Dit betekent dat je een keuze wel hebt bewaard maar nog niet hebt ingediend. Als je deze niet alsnog indient voor de 8 e van de maand, dan wordt het niet verwerkt met de salarisbetaling van die maand. Je kan ze ook nog verwijderen of wijzigen. Het kan ook zijn dat je de keuze al wel hebt ingediend maar dat Youforce een verwerkingstijd nodig heeft. Dit kan een paar minuten duren, je ziet je keuze vervolgens alsnog onder Uw ingediende keuzes verschijnen. In bovenstaand voorbeeld staat er bij Uw voorlopige keuzes 100,- die bij het onderdeel Inzet IKB voor POB is ingezet. Als je deze keuze weer wilt wijzigen/verwijderen, doe je dit doe je door terug te gaan naar het betreffende onderdeel links in beeld van je scherm (zie hieronder). 25

26 Vervolgens kan je rechts in beeld kiezen voor wijzigen of verwijderen. Hier zie je de ingediende keuzes die je hebt gemaakt. Als je deze keuzes voor de 8 e van de maand hebt ingediend, dan wordt het verrekend met de salarisbetaling van die maand. Voor Verlof (ver)kopen geldt: je leidinggevende moet ook voor deze datum je aanvraag goedgekeurd hebben. Je kan voor de 8 e van de maand ingediende keuzes nog verwijderen of wijzigen als het nodig is. Hier zie je de keuzes staan die je gemaakt hebt in voorgaande maanden en die al verwerkt zijn. 26