Hand out planners / Leidinggevende van medewerkers (Vaste Roosters) Medrie

Transcriptie

1 Hand out planners / Leidinggevende van medewerkers (Vaste Roosters) Medrie Versie 23 mei 2014

2 Inleiding Wanneer de term planner wordt gebruikt wordt in het geval van Medrie ook leidinggevende bedoeld. Indien op de betreffende afdeling/locatie ook een planner aanwezig is kunnen door de leidinggevende bepaalde taken aan die planner zijn gedelegeerd. In InterShift is het de bedoeling dat de planner de volgende zaken doet: 1. Maken van het rooster 2. Accorderen uitzonderingsuren 3. Accorderen van kilometerdeclaraties 4. Accorderen vakantieaanvragen 5. Registreren van ziekte, zwangerschapsverlof 6. Registreren van bijzonder verlof 7. Afsluiten van de maand (rooster) Algemeen Rechtsboven staat het help icoontje? De handleiding wordt getoond Links staan de menu s: o Mijn ASSIST o Plannen o Overzichten Niet alle schermen zijn in deze hand-out opgenomen. Voor een totaal overzicht kan de handleiding worden geopend en/of gedownload Elk scherm wijst op zich zelf. Op sommige schermen is extra tekst informatie geplaatst met nadere uitleg. Op de home-pagina Mijn Assist-> Home vind je een overzicht van nog uit te voeren acties. En dan nog dit Besef dat je als planner andere menukeuzes en daardoor ook een ander beeld hebt als de gebruiker. Je als planner niet je eigen km-declaraties, uitzonderingsuren e.d. mag goedkeuren. Wijzigingen die je doorvoert worden niet altijd direct zichtbaar in Intershift. Gebruik de F5 toets of de Crtl F5 combinatie om respectievelijk de pagina opnieuw op te vragen of de Cache (geheugen) leeg te maken. Na afsluiting van een maand kunnen géén wijzigingen meer aangebracht worden. Pagina 2 van 10

3 1. Maken van het rooster Het maken van het rooster voor personeel met een vast rooster Indirect personeel heeft veelal een vast rooster Hier wordt het maken van het vaste rooster getoond: Het rooster wordt gemaakt op de locatie van de hoofdfunctie o Plannen Rooster informatie Vast rooster o Kies bovenaan een Functie en klik op OK o Klik in het rooster met de rechtermuisknop en kies een dienstcode o Het rooster heeft een terugkeer patroon van 4 weken. Indien dit nog niet het geval is kunnen de diensten van de ene week naar de volgende week worden gekopieerd o Het is ook mogelijk om de tijden van een bepaalde dienst aan te passen door op de rechtermuis knop te klikken op de dienstcode en dan te kiezen voor Bewerken o De geroosterde en de contracturen per week dienen overeen te komen. NB. Moet er een nieuwe dienstcode worden aangemaakt dan dient dit overlegd te worden met Erika, die de code zal aanmaken. Het Vast rooster zal nog moeten worden toegepast op de roosters: o Plannen Rooster o Klik op de knop Vast rooster. Het rooster word dan in de gekozen maand gezet o Boven in beeld verschijnt een venster waarin het aantal mutaties wordt vermeld. Dit kan op detail bekeken worden. Sluit dit venster af om de wijzingen zichtbaar te maken in het rooster. o Nadat het rooster klaar is moet het rooster worden gepubliceerd. Dan kan door op de knop publiceren te klikken. Doe dit max. 2 maanden vooruit, i.v.m. mogelijke toekomstige wijzigingen o Indien een rooster gepubliceerd is, maar toch nog gewijzigd moet worden dan kan dit door het rooster onzichtbaar te maken. Daarna kan de procedure herhaald worden. Pagina 3 van 10

4 o Eventueel kun je een rooster verwijderen (Diensten verdwijnen dan, uitzonderingsuren blijven staan) om daarna een aangepast vast rooster weer terug te zetten. Doe dit niet bij de huidige maand. 2. Accorderen uitzonderingsuren Voor het personeel met een vast rooster geldt dat de meeruren van een maand alleen worden berekend op basis van de ingevoerde uitzonderingsuren Uitzonderingsuren kunnen door een medewerker zelf worden ingevoerd. Deze moeten worden geaccordeerd. De medewerkers kunnen zelf bij het aanvragen van uitzonderingsuren aangeven of reiskosten moeten worden betaald, welke reiskostenregeling gehanteerd moet worden, of anw toeslag van toepassing is (binnen de geldende afspraken en ook alleen als er specifiek opdracht is gegeven voor werkzaamheden buiten de kantooruren) en de medewerker kan aangeven of de meer uren worden uitbetaald. Dit zijn zaken die de planner dient te checken bij het accorderen. Plannen Uitzonderingsuren Let op dat de medewerker de uitzonderingsuren op de goede locatie heeft ingevoerd in verband met de kostenplaats. Controleer ook het aantal uren. Indien de medewerker de werktijden vergeet in te voeren, komt dit bijvoorbeeld op 24 uur te staan 3. Accorderen van kilometers declaraties Plannen KM Declaraties Let er op dat er altijd een (de juiste) reiskosten regeling is gekozen. Bij twee standplaatsen zijn er bij verschillende afdelingen ook andere afstanden voor woon-werk ingesteld. Zie hiervoor de scherm-info en de reiskostenregeling. Op het urenoverzicht verschijnen de km. Die vergoed worden, dus met aftrek en retour. Indien bij thuiswerk wel reiskosten vergoed moeten worden dien je in het rooster op de dienst de details aan te passen; Reiskosten woon-werk Ja Pagina 4 van 10

5 4. Accorderen vakantieaanvragen Plannen Periodeplanning Bij meerdere afdelingen, alleen op de hoofdafdeling accorderen. Alleen als een vakantieperiode een hele week (van ma. t/m vrij.) betreft kan dit via de periodeplanning worden ingebracht, een of enkele dagen dient per dag in het rooster via de details van de dienst te worden aangegeven. Dit is in verband met de berekening van het aantal uren per dag. Dit geldt ook voor werkzaamheden op AT basis. Bij gedeeltelijk ziek of AT werken is het nodig een extra dienst in het rooster te plaatsen en dan de details van de verschillende diensten aan te passen (Tijden, Type, werktijden en Reiskosten ja of nee) Wel is het mogelijk in de periodeplanning het correct aantal uren voor de periode in te geven, maar dit dient dan handmatig berekend te worden. Indien met terugwerkende kracht, over een afgesloten maand, een mutatie moet worden aangebracht, probeer dit dan niet zelf maar vraag advies bij de salarisadminstratie. Invoer via periodeplanning Plannen-> periodeplanning->nieuw 5. Registratie van ziekte, zwangerschapsverlof Registratie van ziekte, zwangerschapsverlof en bijzonder verlof is voorbehouden aan de leidinggevenden Alleen als een ziekte periode een hele week (van ma. t/m vrij.) betreft kan dit via de periodeplanning worden ingebracht, een of enkele dagen dient per dag in het rooster te worden aangegeven. Dit is in verband met de berekening van het aantal uren per dag. Wel is het mogelijk in de periodeplanning het correct aantal uren voor de periode in te geven, maar dit dient dan handmatig berekend te worden. Invoer via periodeplanning Plannen-> periodeplanning->nieuw Pagina 5 van 10

6 P&O zal voortaan direct na afloop van een maand een lijstje aan de planners beschikbaar stellen met de ziekte registratie in PION. Check dit in Intershift! Opslaan. Invoer via rooster Plannen -> Rooster. Klik met de rechtermuisknop op de dienst van de betreffende dag en kies voor details Pagina 6 van 10

7 Kies het Potloodje om wijzigingen aan te brengen bij Let op! Indien de ziekte of het verlof niet de hele dienst betreft, dan dient deze dienst opgesplitst te worden. Wijzig hiertoe de werktijden in de oorspronkelijke dienst en voeg een dienst toe. 6. bijzonder verlof Het wordt afgeraden bijzonder verlof via de periodeplanning in te geven. Bijzonder verlof is via cao geregeld en omvat één of enkele dagen, afhankelijk van de aanleiding. Verander daarvoor de detail informatie in de dienstcode op de betreffende dag (dagen). Vergeet niet de reiskosten zo nodig aan te passen. 7. Afsluiten van de maand Bij het afsluiten van de maand, wordt er gekeken hoeveel meer /minder uren iedereen heeft voor de controle vooraf is het handig om eerst het uren overzicht te bekijken. Let op! Indien een medewerker per de 1 ste van de volgende maand uit dienst gaat de overgebleven uren niet doorschuiven maar op uitbetalen zetten!! Overzichten urenoverzicht De volgende selectie boven is gemaakt: o De maand 10 t/m o Medewerkers Alle medewerkers met actueel contract o Details Nee o Alle locaties Huidige locatie (financiële administratie) Er kan dan direct worden bekeken of er iemand een verschil heeft. Om te kijken wat de details zijn, klik dan op het klokje aan de begin van de regel Indien een medewerker vrije uren heeft opgenomen via: Pagina 7 van 10

8 Let dan op het overzicht of hij/zij het aantal uren heeft ingegeven. Let op: Heeft de medewerker nog wel voldoende meer uren om de uren op te kunnen nemen en komt hij/zij niet in de min. Indien 8 uur (of een hele dag/dienst) wordt opgenomen; reiskosten verwijderen bij de dienstcode in het rooster! Plannen Maand afsluiten Klik op maand afsluiten om de nieuwe maand af te sluiten Kies eerst Pro-forma afsluiten om te kijken of alles goed gaat Pagina 8 van 10

9 Klik op de knop Voltooien De tweede kolom geven de Meer / Minder uren aan. Hier moet iets mee: o Uitbetalen Dit wordt uitbetaald als meer uren (moet bij uit dienst treding). o Vakantie wordt bij meer minder uren niet gebruikt (dan wordt het van de vakantiekaart gehaald). o Doorschuiven Is de meest gebruikte optie bij de vaste roosters. Het effect is dat dit saldo op het urenoverzicht van de betreffende maand wordt afgeboekt en de maand erop wordt bijgeboekt. Klik op Opslaan Na deze pro forma afsluiting is het mogelijk op urenoverzicht het effect van de pro forma afsluiting te bekijken. Overzichten Urenoverzicht Kies de af te sluiten maand en alle medewerkers met actueel contract en details: ja In het overzicht dat je nu krijgt dienen de verschillen meestal op 0 te staan. Overleg met de Salarisadministratie als dit niet het geval is. Pagina 9 van 10

10 Indien pro-forma is afgesloten moet de procedure herhaald worden. Vergeet dan niet pro-forma afsluiten uit te vinken en kies na het doorlopen op nieuw voor Opslaan. Let op: Is het rooster voor de lopende/komende maand al gepubliceerd? Pagina 10 van 10