Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen

Transcriptie

1 Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen

2 Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen Inhoudsopgave 1 Wat is WebAccess? 3 2 Waar vind ik WebAccess? WebAccess via P-Web WebAccess via Applicaties op het medewerkerportaal 6 3 Inloggen op WebAccess Inlogscherm WebAccess Waar vind ik mijn personeelsnummer? Wachtwoord wijzigen Invoeren mobiel telefoonnummer Kwalificaties 11 4 Je rooster opvragen via WebAccess 12 5 Diensten boeken via WebAccess (shiftbidding) 13 6 Jaaruren, verlof en PLB 14 7 Wensen en beschikbaarheid via WebAccess 15 8 Overzicht mutaties Rooster accorderen voor gezien 17 9 Uitloggen Problemen? 19 Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 2

3 1 Wat is WebAccess? WebAccess is de medewerkerapplicatie van Harmony, het roosterpakket van Noorderbreedte. In WebAccess zie je je rooster en je kwalificaties. In WebAccess zie je je geplande vakantie en vrije dagen en je resterende saldo vakantie-uren en PLB-uren. In WebAccess kan je opgeven wanneer je niet beschikbaar bent om te werken. In WebAccess kan je diensten boeken die je wilt werken (shiftbidden). In WebAccess accordeer je na afloop van de maand je gewerkte uren en opgenomen verlof, ten behoeve van een juiste verloning en uitbetaling van je gewerkte uren, ORT en reiskosten. Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 3

4 2 Waar vind ik WebAccess? Je kunt op twee manieren inloggen op WebAcces: via P-Web vanaf je werkplek via bijvoorbeeld vanuit huis. 2.1 WebAccess via P-Web WebAccess is bereikbaar vanaf je werkplek, via Pweb >> Digitaal loket >> Dienstrooster >> Noorderbreedte Dienstrooster = WebAccess Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 4

5 2.2 WebAccess via WebAcces is ook vanaf huis of op je laptop, mobiele telefoon of tablet, bereikbaar via het nieuwe medewerkerportaal: >> inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord netwerk NBR >> Harmony Noorderbreedte Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 5

6 2.3 Applicaties op het medewerkerportaal Op heb je niet alleen toegang tot WebAccess maar tot al je applicaties, zoals je digitale personeelsdossier in Youforce, de e-learningmodules in Fries leerplein, etc. WebAccess Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 6

7 3 Inloggen op WebAccess 3.1 Inlogscherm WebAccess Als je WebAcces opent, krijg je eerst een inlogscherm. Je logt in met je gebruikersnaam. Dit is een W en daarna je personeelsnummer. Het wachtwoord bij de eerste keer inloggen in welkom. gebruikersnaam: Wpersnummer (bijv. W123456) wachtwoord: 1e keer welkom. Na inlog direct wijzigen! Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 7

8 3.2 Waar vind ik mijn personeelsnummer? Je vindt je personeelsnummer in Youforce, onder de knop Gegevens raadplegen/mijn voorkeur onder de Self Service button. Klik op de button Self Service >> Start >> Gegevens raadplegen/mijn voorkeur personeelsnr Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 8

9 3.3 Wachtwoord wijzigen Nadat je bent ingelogd wijzig je als eerste je wachtwoord in een zelfgekozen wachtwoord. je wachtwoord wijzig je hier Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 9

10 3.4 Invoeren mobiel telefoonnummer Om een sms-bericht te ontvangen is het van belang dat Noorderbreedte beschikt over het juiste mobiele telefoonnummer. Nadat je bent ingelogd kom je in het scherm met persoonlijke gegevens. Bij Telefoonnummer 3 voer je eenmalig het mobiele telefoonnummer in waarop je sms-berichten wilt. Als je mobiele telefoonnummer veranderd, dan je dat hier vervolgens ook wijzigen. Vergeet niet te klikken op Contactgegeven opslaan! voer bij Telefoonnummer3 het mobiele telefoonnummer in klik vervolgens op contactgegevens opslaan Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 10

11 3.5 Kwalificaties Klik op Persoonlijk en daarna op Kwalificaties om je kwalificaties te bekijken. bekijk hier je kwalificaties Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 11

12 4 Je rooster opvragen via WebAccess Flexers (medewerkers met een urencontract) hebben de mogelijkheid om zowel hun eigen rooster als het rooster van de afdeling waar ze worden ingezet via WebAcces op te vragen. Klik aan de rechterkant op de link Dienstrooster en selecteer Mijn rooster of het rooster van de afdeling. Poolers (medewerkers met een MUP/0-urencontract) kunnen alleen hun eigen rooster opvragen. Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 12

13 5 Diensten boeken via WebAccess (shiftbidding) Via diensten boeken kan je je inschrijven voor de diensten die nog openstaan. Klik aan de rechterkant op de link Diensten boeken. Er wordt nu een lijst getoond met openstaande dienst die je kunt boeken. Dit kunnen losse diensten zijn of een serie diensten. De afdeling (roostergroep) en diensttijden zijn bij de dienst(en) vermeld. Selecteer uit de lijst met diensten de dienst(en) die je wilt werken en klik op de knop Diensten boeken. De dienst staat nu bij jou ingepland met de status Concept gepland. Je leidinggevende bepaalt uiteindelijk wie de dienst(en) gaat werken. De planner van de flexpool fiatteert deze boeking door de status van de dienst op Definitief te zetten. De dienst verschijnt dan ook in het afdelingsrooster gekoppeld aan de flexpoolmedewerker die de dienst komt werken. Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 13

14 6 Jaaruren, verlof en PLB Onder de knop Kaarten vinden flexers (medewerkers met een urencontract) hun jaaruren (het aantal uren dat je dit jaar nog moet werken) en het saldo van de vakantieuren en je PLB-uren. Voor poolers (medewerkers met een MUP/0-urencontract) wordt dit verrekend in hun uurloon. open kaarten voor een overzicht van je gewerkte uren en de saldo verlof en PLB Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 14

15 7 Wensen en beschikbaarheid via WebAccess Zes weken voor de start van een nieuwe roostermaand, voor de 15 e van iedere maand, kan je je wensen opgeven voor de volgende roosterperiode. Concreet betekent dit: Roostermaand januari: wensen opgeven voor 15 november Roostermaand februari: wensen opgeven voor 15 december Roostermaand maart: wensen opgeven voor 15 januari Roostermaand april: wensen opgeven voor 15 februari Roostermaand mei; wensen opgeven voor 15 maart Roostermaand juni: wensen opgegeven voor 15 april Roostermaand juli en augustus: in principe geen losse wensen mogelijk i.v.m. vakantieplanning Roostermaand september: wensen opgeven voor 15 juli Roostermaand oktober: wensen opgeven voor 15 augustus Roostermaand november: wensen opgeven voor 15 september Roostermaand december: wensen opgeven voor 15 oktober De vakantiewensen worden, conform het vakantiereglement van Noorderbreedte, ingediend voor 1 december. Je wordt gevraagd om vier weken vakantie op te geven. Uitzondering zijn de wensen voor de voorjaarsvakantie (schoolvakantie). Deze geef je op voor 1 september. Bij het opstellen van je rooster, wordt rekening gehouden met de wensen die je vooraf hebt ingediend. Sta je al ingepland op een dag dat je vrij wilt, dan dien je een verlof wens in. Je kan kiezen uit vakantie (VAWE) of PLB (PLBW). Je leidinggevende keurt de aanvraag goed. Wil je vrij(-houden) op een dag dat je (nog) niet bent ingepland, geef dan een wens aan voor de ochtend, middag, avond of voor het hele etmaal vrij. Klik aan de rechterkant op de link Wensen. Je treft hier een overzicht van de eerder ingevoerde wensen, de mogelijkheid om een nieuwe wens in te voeren en je beschikbaarheid op te geven. Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 15

16 Bij Wel/niet werken in een periode kan je een ochtend, middag, avond of etmaal opgeven wanneer je niet beschikbaar bent. Bij Dienstwens kan je je voorkeursdienst opgeven (bijvoorbeeld een late dienst of een nachtdienst) en bij Verlofwens kan je verlof (vakantie of PLB) aanvragen. Deze laatste optie is alleen voor flexers, dus medewerkers met contracturen. Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 16

17 8 Overzicht mutaties Het onderdeel Overzicht Mutaties geeft een overzicht van alle wijzigingen die in het huidige, gepubliceerde werkrooster zijn ingevoerd. 8.1 Rooster accorderen voor gezien Na afloop van iedere maand, als de mutaties verwerkt zijn in het rooster, vragen wij je het rooster te accorderen voor gezien. Dit is belangrijk voor een correcte verwerking en uitbetaling van de gewerkte uren, ORT, en de reiskosten. rooster accorderen voor gezien Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 17

18 9 Uitloggen Ben je klaar, log dan hier uit. Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 18

19 10 Problemen? Neem bij problemen contact op met Roosterfunctioneel Beheer Voor vragen over je inloggevens of wachtwoorden kan je ook contact opnemen met de P&O Servicedesk. Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 19

20 Documentgeschiedenis Versie Datum Auteur(s) Wijzigingen Jeroen Bakker Ortec Jeroen Bakker Ortec Catja de Voogd NBR Goedkeuring document Versie Datum Goedgekeurd door Handtekening Handleiding WebAccess inclusief shiftbidding Noorderbreedte Banen 20