Werkinstructie Mijn Rooster

Transcriptie

1 Werkinstructie Mijn Rooster

2 Inhoudsopgave Inleiding. 3 Inloggen. 3 Wachtwoord wijzigen.. 3 Wachtwoord vereisten. 3 Navigatie informatie... 4 Weekrooster.. 5 Werkplekbezetting. 5 Dienstrooster. 6 Persoonlijk rooster. 6 Icoontjes in het rooster.. 7 Roosterwensen. 8 Verlofwensen. 9 Ruilingen 10 Aanpassen van een dienst (realisatie) Dienst toevoegen. 14 Roosterwijzigingen. 14 Kaarten raadplegen.. 15 Wisselen naar een ander dienstverband 16 Uitloggen 16 Pagina 2

3 Inleiding Mijn Rooster is een portaal van Ortec Workforce Scheduling (OWS) en biedt medewerkers de mogelijkheid om online roosters in te zien en (eventueel) aan te passen, wensen in te voeren en saldo s te raadplegen via een webbrowser. Wachtwoord wijzigen 1. Ga naar het webadres voor Mijn Rooster: 2. Selecteer (eventueel) Nederlands als Taal 3. Vul Gebruikersnaam (6-cijferig personeelsnummer) 4. Vul Wachtwoord 5. Enter of klik op Inloggen Wachtwoord wijzigen Na inlog zul je, indien je wachtwoord niet voldoet aan de vereisten, automatisch worden doorgestuurd naar het wachtwoord wijzigen scherm. Je dient vervolgens het wachtwoord te wijzigen in een wachtwoord dat wel voldoet (zie hieronder voor de wachtwoord vereisten). Je kunt een wachtwoord dat voldoet aan de vereisten altijd wijzigen door 'Wachtwoord wijzigen' aan te klikken. 1. Selecteer Wachtwoord wijzigen wanneer je inlogt in Mijn Rooster 2. Klik Inloggen en vervolgens zal de Wijzig wachtwoord pagina naar voren komen 3. Vul je Huidige Wachtwoord in 4. Vul je Nieuwe Wachtwoord in 5. Vul opnieuw je wachtwoord in in het Bevestig nieuw wachtwoord veld 6. Klik Toepassen om de wijziging toe te passen en om in te loggen Wachtwoord vereisten Het individuele wachtwoord dient te voldoen aan de onderstaande vereisten: 1. Bevat geen onderdeel van de gebruikersnaam of het adres van de gebruiker 2. Bestaat uit minimaal 8 tekens 3. Bevat minimaal één hoofdletter 4. Bevat minimaal één kleine letter 5. Bevat minimaal één cijfer 6. Bevat minimaal één speciaal teken Pagina 3

4 Navigatie informatie Na het inloggen opent Mijn Rooster op de homepagina. Vanuit de homepagina kan genavigeerd worden van de ene naar de andere pagina. Er zijn hiervoor linksboven in de menubalk een aantal menuknoppen beschikbaar. Menuknoppen Via de knop Homepagina kan ten alle tijden teruggekeerd worden naar het startscherm. Onder Informatie, aan de linkerkant van de homepagina, kan genavigeerd worden naar de overzichtspagina s. Informatieknoppen Pagina 4

5 Weekrooster Na inlog wordt op de Homepagina aan de rechterkant standaard het weekrooster getoond inclusief begin- en eindtijd, dienstnaam en de omschrijving van de toegewezen dienst. Als je een dienst hebt in een andere roostergroep, wordt de naam van de andere roostergroep achter de dienstnaam weergegeven. Om details en opties van de dienst te zien klik op de diensttijden. Diensten uit het verleden kunnen uitgebreid of aangepast worden. Om de roosterweek te wijzigen zijn er 2 opties beschikbaar: 1. Klik op Vorige week om de vorige week te openen 2. Klik op Volgende week om de volgende week te openen Werkplekbezetting Keuze voor Werkplekbezetting toont per dag de werkplek die gekoppeld is aan de medewerker. Inzage is inclusief begin- en eindtijd, dienstnaam en de omschrijving van de dienst. Om de dag te wijzigen zijn er 2 opties beschikbaar: 1. Klik op Gisteren om de vorige dag te openen 2. Klik op Morgen om de volgende dag te openen Pagina 5

6 Dienstrooster Keuze voor Dienstrooster toont het dagrooster van collega s uit dezelfde roostergroep. Inzage is inclusief begin- en eindtijd, dienstnaam en de omschrijving van de dienst. Om de dag te wijzigen zijn er 2 opties beschikbaar: 1. Klik op Vorige om de vorige dag te openen 2. Klik op Volgende om de volgende dag te openen Persoonlijk rooster Details van je rooster zijn beschikbaar op de pagina Persoonlijk rooster. Het persoonlijk rooster is beschikbaar per roosterperiode en toont activiteiten en (eventueel) werkplekken per dienst. Pagina 6

7 Roosterperioden hebben verschillende statussen : Planning: roosterperioden met de status planning zijn niet zichtbaar in Mijn Rooster. Gepubliceerd: het rooster is gemaakt en beschikbaar in Mijn Rooster. Aanpassingen en wijzigingen kunnen ingevoerd worden in het rooster met de status Gepubliceerd. Verantwoord: werkelijke gewerkte uren zijn ingevoerd en het is niet meer mogelijk veranderingen in het rooster te maken. Geaccordeerd: je leidinggevende heeft de werkelijk gewerkte uren goedgekeurd en het rooster is klaar voor export naar de salarisadministratie. Icoontjes in het rooster Een ster geeft een feestdag aan. Ga met de muis op de ster staan om de naam van de feestdag in de hinttekst te zien. Een memo geeft aan dat er een opmerking beschikbaar is op de specifieke dag. Ga met de muis op de memo staan en de tekst wordt weergegeven in de hinttekst. Een klok geeft aan dat de dienst is aangepast. De originele diensten zijn misschien gewijzigd, de activiteiten of werkplekken zijn misschien gecorrigeerd of een omschrijving is toegevoegd. Een zandloper geeft aan dat je de dienst hebt aangepast, maar dat deze aanpassing nog niet is goedgekeurd door de planner of leidinggevende. Een toverstafje geeft aan dat je een roosterwens of verlofwens hebt ingevoerd voor deze dag. Wijs het toverstafje aan zodat je de hinttekst kunt lezen. Een waarschuwingsbord geeft aan dat je de dienst hebt aangepast, maar dat de aanpassing is afgekeurd door de planner. Pagina 7

8 Roosterwensen Roosterwensen worden gebruikt om de roosteraar of leidinggevende te informeren over je persoonlijke roostervoorkeuren. Dit type wens wordt gebruikt om aan te geven of je tijdens bepaalde tijden of bepaalde diensten wilt werken of juist niet. Indien je aangeeft op bepaalde dagen niet te willen werken, kun je voor deze dagen geen vakantie of betaald verlof aanvragen. Roosterwensen en de bijbehorende status zijn zichtbaar in het overzicht roosterwensen op de Roosterwensen pagina. Roosterwensen kunnen uitsluitend worden ingediend voor in de toekomst en tot een jaar vanaf de huidige datum. Nieuwe wens indienen: 1. Ga naar de Roosterwensen pagina 2. Klik op Nieuwe roosterwens 3. Selecteer de Datum 4. Selecteer één van de opties en selecteer de begin- en einddatum of selecteer een dienst 5. Geef een Omschrijving Deze omschrijving wordt getoond in het bericht dat de roosteraar of leidinggevende ontvangt waarmee hij/zij het verzoek beoordeelt. 6. Klik op Opslaan Wens aanpassen: 1. Ga naar de Roosterwensen pagina 2. Selecteer de wens die je wilt aanpassen en klik vervolgens op Wijzigen of Verwijderen 3. Wijzig de informatie die aangepast dient te worden 4. Klik Opslaan De wijziging/verwijdering van de wens zal voor goedkeuring worden verstuurd naar de roosteraar of leidinggevende en wordt aangepast op de Roosterwensen pagina. De mogelijkheid om wensen te wijzigen/verwijderen is uitsluitend beschikbaar wanneer de wens de status Open heeft. Wensen die in behandeling, goedgekeurd of afgewezen zijn kunnen niet gewijzigd worden. Pagina 8

9 Verlofwensen Verlofwensen wordt gebruikt om verlof aan te vragen via de roosteraar of leidinggevende. De typen verlofwensen die beschikbaar zijn: 1. Bijzonder verlof 2. Opgenomen PLB 3. Verlof Verlofwensen en de bijbehorende status zijn zichtbaar in het overzicht Verlofwensen op de Verlofwensen pagina. Verlofwensen kunnen uitsluitend worden ingediend voor in de toekomst en tot een jaar vanaf de huidige datum. Andere soorten verlof gaan altijd in overleg met de leidinggevende. Nieuwe verlofwens indienen: 1. Ga naar de Verlofwensen pagina 2. Klik op Nieuwe verlofwens 3. Selecteer een Type verlof 4. Selecteer een periode 5. Vul (eventueel) een Omschrijving in Deze omschrijving wordt getoond in het bericht dat de roosteraar of leidinggevende ontvangt waarmee hij/zij het verzoek beoordeelt. 6. Klik Opslaan en de verlofwens wordt verstuurd naar de roosteraar of leidinggevende Verlofwens aanpassen: 1. Ga naar de Verlofwensen pagina 2. Selecteer de wens die je wilt aanpassen en klik vervolgens op Wijzigen of Verwijderen 3. Wijzig de informatie die aangepast dient te worden 4. Klik Opslaan De wijziging/verwijdering van de verlofwens zal voor goedkeuring worden verstuurd naar de roosteraar of leidinggevende en wordt aangepast op de Verlofwensen pagina. De mogelijkheid om verlofwensen te wijzigen/verwijderen is uitsluitend beschikbaar wanneer de verlofwens de status Open heeft. Verlofwensen die in behandeling, goedgekeurd of afgewezen zijn kunnen niet gewijzigd worden. Pagina 9

10 Ruilingen Wanneer je rooster is gemaakt en gepubliceerd, ben je misschien toegewezen aan diensten die niet echt passen in je privé schema. In deze situatie wil je misschien een dienst ruilen met een collega. Het systeem geeft een overzicht met de beschikbare collega's waarmee je de dienst op een bepaalde dag kan ruilen. Er is rekening gehouden met benodigde kwalificaties en de arbeidstijdenwet. Je collega kan de ruilaanvraag accepteren of afwijzen. Wanneer je collega de ruilaanvraag accepteert, wordt er een bericht verzonden naar de planner of leidinggevende om de ruilaanvraag goed te keuren. Nadat de planner of leidinggevende het ruilverzoek heeft goedgekeurd, zal de ruiling worden verwerkt in het rooster. De dienst die momenteel aan je collega is toegewezen wordt bij jou ingepland en de dienst die aan jou is toegewezen zal worden toegewezen aan je collega. Ruilaanvraag indienen: 1. Ga naar de Persoonlijk rooster pagina, selecteer de dienst en klik op Ruilaanvraag invoeren (je kunt alleen ruilverzoeken invoeren voor toegewezen diensten in de toekomst. Klik Vorige periode, Open periode of Volgende periode om naar een andere roosterperiode te gaan) Pagina 10

11 Het Dienst ruilen venster verschijnt. Dit venster toont de huidige dienst met de begin-en eindtijd op de geselecteerde datum en een lijst met collega's die beschikbaar zijn voor de geselecteerde dienst ruiling. In de lijst vind je de diensten die momenteel aan je collega's zijn toegekend, inclusief de begin-en eindtijden van deze diensten en de eventuele dienst opmerkingen indien deze beschikbaar zijn. Als een van je collega's niet is gekwalificeerd om uw huidige dienst te werken, zal deze collega niet worden weergegeven in het overzicht. Als jij niet bevoegd bent om de huidige dienst van uw collega te werken, zal deze collega niet in het overzicht verschijnen. Als een dienstruiling tussen jou en een collega tot een schending zal leiden, zal deze collega niet worden getoond als beschikbaar voor deze ruiling. 1. Kies één van de 3 opties. De optie die je hebt gekozen, wordt getoond in het verzoek naar je collega en in het bericht naar je planner of leidinggevende dat wordt verzonden als je collega je verzoek goedkeurt. 2. Zoek een dienst die je zou willen werken op de geselecteerde dag en de collega waarmee je wilt wisselen. Klik op Ruilaanvraag invoeren in de rij waar de collega wordt getoond. Het verzoek wordt gemaakt en zal in het overzicht op de pagina ruilaanvragen en op je collega's ruilaanvragen pagina worden getoond. Je collega ziet ook dat een ruilverzoek open staat in de rubriek ruilaanvragen op de Homepagina. Controleer de status van ruilaanvragen 1. Ga naar de Ruilaanvragen pagina Er worden twee overzichten van alle ruilaanvragen voor toekomstige perioden getoond. Het eerste overzicht toont de ruilaanvragen van collega's om diensten met jou te wisselen en het tweede overzicht toont de ruilaanvragen die je zelf hebt ingevoerd. Pagina 11

12 Statussen in het overzicht ruilaanvragen Bij jou aangevraagde ruilingen Open Je collega heeft een ruilaanvraag gedaan. Je hebt de ruilaanvraag nog niet geaccepteerd of afgewezen. In behandeling Je hebt de ruilaanvraag geaccordeerd. Een bericht is verzonden naar de planner of leidinggevende om de ruilaanvraag goed te keuren. Geaccordeerd Je hebt de ruilaanvraag goedgekeurd en je planner of leidinggevende heeft de ruilaanvraag ook goedgekeurd. De ruiling is al in het rooster verwerkt. Afgewezen Je hebt de ruilaanvraag afgewezen of je planner of leidinggevende heeft het ruilverzoek afgewezen. Statussen in het overzicht ruilaanvragen Door jou aangevraagde ruilingen Open Je hebt een ruilaanvraag gedaan. Je collega heeft nog niet goedgekeurd of afgewezen. In behandeling Je collega heeft de ruilaanvraag goedgekeurd. Een bericht is verzonden naar de planner of leidinggevende om de ruilaanvraag goed te keuren. Geaccordeerd Zowel je collega als je planner of leidinggevende heeft de ruilaanvraag goedgekeurd. De ruiling is al in het rooster verwerkt. Afgewezen Je collega heeft het ruilverzoek afgewezen of je planner of leidinggevende heeft de ruilaanvraag afgewezen. Annuleren ruilaanvraag: 1. Ga naar de Ruilaanvragen pagina 2. Selecteer de ruilaanvraag die je wilt verwijderen en klik op Verwijderen (een ruilaanvraag kan alleen worden geannuleerd zolang de status Open is) 3. Een venster om te bevestigen verschijnt. Klik op OK om de wens te verwijderen De ruilaanvraag wordt ingetrokken en het verzoek wordt verwijderd uit het overzicht op jouw eigen Ruilaanvragen pagina en op jouw collega's Ruilaanvragen pagina. Ruilaanvragen van collega's goedkeuren / afwijzen: 1. Ga naar de Ruilaanvragen pagina 2. Controleer de ruilaanvragen. In het overzicht vind je de collega(s) die (een) dienst(en) willen ruilen met jou. Voor elk verzoek zie je de datum van de gevraagde ruiling en de dienst die je collega wil ruilen. Klik op Accorderen of Afwijzen. Na goedkeuring van een ruilaanvraag, wordt de status gewijzigd in In behandeling en een bericht wordt verstuurd naar je planner of leidinggevende ter goedkeuring. Wanneer je een ruilaanvraag weigert, verander je de status in Afgewezen. Pagina 12

13 Het aanpassen van een dienst in je rooster (realisatie) Als er een verschil is tussen de geplande uren van een dienst en de werkelijke uren, kun je je werkelijke uren invoeren met behulp van de knop Aanpassen. Diensten in het verleden kunnen worden aangepast vanuit de Persoonlijke roosterpagina. Aangezien de actuele informatie niet kan worden aangepast totdat de dienst is voltooid, is het niet mogelijk om diensten in de toekomst aan te passen. Aanpassen van een dienst: 1. Ga naar de Persoonlijke rooster pagina, klik op de dienst die je wilt wijzigen. Het Dienst aanpassen venster verschijnt. 2. Klik op Deze dienst aanpassen 3. Vul een omschrijving in. Deze omschrijving zal zichtbaar zijn voor je planner of leidinggevende. Het is niet verplicht om een omschrijving in te vullen. 4. Vul je werkelijke werktijden en activiteiten in: Selecteer een veld om de informatie in dit veld te wijzigen o Naam o Activiteittype o Begintijd (wanneer de begintijd van een activiteit wordt aangepast zullen de o eindtijden van de daaropvolgende activiteiten ook aangepast worden) Eindtijd (wanneer de eindtijd van een activiteit is aangepast zullen de eindtijden van de daaropvolgende activiteiten ook aangepast worden 5. Klik op Toevoegen om extra activiteiten na de geselecteerde activiteit toe te voegen. De toegevoegde activiteit is een kopie van de oorspronkelijk geselecteerde activiteit. Je kunt de naam, het activiteittype en de begin- en eindtijd wijzigen (zoals hierboven beschreven). 6. Klik op Splitsen om een activiteit op te delen. De toegevoegde activiteit is een kopie van de oorspronkelijk geselecteerde activiteit. Je kunt de naam, het activiteit type en de begin- en eindtijd wijzigen (zoals hierboven beschreven). 7. Klik op Bevestigen om de wijziging te bevestigen en de dienst ook als zodanig aan te passen in je rooster. Mocht je een fout hebben gemaakt, dan is het nog steeds mogelijk een wijziging voor deze dienst in te voeren. Pagina 13

14 Een dienst toevoegen aan uw rooster Als je een extra dienst werkt in het gepubliceerde rooster, dan is het mogelijk om de werkelijke uren in te voeren met de knop Dienst toevoegen. Aangezien actuele informatie niet kan worden aangepast totdat de dienst is voltooid, is het niet mogelijk om diensten in de toekomst aan te passen. Een dienst toevoegen: 1. Ga naar het Persoonlijk rooster, op de dag waar je een dienst wilt toevoegen en klik de link Dienst toevoegen. Het venster Voeg dienst toe op...verschijnt 2. Selecteer de Dienst die je wilt toevoegen 3. Klik op Opslaan Roosterwijzigingen Nadat je planner of leidinggevende het rooster heeft gepubliceerd, kunnen nog wijzigingen aan het rooster toegevoegd moeten worden. Deze veranderingen zijn zowel zichtbaar in je persoonlijk rooster als op de pagina Rooster wijzigingen. Voorbeelden van veranderingen in je rooster zijn: Een dienst is toegevoegd aan je rooster Een dienst is uitgepland Een dienst is vervangen door een andere dienst Een dienst in je rooster is aangepast (b.v. een andere begin- of eindtijd) Overzicht Rooster: 1. Ga naar de Homepagina en klik Rooster wijzigingen Elke roosterwijziging staat op een aparte regel. De roosterwijzigingen staan op volgorde van de startdatum en tijd van de dienst. Voor elke rooster wijziging is de volgende informatie weergegeven: Datum: de datum waarvoor de roosterwijziging relevant is Type mutatie: o uw planner heeft bij u een dienst toegevoegd, uitgepland of aangepast o o Ruiling: je hebt een ruiling voorgesteld Dienst aanpassing: de geplande dienst is aangepast (b.v. een verandering in werktijden of activiteittypen) Oude dienst: de oorspronkelijk ingeplande dienst Dienst: de dienst die op dit moment aan jou is toegekend Van: In geval van een ruiling of wijziging staat hier de naam van een collega Naar: In geval van een ruiling of wijziging staat hier de naam van de collega waaraan de dienst is toegekend Gewijzigd op: de datum en het tijdstip waarop de verandering is gedaan Pagina 14

15 Kaarten raadplegen Op de Homepagina vind je onder het menu Informatie de knop Kaarten. In Mijn Rooster worden per medewerker diverse kaarten bijgehouden met geregistreerde uren. Je moet hierbij denken aan gewerkte uren, verlof- en PLB- uren, ORT vergoedingen etc. Kaarten: 1. Klik op Meer achter kaarten 2. Selecteer de gewenste kaart (bijvoorbeeld jaaruren of verlofuren en leg de periode vast (bij voorkeur 1 januari tot 1 januari) en klik op Verversen 3. Bovenin het scherm wordt het saldo van de kaart weergegeven 4. Klik op details voor specificatie van boekingsregels 5. Klik op het pijltje achter de benaming van de kaart om te wisselen per kaart. Pagina 15

16 Wissel naar een ander dienstverband Wanneer je meerdere dienstverbanden hebt kun je aangeven voor welk dienstverband je wilt inloggen. Je ziet het dienstverband waarmee je nu bent ingelogd in de rechter bovenhoek en kunt het dienstverband nu makkelijk wisselen door op je naam te klikken. Wisselen van dienstverband: 1. Vanuit het Medewerker keuze menu, selecteer de optie Wijzig contract 2. Selecteer in het venster Wijzig contract het contract waarmee je in wilt loggen en klik op Gebruik contract Het geselecteerde dienstverbandnummer is zichtbaar in het Medewerker keuzemenu. Uitloggen Wanneer u uitlogt via de knop Uitloggen zullen je persoonlijke instellingen worden opgeslagen voor de volgende keer dat je inlogt. Bij de eerstvolgende keer dat je inlogt zullen de vensters op dezelfde locatie op het scherm verschijnen en dezelfde grootte hebben als de laatste keer dat je was ingelogd. Uitloggen: 1. Vanuit het Gebruiker Dropdown Menu selecteer de optie Uitloggen Pagina 16