HANDLEIDING ESS GOEDKEURDERS

Transcriptie

1 + HANDLEIDING ESS GOEDKEURDERS Inhoud 1. Wat is ESS Aanmelden... 2 STAP STAP STAP Titelbalk Logo vzw Curando Iconen Planning (groene menubalk) Aanvragen afwezigheid... 5 STAP STAP Aanvragen Additionele uren... 8 STAP STAP Overzicht aanvragen Prestaties Mijn planning Veelgestelde vragen door aanvragers ESS gebruiken via smartphone en ipad Opleidingsmodule in ESS (medewerkers) Aanvragen voor opleidingen die in de catalogus staan Opleidingshistoriek raadplegen Communicatie m.b.t. aanvraag...15

2 1. Wat is ESS ESS staat voor Employee Self Service. Het biedt de mogelijkheid aan werknemers in de organisatie om: Uurroosters online te consulteren op het werk of van thuis uit. Afwezigheden en additionele uren online aan te vragen. 2. Aanmelden Om aan te melden in ESS overloop je volgende stappen: STAP 1: Ga naar Het volgende scherm verschijnt: STAP 2: Klik in de bovenste groene balk op het woord aanmelden om aan te melden. Vul gebruikersnaam en wachtwoord in. Gebruikersnaam: voornaam+achternaam bv. janjanssens Wachtwoord: eerste letter voornaam + eerste letter achternaam: bv. jj LET OP! de logingegevens zijn hoofdlettergevoelig! OPM.: Mensen die saga gebruiken, gebruiken de logingegevens van saga om in te loggen in ESS STAP 3: Klik op aanmelden en jou persoonlijke pagina op ESS zal openen:

3 3. Titelbalk Wanneer ESS geopend is, zie je bovenaan een titelbalk. Afhankelijk van de pagina die je aan het bekijken bent, verschijnen verschillende opties Logo vzw Curando In de hoofding staat het logo van vzw Curando: Wanneer er op het logo wordt geklikt, zal er automatisch terug gegaan worden naar de beginpagina Iconen 1. Het icoon Open in volledig scherm, rechts bovenaan, om een de pagina te openen in een volledig nieuw venster/tabblad. 2. Het icoon favorieten rechts bovenaan. Wanneer je op deze ster gaat klikken, wordt de ster opgevuld. Ster opgevuld link beschikbaar op de startpagina. Ster niet opgevuld link niet beschikbaar op de startpagina. 3. Het icoon meldingen, rechts bovenaan. Via deze bel kan je alle aanvragen, goed- of afkeuringen bekijken. 4. Jouw gebruikersnaam, rechts bovenaan. Door op de gebruikersnaam te klikken kan je twee zaken doen: Afmelden: De gebruiker zal afgemeld worden. LET OP! Wanneer je ESS afsluit, vergeet je niet af te melden. Dit is belangrijk voor de werking van de website. Wijzig wachtwoord: Wanneer je uw wachtwoord wilt wijzigen klikt je op wijzig wachtwoord. Vervolgens kom je op een nieuwe pagina terecht. Hier geef je eerst jouw oud wachtwoord in en daarna kan je

4 tweemaal een nieuw wachtwoord ingeven. Wanneer het herhaalde wachtwoord net hetzelfde is als het wachtwoord in het eerste veld, zal dit veld groen opkleuren. Vervolgens klik je op wijzig wachtwoord. OPM.: Wanneer u uw wachtwoord vergeten bent, kan het departement HRM van vzw Curando het wachtwoord terug veranderen naar de eerste letter van uw voornaam en de eerste letter achternaam. Daarna kan u weer inloggen en opnieuw uw wachtwoord wijzigen.

5 4. Planning (groene menubalk) In de groene menubalk vind je het woord planning. Wanneer je daarop klikt, verschijnen alle pagina s die geopend kunnen worden Aanvragen afwezigheid Aanvraag afwezigheid kan gebruikt worden voor het aanvragen van volgende afwezigheden: AV Arbeidsduurvrijstelling EV Educatief verlof FV Familiaal verlof FD Feestdagen KV Klein verlet RMO Recup meeruren onderbroken diensten RMU Recup meeruen TA Toegestane afwezigheid onbetaald VE Verlof LET OP! Wanneer je recup meeruren aanvraagt: RMO: recup meeruren tijdens een onderbroken dienst waarvan de code in jouw planning begint met een O. RMU: recup meeruren tijdens een dienst waarvan de code in jouw planning niet begint met een O.

6 STAP 1: Door te klikken in het menu Planning komen we in volgend scherm terecht: Geef een startdatum in. Zodra een startdatum gekozen is, verschijnen verschillende zaken op het scherm. Rechts zie je jouw een overzicht met jouw tellers (verlof, arbeidsduurvrijstelling en educatief verlof): : Onder de i zie je uw resterende saldo uren (wat nog niet werd ingepland in 2017). : onder het? zie je het aantal uren die in aanvraag zijn, m.a.w. uren die aangevraagd werden maar nog niet behandeld werden. : Onder de vinkje zie je uw resterende saldo uren rekeninghoudend met het aantal uren in aanvraag. STAP 2: Vul de verschillende velden in: Start datum en Eind datum : Selecteer de gewenste start- en einddatum. Je kan hier één dag of een periode ingeven. Selecteer een code : Selecteer de gewenste code van afwezigheid. Dagdeel : Kies de duur: Volledige dag : Je wenst de volledige geplande code in jouw planning afwezig te zijn op het werk.

7 Eerste helft / tweede helft : Je wenst de eerste/tweede helft van de volledige geplande code in jouw planning afwezig te zijn op het werk. Aantal uren : Je geeft de begin- en eindtijd van de gewenste afwezigheid in. Aantal uren begin/ einde : Je geeft voor de eerste of de tweede werkhelft van de dag, het aantal gewenste uren afwezigheid in. LET OP! De duur van de afwezigheid is steeds ten opzicht van de geplande code in jouw planning. Bv. Je werkt van 14u t.e.m. 22u en je wil verlof aanvragen op die dag. Dan vraag je een volledige dag verlof aan. Op die manier wordt er verlof ingepland van 14u t.e.m. 22u. Maak niet de fout om dit te zien als de tweede helft van de dag! Het gaat steeds om de afwezigheid ten opzichte van de geplande code. Commentaar : Geeft een boodschap mee aan jouw leidinggevende. Wanneer alle velden ingevuld zijn klik je op Bij een correcte aanvraag verschijnt volgende melding: Onderaan is de planning zichtbaar. De getoonde week is de week waarin de startdatum van de gevraagde afwezigheid valt. Je hebt de optie te veranderen van weken via de pijltjes. Daarnaast is het ook mogelijk om 2,3 of 4 weken te tonen. Wanneer u een aanvraag gedaan hebt verschijnt deze in een kleur in u planning. Naast de code of de code staat er steeds (Wo), (W+) en (W-): (Wo): openstaande aanvraag (de leidinggevende heeft de aanvraag nog niet goed- of afgekeurd) (W+): de aanvraag werd goedgekeurd door uw leidinggevende (W-): de aanvraag werd afgekeurd door uw leidinggevende

8 4.2. Aanvragen Additionele uren Aanvraag afwezigheid kan gebruikt worden voor het aanvragen van additionele uren, ook wel gekend als overuren of meeruren: MO Meeruren onderbroken diensten MU Meeruen LET OP! Wanneer je meeruren aanvraagt: MO: Meeruren tijdens een onderbroken dienst waarvan de code in jouw planning begint met een O. RMU: Meeruren tijdens een dienst waarvan de code in jouw planning niet begint met een O. STAP 1: Door te klikken in het menu Planning en vervolgens op Aanvraag additionele uren komen we in volgend scherm terecht: Geef een startdatum in. Zodra een startdatum gekozen is, verschijnen verschillende zaken op het scherm.

9 Rechts zie je jouw STW teller, deze geeft aan hoeveel overuren jij nog staan hebt sinds jouw indienst. : Onder de i zie je uw totaal aantal meeruren. : onder het? zie je het aantal uren die in aanvraag zijn, m.a.w. uren die aangevraagd werden maar nog niet behandeld werden. : Onder de vinkje zie je uw resterende uren rekeninghoudend met het aantal uren in aanvraag. STAP 2: Vul de verschillende velden in: Start datum : Selecteer de gewenste startdatum. Selecteer een code : Selecteer de gewenste code additionele uren. Duur : Kies de duur: Aantal uur : Je geeft het begin- en einduur in van jouw additionele uren. LET OP! Geef enkel de uren in die je extra gedaan hebt i.v.m. jouw geplande code in jouw planning. Commentaar : Geeft de reden mee aan jouw leidinggevende. Wanneer alle velden ingevuld zijn klik je op Bij een correcte aanvraag verschijnt volgende melding: Ook hier is onderaan de planning zichtbaar Overzicht aanvragen Door te klikken in het menu op volgend icoon komen we in volgend scherm terecht:

10 In dit scherm kan je verschillende zaken bekijken: Onder overzicht aanvragen zie je standaard de open aanvragen. Je kan via de filters bepalen welke aanvragen je juist wenst te zien. Zowel de openstaande, goed- als afgekeurde aanvragen kunnen zichtbaar zijn. Elke openstaande aanvraag kan nog geannuleerd worden door te klikken op het volgende icoon. En vervolgens op OK te klikken. De aanvraag zal bijgevolg niet meer goed- of afgekeurd worden door jouw leidinggevende.

11 Onder overzicht tellers zie je jouw verschillende tellers: Je kan het detail van de teller bekijken door op het pijltje naar de teller te klikken. Onderaan is ook hier de planning zichtbaar Prestaties Door te klikken in het menu Planning op Prestaties komen we in volgend scherm terecht: Je kan hier jouw prestaties bekijken per maand of voor een bepaalde periode. Volgende velden zijn steeds zichtbaar: Datum Omschrijving : de code van de prestatie. Dit kunnen zowel een dagroosters, afwezigheden als additionele uren zijn. Duur : de duurtijd van de betrokken planningscode

12 4.5. Mijn planning Door te klikken in het menu planning op Mijn planning komen we in volgend scherm terecht: LET OP! Dit scherm zal steeds op een afzonderlijke scherm/tabblad getoond worden. Hier kan je via het logo links vanboven niet terug gaan naar de startpagina. Hier kan je de planning van jouw en je team bekijken. Wanneer je met jouw muis op een dag gaan staan, zie je het dagdetail in het zwart verschijnen: Volgende velden uit de werkbalk moeten gebruikt worden om een planning open te zetten: Cel: In dit veld kan gekozen worden voor de afdeling waarin je werkt. Werkset: In dit veld kan gekozen voor de periode die je wenst op te roepen. LET OP! Je ziet enkel de periodes die zijn vrijgegeven door jouw leidinggevende. Wanneer de velden correct werden opgevuld, zal de gevraagde planning openen. In een geopende planning is het mogelijk om enkele zaken op te roepen: Door op een icoon te klikken zal bepaalde informatie getoond worden. Tellers: Wanneer je drukt op het icoon mbt de tellers zullen de tellers opgeroepen worden. Met de peil naast het icoon kan bepaald worden op welke plaats de informatie moet staan. Tellers detail: Wanneer je drukt op het icoon mbt het detail tellers zullen deze opgeroepen worden. Met de peil naast het icoon kan bepaald worden op welke plaats de informatie verschijnt. Controles: Nog niet van toepassing Detail controle: Nog niet van toepassing Controles detail:nog niet van toepassing.

13 Dagdetail: Wanneer je drukt op het icoon mbt het dagdetail zullen de dagdetails opgeroepen worden. Met de peil naast het icoon kan bepaald worden op welke plaats de informatie verschijnt. In uw kalender ziet u ook uw aanvragen door bolletjes in de linkerbovenhoek van de dag. Er bestaan groene, rode en blauwe bolletjes. Betekenis van de kleuren van de bolletjes: Groen bolletje: De aanvraag werd goedgekeurd door uw leidinggevende Rood bolletje: De aanvraag werd afgekeurd door uw leidinggevende Blauw bolletje: De aanvraag werd nog niet af- of goedgekeurd door uw leidinggevende 5. Veelgestelde vragen door aanvragers 5.1. ESS gebruiken via smartphone en ipad De webtool kan gebruikt worden op de smartphone en de Ipad. Het is echter nog niet gebruiksvriendelijk. Eind 2017 zou men ESS gebruiksvriendelijk maken op de smartphone en de ipad.

14 6. Opleidingsmodule in ESS (medewerkers) 6.1. Aanvragen voor opleidingen die in de catalogus staan Ga naar opleidingen. Als je een bestaande opleiding wilt aanvragen, ga je in de catalogus op zoek naar de bestaande opleidingen. 1. Kies Opleidingscatalogus a. Via de zoekfunctionalteiten aan de linkerkant, kunnen jullie naar betrokken opleidingen zoeken. Zoeken is mogelijk op: Datum, Type,Domein of Locatie b. Bovenaan rechts is er de mogelijkheid om de zoekresultaten te sorteren op datum of op omschrijving. De weergave kan zelf bepaald worden. Sorteren op lijstweergave Sorteren op groep 2. Aan de rechterkant krijg je steeds de resultaten van de zoekfilters. Je ziet de datum van de opleiding, de duurtijd van de opleiding, de naam, locatie en korte inhoud. Achteraan (rechts) kan je bekijken hoeveel vrije plaatsen er nog zijn. Het potloodje geeft aan dat er nog kan ingeschreven worden. Mogelijke icoontjes: Inschrijven: Je start het proces mbt het inschrijven Reeds ingeschreven: Je bent reeds ingeschreven voor de opleiding In aanvraag: Je aanvraag mbt de opleiding is nog lopende Volzet: Indien de opleiding volzet is, en er kan niet ingeschreven worden 3. Klik op de titel van de opleiding/ op het icoontje om in te schrijven. a. Als je op de titel van de opleiding klikt, krijg je eerst nog de volledige informatie m.b.t. de opleiding. Vervolgens kan er op inschrijven geklikt worden om het inschrijvingsproces te starten. b. Door op het potlood te klikken, start je rechtstreeks het inschrijvingsproces op zonder dat je nogmaals naar de inhoud bent gaan kijken. 4. Je komt in het inschrijvingsproces terecht waarin je steeds 3 stappen moet gaan voltooien. Bovenaan in de werkbalk zie je in welke stap je zit. a. Controle planning: Na het selecteren van de juiste opleiding, kan hier gekeken worden of het in de planning van de medewerker past. Indien dit niet is, kan hier gekozen worden om terug te gaan of de kiezen voor een andere sessie. Indien het oké is, kan je door op de groene knop bijkomende gegevens te klikken, naar stap 2 gaan. b. Bijkomende gegevens: In deze stap geef je de reden van de inschrijving/motivatie aan. Door op de groene knop bevestiging te klikken, kan je naar stap 3 gaan.

15 c. Bevesting: In deze stap wordt nog een samenvatting gegeven. Indien alles oké is, kan je op aanvraag versturen klikken. De aanvraag wordt verstuurd en is voor de direct leidinggevende zichtbaar als wens. 5. Deze wens dient de leidinggevende goed te keuren. Jullie kunnen de status van een vraag steeds terugvinden onder overzicht aanvragen 6.2. Opleidingshistoriek raadplegen Vanaf heden kunnen jullie de opleidingshistoriek raadplegen. Volgende werkwijze dien je hiertoe te volgen: Om aan te melden in ESS overloop je volgende stappen: STAP 1: Ga naar Het volgende scherm verschijnt: STAP 2: Klik in de bovenste groene balk op het woord aanmelden om aan te melden. Vul gebruikersnaam en wachtwoord in. Gebruikersnaam: voornaam+achternaam bv. janjanssens Wachtwoord: eerste letter voornaam + eerste letter achternaam: bv. jj LET OP! de logingegevens zijn hoofdlettergevoelig! OPM.: Mensen die saga gebruiken, gebruiken de logingegevens van saga om in te loggen in ESS STAP 3: Klik op aanmelden en jou persoonlijke pagina op ESS zal openen: STAP 4: Klik op opleidingen en kies opleidingshistoriek STAP 5: Kies Opleidingshistoriek STAP 6: Je komt in het scherm van je persoonlijke opleidingshistoriek terecht. Volgende gegevens zijn zichtbaar: Naam opleiding Begin- en einddatum van de sessie waarop je bent ingeschreven Het aantal uren De status van je aanvraag Of je aan-/afwezig was De overige 2 kolommen zijn niet van toepassing voor jullie omgeving. Vanuit de opleidingshistoriek, kan je het resultaat verfijnen door te werken met de filters op opleiding/jaar/ status. Daarnaast kan je ook het detail van de opleiding terug oproepen door op de titel van de opleiding te klikken. Vervolgens zal het opleidingsdetail weergegeven worden. 6.3 Communicatie m.b.t. aanvraag Via het icoontje meldingen, rechts bovenaan kunnen de aanvragen opgevolgd worden. Standaard worden enkel de openstaande aanvragen zichtbaar gemaakt.

16 Selecteer bovenaan de melding. Onderaan kan je het detail terugvinden. Je hebt verschillende tabs ter beschikking met extra informatie. Door op het icoontje gelezen te klikken, blijft de melding nog wel openstaande maar geef je aan dat deze gelezen is. Door op het icoontje afgesloten te klikken, geef je aan je de melding gezien hebt en dat ze niet meer van toepassing is voor jullie.