Mijn Tijden. Handleiding voor behandelaars

Transcriptie

1 Mijn Tijden Handleiding voor behandelaars 1

2 Inhoud 1. Aanmelden Mijn startscherm Mijn Team selectie werkervaringsklant Registreren In- en uitboekingen Afwezigheden aanvragen - vakantie Afwezigheden aanvragen - kort verlof Afwezigheden aanvragen - andere Een afwezigheidsaanvraag annuleren Fietsvergoeding Vormingsuren Raadplegen Ziektemelding Vakantietellers Plusurenteller (enkel als u met flexroosters werkt) Foutieve registraties Afmelden

3 1. Aanmelden Ga naar: Geef hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Meldt u zich de eerste keer aan? Dan krijgt u het volgende scherm: Klik hier op Toestaan en u komt op de startpagina van Mijn Tijden. 3

4 De volgende keer dat u aanmeldt, krijgt u in principe dit scherm aangeboden: U komt op het startscherm van Mijn Tijden. 4

5 2. Mijn startscherm 2. Profielgegevens 1. Navigatiemenu 3. Aanvragen 1. Navigatiemenu: Linksboven staat de vermelding van de functie (Medewerker/Leidinggevende/Behandelaar) waarmee u aangemeld bent. Als u onderaan op << klikt, verdwijnt het navigatiemenu. 2. Profielgegevens: Hier kan u uw profielgegevens raadplegen en afmelden bij de toepassing. 3. Aanvragen: In dit scherm verschijnen de afwezigheidsaanvragen met hun status. 5

6 3. Mijn Team selectie werkervaringsklant Alle werkervaringsklanten staan in Mijn Tijden. U kan een werkervaringsklant selecteren op naam of op personeelsnummer. Bij indiensttreding verschijnt de werkervaringsklant in Mijn Tijden. Wanneer de werkervaringsklant uit dienst gaat, verdwijnt hij uit de toepassing. Registreer dus tijdig alle aan- en afwezigheden! Zoek een werkervaringsklant uit uw team op door zijn naam of personeelsnummer in de zoekbalk in te geven. Klik op zijn naam om zijn gegevens te bekijken. U ziet als behandelaar de aanvragen die u deed. U kan ook de tellers en de kalender van de werkervaringsklanten raadplegen. 6

7 4. Registreren 4.1. In- en uitboekingen Alle registraties van aan- en afwezigheden voor werkervaringsklanten doet u via het tabblad Kalender 1. Ga naar Mijn team. 2. Zoek de werkervaringsklant op waarvoor u wil boeken. 3. Open de kalender. Selecteer de maand waarvoor u een boeking wil doen. Klik op de datum waarvoor u wil boeken. 7

8 Klik op In/uit toevoegen. Vul het tijdstip in. Klik op Bewaren. Een UIT-boeking doet u op dezelfde wijze. 8

9 4.2. Afwezigheden aanvragen - vakantie 1. Ga naar Mijn team. 2. Zoek de werkervaringsklant op waarvoor u wil boeken. 3. Open de kalender. Selecteer de maand waarvoor u een boeking wil doen. Klik op de datum waarvoor u een vakantie-aanvraag wil doen. 9

10 1. Klik op Aanvragen. 2. Klik op Vakantie. Voor 1 volledige dag of meerdere dagen van de gewone vakantieteller. Selecteer Volledige dag. Voer de einddatum in. Vul eventueel het commentaarveld in. Klik op Aanvragen. 10

11 Voor een aantal uren van de gewone vakantieteller. Selecteer Aantal uren. Voer het begin- en einduur in. Vul eventueel het commentaarveld in. Klik op Aanvragen. Nadat u op Aanvragen klikte, verschijnt er een groene balk bovenaan de kalender en komt er een balkje met het opschrift Vakantie in de kalender. 11

12 U moet deze aanvragen nog goedkeuren. Open Taken Bij Taken staat deze aanvraag in het overzicht van de aanvragen. Vink deze lijn aan en druk op Goedkeuren 12

13 4.3. Afwezigheden aanvragen - kort verlof De verschillende mogelijkheden voor kort verlof ziet u op onze website. Methode 1: Een aanvraag voor Kort verlof opstarten via Tellers. Dit doet u voor deze vormen van Kort verlof waarvoor er een tellersaldo opgebouwd wordt: Kort verlof overlijden 2 de graad Kort verlof overlijden zelfde dak Kort verlof huwelijk kind Kort verlof overlijden partner en 1 ste graad Kort verlof huwelijk en wettelijk samenwonen In dit voorbeeld gaat het over Kort verlof voor een huwelijk. U klikt op Tellers en komt in het telleroverzicht terecht. U klikt rechts op Kort verlof aanvragen en er opent een keuzemenu. U kiest hier voor de optie Kort verlof huwelijk en wet. samenw. 13

14 U krijgt onderstaande melding en klikt op Aanvragen. De aanvraag komt ter goedkeuring bij Taken te staan. Open Taken Bij Taken staat deze aanvraag in het overzicht van de aanvragen. Vink deze lijn aan en druk op Goedkeuren Na de nachtverwerking verschijnt de teller Kort verlof automatisch in het telleroverzicht. U ziet nu de teller Kort verlof in het telleroverzicht met het op te nemen aantal uren kort verlof. 14

15 Boek vervolgens de dag Kort verlof (voor het huwelijk) via de kalender. U gaat naar de Kalender en klikt bvb.19/04 aan. U klikt op de knop Aanvragen en in het keuzemenu Afwezigheden kiest u voor de optie Kort verlof (teller). U vult de einddatum en het commentaarveld in. U klikt op Aanvragen en de aanvraag komt ter goedkeuring bij Taken te staan. 15

16 U ontvangt meteen een melding dat de aanvraag is verzonden. In de Kalender verschijnt een balkje met Kort verlof. Bij Taken staat deze aanvraag in het overzicht van de aanvragen. Vink deze lijn aan en druk op Goedkeuren 16

17 Methode 2: U boekt een dag kort verlof aan waarvoor geen teller wordt opgebouwd. Dit doet u voor dagen waarbij de werkervaringsklant recht heeft op een dag Kort verlof op de dag van de gebeurtenis zelf: Kort verlof arbeidsrechtbank Kort verlof assisenjury Kort verlof communie Kort verlof huwelijk bloedverwant Kort verlof priesterwijding Kort verlof voogdij minderjarige In dit voorbeeld gaat het over de dag van de communie zelf. U klikt op Kalender en komt in de kalender van de werkervaringsklant terecht. U klikt in dit voorbeeld op 25 september. Er opent een detailscherm. U klikt op de knop Aanvragen en in het keuzemenu Afwezigheden kiest u voor de optie Kort verlof communie 17

18 U vult de einddatum aan en klikt op Aanvragen. Als de aanvraag verstuurd is, krijgt u een groene balk met de onderstaande melding. Het kort verlof staat nu in een balkje in de Kalender. 18

19 4.4. Afwezigheden aanvragen - andere Het overzicht van de verschillende andere vormen van afwezigheid en dienstvrijstelling ziet u op onze website. Klik in de kalender op de datum waarvoor u een aanvraag wil doen. Selecteer Aanvragen Klik eerst op het pijltje naast Afwezigheden. 19

20 Selecteer de juiste soort afwezigheid. Ook hier kan u weer kiezen voor (een) volledige dag(en) of een aantal uren. Bij (een) volledige dag(en) geeft u nog de einddatum in. Bij een aantal uren geeft u beginen eindtijd in. Vul eventueel het commentaarveld in. Klik op Aanvragen. Bij het voorbeeld Ongewettigd afwezig hoeft u niet meer goed te keuren via Taken. Bij andere soorten afwezigheid moet u dit mogelijk nog wel doen. Kijk zeker bij Taken na welke aanvragen uw goedkeuring nog vragen. 20

21 4.5. Een afwezigheidsaanvraag annuleren Als u de vakantiebalk op 11/6 of 12/6 aanklikt in de Kalender, ziet u bij het Tabblad Planning de vakantie staan. Als u het vuilbakje achter de afwezigheid aanklikt, verwijdert u deze vakantie-aanvraag. U krijgt de melding Aanvraag verwijderen?. U geeft hier een omschrijving in het commentaarveld en klikt daarna op Verwijderen. 21

22 4.6. Fietsvergoeding Selecteer de dag(en) in de Kalender van de werkervaringsklant. Klik in het vakje voor Met de fiets. Dit kan nooit in de toekomst. U kan dit wel doen voor verschillende dagen in het verleden. Er verschijnt bovenaan een groene balk met de onderstaande melding: Het vakje Met de fiets is blauw en staat aangevinkt. Er verschijnt een fietsicoontje op de datum in de Kalender. 22

23 4.7. Vormingsuren Vorming tijdens de werktijd Deze uren registreert u zelf in Mijn Tijden Bezorg ook altijd de opleidingskaart Mijn Tijden die u kan vinden op onze website. Deze kaart krijg u ten laatste op de 10 de werkdag van de volgende maand van de werkervaringsklant. U stuurt zo snel mogelijk een scan van de kaart (voor- en achterzijde) naar pmcelstw@antwerpen.be Selecteer de dag(en) in de Kalender van de werkervaringsklant. Ga naar het tabblad Aanvragen en selecteer in het keuzemenu Afwezigheden DV Vorming 23

24 Selecteer Aantal uren, geef het start- en einduur in, vul het commentaarveld in en klik op Aanvragen. Er verschijnt bovenaan een groene balk met de volgende melding: De dienstvrijstelling voor vorming staat nu in een balkje in de Kalender. 24

25 Vorming buiten de werktijd Deze uren registreert u niet zelf in Mijn Tijden. Dit doet de Klantgerichte Administratie. U geeft de uren door via de opleidingskaart Mijn Tijden die u kan vinden op onze website. Deze kaart krijg u ten laatste op de 10 de werkdag van de volgende maand van de werkervaringsklant. U stuurt zo snel mogelijk een scan van de kaart (voor- en achterzijde) naar pmcelstw@antwerpen.be 25

26 5. Raadplegen 5.1. Ziektemelding de werkervaringsklant meldt zich telefonisch ziek bij Info+ Info + registreert de ziekte in Mijn Tijden na het bezoek aan de dokter: - belt de werkervaringsklant terug naar Info+ om de duur van de ziekteperiode door te geven - mailt de werkervaringsklant een scan van het doktersbriefje naar Info+ - registreert Info+ de volledige ziekteperiode in de Kalender. In de kalender ziet u de volledige ziekteperiode staan. 26

27 5.2. Vakantietellers Zoek de werkervaringsklant op via Mijn team. Klik op het tabblad Tellers en er verschijnt een overzicht met tellers die voor de werkervaringsklant beschikbaar zijn Met de pijlen links en rechts naast de maand kan u per maand de vakantieaanvragen bekijken. In de kolom Saldo ziet u per vakantie-aanvraag het resterende vakantiesaldo. De kolom Omschrijving is de code in SAP van de afwezigheid. In de kolom Aantal ziet u het aantal uren vakantie. De kolommen Van en Tot tonen de periode van de vakantie. In de kolom Status ziet u of de vakantie reeds is goedgekeurd of dat ze nog in aanvraag is. 27

28 Als de werkervaringsklant in een bepaalde maand geen vakantie heeft, ziet u de melding Er zijn geen details beschikbaar. In het samenvattend scherm rechts zie u onder andere de begin- en einddatum van de vakantieteller. Beginsaldo = Startwaarde van de teller bij de start van het jaar of bij indiensttreding Al opgenomen = Beginsaldo - Gepland - Huidig saldo Gepland = Begin saldo - Al opgenomen - Huidig saldo Huidig saldo = Begin saldo - Al opgenomen - Gepland 28

29 Voorbeeld Het Beginsaldo = 273u36 Op de laatste vakantie-aanvraag in februari bedroeg het resterend saldo 272u36 (de werkervaringsklant nam 1u vakantie in februari) In maart vraagt de werkervaringsklant 2 verlofdagen (04/03 en 05/03) = 2 maal 7u36 = 15u12 Het saldo, na die dag = 272u36 15u12 = 257u Plusurenteller (enkel als u met flexroosters werkt) Met de pijlen, links en rechts naast de maand, bekijkt u de Plusuren per maand. Saldo = Saldo van de vorige dag op 02/07 (vb. 42u31) + Aantal van de volgende dag op 03/07 (vb. 7u54) = 50u25 Rooster: hier ziet u het werkrooster Voor een voltijdse werkervaringsklant bvb. 29 is dit 7u36/dag Uren: Per dag dat de werkervaringsklant meer of minder presteert dan het rooster, staat hier hoeveel uren hij op die dag heeft ge werkt Aantal = Het verschil tussen Uren en Rooster

30 6. Foutieve registraties Bij Foutieve registraties ziet u op welke dagen u vergat om boekingen te doen en/of foutief deed. Klik op Alles tonen en u krijgt een overzicht van alle foutieve registraties. 30

31 Mogelijke foutieve registraties: Rode meldingen met een witte bel zijn blokkerende meldingen en. U moet deze aanpassen via de Kalender. Blauwe meldingen met een witte i zijn louter informatief. Daarvoor doet u geen aanpassing via de Kalender. In-boeking ontbreekt: U gaat naar de dag in de Kalender en voegt 1 of meerdere INboekingen toe om deze fout op te lossen. Uit-boeking ontbreekt: : U gaat naar de dag in de Kalender en voegt 1 of meerdere UITboekingen toe om deze fout op te lossen. Foutieve boekingen : Deze melding krijgt u wanneer er bijvoorbeeld 2 IN-boekingen na elkaar gebeurden. Ga naar de dag in de Kalender die vermeld wordt en pas hier de boekingen aan. Meer dan 11u/dag aanwezig : Dit is een informatieve melding. Hiervoor doet u geen aanpassingen via de Kalender. 31

32 7. Afmelden Klik rechtsboven op uw naam. Klik op de knop Logout. U wordt afgemeld bij Mijn Tijden en komt opnieuw in het aanmeldscherm terecht. 32